Gözetimsiz çalıştırma: rutin işlerin zamanlanmış yürütülmesi

Ne kadar kullanışlı bir makro oluşturursanız oluşturun, her seferinde “Artık çalıştırmalıyım” diye hatırlayıp doğru zamanda oynat düğmesine elle basmanız gerekiyorsa otomasyonun etkisi yarıda kalır. Makro işin kendisini sizin yerinize yapsa bile onu çalıştırmayı hatırlama ve başlatma zahmetiyle zihinsel yükü hâlâ sizin üzerinizde kalır. Bu son manuel adımı ortadan kaldıran özellik zamanlanmış yürütmedir.

Zamanlanmış yürütmeyi ayarladığınızda makro, sizin hiçbir şey yapmanıza gerek kalmadan belirlenen saatte otomatik olarak çalışmaya başlar. Masanızda olsanız da olmasanız da, uyuyor veya başka bir işe odaklanıyor olsanız da bilgisayar rutin işleri sessizce yerine getirir. “Başlatmak bile gerekmiyor” — yalnızca zaman kazandıran bir kısayol ile kendi kendine işlemeye devam eden bir iş süreci arasındaki belirleyici fark tam olarak budur.

Zamanlanmış yürütmeyle neler yapılabilir?

Zamanlamalar genel olarak “her gün veya her hafta gibi belirli aralıklarla yürütme” ve “belirli bir saatte yürütme” olmak üzere ikiye ayrılır. Bunları birleştirerek “her pazartesi sabah 9’da” veya “her gün saat 18.00’de” gibi ayrıntılı ayarlar da yapabilirsiniz. Yaygın kullanım örneklerinden bazılarına bakalım.

• • Her sabah: Önceki günün verilerini derleyip standart bir rapor oluşturma
• • Her saat: Belirli bir klasörü kontrol edip yeni gelen dosyaları işleme
• • Her cuma: Tüm verileri yedekleyip paylaşılan bir klasöre aktarma
• • Her gece geç saatlerde: Uzun süren işlemleri PC kullanılmayan gece saatlerinde topluca yürütme

Özellikle etkili olan, “sizin bulunmadığınız zamanlardan” yararlanmaktır. Ağır işlemleri gece, sabahın erken saatleri veya öğle arası gibi PC’yi zaten kullanmadığınız zamanlara atarsanız gerçek çalışma sürenizden hiç harcamadan işi tamamlayabilirsiniz. İşe geldiğinizde raporun hazır olması, zamanlanmış yürütmeye özgü bir deneyimdir.

Zamanlanmış çalıştırmayı kararlı hâle getirme ipuçları

Çalıştırma otomatik ve gözetimsiz olduğu için işlemin yarıda durmasını önleyecek tedbirler özellikle önemlidir. Bir kişi ekranı izliyorsa “Yükleme gecikiyor” diye fark edip bekleyebilir, ancak gözetimsiz çalıştırmada bu mümkün değildir. Bu noktada, başka bir makalede tanıtılan görüntü tanıma komutu “WAIT_IMAGE” gibi ekranın belirli bir duruma gelmesini bekleyen mekanizmalar işe yarar. Akış, “yüklemenin tamamlandığını gösteren simge çıkana kadar bekleyip sonra devam edecek” şekilde ayarlanırsa ağın veya uygulamanın yanıtı biraz gecikse bile işlemin bozulma olasılığı azalır.

Ayrıca hata oluşması ihtimaline karşı hazırlıklı olmak da önemlidir. makuroku betiklerinde TRY/CATCH adlı bir hata işleme mekanizması bulunur. Bu mekanizma sayesinde “işlem yarıda başarısız olsa bile her şeyi durdurmak yerine hatayı kaydedip devam etme” gibi davranışlar oluşturabilirsiniz. Gözetimsiz işletimde bu tür “düşse de yeniden ayağa kalkan” bir tasarım, otomasyonun uzun süre kararlı biçimde çalışmasının anahtarıdır.

Ücretsiz sürüm ile sınırsız plan arasındaki farklar

makuroku standart olarak bir zamanlayıcı içerir. Ücretsiz planda bile tek bir zamanlama ayarlayabilirsiniz. Böylece önce “bugün en çok otomatikleştirmek istediğiniz ve her gün tekrarladığınız işi” seçip belirli bir saatte otomatik olarak çalıştırmakla başlayabilirsiniz. Ücretsiz kapsamda dahi zamanlanmış çalıştırmanın faydalarını yeterince deneyimleyebilirsiniz.

Zamanla sabah, öğle ve akşam gibi farklı zaman dilimlerinde birden fazla iş çalıştırmaya veya günlük, haftalık ve aylık işlemleri paralel yürütmeye başlayabilirsiniz. Bu tür kapsamlı bir işletim aşamasına geçtiğinizde Pro planında zamanlama sayısı sınırsız olur. Her durumda siz yalnızca insanların yapabileceği işlere odaklanırken PC rutin görevleri sessizce yerine getirmeye devam eder. Zamanlanmış çalıştırmanın sağladığı en büyük değer budur.

Belirli bir olayla başlayan “tetikleyici tabanlı çalıştırma”

Zamanlanmış çalıştırma “belirli bir saatte” devreye giren bir mekanizmadır. Ancak otomasyonun “belirli bir olay (tetikleyici)” sonucunda çalıştığı başka bir yöntem de vardır. Örneğin, “belirtilen pencere ön plana geldiğinde makroyu otomatik olarak çalıştırma” buna örnektir. Belirli bir uygulama açıldığı anda başlangıç ayarlarını tamamlamak veya bir klasöre yeni dosya geldiğinde işlemi başlatmak gibi “olay güdümlü” otomasyonlar, saate dayalı zamanlamalardan farklı kolaylıklar sunar.

Zamana dayalı ve tetikleyiciye dayalı yöntemler birbirine karşıt değildir; birlikte kullanılabilir. “Her sabah saat 9’da çalıştırılan” rutin işlemler zamanlamayla, “belirli bir ekran çıktığında tepki veren” işlemler ise tetikleyiciyle yönetilebilir. Bu ayrım sayesinde insanların çalışma biçimine daha yakın, ayrıntılı bir otomasyon gerçekleştirilebilir. Her iki yöntem de “sizin elle başlatma zahmetinizi” ortadan kaldırır ve otomasyonu bir üst seviyeye taşır.

Gözetimsiz işletimde dikkat edilmesi gerekenler

Zamanlama veya tetikleyiciyle gözetimsiz çalıştırma yaparken tasarımın “kimsenin izlemediği” varsayımına dayanması şarttır. Öncelikle sonuçları daha sonra kontrol edebilmek için günlükleri, yani çalıştırma geçmişini, saklamayı alışkanlık hâline getirin. Ne zaman neyin çalıştırıldığı ve başarılı mı yoksa başarısız mı olduğu kaydedilirse olası bir sorunun nedeni hızla bulunabilir. makuroku, sonradan “geçen geceki işlemin düzgün çalışıp çalışmadığını” kontrol etmenizi sağlayan bir çalıştırma geçmişi özelliğine sahiptir.

Ardından, bir hata oluştuğunda zararın büyümesini önlemek için yukarıda açıklanan hata işlemeyi (TRY/CATCH) ve ekran durumunu bekleyen mekanizmaları akışa eklemek önemlidir. Ayrıca işlemi çalıştıracak PC’nin uyku modunda veya kapalı olmadığını da kontrol edin. Zamanlama ayarlanmış olsa bile PC çalışmıyorsa görev yürütülmez. Güç ayarlarını gözden geçirmek ve gerekirse otomatik uyku modunu devre dışı bırakmak içinizin rahat etmesini sağlar. Bu önlemler sayesinde siz uyurken bile PC güvenilir ve emniyetli bir şekilde çalışmaya devam eder.

Zamanlanmış çalıştırmanın yarattığı “görünmez çalışan”

Zamanlanmış çalıştırmanın asıl değeri yalnızca zaman kazandırması değil, “siz yokken bir kopyanızın sizin için çalışmasıdır”. Siz toplantıdayken, işten çıktıktan sonraki gece saatlerinde ve hatta tatil günlerinde bile PC, ayarlandığı şekilde rutin işleri sessizce yapmayı sürdürür. Bu, aslında “bir çalışan daha” edinmek gibidir. Üstelik bu çalışan yorulmaz, hata yapmaz ve şikâyet etmez.

Bu düşünceyi genişlettiğinizde çalışma biçiminin kendisi de değişir. Şimdiye kadar “ben yapmazsam bitmez” diye düşündüğünüz rutin işleri birer birer bu görünmez çalışana devredersiniz. Böylece zamanınızı karar verme, yaratıcılık ve insanlarla iletişim gibi yalnızca insanların yapabileceği işlere ayırabilirsiniz. Basit işlerden kurtularak kazandığınız zamanda daha değerli işlere odaklanmak, otomasyonun getirdiği en büyük değişimdir.

Elbette, daha en başta çok sayıda işi otomatikleştirmeniz gerekmez. Öncelikle güvenilir biçimde çalışan tek bir işi zamanlamaya ekleyip etkisini görerek başlayın. “Ertesi sabah hiçbir şey yapmadığım hâlde iş bitmişti” deneyimini bir kez bile yaşadığınızda, sırada hangi işi otomatikleştirmeniz gerektiği doğal olarak belirginleşir. “Görünmez çalışana” emanet ettiğiniz işleri bu şekilde yavaş yavaş artırdığınızda, bir bakmışsınız gününüzde gerçekten önemli şeylere ayırabileceğiniz boşluk oluşmuş.

Zamanlanmış çalıştırma, bu tür bir değişimin başlangıç noktasıdır. Konuyu karmaşıklaştırmanıza gerek yoktur. Hâlihazırda çalışan bir makronuz varsa yalnızca “her sabah saat 8’da çalıştır” şeklinde ayarlamanız yeterlidir. Bu kadar basit bir işlem, günlük yaşamınızda sessiz ama güvenilir bir değişim başlatır.

Zamanlama aralığı nasıl belirlenir?

Zamanlanmış çalıştırmayı ayarlarken şaşırtıcı ölçüde düşündüren konu, “ne sıklıkta çalıştırılacağıdır”. Sıklık çok yüksek olursa henüz işlenecek veri yokken boş yere çalışabilir veya kullanılmakta olan PC’ye yük bindirebilir. Buna karşılık sıklık çok düşük olursa yanıt gecikebilir ve işlemin anlamı kalmayabilir. En uygun aralık, işin niteliğine göre belirlenir.

Örneğin günlük rapor hazırlamak için “her sabah bir kez” yeterlidir. Yeni dosyaları işlemek için “saatte bir” veya “30 dakikada bir” gerçekçi olacaktır. Aciliyeti yüksek izleme işleri ise daha kısa bir aralık gerektirebilir. Karar ölçütü, “ne kadar gecikmenin kabul edilebilir olduğudur”. Bir saat gecikmesinde sorun olmayan bir işi her dakika çalıştırmak büyük ölçüde israftır. İşin gerektirdiği anındalık ile PC üzerindeki yükü dengeleyerek uygun aralığı bulun.

Birden fazla zamanlamayı birlikte çalıştırma

Otomasyona alıştıkça tek bir zamanlamayla yetinmeyip birden fazla zamanlamayı birlikte çalıştırmak isteyeceksiniz. Sabah günlük rapor, öğlen stok kontrolü, akşam yedekleme, gece ise uzun süren ağır işlemler gibi her iş gün boyunca en uygun zamanda otomatik olarak yürütülebilir. Böylece PC’niz gün boyu çalışmaya devam eden bir “görünmez çalışan” hâline gelir.

Birden fazla zamanlamayı kullanırken yürütme saatlerinin çakışmamasına dikkat etmek iyi olur. Birden fazla ağır işlem aynı anda çalışırsa PC üzerindeki yük artar ve çalışma kararsız hâle gelebilir. İşlemleri farklı saat dilimlerine yerleştirirseniz her biri istikrarlı biçimde çalışır. makuroku’nun ücretsiz planında bir zamanlama alanı bulunur; birden fazla işi kapsamlı biçimde çalıştırma aşamasına geldiğinizde ise Pro planında zamanlama sayısı sınırsızdır. Önce tek bir zamanlamanın etkisini görmek, ardından ihtiyaca göre sayıyı artırmak, zorlanmadan ilerlemenin makul bir yoludur.

Zamanlanmış çalıştırmaya uygun işler nasıl belirlenir?

Her iş zamanlanmış çalıştırmaya uygun değildir. Uygun olanlar, “belirli bir zamanda, belirli adımlara göre ve insan müdahalesi olmadan yürütülebilen” işlerdir. Buna karşılık her çalıştırmada insan kararı gerektiren veya içeriği her seferinde büyük ölçüde değişen işler mevcut hâlleriyle zamanlanmış çalıştırmaya uygun değildir. Öncelikle kendi iş akışınızda “zamanı gelince otomatik olarak başlamasını istediğiniz” işleri belirleyin.

Günlük, haftalık veya aylık olarak mutlaka yapılan rutin işler buna iyi bir örnektir. Her sabah veri toplama, düzenli yedekleme ve ay sonu kapanış işlemlerine hazırlık gibi “takvime yerleştirilmiş tekrarlar” zamanlanmış çalıştırma için son derece uygundur. Uzun süren ağır işlemleri PC kullanmadığınız gece saatlerine atamak da akıllıca bir kullanımdır. Böylece fiilî çalışma sürenizden hiç kaybetmeden işlemleri tamamlayabilirsiniz.

Öte yandan, sonuçlarının bir kişi tarafından hemen kontrol edilmesi gereken veya başarısız olduğunda anında müdahale gerektiren işleri yalnızca gözetimsiz zamanlanmış çalıştırmaya bırakırken dikkatli olunmalıdır. Bu tür işleri önce manuel çalıştırmayla yeterince kararlı hâle getirmek, hata işlemeyi eklemek ve ardından aşamalı olarak zamanlanmış çalıştırmaya geçirmek daha güvenlidir. “İnsan müdahalesi olmadan bırakmak güvenli mi?” ölçütüne göre karar vermek, bu özelliği güvenle kullanmanın püf noktasıdır.

Doğru kullanıldığında zamanlanmış çalıştırma, çalışma biçiminizi büyük ölçüde değiştirebilecek güçlü bir özelliktir. Uygun işleri belirleyin ve önce güvenilir biçimde çalışan tek bir işle başlayın. Faydalarını gördükten sonra otomasyona bıraktığınız alanı yavaş yavaş genişletin. Bu istikrarlı yaklaşım, insan müdahalesi olmadan sürekli çalışan otomasyonu günlük yaşamınızın kalıcı bir parçası hâline getirir.

Zamanlanmış ve manuel çalıştırmanın doğru kullanımı

Her otomasyonu zamanlanmış olarak çalıştırmak gerekmez. Manuel ve zamanlanmış çalıştırmanın uygun olduğu farklı durumlar vardır. Manuel çalıştırma, başlatma zamanını kendiniz kontrol etmek istediğiniz veya çalıştırmadan önce hazırlık gerektiren işler için uygundur. Tek bir klavye kısayoluyla çalışacak şekilde ayarlarsanız ihtiyaç duyduğunuz anda kolayca başlatabilirsiniz.

Zamanlanmış çalıştırma ise belirli bir saatte, insan müdahalesi olmadan ve güvenilir biçimde yürütmek istediğiniz işler için uygundur. Unutsanız veya masanızda olmasanız bile işler belirlediğiniz şekilde gerçekleştirilir ve bu da güven verir. Bu iki yöntem birbirine karşıt değildir; işin niteliğine göre ayrı ayrı kullanılmalıdır. “Kendim başlatmak istediğim işler manuel, belirli bir saatte otomatik çalışmasını istediklerim zamanlanmış olsun” ayrımını yapabildiğinizde otomasyondan yararlanabileceğiniz alan büyük ölçüde genişler.

Önce tek bir işi zamanlayın

Zamanlanmış çalıştırmanın faydasını görmenin en kısa yolu mükemmeli hedeflemek değil, önce yalnızca tek bir işi zamanlamaktır. Hâlihazırda çalışan bir makronuz varsa sadece “her sabah saat 8’de çalıştır” şeklinde ayarlamanız yeterlidir. Ertesi sabah hiçbir şey yapmadığınız hâlde işin tamamlandığını gördüğünüzde otomasyonun gerçek değerini anlayacaksınız. Ardından ikinci ve üçüncü işler doğal olarak eklenecek ve “siz çalışmadan da işleyen sisteminiz” giderek büyüyecektir.

makuroku ile kayıt, betik oluşturma ve zamanlanmış çalıştırma işlemlerinin tamamına Windows üzerinde tek bir uygulamayla ücretsiz olarak başlayabilirsiniz. Önce her gün tekrarladığınız bir işi kaydedin, zamanlamaya ekleyin ve yarın sabahınızı biraz daha kolaylaştırın.