Cómo automatizar tareas repetitivas en Excel sin VBA

Excel es una de las aplicaciones donde más se suelen acumular las tareas repetitivas. Pegar y agregar los números de ayer, aplicar un formato fijo cada vez y escribir un informe con el mismo formato todas las mañanas: cada una de estas tareas puede llevar unos minutos, pero si se suman todos los días, puede sumar una cantidad considerable de tiempo. "VBA" es una forma estándar de automatizar estas tareas, pero VBA requiere aprender a programar en Excel, lo cual es un gran obstáculo para los principiantes.

Sin embargo, no se requiere VBA para automatizar tareas repetitivas de Excel. Si utiliza una herramienta de automatización de "grabación de macros" que graba y reproduce las operaciones mismas, puede automatizar los pasos que realiza normalmente, incluso si no tiene conocimientos de programación. En este artículo explicaremos los pasos específicos para automatizar el trabajo de Excel sin tocar VBA en absoluto y consejos prácticos que le serán útiles en la práctica.

Primero, registre el "procedimiento habitual" solo una vez.

El primer paso para la automatización es registrar el trabajo que realizas habitualmente en Excel haciéndolo solo una vez a mano. Por ejemplo, si desea calcular las ventas todas las mañanas, abra el libro, seleccione el rango objetivo, copie, cambie a la hoja de cálculo, pegue, formatee y guarde como de costumbre, con la grabación activada. Todas sus pulsaciones de teclas y clics se registran como pasos en secuencia.

Una vez que se complete la grabación, simplemente presione el botón de reproducción y exactamente la misma tarea se realizará automáticamente. La agregación, que ayer tardaba 5 minutos, ahora se puede completar en unos segundos con una sola tecla. El caso es que no tienes que pensar en nada complicado y hacerlo una vez como de costumbre. Las operaciones que utilizan teclas de método abreviado (Ctrl+C, Ctrl+V, etc.) también se registran, por lo que no es necesario cambiar su estilo operativo habitual.

Qué hacer cuando la cantidad y el contenido de los datos cambian

El problema con la grabación y reproducción simples es cuando la cantidad de datos cambia cada vez. Si el número de filas a procesar es 10 o 100 según el día, no se puede manejar utilizando procedimientos fijos únicamente. Aquí es donde resulta útil la capacidad de desarrollar macros grabadas en "scripts".

Al utilizar el script SCR de makuroku, puedes crear un bucle que repite el mismo proceso hasta que finalicen los datos, o leer valores de celda en variables y agregar ramas condicionales como "realizar otro proceso si el total excede una cierta cantidad". Además, no hay necesidad de escribir repentinamente un script desde cero. Puede comenzar registrando sus operaciones, convirtiéndolas en un script editable y luego modificando solo las partes que requieren repetición o condiciones. Con esto, incluso si no tienes experiencia en programación, podrás mejorar gradualmente tus habilidades de programación.

El trabajo que abarca varias aplicaciones también se puede automatizar.

En la práctica, sorprendentemente hay pocas tareas que se puedan completar utilizando Excel únicamente y, a menudo, requieren la colaboración con otras aplicaciones. Copiar números de un sistema central y pegarlos en Excel, enviar resultados de agregación de Excel como archivos adjuntos de correo electrónico, exportarlos a PDF y guardarlos en una carpeta compartida: todos estos "trabajos que cruzan aplicaciones" se pueden automatizar completamente utilizando herramientas de grabación de macros.

Las macros no se ejecutan solo dentro de una aplicación específica, sino que registran operaciones en toda la pantalla, por lo que una serie de flujos que abarcan múltiples aplicaciones como Excel, navegadores, software de correo electrónico y Explorer se pueden convertir en una sola macro. Esta es una gran ventaja sobre VBA, que sólo funciona en Excel. Tareas transversales como "compilar datos en Excel y notificar los resultados a Slack" son donde la automatización basada en registros muestra su verdadero potencial.

Automatización que ni siquiera comienza con la ejecución programada

La forma definitiva de automatización es eliminar la necesidad de presionar el botón de reproducción en primer lugar. Al utilizar la función de programación de makuroku, puede configurar la macro de resumen de Excel para que "se ejecute automáticamente a las 8:00 todas las mañanas". Cuando llega al trabajo y abre su computadora portátil, el informe ya está completo; ésta es la diferencia crucial entre un simple "atajo para ahorrar tiempo" y un "proceso empresarial autónomo".

Ventajas de elegir el tipo de grabación macro en lugar de VBA

VBA es el estándar cuando se trata de automatizar Excel, pero existen claras ventajas al elegir una herramienta de grabación de macros. Primero, casi no hay costo de aprendizaje. Con VBA, es necesario comprender conceptos como variables, objetos y métodos, pero con el tipo de registro, sólo es necesario "realizar las operaciones habituales una vez". En segundo lugar, puede automatizar todas las operaciones fuera de Excel a la vez. Básicamente, VBA solo funciona dentro de Excel, pero las herramientas de grabación pueden unificar una serie de procesos que abarcan otras aplicaciones, como navegadores y software de correo electrónico.

En tercer lugar, no podemos pasar por alto que se puede utilizar en cualquier entorno. VBA puede requerir configuraciones para habilitar macros o la ejecución puede estar restringida por políticas de seguridad. Las herramientas de grabación se ejecutan como aplicaciones independientes, por lo que son menos susceptibles a estas restricciones y pueden usarse con la misma sensación en múltiples versiones de Excel y otras aplicaciones. Por supuesto, VBA tiene sus puntos fuertes, pero el tipo de grabación satisface más directamente la necesidad de "automatizar toda una serie de tareas, incluido Excel, sin escribir ningún código".

Ejemplos comunes de fallas de automatización de Excel en la práctica

Tenga en cuenta los errores comunes de automatización de Excel para poder evitar los mismos errores. El caso más común es que la macro se rompa por desalineación de filas o columnas. Si había 10 filas de datos el día anterior y 15 filas hoy, una macro que asume un rango fijo puede no procesar las filas desbordadas o incluso procesar las filas vacías. Esto se puede evitar utilizando bucles y variables para "repetir mientras haya datos".

Otro error común es suponer que hay otro libro u hoja abierta. Si crea una macro basada en un libro de trabajo que está abierto en el momento de la grabación, fallará durante la reproducción cuando ese libro de trabajo esté cerrado. La solución es registrar el paso "Abrir libro de destino" al comienzo de la macro. Si lo hace para que siempre comience desde el mismo estado inicial, se ejecutará de manera estable sin importar cuándo lo ejecute. “Empezar desde cero”: este es el principio básico que garantiza la automatización de Excel.

Pensando en términos de escenarios de automatización específicos

Es difícil de imaginar con solo una explicación abstracta, así que pensemos en ello usando un escenario concreto. Por ejemplo, hay un trabajo llamado "resumir las ventas todas las mañanas". Iniciar sesión en el sistema central, mostrar los datos de ventas del día anterior, copiarlos y pegarlos en Excel, agregarlos en una tabla dinámica, crear un informe en un formato fijo y enviarlo por correo electrónico a su jefe: esta serie de pasos es una tarea rutinaria típica que abarca múltiples aplicaciones.

Si desea automatizar esta tarea, primero registre una serie de operaciones y cree un marco. A continuación, utilice un bucle para reescribir la parte de agregación donde la cantidad de datos cambia de un día a otro para que "se procese mientras haya datos". En áreas donde el sistema central tarda mucho en cargarse, use WAIT_IMAGE para el reconocimiento de imágenes para estabilizar el proceso "esperando a que se complete la visualización antes de continuar". Y finalmente, registre esta automatización en el cronograma para "Ejecutar todas las mañanas a las 8 en punto" y listo.

Cuando llegas al trabajo y abres tu PC, el informe ya está completo y enviado. Este es el objetivo de la automatización que combina grabación, secuencias de comandos, reconocimiento de imágenes y programación. El truco no consiste en intentar crear todo de una vez, sino en empezar con una versión sencilla que simplemente grabe y mejorarla gradualmente a medida que avanza. La actitud de "crear y fomentar algo que funcione primero" es un atajo para automatizar constantemente incluso tareas aparentemente complejas.

Estos escenarios se pueden aplicar a todo tipo de trabajos, incluidos contabilidad, asuntos generales, trabajo de oficina de ventas e ingreso de datos. Si escribe "qué aplicaciones usa y en qué orden" en sus tareas rutinarias matutinas y semanales, encontrará una sorprendente cantidad de espacio para la automatización. Si comienza escribiendo una serie de pasos en papel, el modelo para la automatización aparecerá naturalmente.

Combinando funciones de Excel y funciones con macros

El truco para automatizar Excel de manera eficiente es dividir adecuadamente los roles entre "funciones propias de Excel" y "grabación de macros". Calcular y agregar datos es para lo que son buenas las funciones estándar de Excel, como funciones, tablas dinámicas y consultas de energía. Si los usa, puede completar cálculos complejos simplemente escribiendo fórmulas. La grabación de macros es responsable de la "parte práctica" antes y después: operaciones como importar datos, moverse entre hojas, aplicar formato, guardar y exportar.

Por ejemplo, la lógica de cálculo se puede ensamblar usando funciones de Excel y el flujo de operaciones como "pegar los datos, copiar los resultados del cálculo y transferirlos y guardarlos en una hoja de informe" se puede automatizar usando macros. De esta manera, puede crear una automatización eficiente y fácil de mantener que aproveche las fortalezas de cada empresa. En lugar de intentar resolver todo usando macros y fuerza bruta, dejando las partes que se pueden dejar a las funciones estándar de Excel, esta idea hace que la automatización de Excel sea aún más inteligente.

Medición de la eficacia de la automatización

Una forma eficaz de mantener la motivación para continuar con la automatización es visualizar sus efectos. El método es simple, basta con comparar el tiempo de trabajo antes de la automatización con el tiempo después de la automatización. Por ejemplo, digamos que la agregación que solía tardar 10 minutos cada mañana ahora tarda 30 segundos gracias a la automatización. Esto ahorra 9,5 minutos por día, aproximadamente 3 horas durante 20 días hábiles por mes y 38 horas por año. Si nos fijamos en los números, podemos darnos cuenta de la magnitud del efecto.

El retorno de la inversión de la automatización es obvio si se considera que el tiempo ahorrado se puede utilizar para trabajos más valiosos. Además, una vez que crees este efecto, se acumulará todos los días. Incluso si toma 10 minutos grabar la primera vez, si repite el proceso cientos de veces al año, recuperará rápidamente su inversión. El atajo para maximizar el tiempo es automatizar las tareas empezando por las más frecuentes, y no subestimes el hecho de que sólo toman unos minutos.

Comparte la automatización de Excel con tu equipo

Una vez que te des cuenta de los efectos de automatizar tu trabajo en Excel, considera compartir el sistema con tu equipo. Si tiene varios compañeros de trabajo que realizan un trabajo de agregación similar, simplemente compartir la macro que creó puede acortar instantáneamente el tiempo de trabajo de todo el equipo. Muchas herramientas tienen la función de exportar la automatización creada y leerla en otro PC, por lo que no es difícil difundir el conocimiento lateralmente.

Al compartir, es una buena idea darle a tu macro un nombre descriptivo y una explicación simple de cómo usarla. Si le dice al destinatario qué libro desea abrir y qué requisitos previos se requieren, podrá comenzar a usarlo sin problemas. Las ideas de una persona se convierten en la forma estándar de proceder de todo el equipo; esto puede suceder de manera realista con la automatización de Excel.

Sin embargo, al compartir, tenga cuidado con la confidencialidad de los datos que maneja. Es importante comprobar que la macro en sí no contiene información sensible y que el destinatario es el adecuado. Si elige una herramienta diseñada para que los datos registrados se almacenen localmente en el dispositivo y no se envíen externamente, podrá compartir esta información con confianza.

La automatización de Excel tiene el poder no solo de mejorar la eficiencia de las personas, sino también de aumentar la productividad de equipos y departamentos completos. Primero, automatice sus propias tareas, verifique la efectividad y luego extiéndalo gradualmente a quienes lo rodean. Este enfoque paso a paso proporciona un camino natural y constante para mejorar la forma en que trabaja toda su organización.

Puntos a tener en cuenta antes de automatizar

La automatización de Excel es conveniente, pero hay algunos puntos que debes tener en cuenta. Primero, es importante asegurarse de que la estructura de la hoja sea la misma durante la grabación y la reproducción para que las celdas y rangos de destino al pegar no cambien. Si se insertan columnas o se reordenan filas, las macros basadas en coordenadas fijas operarán en celdas no deseadas. Como solución alternativa, el uso de rangos con nombre o la función de salto (Ctrl+G) para estabilizar la posición dará como resultado una automatización más sólida.

Además, no olvides que la automatización se ejecuta "de forma rápida, precisa y una y otra vez". Si automatiza los procedimientos de agregación incorrectos tal como están, producirá en masa resultados incorrectos a alta velocidad. Pruébelo primero con una pequeña cantidad de datos y asegúrese de que los resultados sean correctos antes de aplicarlo a sus datos de producción. Con makuroku, puedes probar la grabación, la creación de scripts y la ejecución programada, todo en una sola aplicación de forma gratuita en Windows. Empiece por automatizar una de sus tareas de Excel más tediosas cada mañana.