Onbeheerd uitvoeren: routinetaken volgens schema uitvoeren

Zelfs als u een handige macro hebt gemaakt, bereikt automatisering maar de helft van haar effect wanneer u er telkens aan moet denken dat het tijd is om die uit te voeren en op het juiste moment handmatig op de afspeelknop moet drukken. De macro neemt het werk zelf wel over, maar het gedoe en de mentale belasting van onthouden dat u hem moet uitvoeren en vervolgens starten, blijven bij u liggen. Geplande uitvoering neemt precies deze laatste handmatige stap weg.

Zodra u geplande uitvoering hebt ingesteld, begint de macro op het vastgelegde tijdstip automatisch te werken zonder dat u iets hoeft te doen. Of u nu wel of niet achter uw bureau zit, slaapt of zich op ander werk concentreert, de computer voert de routinetaken stilletjes uit. ‘Zelfs starten is niet nodig’ — dat is het doorslaggevende verschil tussen een eenvoudige tijdbesparende snelkoppeling en een bedrijfsproces dat zelfstandig blijft draaien.

Wat u met geplande uitvoering kunt doen

Schema’s vallen grofweg uiteen in twee patronen: uitvoering volgens een vaste cyclus, zoals dagelijks of wekelijks, en uitvoering op een specifiek tijdstip. Door beide te combineren, kunt u ook nauwkeurige instellingen maken zoals ‘elke maandag om 9.00 uur’ of ‘dagelijks om 18.00 uur’. Laten we enkele veelvoorkomende toepassingen bekijken.

• • Elke ochtend: de gegevens van de vorige dag verzamelen en een standaardrapport maken
• • Elk uur: een bepaalde map controleren en nieuw ontvangen bestanden verwerken
• • Elke vrijdag: een back-up van alle gegevens maken en deze naar een gedeelde map exporteren
• • Elke nacht: tijdrovende processen gebundeld uitvoeren wanneer de PC ’s nachts niet wordt gebruikt

Het is bijzonder effectief om gebruik te maken van de tijd waarin u afwezig bent. Als u zware processen ’s nachts, ’s ochtends vroeg of tijdens de lunchpauze plant — momenten waarop u de PC toch niet gebruikt — wordt het werk afgerond zonder iets van uw daadwerkelijke werktijd in beslag te nemen. Op kantoor aankomen en ontdekken dat het rapport al klaar is, is een ervaring die kenmerkend is voor geplande uitvoering.

Tips om geplande uitvoering stabiel te maken

Juist omdat de uitvoering automatisch en zonder toezicht plaatsvindt, is het belangrijk maatregelen te nemen om te voorkomen dat het proces onderweg stopt. Als iemand meekijkt, kan die merken: ‘Het laden duurt wat langer’, en wachten. Bij uitvoering zonder toezicht kan dat niet. Dan is een mechanisme dat op een bepaalde schermstatus wacht handig, zoals ‘WAIT_IMAGE’ voor beeldherkenning, dat in een ander artikel is besproken. Als de flow zo is ingesteld dat deze ‘wacht tot het pictogram voor voltooid laden verschijnt en daarna pas doorgaat’, raakt de verwerking minder snel ontregeld wanneer het netwerk of de app wat trager reageert.

Ook voorbereiding op fouten is belangrijk. De scripts van makuroku beschikken over TRY/CATCH voor foutafhandeling. Daarmee kun je gedrag instellen als: ‘Als er onderweg iets mislukt, stop dan niet alles, maar registreer de fout en ga verder.’ Bij gebruik zonder toezicht is zo’n ontwerp dat ‘na een val weer opstaat’ essentieel om automatisering langdurig stabiel te laten draaien.

Verschillen tussen de gratis versie en het onbeperkte abonnement

makuroku heeft standaard een planner. Zelfs met het gratis abonnement kun je één planning instellen. Je kunt dus beginnen met één ‘dagelijks terugkerende taak die je vandaag het liefst wilt automatiseren’ en deze automatisch op een vast tijdstip laten uitvoeren. Ook binnen de gratis mogelijkheden kun je de voordelen van geplande uitvoering volop ervaren.

Na verloop van tijd wil je misschien meerdere taken in de ochtend, middag en avond uitvoeren, of dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse processen parallel laten lopen. Wanneer je die fase van intensief gebruik bereikt, biedt het Pro-abonnement een onbeperkt aantal planningen. Hoe dan ook: terwijl jij je concentreert op werk dat alleen mensen kunnen doen, blijft de PC onverstoorbaar routinetaken afhandelen. Dat is de grootste waarde van geplande uitvoering.

‘Triggeruitvoering’ op basis van een specifieke aanleiding

Geplande uitvoering start op een ‘vast tijdstip’, maar automatisering kan ook reageren op een ‘specifieke aanleiding (trigger)’. Bijvoorbeeld: ‘Voer automatisch een macro uit wanneer een bepaald venster op de voorgrond komt.’ Je kunt de begininstellingen voltooien zodra een specifieke app wordt geopend, of de verwerking starten wanneer er een nieuw bestand in een map verschijnt. Zulke ‘gebeurtenisgestuurde’ automatisering biedt andere voordelen dan een tijdgebaseerde planning.

Tijdgebaseerde en triggergebaseerde methoden staan niet tegenover elkaar, maar kunnen samen worden gebruikt. Een routineproces dat ‘elke ochtend om 9 uur wordt uitgevoerd’ kan via een planning lopen, terwijl een proces dat ‘reageert zodra een bepaald scherm verschijnt’ een trigger kan gebruiken. Zo ontstaat fijnmazige automatisering die beter aansluit bij de manier waarop mensen werken. Beide methoden nemen de moeite van handmatig starten weg en tillen automatisering naar een hoger niveau.

Aandachtspunten bij gebruik zonder toezicht

Bij uitvoering zonder toezicht via planningen of triggers moet het ontwerp uitgaan van de aanname dat ‘niemand meekijkt’. Maak er allereerst een gewoonte van om logboeken, oftewel de uitvoeringsgeschiedenis, te bewaren, zodat je de resultaten achteraf kunt controleren. Als wordt vastgelegd wat wanneer is uitgevoerd en of dit is geslaagd of mislukt, kun je bij problemen snel de oorzaak achterhalen. makuroku heeft een functie voor uitvoeringsgeschiedenis waarmee je later kunt controleren ‘of het proces van afgelopen nacht goed is verlopen’.

Bouw vervolgens de eerder genoemde foutafhandeling (TRY/CATCH) en mechanismen die op de juiste schermstatus wachten in, zodat de gevolgen van een mislukking niet groter worden. Controleer ook of de PC waarop het proces draait niet in de slaapstand staat of is uitgeschakeld. Zelfs als er een planning is ingesteld, wordt deze niet uitgevoerd wanneer de PC zelf niet actief is. Controleer de energie-instellingen en schakel zo nodig de automatische slaapstand uit. Met deze voorbereidingen kan de PC betrouwbaar en veilig blijven werken terwijl jij slaapt.

De ‘onzichtbare werkkracht’ die ontstaat door geplande uitvoering

De werkelijke waarde van geplande uitvoering zit niet alleen in tijdwinst, maar in het feit dat ‘een digitale dubbelganger voor u werkt wanneer u er niet bent’. Terwijl u in een vergadering zit, ’s nachts nadat u naar huis bent gegaan en zelfs op vrije dagen blijft de PC stilletjes de ingestelde routinetaken uitvoeren. In feite is het alsof u ‘een extra werkkracht’ krijgt. Bovendien wordt die werkkracht niet moe, maakt die geen fouten en klaagt die nooit.

Als u dit idee verder doortrekt, verandert de manier van werken zelf. Routinetaken waarvan u altijd dacht dat ze ‘niet afkomen als ik ze niet zelf doe’, draagt u één voor één over aan deze onzichtbare werkkracht. Zo kunt u uw tijd besteden aan werk dat alleen mensen kunnen doen, zoals beslissingen nemen, creëren en met anderen communiceren. De tijd die vrijkomt doordat eenvoudig werk wegvalt, benutten voor waardevoller werk — dat is de grootste verandering die automatisering teweegbrengt.

Natuurlijk hoeft u niet meteen veel taken te automatiseren. Begin door één taak die betrouwbaar werkt in te plannen en ervaar zelf het effect. Zodra u één keer meemaakt dat ‘het werk de volgende ochtend klaar is zonder dat ik iets heb gedaan’, wordt vanzelf duidelijk welke taak u hierna kunt automatiseren. Als u zo geleidelijk meer werk aan de ‘onzichtbare werkkracht’ toevertrouwt, ontstaat er ongemerkt ruimte in uw dag voor wat echt belangrijk is.

Geplande uitvoering is de toegangspoort tot deze verandering. U hoeft het niet ingewikkeld te maken. Als u al een werkende macro hebt, stelt u die simpelweg in op ‘elke ochtend om 8 uur uitvoeren’. Alleen al deze ene handeling brengt een stille maar zekere verandering in uw dagelijks leven op gang.

Het interval van een planning bepalen

Bij het instellen van geplande uitvoering blijkt de vraag ‘hoe vaak moet dit worden uitgevoerd?’ verrassend lastig. Bij een te hoge frequentie kan het proces nutteloos draaien wanneer er nog geen gegevens zijn om te verwerken, of de gebruikte PC belasten. Is de frequentie juist te laag, dan kan de reactie zo laat komen dat de uitvoering haar nut verliest. Het optimale interval hangt af van de aard van de taak.

Voor het maken van een dagelijks rapport is ‘één keer per ochtend’ bijvoorbeeld voldoende. Voor het verwerken van nieuwe bestanden is ‘elk uur’ of ‘elke 30 minuten’ realistisch. Voor urgente bewakingstaken kan een korter interval nodig zijn. Het criterium is: ‘Hoeveel vertraging is acceptabel?’ Een taak die zonder problemen een uur kan wachten elke minuut uitvoeren, is erg inefficiënt. Vind een passend interval door de vereiste reactiesnelheid af te wegen tegen de belasting van de PC.

Meerdere planningen combineren

Naarmate u meer vertrouwd raakt met automatisering, wilt u waarschijnlijk meerdere planningen combineren in plaats van er slechts één te gebruiken. ’s Ochtends het dagelijkse rapport, rond de middag een voorraadcontrole, aan het einde van de dag een back-up en ’s nachts langdurige, zware verwerking — zo wordt elke taak gedurende de dag automatisch op het optimale moment uitgevoerd. Uw PC wordt dan een ‘onzichtbare werkkracht’ die de hele dag blijft doorwerken.

Bij het gebruik van meerdere planningen is het verstandig ervoor te zorgen dat de uitvoeringstijden elkaar niet overlappen. Als meerdere zware processen tegelijk draaien, neemt de belasting van de PC toe en kan de werking instabiel worden. Door ze over verschillende tijdstippen te spreiden, kan elk proces stabiel worden uitgevoerd. Het gratis abonnement van makuroku biedt één planningsplek. Wanneer u meerdere taken op grotere schaal gaat uitvoeren, biedt het Pro-abonnement een onbeperkt aantal planningen. Begin met één planning om het effect te ervaren en breid daarna naar behoefte uit; dat is een haalbare manier om vooruitgang te boeken.

Bepalen welke taken geschikt zijn voor geplande uitvoering

Niet alle werkzaamheden zijn geschikt voor geplande uitvoering. Geschikt zijn taken die “op een vast moment, volgens vaste stappen en zonder toezicht kunnen worden uitgevoerd”. Taken waarbij iedere uitvoering menselijk oordeel vereist of waarvan de inhoud telkens sterk verandert, zijn daarentegen in hun huidige vorm niet geschikt. Begin daarom met het inventariseren van werkzaamheden die u “automatisch wilt laten starten zodra het tijd is”.

Goede voorbeelden zijn routinetaken die dagelijks, wekelijks of maandelijks terugkeren. De dagelijkse gegevensverwerking, periodieke back-ups en de voorbereiding van de maandafsluiting: zulke “ingeplande herhalingen” zijn bij uitstek geschikt voor geplande uitvoering. Het is ook slim om zware, tijdrovende processen ’s nachts te laten draaien wanneer u de PC niet gebruikt. Zo worden ze afgehandeld zonder ook maar iets van uw daadwerkelijke werktijd in beslag te nemen.

Wees daarentegen voorzichtig met taken waarvan een medewerker het resultaat onmiddellijk moet controleren of waarbij bij een fout direct moet worden ingegrepen. U kunt die beter niet uitsluitend aan een onbeheerde geplande uitvoering overlaten. Het is veiliger om zulke taken eerst via handmatige uitvoering voldoende stabiel te maken, foutafhandeling toe te voegen en ze daarna stapsgewijs naar geplande uitvoering over te zetten. De vraag “kan ik dit zonder toezicht laten draaien?” is een goede maatstaf om deze functie met een gerust hart te gebruiken.

Bij juist gebruik is geplande uitvoering een krachtige functie die uw manier van werken ingrijpend kan veranderen. Bepaal welke taken geschikt zijn en begin met één taak die betrouwbaar werkt. Zodra u het effect ervaart, kunt u het aantal uitbestede taken geleidelijk uitbreiden. Met deze gestage aanpak wordt automatisering die voortdurend zonder toezicht draait een vast onderdeel van uw dagelijkse routine.

Geplande en handmatige uitvoering op de juiste manier inzetten

Niet alle automatisering hoeft gepland te worden uitgevoerd. Handmatige en geplande uitvoering hebben elk hun eigen geschikte situaties. Handmatige uitvoering past bij taken waarvan u het startmoment zelf wilt bepalen of waarvoor vóór de uitvoering enige voorbereiding nodig is. Als u ze met één sneltoets kunt starten, kunt u ze gemakkelijk en onmiddellijk oproepen wanneer dat nodig is.

Geplande uitvoering is daarentegen geschikt voor taken die u op een vast tijdstip, zonder toezicht en betrouwbaar wilt laten uitvoeren. Ook als u ze vergeet of niet op uw plek bent, worden ze volgens de instellingen uitgevoerd, wat een gerust gevoel geeft. Deze twee methoden staan niet tegenover elkaar; u kiest ze op basis van de aard van de taak. “Taken die ik zelf wil starten handmatig, taken die op een vast tijdstip automatisch moeten draaien gepland”: met dit onderscheid worden de toepassingsmogelijkheden van automatisering aanzienlijk groter.

Plan eerst één taak in

De snelste manier om het effect van geplande uitvoering te ervaren, is niet streven naar perfectie maar eerst één taak inplannen. Als u al een werkende macro hebt, hoeft u alleen “elke ochtend om 8 uur uitvoeren” in te stellen. Wanneer u de volgende ochtend ziet dat het werk klaar is terwijl u niets hebt gedaan, begrijpt u de werkelijke waarde van automatisering. Daarna volgen vanzelf een tweede en derde taak, en groeit uw “systeem dat blijft draaien zonder dat u hoeft te werken” steeds verder.

Met makuroku kunt u op Windows gratis aan de slag met opnemen, omzetten in scripts en geplande uitvoering, allemaal vanuit één app. Neem eerst één taak op die u dagelijks herhaalt, zet die in de planning en maak morgenochtend net iets gemakkelijker.