Esecuzione automatica senza supervisione: pianificare le attività di routine

Anche dopo aver creato una macro molto utile, se ogni volta dovete ricordarvi che è il momento di eseguirla e premere manualmente il pulsante di riproduzione all’ora giusta, l’automazione produce solo metà dei suoi benefici. Anche se la macro svolge il lavoro vero e proprio al posto vostro, restano a vostro carico l’incombenza e il peso mentale di ricordarvi di eseguirla e avviarla. L’esecuzione pianificata elimina proprio quest’ultimo passaggio manuale.

Una volta configurata l’esecuzione pianificata, la macro si avvia automaticamente all’ora stabilita senza che dobbiate fare nulla. Che siate o meno alla scrivania, stiate dormendo o siate concentrati su un altro lavoro, il computer svolge silenziosamente le attività di routine. «Non serve nemmeno avviarla»: questa è la differenza decisiva tra una semplice scorciatoia che fa risparmiare tempo e un processo operativo che continua a funzionare autonomamente.

Cosa consente di fare l’esecuzione pianificata

Le pianificazioni si dividono principalmente in due categorie: quelle che prevedono l’esecuzione a intervalli regolari, ad esempio ogni giorno o ogni settimana, e quelle che prevedono l’esecuzione a un’ora specifica. Combinandole, è possibile definire impostazioni precise come «ogni lunedì alle 9:00» o «tutti i giorni alle 18:00». Vediamo alcuni casi d’uso comuni.

• • Ogni mattina: aggregare i dati del giorno precedente e creare un rapporto standardizzato
• • Ogni ora: controllare una cartella specifica ed elaborare i nuovi file ricevuti
• • Ogni venerdì: eseguire il backup di tutti i dati ed esportarli in una cartella condivisa
• • Ogni notte: eseguire in blocco le elaborazioni più lunghe durante le ore notturne, quando il PC non viene utilizzato

Un caso particolarmente efficace consiste nello sfruttare i periodi in cui non siete presenti. Pianificando le elaborazioni più pesanti di notte, al mattino presto o durante la pausa pranzo, quando il PC non viene comunque utilizzato, il lavoro viene completato senza sottrarre neppure un minuto al vostro tempo operativo. Arrivare al lavoro e trovare il rapporto già pronto è un’esperienza resa possibile proprio dall’esecuzione pianificata.

Consigli per rendere stabile l’esecuzione pianificata

Proprio perché l’esecuzione è automatica e non presidiata, è importante adottare accorgimenti che impediscano al processo di fermarsi a metà. Se una persona osserva lo schermo, può accorgersi che «il caricamento è in ritardo» e aspettare, ma durante un’esecuzione non presidiata ciò non è possibile. In questi casi è utile un meccanismo che attenda un determinato stato dello schermo, come «WAIT_IMAGE» per il riconoscimento delle immagini, presentato in un altro articolo. Configurando il flusso in modo che «attenda la comparsa dell’icona di caricamento completato prima di proseguire», il processo avrà meno probabilità di interrompersi anche se la rete o l’applicazione rispondono con un certo ritardo.

È importante anche prepararsi all’eventualità che si verifichino errori. Gli script di makuroku dispongono di un meccanismo di gestione degli errori chiamato TRY/CATCH, che consente di configurare comportamenti come «se si verifica un errore durante il processo, registrarlo e proseguire anziché interrompere tutto». Nelle operazioni non presidiate, una progettazione capace di «rialzarsi dopo una caduta» è fondamentale per mantenere stabile l’automazione nel lungo periodo.

Differenze tra la versione gratuita e il piano illimitato

makuroku include di serie un pianificatore. Anche il piano gratuito consente di impostare una pianificazione, quindi è possibile iniziare scegliendo una sola «attività che si ripete ogni giorno e che oggi si desidera maggiormente automatizzare», facendola eseguire automaticamente a un’ora prestabilita. Anche con le sole funzionalità gratuite si possono già sperimentare pienamente i vantaggi dell’esecuzione pianificata.

Con il tempo, si potrebbe iniziare a eseguire più processi in diverse fasce orarie — mattina, pomeriggio e sera — oppure a voler gestire in parallelo elaborazioni giornaliere, settimanali e mensili. Quando si raggiunge questa fase operativa avanzata, il piano Pro offre un numero illimitato di pianificazioni. In ogni caso, mentre ci si concentra sul lavoro che solo una persona può svolgere, il PC continua silenziosamente a occuparsi delle attività di routine: questo è il principale valore dell’esecuzione pianificata.

L’«esecuzione tramite trigger» attivata da un evento specifico

L’esecuzione pianificata si avvia a un’«ora prestabilita», ma esiste anche un altro metodo di automazione: l’avvio in seguito a un «evento specifico (trigger)». Ad esempio, si può «eseguire automaticamente una macro quando una determinata finestra passa in primo piano». Completare la configurazione iniziale appena si apre una certa applicazione o avviare l’elaborazione quando arriva un nuovo file in una cartella: questa automazione «basata sugli eventi» offre una comodità diversa dalle pianificazioni basate sull’orario.

Gli approcci basati sull’orario e quelli basati sui trigger non sono in contrapposizione, ma possono essere combinati. Un processo di routine da «eseguire ogni mattina alle 9» può essere gestito con una pianificazione, mentre un processo che deve «reagire alla comparsa di una determinata schermata» può essere gestito tramite trigger. Questa suddivisione consente un’automazione più dettagliata e simile al modo di lavorare delle persone. Entrambi gli approcci eliminano la necessità di avviare manualmente il processo, portando l’automazione a un livello superiore.

Aspetti da considerare nelle operazioni non presidiate

Quando si esegue un processo non presidiato tramite pianificazioni o trigger, è indispensabile progettarlo partendo dal presupposto che «nessuno lo stia osservando». Prima di tutto, è bene prendere l’abitudine di conservare i log, cioè la cronologia delle esecuzioni, per poter verificare in seguito i risultati. Se vengono registrati cosa è stato eseguito, quando e con quale esito, sarà possibile risalire rapidamente alla causa di un eventuale problema. makuroku dispone di una funzione di cronologia delle esecuzioni che consente di controllare in seguito se «il processo della notte scorsa ha funzionato correttamente».

Occorre poi integrare la gestione degli errori (TRY/CATCH) descritta in precedenza e i meccanismi di attesa dello stato dello schermo, così da evitare che le conseguenze di un errore si amplifichino. È inoltre necessario verificare che il PC incaricato dell’esecuzione non sia in sospensione né spento. Anche se è stata impostata una pianificazione, questa non verrà eseguita se il PC non è operativo. È consigliabile controllare le impostazioni di alimentazione e, se necessario, disattivare la sospensione automatica. Con queste precauzioni, il PC potrà continuare a lavorare in modo affidabile e sicuro anche mentre si dorme.

Il «lavoratore invisibile» creato dall’esecuzione pianificata

Il vero valore dell’esecuzione pianificata non consiste soltanto nel risparmio di tempo, ma nel fatto che «un tuo alter ego lavora quando tu non ci sei». Mentre sei in riunione, di notte dopo che hai lasciato l’ufficio e persino nei giorni festivi, il PC continua a svolgere silenziosamente le attività di routine secondo le impostazioni definite. In pratica, è come avere «un lavoratore in più». E questo lavoratore non si stanca, non commette errori e non si lamenta.

Estendendo questo concetto, cambia il modo stesso di lavorare. Le attività di routine che finora pensavi «non finiranno se non le faccio io» vengono affidate, una dopo l’altra, a questo lavoratore invisibile. In questo modo puoi concentrare il tuo tempo su attività che solo gli esseri umani possono svolgere, come prendere decisioni, creare e comunicare con gli altri. Dedicare il tempo liberato dalle operazioni semplici a lavori di maggior valore: questo è il cambiamento più importante portato dall’automazione.

Naturalmente, non è necessario automatizzare subito molte attività. Inizia inserendo nella pianificazione una sola operazione dal funzionamento affidabile e sperimentane l’efficacia. Basta vivere anche una sola volta l’esperienza di trovare «il mattino dopo il lavoro già concluso, senza aver fatto nulla» perché diventi naturale individuare l’attività successiva da automatizzare. Aumentando poco a poco il lavoro affidato al «lavoratore invisibile», quasi senza accorgertene troverai nella tua giornata spazio da dedicare alle cose davvero importanti.

L’esecuzione pianificata è la porta d’ingresso a questo cambiamento. Non serve complicare le cose. Se hai già una macro funzionante, ti basta impostarla su «esegui ogni mattina alle 8». Questa semplicissima operazione inizierà a introdurre nella tua quotidianità un cambiamento silenzioso ma concreto.

Come stabilire l’intervallo della pianificazione

Quando si configura un’esecuzione pianificata, una questione sorprendentemente difficile è decidere «con quale frequenza eseguirla». Se la frequenza è troppo alta, il processo può avviarsi inutilmente quando non ci sono ancora dati da elaborare oppure gravare sul PC mentre è in uso. Al contrario, se è troppo bassa, la risposta può arrivare tardi e perdere la propria utilità. L’intervallo ottimale dipende dalla natura dell’attività.

Per esempio, per creare un rapporto giornaliero è sufficiente un’esecuzione «una volta ogni mattina». Per elaborare nuovi file, è realistico scegliere «ogni ora» oppure «ogni 30 minuti». Un’attività di monitoraggio molto urgente potrebbe invece richiedere un intervallo più breve. Il criterio da adottare è: «Quanto ritardo è tollerabile?». Eseguire ogni minuto un’attività che può attendere un’ora senza problemi comporta un grande spreco. Trova l’intervallo giusto bilanciando l’immediatezza richiesta dall’attività con il carico sul PC.

Combinare più pianificazioni

Quando avrai acquisito familiarità con l’automazione, vorrai probabilmente combinare più pianificazioni invece di usarne una sola. Rapporto giornaliero al mattino, controllo delle scorte a mezzogiorno, backup nel tardo pomeriggio e, durante la notte, elaborazioni pesanti che richiedono molto tempo: in questo modo ogni attività viene eseguita automaticamente nel momento ottimale della giornata. A quel punto il tuo PC diventa un «lavoratore invisibile» che continua a lavorare tutto il giorno.

Quando gestisci più pianificazioni, è consigliabile evitare che gli orari di esecuzione si sovrappongano. Se più processi pesanti vengono eseguiti contemporaneamente, il carico sul PC aumenta e il funzionamento può diventare instabile. Distribuendoli in fasce orarie diverse, ogni processo potrà funzionare stabilmente. Il piano gratuito di makuroku offre un solo spazio di pianificazione, mentre quando passerai alla gestione completa di più lavori, il piano Pro consentirà pianificazioni illimitate. Il modo più sostenibile di procedere è sperimentare prima l’efficacia di una sola pianificazione e poi aggiungerne altre secondo necessità.

Come individuare le attività adatte all’esecuzione pianificata

Non tutte le attività sono adatte all’esecuzione pianificata. Le più indicate sono quelle che «possono essere eseguite senza supervisione, in un momento e secondo una procedura prestabiliti». Al contrario, le attività che richiedono decisioni umane a ogni esecuzione o il cui contenuto cambia notevolmente di volta in volta non sono adatte nella loro forma attuale. Iniziate quindi individuando, nel vostro lavoro, le attività che vorreste «far partire automaticamente all’ora stabilita».

Un ottimo esempio è rappresentato dalle attività standard che ricorrono necessariamente ogni giorno, settimana o mese. L’aggregazione mattutina dei dati, i backup periodici e la preparazione della chiusura di fine mese: queste «ripetizioni inserite nel programma» si prestano perfettamente all’esecuzione pianificata. È inoltre intelligente assegnare i processi pesanti e lunghi alle ore notturne, quando non utilizzate il PC. Potrete così completarli senza sottrarre neppure un minuto al lavoro effettivo.

Occorre invece prudenza prima di affidare esclusivamente all’esecuzione pianificata senza supervisione le attività i cui risultati devono essere verificati subito da una persona o i cui errori richiedono un intervento immediato. È più sicuro stabilizzarle a sufficienza tramite l’esecuzione manuale, integrare la gestione degli errori e solo dopo trasferirle gradualmente all’esecuzione pianificata. Valutarle chiedendosi «è sicuro lasciare che funzionino senza supervisione?» è il segreto per utilizzare questa funzione con tranquillità.

Se usata correttamente, l’esecuzione pianificata è una funzione potente che può cambiare profondamente il vostro modo di lavorare. Individuate le attività adatte e iniziate da una sola che funzioni in modo affidabile. Una volta constatati i vantaggi, ampliate gradualmente l’ambito affidato all’automazione. Questo approccio costante farà sì che l’automazione continuamente operativa senza supervisione diventi parte integrante della vostra quotidianità.

Quando usare l’esecuzione pianificata e quella manuale

Non è necessario pianificare ogni automazione. L’esecuzione manuale e quella pianificata sono adatte a situazioni diverse. L’esecuzione manuale è ideale per le attività di cui desiderate controllare personalmente il momento di avvio o che richiedono una preparazione preliminare. Configurandole per essere avviate con un’unica scorciatoia da tastiera, potrete richiamarle comodamente non appena servono.

L’esecuzione pianificata è invece adatta alle attività che desiderate svolgere in modo affidabile, senza supervisione e a un’ora prestabilita. Anche se ve ne dimenticate o non siete alla vostra postazione, verranno eseguite come stabilito, offrendo tranquillità. I due metodi non sono in contrapposizione, ma vanno scelti in base alla natura dell’attività. «Manuale per ciò che voglio avviare personalmente, pianificata per ciò che deve partire automaticamente a un’ora fissa»: saper applicare questa distinzione amplia notevolmente le possibilità dell’automazione.

Iniziate pianificando una sola attività

Il modo più rapido per sperimentare i vantaggi dell’esecuzione pianificata non è puntare alla perfezione, ma provare a pianificare una sola attività. Se disponete già di una macro funzionante, è sufficiente impostarla su «esegui ogni mattina alle 8». La mattina seguente, vedendo che il lavoro è terminato senza che abbiate fatto nulla, comprenderete il vero valore dell’automazione. Da lì arriveranno naturalmente una seconda e una terza attività, e il vostro «sistema che continua a funzionare senza che dobbiate lavorare» continuerà a crescere.

Con makuroku potete iniziare gratuitamente su Windows e gestire registrazione, creazione di script ed esecuzione pianificata in un’unica applicazione. Per prima cosa registrate un’attività che ripetete ogni giorno, inseritela nel programma e rendete la mattina di domani un po’ più semplice.