Come automatizzare le attività ripetitive in Excel senza VBA

Excel è una delle app in cui le attività ripetitive tendono ad accumularsi maggiormente. Incollare e aggregare i numeri di ieri, applicare ogni volta un formato fisso e scrivere un rapporto con lo stesso formato ogni mattina: ciascuna di queste attività può richiedere alcuni minuti, ma se sommate ogni giorno, può richiedere una notevole quantità di tempo. "VBA" è un modo standard per automatizzare queste attività, ma VBA richiede l'apprendimento della programmazione in Excel, il che rappresenta un grosso ostacolo per i principianti.

Tuttavia, VBA non è necessario per automatizzare le attività ripetitive di Excel. Se utilizzi uno strumento di automazione della "registrazione macro" che registra e riproduce le operazioni stesse, puoi automatizzare i passaggi che esegui normalmente, anche se non hai conoscenze di programmazione. In questo articolo spiegheremo i passaggi specifici per automatizzare il lavoro di Excel senza toccare VBA e suggerimenti pratici che saranno utili nella pratica.

Innanzitutto, registra la "procedura abituale" solo una volta.

Il primo passo verso l'automazione è registrare il lavoro che svolgi abitualmente in Excel eseguendolo solo una volta a mano. Ad esempio, se desideri calcolare le vendite ogni mattina, apri la cartella di lavoro, seleziona l'intervallo target, copia, passa al foglio di calcolo, incolla, formatta e salva come al solito, con la registrazione attivata. Tutte le sequenze di tasti e i clic vengono registrati come passaggi in sequenza.

Una volta completata la registrazione, basta premere il pulsante di riproduzione e la stessa identica operazione verrà eseguita automaticamente. L'aggregazione, che ieri richiedeva 5 minuti, ora può essere completata in pochi secondi con una sola chiave. Il punto è che non devi pensare a nulla di complicato e farlo solo una volta, come al solito. Vengono registrate anche le operazioni effettuate utilizzando i tasti di scelta rapida (Ctrl+C, Ctrl+V, ecc.), quindi non è necessario modificare il proprio stile operativo abituale.

Cosa fare quando la quantità e il contenuto dei dati cambiano

Il problema con la registrazione e la riproduzione semplice è quando la quantità di dati cambia ogni volta. Se il numero di righe da elaborare è 10 o 100 a seconda del giorno, non è possibile gestirlo utilizzando solo procedure fisse. È qui che torna utile la possibilità di sviluppare macro registrate in "script".

Utilizzando lo script SCR di makuroku, puoi creare un ciclo che ripete lo stesso processo fino al completamento dei dati, oppure leggere i valori delle celle in variabili e aggiungere rami condizionali come "esegui un altro processo se il totale supera un certo importo". Inoltre, non è necessario scrivere improvvisamente uno script da zero. Puoi iniziare registrando le tue operazioni, convertendole in uno script modificabile e quindi modificando solo le parti che richiedono ripetizioni o condizioni. Con questo, anche se non hai esperienza di programmazione, puoi migliorare gradualmente le tue capacità di programmazione.

Anche il lavoro che si estende su più app può essere automatizzato.

In pratica, sono sorprendentemente poche le attività che possono essere completate utilizzando solo Excel e spesso richiedono la collaborazione con altre applicazioni. Copiare numeri da un sistema principale e incollarli in Excel, inviare risultati di aggregazione Excel come allegati e-mail, esportarli in PDF e salvarli in una cartella condivisa: tutti questi "lavori che attraversano le app" possono essere completamente automatizzati utilizzando strumenti di registrazione macro.

Le macro non vengono eseguite solo all'interno di un'app specifica, ma registrano le operazioni sull'intero schermo, quindi è possibile creare una serie di flussi che si estendono su più app come Excel, browser, software di posta elettronica ed Explorer in un'unica macro. Questo è un grande vantaggio rispetto a VBA, che funziona solo con Excel. Attività trasversali come "compilare dati in Excel e notificare i risultati a Slack" sono i luoghi in cui l'automazione basata su record mostra il suo vero potenziale.

Automazione che non inizia nemmeno con l'esecuzione pianificata

La forma definitiva di automazione consiste nell'eliminare la necessità di premere il pulsante di riproduzione. Utilizzando la funzione di pianificazione di makuroku, puoi impostare la macro di riepilogo di Excel su "esegui automaticamente alle 8:00 ogni mattina". Quando arrivi al lavoro e apri il tuo laptop, il report è già completato: questa è la differenza cruciale tra una semplice "scorciatoia per risparmiare tempo" e un "processo aziendale autonomo".

Vantaggi di scegliere il tipo di registrazione macro anziché VBA

VBA è lo standard quando si tratta di automatizzare Excel, ma ci sono chiari vantaggi nella scelta di uno strumento di registrazione macro. Innanzitutto, non vi è quasi alcun costo di apprendimento. Con VBA è necessario comprendere concetti come variabili, oggetti e metodi, ma con il tipo di record è necessario "eseguire le solite operazioni una volta". In secondo luogo, puoi automatizzare le operazioni al di fuori di Excel tutte in una volta. Fondamentalmente VBA funziona solo all'interno di Excel, ma gli strumenti di registrazione possono unificare una serie di processi che si estendono ad altre applicazioni come browser e software di posta elettronica.

In terzo luogo, non possiamo trascurare il fatto che può essere utilizzato in qualsiasi ambiente. VBA potrebbe richiedere impostazioni per abilitare le macro oppure l'esecuzione potrebbe essere limitata dalle politiche di sicurezza. Gli strumenti di registrazione funzionano come app indipendenti, quindi sono meno suscettibili a queste restrizioni e possono essere utilizzati con la stessa sensazione in più versioni di Excel e altre app. Naturalmente VBA ha i suoi punti di forza, ma il tipo di registrazione risponde più direttamente alla necessità di "automatizzare tutta una serie di attività, incluso Excel, senza scrivere alcun codice".

Esempi comuni di errori di automazione di Excel nella pratica

Fai attenzione agli errori comuni di automazione di Excel in modo da evitare le stesse insidie. Il caso più comune è che la macro si rompa a causa del disallineamento di righe o colonne. Se il giorno prima fossero presenti 10 righe di dati e oggi 15 righe, una macro che presuppone un intervallo fisso potrebbe non riuscire a elaborare le righe in eccesso o addirittura elaborare le righe vuote. Ciò può essere evitato utilizzando cicli e variabili da "ripetere finché ci sono dati".

Un altro errore comune è presumere che sia aperta un'altra cartella di lavoro o foglio. Se crei una macro basata su una cartella di lavoro che è aperta al momento della registrazione, fallirà durante la riproduzione quando la cartella di lavoro viene chiusa. La soluzione è registrare il passaggio "Apri cartella di lavoro di destinazione" all'inizio della macro. Se lo fai in modo che parta sempre dallo stesso stato iniziale, funzionerà stabilmente indipendentemente da quando lo esegui. “Inizia con una lista pulita di record”: questo è il principio di base che garantisce l’automazione di Excel.

Pensare in termini di scenari di automazione specifici

È difficile immaginarlo solo con una spiegazione astratta, quindi pensiamoci utilizzando uno scenario concreto. Ad esempio, esiste un'attività chiamata "riepilogo delle vendite ogni mattina". Accedere al sistema principale, visualizzare i dati di vendita del giorno precedente, copiarli e incollarli in Excel, aggregarli in una tabella pivot, creare un report in un formato fisso e inviarlo tramite e-mail al proprio capo: questa serie di passaggi è una tipica attività di routine che si estende su più app.

Se desideri automatizzare questa attività, registra prima una serie di operazioni e crea una struttura. Successivamente, utilizzare un ciclo per riscrivere la parte di aggregazione in cui il numero di dati cambia di giorno in giorno in modo che "elabori finché sono presenti dati". Nelle aree in cui il caricamento del sistema principale richiede molto tempo, utilizza WAIT_IMAGE per il riconoscimento delle immagini per stabilizzare il processo "attendendo il completamento della visualizzazione prima di procedere". E infine, registra questa automazione nella pianificazione su "Esegui ogni mattina alle 8" e il gioco è fatto.

Quando arrivi al lavoro e apri il PC, il report è già completato ed è stato inviato. Questo è l'obiettivo dell'automazione che combina registrazione, scripting, riconoscimento delle immagini e pianificazione. Il trucco non è provare a creare tutto in una volta, ma iniziare con una versione semplice che si limita a registrare e migliorarla gradualmente man mano che ci si sposta. L'atteggiamento di "creare e coltivare qualcosa che funzioni prima" è una scorciatoia per automatizzare costantemente anche compiti apparentemente complessi.

Questi scenari possono essere applicati a tutti i tipi di lavoro, inclusi contabilità, affari generali, lavoro di ufficio vendite e inserimento dati. Se annoti "quali app usi e in quale ordine" nelle tue attività di routine mattutine e settimanali, troverai una sorprendente quantità di spazio per l'automazione. Se inizi scrivendo una serie di passaggi su carta, il progetto per l’automazione apparirà naturalmente.

Combinazione di funzioni di Excel e funzioni con macro

Il trucco per automatizzare in modo efficiente Excel è dividere correttamente i ruoli tra "funzioni proprie di Excel" e "registrazione macro". Il calcolo e l'aggregazione dei dati è ciò in cui sono efficaci le funzioni standard di Excel come funzioni, tabelle pivot e query avanzate. Se li usi, puoi completare calcoli complessi semplicemente scrivendo formule. La registrazione macro è responsabile della "parte pratica" prima e dopo: operazioni come l'importazione di dati, lo spostamento tra i fogli, l'applicazione della formattazione, il salvataggio e l'esportazione.

Ad esempio, la logica di calcolo può essere assemblata utilizzando le funzioni di Excel e il flusso di operazioni come "incollare i dati, copiare i risultati del calcolo e trasferirli e salvarli in un foglio di report" può essere automatizzato utilizzando le macro. In questo modo, puoi creare un'automazione efficiente e di facile manutenzione che sfrutti i punti di forza di ciascuna azienda. Invece di provare a risolvere tutto utilizzando macro e forza bruta, lasciando le parti che possono essere lasciate alle funzioni standard di Excel, questa idea rende l'automazione di Excel ancora più intelligente.

Misurare l'efficacia dell'automazione

Un modo efficace per mantenere la motivazione a continuare l'automazione è visualizzarne gli effetti. Il metodo è semplice, basta confrontare il tempo di lavoro prima dell'automazione con il tempo dopo l'automazione. Ad esempio, supponiamo che l'aggregazione che prima richiedeva 10 minuti ogni mattina ora richiede 30 secondi attraverso l'automazione. Ciò consente di risparmiare 9,5 minuti al giorno, circa 3 ore in 20 giorni lavorativi al mese e 38 ore all'anno. Se si guardano i numeri ci si rende conto dell’entità dell’effetto.

Il ritorno sull'investimento dell'automazione è evidente se si considera che il tempo risparmiato può essere utilizzato per lavori di maggior valore. Inoltre, una volta creato questo effetto, si accumulerà ogni giorno. Anche se occorrono 10 minuti per registrare la prima volta, se ripeti il ​​processo centinaia di volte all'anno, recupererai rapidamente il tuo investimento. La scorciatoia per massimizzare il risparmio di tempo è automatizzare le attività partendo da quelle più frequenti, senza sottovalutare il fatto che richiedono solo pochi minuti.

Condividi l'automazione di Excel con il tuo team

Una volta che ti rendi conto degli effetti dell'automazione del tuo lavoro con Excel, considera la possibilità di condividere il sistema con il tuo team. Se hai più colleghi che svolgono un lavoro di aggregazione simile, semplicemente condividendo la macro che hai creato puoi ridurre immediatamente il tempo di lavoro dell'intero team. Molti strumenti hanno la funzione di esportare l'automazione creata e leggerla su un altro PC, quindi non è difficile diffondere lateralmente il know-how.

Quando condividi, è una buona idea dare alla tua macro un nome descrittivo e una semplice spiegazione su come usarla. Se dici al destinatario quale libro vuoi aprire e quali prerequisiti sono richiesti, potrà iniziare a usarlo senza problemi. Le idee di una persona diventano il modo standard di procedere per l'intero team: questo può realisticamente accadere con l'automazione di Excel.

Tuttavia, quando condividi, fai attenzione alla riservatezza dei dati che gestisci. È importante verificare che la macro stessa non contenga informazioni sensibili e che il destinatario sia appropriato. Se scegli uno strumento progettato in modo che i dati registrati vengano archiviati localmente sul dispositivo e non inviati esternamente, puoi condividere queste informazioni con sicurezza.

L'automazione di Excel ha il potere non solo di migliorare l'efficienza dei singoli individui, ma anche di aumentare la produttività di interi team e dipartimenti. Innanzitutto, automatizza le tue attività, verifica l'efficacia e poi diffondila gradualmente a chi ti circonda. Questo approccio passo dopo passo fornisce un percorso naturale e costante per migliorare il modo in cui lavora l'intera organizzazione.

Punti da tenere a mente prima dell'automazione

L'automazione di Excel è comoda, ma ci sono alcuni punti di cui tenere conto. Innanzitutto, è importante assicurarsi che la struttura del foglio sia la stessa durante la registrazione e la riproduzione in modo che le celle e gli intervalli di destinazione dell'incollaggio non si spostino. Se vengono inserite colonne o riordinate le righe, le macro basate su coordinate fisse funzioneranno su celle non previste. Come soluzione alternativa, l'utilizzo di intervalli denominati o la funzione di salto (Ctrl+G) per stabilizzare la posizione si tradurrà in un'automazione più solida.

Inoltre, non dimenticare che l'automazione viene eseguita "rapidamente, accuratamente e più e più volte". Se automatizzi le procedure di aggregazione errate così come sono, produrrai risultati errati in serie ad alta velocità. Testalo prima su una piccola quantità di dati e assicurati che i risultati siano corretti prima di applicarlo ai dati di produzione. Con makuroku puoi provare gratuitamente la registrazione, lo scripting e l'esecuzione pianificata in un'unica app su Windows. Inizia automatizzando ogni mattina una delle tue attività Excel più noiose.