Come registrare e automatizzare le operazioni di mouse e tastiera

La registrazione di una macro è un meccanismo che salva le operazioni eseguite con mouse e tastiera sotto forma di una “sequenza di passaggi”, mantenendone anche le tempistiche. Riproducendo la macro registrata, è possibile ripetere esattamente le stesse operazioni un numero illimitato di volte, in modo molto più rapido e preciso rispetto a una persona. Non servono conoscenze di programmazione: basta eseguire manualmente una sola volta il normale flusso di lavoro. È quindi uno dei modi più semplici per avvicinarsi all’automazione. In questo articolo illustriamo passo dopo passo l’intero processo, dalla registrazione e riproduzione fino alle modifiche più dettagliate.

Passaggio 1: preparare la registrazione

Una breve preparazione prima di iniziare la registrazione aumenta notevolmente le probabilità di successo. Innanzitutto, apri in anticipo le applicazioni e le finestre relative all’attività da automatizzare e disponile come fai di solito. Quindi, massimizza le finestre quando possibile. Molte macro si basano sulle coordinate dello schermo: se la posizione o le dimensioni di una finestra cambiano tra la registrazione e la riproduzione, potrebbe essere eseguito un clic in un punto indesiderato. Massimizzare le finestre consente di ridurre al minimo questo “scostamento”.

È inoltre utile ripassare mentalmente una volta la procedura da registrare, così da renderla più fluida. Stabilendo in anticipo “quali pulsanti premere e in quale ordine”, eviterai esitazioni e operazioni superflue durante la registrazione. Anche in caso di errore, potrai eliminare in seguito soltanto i passaggi non necessari, quindi non occorre essere eccessivamente preoccupati.

Passaggio 2: effettuare la registrazione

Quando è tutto pronto, premi il tasto di scelta rapida per la registrazione (F9 in makuroku). A questo punto, svolgi normalmente il tuo lavoro: apri un file, seleziona un intervallo, copia, passa a un’altra finestra, incolla e salva. Ogni clic e ogni pressione di un tasto verranno registrati in sequenza. Al termine, premi nuovamente lo stesso tasto di scelta rapida per interrompere la registrazione. L’intera sequenza di operazioni sarà così salvata come macro riutilizzabile.

Un piccolo consiglio durante la registrazione è mantenere un ritmo fluido, evitando “tempi di attesa” innaturali tra un clic e l’altro. Tuttavia, se è necessario attendere il caricamento di un’applicazione o un cambio di schermata, anche questa attesa verrà registrata così com’è. Spesso sono proprio queste “pause” a rendere più stabile la riproduzione, quindi non occorre avere fretta.

Passaggio 3: impostare velocità e cicli, quindi riprodurre la macro

Per riprodurre la macro, basta premere il tasto di scelta rapida per la riproduzione (F5 in makuroku). Il vero valore di una macro, tuttavia, consiste nella possibilità di impostare prima della riproduzione la “velocità” e il “numero di ripetizioni (cicli)”. Raddoppiando la velocità, l’attività verrà completata nella metà del tempo impiegato durante la registrazione. Se invece un’applicazione risponde lentamente, puoi ridurre la velocità per evitare che alcune operazioni vengano saltate.

L’impostazione del numero di iterazioni è particolarmente efficace per grandi quantità di operazioni ripetitive. Ad esempio, eseguendo 100 volte in ciclo una macro che «elabora un documento», è possibile elaborare 100 documenti in pochi minuti. Un’attività che manualmente richiedeva un’ora deve essere registrata una sola volta; dopodiché basta attendere il completamento della riproduzione. Proprio l’idea di «registrare una volta e riprodurre tutte le volte che si vuole» è il principio fondamentale con cui l’automazione libera tempo.

Cause dello scostamento delle azioni registrate e relative soluzioni

Quando si inizia a usare le macro, uno dei primi problemi incontrati da molti è che «la posizione del clic si sposta durante la riproduzione». In genere ciò accade perché lo stato dello schermo è diverso tra la registrazione e la riproduzione. Ad esempio, possono essere cambiate la risoluzione o la scala dello schermo, la posizione o le dimensioni della finestra possono essere diverse oppure la macro può essere riprodotta su un altro monitor.

Esistono diverse soluzioni. La più semplice consiste nel massimizzare la finestra sia durante la registrazione sia durante la riproduzione e nell’utilizzare le stesse impostazioni dello schermo. Se il problema persiste, è possibile registrare di nuovo in «modalità coordinate relative», che usa la finestra come riferimento. In questo modo viene registrata la posizione relativa all’interno della finestra anziché la coordinata dell’intero schermo, rendendo la macro più resistente alle differenze di risoluzione. Un metodo ancora più affidabile è il «riconoscimento delle immagini», illustrato di seguito, che consente di fare clic in base all’aspetto dell’elemento anziché alla sua posizione.

Migliorare il risultato modificando successivamente i passaggi

Anche se durante la registrazione si preme per errore una volta il pulsante sbagliato, non è necessario ricominciare da capo. In makuroku, le macro registrate possono essere modificate successivamente, un passaggio alla volta. È possibile eliminare clic superflui, cambiare l’ordine, aggiungere tempi di attesa o regolare con precisione le coordinate di un singolo passaggio, senza dover registrare nuovamente.

Questa possibilità di modifica successiva porta la qualità dell’automazione a un livello superiore. Ad esempio, aggiungendo manualmente un passaggio come «attendi un momento finché non appare la finestra di dialogo di salvataggio», la riproduzione diventa più stabile. Inoltre, convertendo la macro registrata in uno «script modificabile», è possibile aggiungere elaborazioni più avanzate, come diramazioni condizionali e cicli. Creare prima la struttura tramite la registrazione e poi completarla con modifiche o script: questo approccio in due fasi è la via più rapida per realizzare un’automazione utilizzabile nel lavoro quotidiano.

La gestione dei tempi di attesa determina la stabilità della riproduzione

Uno degli aspetti più problematici delle macro registrate è la gestione del «tempo di attesa». Le persone attendono inconsciamente che l’applicazione risponda o che la schermata cambi prima di eseguire l’azione successiva. Una macro registrata, invece, riproduce esattamente le tempistiche della registrazione. Di conseguenza, se l’ambiente di riproduzione risponde anche solo un po’ più lentamente, la macro può tentare di premere un «pulsante non ancora visualizzato» e non riuscire.

Esistono due soluzioni. La prima consiste nell’aggiungere manualmente un tempo di attesa fisso, cioè un passaggio WAIT. Inserendo, ad esempio, «attendi 0,5 secondi dopo il clic», è possibile assorbire piccoli ritardi. La seconda soluzione, più affidabile, consiste nell’attendere in base allo stato dello schermo. Con un’attesa condizionale come «attendi finché non appare l’icona che indica il completamento del caricamento», il flusso può proseguire al momento giusto anche quando la rete o l’applicazione rispondono lentamente, senza attendere troppo o troppo poco. Non è esagerato affermare che la stabilità dell’automazione dipende dalla progettazione di questi tempi di attesa.

Lista di controllo in caso di problemi con la registrazione

Quando la riproduzione non procede come previsto, le possibili cause sono sorprendentemente limitate. Controllando nell’ordine i punti seguenti è possibile risolvere la maggior parte dei problemi.

• • La posizione e le dimensioni della finestra sono le stesse durante la registrazione e la riproduzione?
• • La risoluzione dello schermo o il ridimensionamento della visualizzazione sono cambiati?
• • Prima del clic è previsto un tempo di attesa sufficiente per consentire la visualizzazione dell’elemento di destinazione?
• • Il software di sicurezza sta bloccando la registrazione o l’invio degli input?
• • La velocità di riproduzione è troppo elevata perché l’applicazione riesca a reagire in tempo?

Se il problema persiste anche dopo queste verifiche, è utile sostituire le parti che dipendono dalle coordinate con il riconoscimento delle immagini. Facendo clic in base all’“aspetto” anziché alla “posizione visibile”, l’automazione diventa più resistente agli spostamenti della finestra e alle differenze di risoluzione. Iniziate circoscrivendo il problema con l’elenco di controllo di base, quindi rafforzate con il riconoscimento delle immagini solo i punti che rimangono instabili. Procedendo in quest’ordine, potrete creare in modo efficiente un’automazione robusta.

Attività adatte e non adatte alle macro registrate

Le macro registrate non sono una soluzione universale. Capire quali attività svolgono bene e quali meno permette di ridurre inutili tentativi. Sono particolarmente adatte alle “attività che seguono ogni volta esattamente la stessa procedura”. Aprire la stessa schermata, fare clic nello stesso punto e inserire lo stesso testo: operazioni di routine come queste possono essere automatizzate in modo affidabile semplicemente registrandole. Esempi tipici sono la compilazione di un modulo prestabilito, l’invio di e-mail standard e il salvataggio dei file secondo una procedura fissa.

Al contrario, sono meno adatte alle “attività in cui la situazione cambia ogni volta”. Se la quantità di dati da elaborare varia di giorno in giorno, il contenuto visualizzato cambia in base alla situazione o è necessaria una valutazione umana, la semplice registrazione e riproduzione non basta. Questo, però, non significa che tali attività siano “assolutamente impossibili con le macro registrate”. Creando la struttura di base tramite la registrazione e integrando solo le parti variabili con ramificazioni condizionali, cicli nello script o riconoscimento delle immagini, molte attività possono comunque rientrare nell’ambito dell’automazione.

L’importante è non intestardirsi nel voler “automatizzare tutto soltanto tramite la registrazione”. Suddividete l’attività in “parti fisse” e “parti variabili”: usate la registrazione per le prime e qualche accorgimento per le seconde. Imparando a fare questa distinzione, scoprirete che è possibile automatizzare un numero sorprendente di attività che a prima vista sembrano complesse.

Inoltre, una macro registrata non va considerata “finita una volta creata”, ma come qualcosa da migliorare gradualmente durante l’utilizzo. Anche se all’inizio funziona in modo un po’ macchinoso, eseguitela nella pratica e correggete in seguito, tramite modifica, i punti problematici — per esempio tempi di attesa insufficienti o interruzioni a metà esecuzione. In questo modo si trasformerà progressivamente in una macro stabile e pratica. Invece di esitare puntando alla perfezione, create prima qualcosa che funzioni e poi continuate a migliorarlo: questo atteggiamento è il segreto per ottenere risultati duraturi.

Come interpretare la velocità di registrazione e di riproduzione

La velocità di riproduzione di una macro è un fattore importante per l’efficacia dell’automazione. È possibile riprodurla alla stessa velocità con cui è stata registrata, ma molti strumenti consentono anche di regolarla liberamente. Aumentandola, il lavoro termina prima; tuttavia, se è eccessiva, l’applicazione potrebbe non reagire in tempo e alcuni clic potrebbero andare a vuoto. Se invece si privilegia l’affidabilità, è più sicuro impostare una velocità leggermente inferiore.

È consigliabile verificare innanzitutto che la macro funzioni in modo affidabile alla velocità normale (1×), quindi aumentarla gradualmente fino a individuare il limite massimo che non causa problemi. La velocità ottimale varia in base all’attività e ai tempi di risposta dell’applicazione. Nei cicli che elaborano grandi quantità di dati, anche un piccolo risparmio di tempo per elemento può fare una grande differenza nel complesso. Regolate l’equilibrio tra “velocità” e “affidabilità” in base al vostro lavoro.

Testare in sicurezza una macro registrata

Eseguire immediatamente una macro appena creata sui dati di produzione è pericoloso. L’automazione esegue le operazioni “rapidamente, con precisione e ogni volta che serve”; pertanto, se la procedura contiene un errore, svolgerà rapidamente un gran numero di elaborazioni errate. Per evitare conseguenze irreversibili, seguite sempre una procedura di test.

Per eseguire test sicuri occorre seguire tre principi. Primo, utilizzate dati fittizi di prova o copie dei file. Se non usate direttamente i dati di produzione, un eventuale insuccesso non causerà danni. Secondo, inizialmente impostate il ciclo su una sola esecuzione e scegliete una velocità ridotta, controllando visivamente ogni movimento. Terzo, dopo aver verificato che tutto funzioni come previsto, aumentate gradualmente il numero di esecuzioni e la velocità fino ad avvicinarvi alle condizioni reali. Seguendo questa procedura prudente, potrete introdurre l’automazione nel lavoro in tutta tranquillità.

Combinare più macro

Dopo aver imparato ad automatizzare una singola attività con una macro, il passo successivo consiste nel combinare più macro. Anziché trasformare un lungo processo in un’unica macro enorme, suddividetelo in piccole macro organizzate per unità logiche: la gestione successiva risulterà molto più semplice. Per esempio, dividendolo nelle tre piccole macro “acquisizione dati”, “aggregazione” e “generazione del report”, se vorrete modificare solo il metodo di aggregazione vi basterà sostituire quella parte.

Un altro vantaggio della suddivisione in piccole macro è la possibilità di riutilizzarle come componenti. Una volta creata una macro per “inviare un’e-mail standard”, potrete richiamarla ripetutamente in attività diverse. Trasformando le operazioni frequenti in componenti e accumulandoli nel tempo, potrete completare rapidamente nuove automazioni semplicemente combinando quelli esistenti. Progettare le macro come “componenti riutilizzabili” anziché come “strumenti monouso” aumenta notevolmente la produttività dell’automazione.

makuroku include anche un comando per richiamare altre macro o altri script dall’interno di uno script. In questo modo è possibile combinare piccoli componenti per costruire automazioni più ampie. All’inizio è sufficiente una macro per ogni attività, ma con l’aumentare delle automazioni, adottare il principio della “modularizzazione e combinazione” consente di automatizzare anche processi complessi mantenendoli ben organizzati.

È importante non puntare fin dall’inizio a un sistema grande e complesso. Automatizzate innanzitutto una singola attività in modo affidabile, quindi organizzate le automazioni quando diventano più numerose. Seguendo questa progressione naturale, potrete perfezionare l’automazione senza sforzi eccessivi, ma in modo costante.

Organizzare le macro in una “cassetta degli attrezzi personale”

Quando una macro funziona correttamente, salvatela con un nome chiaro che possiate comprendere anche in futuro. L’ideale è un nome che renda subito riconoscibile l’attività, come “Aggregazione report vendite” o “Salvataggio fattura in PDF”. Accumulando le macro una alla volta in questo modo, finirete per creare la vostra “cassetta degli attrezzi per l’automazione”.

Un’attività che prima richiedeva diversi minuti ora si completa con un’unica scorciatoia da tastiera. La somma di questi piccoli risparmi crea un ampio margine di tempo alla fine della giornata. Con makuroku puoi provare gratuitamente su Windows, in un’unica applicazione, l’intero processo: registrazione, riproduzione, modifica successiva, creazione di script ed esecuzione pianificata. Inizia oggi a costruire la tua cassetta degli attrezzi registrando una delle tue attività.