Ejecución desatendida: programación de tareas rutinarias

Aunque haya creado una macro muy útil, si cada vez debe acordarse de que ya toca ejecutarla y pulsar manualmente el botón de reproducción a la hora correcta, la automatización solo consigue la mitad de su efecto. Aunque la macro se encargue del trabajo en sí, el esfuerzo y la carga mental de recordar que debe ejecutarla e iniciarla siguen recayendo en usted. La ejecución programada elimina precisamente este último paso manual.

Al configurar la ejecución programada, la macro se inicia automáticamente a la hora establecida sin que usted tenga que hacer nada. Tanto si está en su puesto como si no, si está durmiendo o concentrado en otro trabajo, el ordenador realiza silenciosamente las tareas rutinarias. «Ni siquiera hace falta iniciarla»: esta es la diferencia decisiva entre un simple atajo para ahorrar tiempo y un proceso de trabajo que continúa funcionando por sí solo.

Qué permite hacer la ejecución programada

La programación se divide, a grandes rasgos, en dos modalidades: «ejecutar con una periodicidad fija, como cada día o cada semana» y «ejecutar a una hora determinada». Al combinarlas, también pueden establecerse condiciones precisas, como «todos los lunes a las 9:00» o «todos los días a las 18:00». Veamos algunos casos de uso habituales.

• • Cada mañana: recopilar los datos del día anterior y crear un informe estandarizado
• • Cada hora: revisar una carpeta específica y procesar los archivos nuevos recibidos
• • Cada viernes: hacer una copia de seguridad de todos los datos y exportarlos a una carpeta compartida
• • Cada noche: ejecutar en bloque los procesos que requieren mucho tiempo durante las horas nocturnas en las que no se utiliza el PC

Uno de los usos más eficaces consiste en aprovechar el tiempo en el que usted no está presente. Si asigna los procesos pesados a la noche, la madrugada o la pausa para comer, periodos en los que de todos modos no utiliza el PC, el trabajo se completa sin consumir nada de su tiempo laboral efectivo. Llegar al trabajo y encontrar el informe ya terminado es una experiencia exclusiva de la ejecución programada.

Consejos para estabilizar la ejecución programada

Precisamente porque la ejecución es automática y desatendida, es importante tomar medidas para que no se detenga a mitad del proceso. Si alguien está observando, puede darse cuenta de que «la carga se está retrasando» y esperar, pero eso no es posible en una ejecución desatendida. Aquí resulta útil un mecanismo que espere a que la pantalla alcance un estado determinado, como «WAIT_IMAGE» para el reconocimiento de imágenes, presentado en otro artículo. Si el flujo se configura para «esperar a que aparezca el icono de carga completada antes de continuar», será menos probable que el proceso falle aunque la red o la aplicación respondan con cierto retraso.

También es importante estar preparado para cuando se produzca un error. Los scripts de makuroku cuentan con un mecanismo de gestión de errores llamado TRY/CATCH, que permite configurar comportamientos como «si algo falla a mitad del proceso, registrar el error y continuar en vez de detenerlo todo». En las operaciones desatendidas, este diseño capaz de «levantarse después de una caída» es clave para mantener la automatización funcionando de forma estable a largo plazo.

Diferencias entre la versión gratuita y el plan ilimitado

makuroku incluye un programador de forma estándar. Incluso el plan gratuito permite configurar una programación, por lo que puede empezar eligiendo una sola «tarea que repite todos los días y que más le gustaría automatizar hoy» para ejecutarla automáticamente a una hora determinada. Incluso con las funciones gratuitas se pueden experimentar plenamente las ventajas de la ejecución programada.

Con el tiempo, quizá empiece a ejecutar varios trabajos en distintas franjas del día —mañana, tarde y noche— o quiera realizar en paralelo procesos diarios, semanales y mensuales. Cuando llegue a esa fase de operación avanzada, el plan Pro le permitirá crear un número ilimitado de programaciones. En cualquier caso, mientras usted se concentra en el trabajo que solo una persona puede hacer, el PC continúa resolviendo silenciosamente las tareas rutinarias: ese es el mayor valor de la ejecución programada.

«Ejecución por activador» ante un evento determinado

La ejecución programada funciona a una «hora determinada», pero la automatización también puede ponerse en marcha mediante un «evento específico (activador)». Por ejemplo, se puede «ejecutar automáticamente una macro cuando una ventana determinada pase al primer plano». Completar la configuración inicial en cuanto se abra una aplicación concreta o iniciar un proceso cuando aparezca un archivo nuevo en una carpeta: este tipo de automatización «controlada por eventos» ofrece ventajas distintas de las programaciones basadas en la hora.

Los métodos basados en la hora y en activadores no son opuestos, sino que pueden combinarse. Un proceso rutinario que deba «ejecutarse todos los días a las 9 de la mañana» puede gestionarse mediante una programación, mientras que uno que deba «reaccionar cuando aparezca una pantalla determinada» puede gestionarse mediante un activador. Esta división permite lograr una automatización más detallada y cercana a la forma de trabajar de las personas. Ambos métodos eliminan la molestia de tener que iniciar el proceso manualmente y elevan la automatización a un nivel superior.

Aspectos que deben tenerse en cuenta en las operaciones desatendidas

Al realizar una ejecución desatendida mediante programaciones o activadores, es imprescindible diseñarla partiendo de la premisa de que «no hay nadie observando». En primer lugar, acostúmbrese a conservar registros —el historial de ejecución— para poder comprobar después los resultados. Si se registra qué se ejecutó, cuándo y si tuvo éxito o fracasó, será posible localizar rápidamente la causa de cualquier problema. makuroku cuenta con una función de historial de ejecución que permite comprobar posteriormente si «el proceso de anoche se ejecutó correctamente».

A continuación, para evitar que las consecuencias de un fallo se extiendan, es importante incorporar la gestión de errores (TRY/CATCH) mencionada anteriormente y mecanismos que esperen al estado adecuado de la pantalla. Compruebe también que el PC encargado de la ejecución no esté suspendido ni apagado. Aunque haya configurado una programación, esta no se ejecutará si el propio PC no está funcionando. Conviene revisar la configuración de energía y, si es necesario, desactivar la suspensión automática. Con estas precauciones, el PC podrá seguir trabajando de forma fiable y segura mientras usted duerme.

El «trabajador invisible» que crea la ejecución programada

El verdadero valor de la ejecución programada no consiste solo en ahorrar tiempo, sino en que «un doble tuyo trabaja mientras tú no estás». Mientras asistes a una reunión, durante la noche después de salir del trabajo e incluso en días festivos, el PC continúa realizando en silencio las tareas rutinarias tal como se ha configurado. En la práctica, es como contar con «otro trabajador». Además, ese trabajador no se cansa, no comete errores ni se queja.

Al desarrollar esta idea, cambia la propia forma de trabajar. Las tareas rutinarias que hasta ahora pensabas que «no se terminarían si no las hacías tú» se van transfiriendo, una tras otra, a este trabajador invisible. Así puedes concentrar tu tiempo en trabajos que solo las personas pueden realizar, como tomar decisiones, crear y comunicarse con los demás. Dedicar el tiempo liberado de las tareas simples a trabajos de mayor valor: ese es el mayor cambio que aporta la automatización.

Por supuesto, no es necesario automatizar muchas tareas de golpe. Empieza incorporando al calendario una sola tarea que funcione con fiabilidad y comprueba sus efectos. Basta con experimentar una vez que «a la mañana siguiente, el trabajo ya está terminado sin que hayas hecho nada» para que la próxima tarea que conviene automatizar se haga evidente de forma natural. Si aumentas poco a poco el trabajo que confías al «trabajador invisible», acabarás descubriendo que en tu día se ha creado un margen de tiempo para dedicarlo a lo verdaderamente importante.

La ejecución programada es la puerta de entrada a estos cambios. No hace falta complicarlo. Si ya tienes una macro que funciona, solo debes configurarla para que «se ejecute cada mañana a las 8». Una operación tan sencilla empezará a introducir en tu día a día un cambio silencioso pero seguro.

Cómo decidir el intervalo de una programación

Al configurar una ejecución programada, una cuestión sorprendentemente difícil es «con qué frecuencia debe ejecutarse». Si la frecuencia es demasiado alta, el proceso puede ejecutarse en vano cuando todavía no hay datos que procesar o imponer carga al PC mientras se está utilizando. Por el contrario, si es demasiado baja, la respuesta puede llegar tarde y perder su utilidad. El intervalo óptimo depende de la naturaleza de la tarea.

Por ejemplo, para crear un informe diario basta con ejecutarlo «una vez cada mañana». Para procesar archivos nuevos, hacerlo «cada hora» o «cada 30 minutos» sería razonable. Las tareas de supervisión muy urgentes quizá necesiten intervalos más cortos. El criterio para decidir es «cuánto retraso se puede tolerar». Ejecutar cada minuto una tarea que puede retrasarse una hora sin problemas supone un gran desperdicio. Busca el intervalo adecuado equilibrando la inmediatez que requiere el trabajo con la carga para el PC.

Combinar varias programaciones

Cuando te acostumbres a la automatización, querrás combinar varias programaciones en lugar de utilizar solo una. Un informe diario por la mañana, una comprobación de inventario al mediodía, una copia de seguridad al atardecer y procesos pesados que requieren mucho tiempo durante la noche: así, cada tarea se ejecuta automáticamente en el momento óptimo a lo largo del día. Llegado ese punto, tu PC se convierte en un «trabajador invisible» que trabaja durante todo el día.

Al utilizar varias programaciones, conviene evitar que sus tiempos de ejecución se solapen. Si se ejecutan simultáneamente varios procesos pesados, aumenta la carga del PC y el funcionamiento puede volverse inestable. Si los distribuyes en distintas franjas horarias, cada proceso podrá ejecutarse de forma estable. El plan gratuito de makuroku ofrece un espacio de programación, pero cuando llegue el momento de ejecutar múltiples trabajos de manera intensiva, el plan Pro permite crear programaciones ilimitadas. Comprobar primero los efectos con una programación y añadir más según sea necesario es una forma sensata de avanzar.

Cómo identificar las tareas adecuadas para la ejecución programada

No todas las tareas son adecuadas para la ejecución programada. Las idóneas son aquellas que «pueden ejecutarse sin intervención humana, en un momento y siguiendo un procedimiento determinados». En cambio, las tareas que requieren decisiones humanas en cada ejecución o cuyo contenido cambia considerablemente cada vez no son adecuadas tal como están. Empiece por identificar, entre sus actividades, aquellas que le gustaría que «comenzaran automáticamente cuando llegue la hora».

Un buen ejemplo son las tareas rutinarias que se repiten necesariamente a diario, cada semana o cada mes. La recopilación de datos de cada mañana, las copias de seguridad periódicas o la preparación del cierre de fin de mes: estas «repeticiones integradas en la planificación» encajan perfectamente con la ejecución programada. También es inteligente asignar los procesos pesados y lentos a las horas nocturnas en las que no utiliza el PC. Así podrá completarlos sin consumir nada de su tiempo de trabajo efectivo.

En cambio, conviene ser prudente al dejar exclusivamente en manos de una ejecución programada sin supervisión las tareas cuyos resultados deban comprobarse de inmediato o que exijan una respuesta instantánea si fallan. Es más seguro estabilizarlas primero mediante la ejecución manual, incorporar la gestión de errores y después trasladarlas gradualmente a la ejecución programada. Juzgarlas según el criterio «¿es seguro dejar que se ejecuten sin supervisión?» es la clave para aprovechar esta función con tranquilidad.

Bien utilizada, la ejecución programada es una función potente que puede cambiar considerablemente su forma de trabajar. Identifique las tareas adecuadas y empiece por una sola que funcione de manera fiable. Cuando compruebe sus beneficios, amplíe poco a poco el ámbito que le confía. Este avance constante hará que la automatización que funciona continuamente sin supervisión se consolide en su vida cotidiana.

Cuándo usar la ejecución programada y la manual

No es necesario programar todas las automatizaciones. La ejecución manual y la programada tienen cada una sus situaciones más apropiadas. La ejecución manual es adecuada para las tareas cuyo momento de inicio desea controlar personalmente o que requieren algún tipo de preparación previa. Si configura su ejecución mediante un único atajo de teclado, podrá iniciarlas cómodamente en cuanto las necesite.

Por otra parte, la ejecución programada es adecuada para las tareas que desea realizar de forma fiable, sin supervisión y a una hora determinada. Aunque se le olviden o no esté en su puesto, se ejecutarán tal como haya establecido, lo que aporta tranquilidad. Estos dos métodos no se contraponen, sino que deben elegirse según la naturaleza de la tarea. «Manual para lo que quiera iniciar personalmente y programado para lo que quiera ejecutar automáticamente a una hora fija»: dominar esta distinción amplía enormemente las posibilidades de la automatización.

Empiece programando una sola tarea

La forma más rápida de apreciar el efecto de la ejecución programada no es buscar la perfección, sino empezar programando una sola tarea. Si ya tiene una macro que funciona, basta con configurarla para que «se ejecute cada mañana a las 8». A la mañana siguiente, cuando vea que el trabajo ha terminado sin que usted haya hecho nada, comprenderá el verdadero valor de la automatización. A partir de ahí llegarán de forma natural una segunda y una tercera tarea, y su «sistema que funciona sin que usted tenga que trabajar» seguirá creciendo.

Con makuroku puede empezar gratis en Windows y gestionar desde una sola aplicación la grabación, la conversión en scripts y la ejecución programada. Empiece grabando una tarea que repita todos los días, inclúyala en la programación y haga que la mañana de mañana sea un poco más sencilla.