Cómo grabar y automatizar las acciones del ratón y el teclado

La grabación de macros es un mecanismo que guarda tal cual las acciones realizadas con el ratón y el teclado como una «secuencia de pasos» con sus tiempos correspondientes. Al reproducir la macro grabada, puedes repetir exactamente las mismas acciones tantas veces como quieras, con mucha más rapidez y precisión que una persona. No se necesitan conocimientos de programación: basta con realizar una vez manualmente la tarea habitual, por lo que es una de las formas más sencillas de iniciarse en la automatización. En este artículo explicamos paso a paso todo el proceso, desde la grabación y la reproducción hasta los ajustes detallados.

Paso 1: preparar la grabación

Una pequeña preparación antes de iniciar la grabación aumenta considerablemente las probabilidades de éxito. Primero, abre de antemano las aplicaciones y ventanas relacionadas con la tarea que deseas automatizar y colócalas como de costumbre. Después, maximiza las ventanas siempre que sea posible. Muchas macros funcionan según las coordenadas de la pantalla, por lo que, si la posición o el tamaño de una ventana difieren entre la grabación y la reproducción, podrían hacer clic en un lugar no previsto. Maximizar las ventanas permite reducir al mínimo este «desfase».

También conviene ensayar mentalmente una vez el procedimiento que vas a grabar para que todo fluya mejor. Si organizas de antemano «qué botones pulsar y en qué orden», evitarás dudar y añadir operaciones innecesarias durante la grabación. Aunque cometas un error a mitad del proceso, después podrás eliminar solo los pasos innecesarios, así que no hace falta preocuparse demasiado.

Paso 2: realizar la grabación

Cuando todo esté preparado, pulsa la tecla rápida de grabación (F9 en makuroku). Después, solo tienes que trabajar como siempre: abrir un archivo, seleccionar un intervalo, copiar, cambiar a otra ventana, pegar y guardar. Cada clic y cada pulsación de tecla se grabarán en orden. Al terminar, vuelve a pulsar la misma tecla rápida para detener la grabación. La secuencia de acciones que realizaste quedará guardada como una macro reutilizable.

Un pequeño consejo para la grabación es actuar con un ritmo fluido para evitar «tiempos de espera» poco naturales entre clics. Sin embargo, si necesitas esperar a que una aplicación cargue o cambie la pantalla, ese tiempo también se grabará tal cual. De hecho, estas «esperas» suelen hacer que la reproducción sea más estable, así que no hace falta apresurarse.

Paso 3: configurar la velocidad y las repeticiones y reproducir la macro

Para reproducirla, solo hay que pulsar la tecla rápida de reproducción (F5 en makuroku). Sin embargo, el verdadero valor de una macro reside en poder configurar antes de reproducirla la «velocidad» y el «número de repeticiones (bucles)». Si duplicas la velocidad, el trabajo terminará en la mitad del tiempo que tardó durante la grabación. Por el contrario, si una aplicación responde lentamente, puedes reducir la velocidad para evitar que se omitan acciones.

La configuración del número de repeticiones resulta especialmente eficaz en tareas repetitivas de gran volumen. Por ejemplo, si una macro para «procesar un comprobante» se ejecuta 100 veces en bucle, se pueden procesar 100 comprobantes en unos minutos. Una tarea que llevaba una hora de trabajo manual pasa a requerir una sola grabación; después, solo hay que esperar a que termine la reproducción. Esta idea de «grabar una vez y reproducir tantas veces como se quiera» es precisamente la clave para generar tiempo mediante la automatización.

Causas del desplazamiento de las acciones grabadas y soluciones

Al empezar a usar macros, uno de los primeros problemas que encuentran muchas personas es que «la posición de los clics se desplaza durante la reproducción». Normalmente se debe a que el estado de la pantalla es diferente al grabar y al reproducir. Por ejemplo, puede haber cambiado la resolución o la escala de visualización, la posición o el tamaño de la ventana pueden ser distintos, o la macro puede reproducirse en otro monitor.

Hay varias soluciones. La más sencilla es maximizar la ventana tanto al grabar como al reproducir y usar la misma configuración de pantalla. Si aun así el problema persiste, se puede volver a grabar en el «modo de coordenadas relativas», que toma la ventana como referencia. Así, en lugar de registrar las coordenadas de toda la pantalla, se registra la posición relativa dentro de la ventana, lo que ofrece mayor resistencia a las diferencias de resolución. Una opción aún más fiable es el «reconocimiento de imágenes» que se presenta a continuación, con el que se hace clic según la apariencia del elemento y no según su posición.

Mejorar el resultado editando los pasos posteriormente

Aunque pulse por error un botón equivocado durante la grabación, no es necesario empezar de nuevo. En makuroku, las macros grabadas se pueden editar posteriormente paso a paso. Es posible eliminar clics innecesarios, cambiar el orden, añadir tiempos de espera o ajustar con precisión las coordenadas de un paso concreto, todo ello sin volver a grabar.

Esta edición posterior permite elevar considerablemente la calidad de la automatización. Por ejemplo, si se añade manualmente un paso para «esperar un momento hasta que aparezca el cuadro de diálogo de guardado», la reproducción será más estable. Además, al convertir la macro grabada en un «script editable», se pueden añadir procesos más avanzados, como bifurcaciones condicionales y bucles. Crear primero el esqueleto mediante la grabación y completarlo después con edición o scripts: este enfoque en dos fases es la vía más rápida para crear automatizaciones útiles en el trabajo real.

La gestión de los tiempos de espera determina la estabilidad de la reproducción

Uno de los mayores obstáculos de las macros grabadas es la gestión del «tiempo de espera». Las personas esperan inconscientemente a que la aplicación responda o a que cambie la pantalla antes de realizar la siguiente acción. Sin embargo, una macro grabada reproduce exactamente los tiempos del momento de la grabación. Por eso, basta con que el entorno de reproducción responda un poco más despacio para que intente pulsar un «botón que todavía no aparece» y falle.

Hay dos soluciones. La primera consiste en añadir manualmente un tiempo de espera fijo, es decir, un paso WAIT. Si se configura «esperar 0,5 segundos después del clic», se pueden absorber pequeños retrasos. La segunda opción, más fiable, consiste en esperar observando el estado de la pantalla. Mediante una espera condicional como «esperar hasta que aparezca el icono que indica que ha terminado la carga», se puede avanzar en el momento adecuado incluso cuando la red o la aplicación responden lentamente, sin esperar demasiado ni demasiado poco. No es exagerado afirmar que la posibilidad de crear una automatización estable depende de cómo se diseñen estos tiempos de espera.

Lista de comprobación cuando la grabación no funciona correctamente

Cuando la reproducción no funciona como se esperaba, las causas posibles son sorprendentemente limitadas. Si comprueba los siguientes puntos en orden, podrá resolver la mayoría de los problemas.

• • ¿La ventana tiene la misma posición y el mismo tamaño durante la grabación y la reproducción?
• • ¿Han cambiado la resolución de la pantalla o la escala de visualización?
• • ¿Hay suficiente tiempo de espera antes del clic para que aparezca el elemento de destino?
• • ¿El software de seguridad está bloqueando la grabación o el envío de entradas?
• • ¿La velocidad de reproducción es tan alta que la aplicación no alcanza a responder?

Si el problema persiste después de estas comprobaciones, resulta eficaz sustituir las partes que dependen de coordenadas por reconocimiento de imágenes. Al hacer clic tomando como referencia la «apariencia» y no la «posición visible», la automatización será más resistente a los desplazamientos de la ventana y a las diferencias de resolución. Primero delimite el problema con la lista de comprobación básica y refuerce mediante reconocimiento de imágenes únicamente los puntos que sigan siendo inestables. Seguir este orden permite crear una automatización sólida de manera eficiente.

Tareas adecuadas y no adecuadas para las macros grabadas

Las macros grabadas no sirven para todo. Comprender qué tareas se les dan bien y cuáles no ayuda a reducir las pruebas innecesarias. Son especialmente adecuadas para las «tareas que siempre siguen exactamente el mismo procedimiento». Abrir la misma pantalla, hacer clic en el mismo lugar e introducir el mismo texto: estas tareas rutinarias pueden automatizarse de manera fiable con solo grabarlas. Algunos ejemplos típicos son rellenar un formulario predeterminado, enviar correos electrónicos estándar y guardar archivos mediante un procedimiento fijo.

En cambio, resultan menos adecuadas para las «tareas cuyas condiciones cambian cada vez». Si la cantidad de datos que se deben procesar varía según el día, el contenido de la pantalla cambia según la situación o se requiere el criterio de una persona, la simple grabación y reproducción no es suficiente. Sin embargo, esto no significa que sea «absolutamente imposible con una macro grabada». Si se crea la estructura básica mediante grabación y se complementan únicamente las partes variables con bifurcaciones condicionales, bucles de script o reconocimiento de imágenes, muchas tareas pasan a estar al alcance de la automatización.

Lo importante es no obsesionarse con «automatizarlo todo únicamente mediante grabación». Separe dentro de la tarea las «partes fijas» y las «partes variables»: use la grabación para las primeras y algunos ajustes para las segundas. Cuando se domina esta distinción, se descubre que una cantidad sorprendente de tareas que parecen complejas a primera vista pueden automatizarse.

Además, conviene considerar que una macro grabada no está «terminada en cuanto se crea», sino que debe mejorarse poco a poco mientras se utiliza. Aunque al principio funcione de forma algo torpe, ejecútela y corrija después mediante la edición los aspectos problemáticos —por ejemplo, un tiempo de espera insuficiente o una interrupción a mitad del proceso—. Así se convertirá gradualmente en una macro estable y práctica. En lugar de paralizarse intentando alcanzar la perfección, cree primero algo que funcione y vaya mejorándolo; esa actitud es la clave para mantener el esfuerzo a largo plazo.

Cómo entender la velocidad de grabación y la velocidad de reproducción

La velocidad de reproducción de una macro es un factor importante que determina la eficacia de la automatización. Puede reproducirse a la misma velocidad con la que se grabó, aunque muchas herramientas permiten ajustarla libremente. Aumentarla permite terminar el trabajo antes, pero, si es excesiva, la aplicación puede no reaccionar a tiempo y algunos clics pueden fallar. Por el contrario, si se prioriza la fiabilidad, es más seguro elegir una velocidad algo menor.

Se recomienda comprobar primero que la macro funcione de forma fiable a velocidad normal (1×) y, después, aumentarla poco a poco hasta encontrar el límite máximo en el que no se produzcan fallos. La velocidad óptima varía según la tarea y el tiempo de respuesta de la aplicación. En los bucles que procesan grandes cantidades de datos, incluso un pequeño ahorro de tiempo por elemento puede suponer una gran diferencia en el total. Ajuste el equilibrio entre «rapidez» y «fiabilidad» a las necesidades de su trabajo.

Probar de forma segura una macro grabada

Es peligroso ejecutar de inmediato una macro recién creada con datos de producción. La automatización ejecuta las operaciones «rápida y exactamente, tantas veces como sea necesario»; por tanto, si el procedimiento contiene un error, realizará una gran cantidad de procesos incorrectos a gran velocidad. Siga siempre un procedimiento de prueba para evitar consecuencias irreversibles.

Hay tres claves para realizar pruebas seguras. Primero, utilice datos ficticios de prueba o copias de archivos. Si no usa directamente los datos de producción, un fallo no causará daños. Segundo, al principio configure el bucle para una sola ejecución y use una velocidad lenta, comprobando visualmente cada movimiento. Tercero, cuando haya confirmado que todo funciona como se esperaba, aumente gradualmente el número de ejecuciones y la velocidad hasta aproximarse a las condiciones reales. Si sigue estos pasos con prudencia, podrá incorporar la automatización al trabajo con tranquilidad.

Combinar varias macros

Cuando ya se haya acostumbrado a convertir una tarea en una macro, el siguiente paso será combinar varias macros. En lugar de crear una única macro enorme para un proceso largo, dividirlo en macros pequeñas agrupadas por funciones coherentes facilita mucho su administración posterior. Por ejemplo, si lo divide en tres macros pequeñas —«obtención de datos», «resumen» y «generación de informes»—, cuando solo quiera cambiar el método de resumen bastará con sustituir esa parte.

Otra ventaja de dividir el proceso en macros pequeñas es que estas pueden reutilizarse como componentes. Una vez creada una macro para «enviar un correo electrónico estándar», podrá invocarla repetidamente en distintas tareas. Si convierte las operaciones frecuentes en componentes y va acumulándolos, podrá crear nuevas automatizaciones con rapidez simplemente combinando los componentes existentes. Diseñar las macros como «componentes reutilizables» y no como «herramientas de un solo uso» aumenta considerablemente la productividad de la automatización.

makuroku también incluye un comando para invocar otras macros o scripts desde un script. De este modo, es posible combinar pequeños componentes para construir automatizaciones de mayor alcance. Al principio basta con una macro por tarea, pero, a medida que aumenten las automatizaciones, adoptar este enfoque de «modularización y combinación» permitirá automatizar incluso procesos complejos manteniéndolos bien organizados.

Lo importante es no intentar crear desde el principio un sistema grande y complejo. Primero automatice una tarea de forma fiable y organice las automatizaciones cuando aumente su número. Si sigue este proceso natural, podrá perfeccionar su automatización de manera constante y sin esfuerzos excesivos.

Organizar las macros para crear «su propia caja de herramientas»

Cuando la macro funcione correctamente, guárdela con un nombre claro que usted mismo pueda entender más adelante. Lo ideal es que el nombre permita reconocer la tarea de un vistazo, como «Resumen del informe de ventas» o «Guardar factura en PDF». Al ir acumulando macros de esta forma, terminará creando su propia «caja de herramientas de automatización».

Una tarea que antes llevaba varios minutos se completa con un solo atajo de teclado. La suma de esos pequeños ahorros genera un amplio margen al final del día. Con makuroku, puedes probar gratis en Windows y desde una sola aplicación todo el proceso: grabación, reproducción, edición posterior, creación de scripts y ejecución programada. Empieza a crear tu propia caja de herramientas grabando hoy una de tus tareas.