Unbeaufsichtigt ausführen: Routineaufgaben nach Zeitplan erledigen

Selbst wenn Sie ein nützliches Makro erstellt haben: Wenn Sie sich jedes Mal daran erinnern müssen, dass es nun ausgeführt werden soll, und zum richtigen Zeitpunkt von Hand auf die Wiedergabetaste klicken, entfaltet die Automatisierung nur die Hälfte ihrer Wirkung. Denn auch wenn das Makro die eigentliche Arbeit übernimmt, bleiben der Aufwand und die mentale Belastung, an die Ausführung zu denken und sie zu starten, weiterhin bei Ihnen. Genau diesen letzten manuellen Schritt beseitigt die zeitgesteuerte Ausführung.

Wenn Sie die zeitgesteuerte Ausführung einrichten, startet das Makro zur festgelegten Uhrzeit automatisch, ohne dass Sie etwas tun müssen. Ob Sie am Platz sitzen oder nicht, schlafen oder sich auf eine andere Aufgabe konzentrieren: Der Computer erledigt die Routinearbeit still und zuverlässig. „Nicht einmal ein Start ist nötig“ – genau das ist der entscheidende Unterschied zwischen einer bloßen zeitsparenden Abkürzung und einem Geschäftsprozess, der selbstständig weiterläuft.

Was die zeitgesteuerte Ausführung ermöglicht

Zeitpläne lassen sich grob in zwei Muster unterteilen: die Ausführung in einem festen Rhythmus, etwa täglich oder wöchentlich, und die Ausführung zu einer bestimmten Uhrzeit. Durch die Kombination beider Muster sind auch genaue Vorgaben wie „jeden Montag um 9 Uhr“ oder „täglich um 18 Uhr“ möglich. Sehen wir uns einige typische Anwendungsfälle an.

• • Jeden Morgen: Daten des Vortags zusammenfassen und einen standardisierten Bericht erstellen
• • Stündlich: Einen bestimmten Ordner prüfen und neu eingegangene Dateien verarbeiten
• • Jeden Freitag: Sämtliche Daten sichern und in einen freigegebenen Ordner exportieren
• • Jede Nacht: Zeitaufwendige Vorgänge gebündelt ausführen, während der PC nachts nicht verwendet wird

Besonders wirkungsvoll ist es, die Zeiten zu nutzen, in denen Sie nicht anwesend sind. Wenn Sie rechenintensive Vorgänge auf die Nacht, den frühen Morgen oder die Mittagspause legen – also auf Zeiten, in denen Sie den PC ohnehin nicht verwenden –, wird die Arbeit erledigt, ohne auch nur eine Minute Ihrer tatsächlichen Arbeitszeit zu beanspruchen. Bei Arbeitsbeginn einen bereits fertigen Bericht vorzufinden, ist ein Vorteil, den nur die zeitgesteuerte Ausführung bietet.

Tipps für eine stabile geplante Ausführung

Gerade weil die Ausführung automatisch und unbeaufsichtigt erfolgt, sind Maßnahmen wichtig, die einen Abbruch während des Ablaufs verhindern. Wenn ein Mensch zusieht, kann er erkennen: „Ah, das Laden dauert länger“, und warten. Bei einer unbeaufsichtigten Ausführung geht das nicht. Hier hilft ein Mechanismus, der auf einen bestimmten Bildschirmzustand wartet, etwa das in einem anderen Artikel vorgestellte „WAIT_IMAGE“ der Bilderkennung. Wird der Ablauf so eingerichtet, dass er „wartet, bis das Symbol für den abgeschlossenen Ladevorgang erscheint, und erst dann fortfährt“, gerät die Verarbeitung auch bei etwas verzögerten Netzwerk- oder App-Reaktionen weniger leicht aus dem Takt.

Ebenso wichtig ist die Vorbereitung auf mögliche Fehler. Die Skripte von makuroku verfügen mit TRY/CATCH über einen Mechanismus zur Fehlerbehandlung. Damit lassen sich Abläufe wie „Wenn unterwegs etwas fehlschlägt, nicht alles anhalten, sondern den Fehler protokollieren und fortfahren“ umsetzen. Im unbeaufsichtigten Betrieb ist ein solches Design, das sich „nach einem Sturz wieder aufrichtet“, der Schlüssel zu einem langfristig stabilen Automatisierungsbetrieb.

Unterschiede zwischen der kostenlosen Version und dem Unlimited-Tarif

makuroku ist standardmäßig mit einem Scheduler ausgestattet. Auch im kostenlosen Tarif lässt sich ein Zeitplan einrichten. Sie können also mit einer Aufgabe beginnen, „die Sie heute am liebsten automatisieren möchten und jeden Tag wiederholen“, und sie zu einer festen Uhrzeit automatisch ausführen lassen. Schon im kostenlosen Umfang können Sie die Vorteile der geplanten Ausführung umfassend erleben.

Mit der Zeit werden Sie vielleicht mehrere Jobs morgens, mittags und abends ausführen oder tägliche, wöchentliche und monatliche Prozesse parallel laufen lassen wollen. Sobald Sie diese Phase des professionellen Betriebs erreichen, bietet der Pro-Tarif eine unbegrenzte Anzahl an Zeitplänen. In jedem Fall erledigt der PC unermüdlich Routineaufgaben, während Sie sich auf Arbeiten konzentrieren, die nur Menschen leisten können – genau darin liegt der größte Wert der geplanten Ausführung.

„Trigger-Ausführung“ bei einem bestimmten Auslöser

Die geplante Ausführung startet zu einer „festgelegten Uhrzeit“. Bei der Automatisierung gibt es jedoch noch eine weitere Methode: den Start durch einen „bestimmten Auslöser (Trigger)“. So kann beispielsweise „automatisch ein Makro ausgeführt werden, sobald ein bestimmtes Fenster in den Vordergrund gelangt“. Anfangseinstellungen können in dem Moment vorgenommen werden, in dem eine bestimmte App geöffnet wird, oder die Verarbeitung kann beginnen, sobald eine neue Datei in einem Ordner erscheint. Eine solche „ereignisgesteuerte“ Automatisierung bietet andere Vorteile als eine zeitbasierte Planung.

Zeitbasierte und triggerbasierte Abläufe stehen nicht im Widerspruch, sondern können kombiniert werden. Routineprozesse wie „jeden Morgen um 9 Uhr ausführen“ lassen sich per Zeitplan steuern, während Prozesse wie „reagieren, sobald ein bestimmter Bildschirm erscheint“ über einen Trigger gestartet werden. Durch diese Aufgabenteilung entsteht eine differenzierte Automatisierung, die der menschlichen Arbeitsweise näherkommt. Beide Ansätze ersparen Ihnen den Aufwand, den Vorgang manuell zu starten, und heben die Automatisierung auf die nächste Stufe.

Worauf beim unbeaufsichtigten Betrieb zu achten ist

Bei einer unbeaufsichtigten Ausführung über Zeitpläne oder Trigger muss der Ablauf unter der Annahme entworfen werden, dass „niemand zusieht“. Gewöhnen Sie sich zunächst an, Protokolle beziehungsweise einen Ausführungsverlauf zu speichern, damit Sie die Ergebnisse später überprüfen können. Ist festgehalten, was wann ausgeführt wurde und ob es erfolgreich war oder fehlschlug, lässt sich die Ursache eines Problems schnell ermitteln. makuroku bietet eine Funktion für den Ausführungsverlauf, mit der Sie später prüfen können, „ob der Prozess in der vergangenen Nacht ordnungsgemäß gelaufen ist“.

Als Nächstes sollten Sie die bereits erwähnte Fehlerbehandlung (TRY/CATCH) sowie einen Mechanismus zum Warten auf den richtigen Bildschirmzustand einbauen, damit sich die Folgen eines Fehlers nicht ausweiten. Prüfen Sie außerdem, ob der ausführende PC weder im Energiesparmodus noch ausgeschaltet ist. Selbst bei eingerichtetem Zeitplan erfolgt keine Ausführung, wenn der PC selbst nicht läuft. Überprüfen Sie daher die Energieeinstellungen und deaktivieren Sie bei Bedarf den automatischen Energiesparmodus. Mit diesen Vorkehrungen kann der PC zuverlässig und sicher weiterarbeiten, während Sie schlafen.

Die „unsichtbare Arbeitskraft“, die durch die zeitgesteuerte Ausführung entsteht

Der wahre Wert der zeitgesteuerten Ausführung liegt nicht nur in der Zeitersparnis, sondern darin, dass „Ihr digitales Double arbeitet, während Sie nicht da sind“. Während Sie in einer Besprechung sitzen, nachts nach Feierabend und sogar an Feiertagen erledigt der PC still und beharrlich die festgelegten Routineaufgaben. Im Grunde ist es so, als hätten Sie eine weitere Arbeitskraft gewonnen. Und diese Arbeitskraft wird weder müde noch macht sie Fehler oder beschwert sich.

Wenn man diesen Gedanken weiterführt, verändert sich die Arbeitsweise selbst. Routineaufgaben, von denen Sie bisher dachten, sie würden nur erledigt, wenn Sie sie selbst übernehmen, geben Sie nach und nach an diese unsichtbare Arbeitskraft ab. So können Sie Ihre Zeit auf Aufgaben konzentrieren, die nur Menschen leisten können, etwa Entscheidungen, Kreativität und den Austausch mit anderen. Die durch den Wegfall einfacher Tätigkeiten gewonnene Zeit für wertvollere Arbeit einzusetzen – das ist die größte Veränderung, die Automatisierung bewirkt.

Natürlich müssen Sie nicht gleich eine Vielzahl von Aufgaben automatisieren. Beginnen Sie mit einer einzigen zuverlässig funktionierenden Aufgabe, nehmen Sie sie in den Zeitplan auf und erleben Sie ihre Wirkung selbst. Sobald Sie einmal erfahren haben, dass „am nächsten Morgen die Arbeit erledigt ist, obwohl Sie nichts dafür getan haben“, erkennen Sie ganz von selbst, welche Aufgabe Sie als Nächstes automatisieren sollten. Wenn Sie der „unsichtbaren Arbeitskraft“ nach und nach mehr Arbeit überlassen, entsteht in Ihrem Tag beinahe unbemerkt Freiraum für die wirklich wichtigen Dinge.

Die zeitgesteuerte Ausführung ist der Einstieg in diese Veränderung. Sie müssen es nicht unnötig kompliziert betrachten. Wenn Sie bereits ein funktionierendes Makro haben, stellen Sie einfach ein: „Jeden Morgen um 8 Uhr ausführen“. Allein dieser kleine Schritt beginnt, Ihren Alltag still und zuverlässig zu verändern.

So bestimmen Sie das Intervall eines Zeitplans

Bei der Einrichtung einer zeitgesteuerten Ausführung stellt sich überraschend oft die Frage: „Wie häufig soll sie ausgeführt werden?“ Ist die Frequenz zu hoch, läuft der Vorgang möglicherweise ins Leere, weil noch keine Daten zu verarbeiten sind, oder belastet den gerade verwendeten PC. Ist sie dagegen zu niedrig, kann die Reaktion so spät erfolgen, dass die Ausführung ihren Zweck verfehlt. Das optimale Intervall hängt von der Art der Aufgabe ab.

Für die Erstellung eines täglichen Berichts reicht beispielsweise „einmal jeden Morgen“ aus. Bei der Verarbeitung neuer Dateien sind „jede Stunde“ oder „alle 30 Minuten“ realistisch. Für besonders dringliche Überwachungsaufgaben kann ein kürzeres Intervall erforderlich sein. Entscheidend ist die Frage: „Wie viel Verzögerung ist tolerierbar?“ Eine Aufgabe, bei der eine Stunde Verzögerung kein Problem darstellt, jede Minute auszuführen, wäre höchst ineffizient. Finden Sie ein angemessenes Intervall, indem Sie die erforderliche Reaktionsgeschwindigkeit gegen die Belastung des PC abwägen.

Mehrere Zeitpläne kombiniert ausführen

Sobald Sie mit der Automatisierung vertrauter sind, möchten Sie wahrscheinlich nicht mehr nur einen, sondern mehrere Zeitpläne kombiniert ausführen. Morgens der Tagesbericht, mittags die Bestandsprüfung, am Abend das Backup und nachts zeitaufwendige, rechenintensive Prozesse – so wird jede Aufgabe über den gesamten Tag hinweg automatisch zum optimalen Zeitpunkt ausgeführt. Ihr PC wird dadurch zu einer „unsichtbaren Arbeitskraft“, die den ganzen Tag arbeitet.

Beim Betrieb mehrerer Zeitpläne sollten Sie darauf achten, dass sich die Ausführungszeiten nicht überschneiden. Werden mehrere rechenintensive Prozesse gleichzeitig ausgeführt, steigt die Belastung des PC und der Betrieb kann instabil werden. Durch eine zeitlich versetzte Planung kann jeder Prozess stabil laufen. Der kostenlose Tarif von makuroku bietet einen Zeitplan-Slot. Sobald Sie mehrere Jobs umfassend ausführen möchten, erhalten Sie mit dem Pro-Tarif eine unbegrenzte Anzahl von Zeitplänen. Erleben Sie zunächst die Wirkung eines einzelnen Zeitplans und erweitern Sie ihn dann nach Bedarf – das ist ein unkomplizierter, realistischer Ansatz.

So erkennen Sie Aufgaben, die sich für die zeitgesteuerte Ausführung eignen

Nicht jede Arbeit eignet sich für eine geplante Ausführung. Geeignet sind Aufgaben, die „zu einem festgelegten Zeitpunkt nach einem festgelegten Ablauf unbeaufsichtigt ausgeführt werden können“. Aufgaben hingegen, die bei jeder Ausführung menschliches Urteilsvermögen erfordern oder deren Inhalt sich jedes Mal stark ändert, sind in ihrer jetzigen Form nicht dafür geeignet. Ermitteln Sie daher zunächst die Aufgaben in Ihrem Arbeitsalltag, die „zu einer bestimmten Zeit automatisch starten sollen“.

Gute Beispiele sind standardisierte Aufgaben, die täglich, wöchentlich oder monatlich anfallen. Die morgendliche Datenaggregation, regelmäßige Sicherungen oder die Vorbereitung des Monatsabschlusses – solche „fest eingeplanten Wiederholungen“ eignen sich hervorragend für eine geplante Ausführung. Ebenso sinnvoll ist es, zeitaufwendige, rechenintensive Prozesse nachts auszuführen, wenn Sie den PC nicht verwenden. So lassen sie sich erledigen, ohne auch nur eine Minute Ihrer produktiven Arbeitszeit zu beanspruchen.

Bei Aufgaben, deren Ergebnis sofort von einem Menschen geprüft werden muss oder bei deren Fehlschlagen unverzüglich reagiert werden muss, ist hingegen Vorsicht geboten, wenn sie ausschließlich einer unbeaufsichtigten geplanten Ausführung überlassen werden sollen. Sicherer ist es, solche Aufgaben zunächst bei manueller Ausführung ausreichend zu stabilisieren, eine Fehlerbehandlung einzubauen und sie anschließend schrittweise auf die geplante Ausführung umzustellen. Entscheidend ist die Frage: „Kann ich diese Aufgabe bedenkenlos unbeaufsichtigt laufen lassen?“

Richtig eingesetzt ist die geplante Ausführung eine leistungsstarke Funktion, die Ihre Arbeitsweise grundlegend verändern kann. Ermitteln Sie geeignete Aufgaben und beginnen Sie mit einer einzigen, die zuverlässig funktioniert. Sobald Sie den Nutzen spüren, können Sie den Umfang schrittweise erweitern. Mit diesem soliden Vorgehen wird eine dauerhaft unbeaufsichtigt laufende Automatisierung nach und nach zu einem festen Bestandteil Ihres Alltags.

Geplante und manuelle Ausführung richtig einsetzen

Nicht jede Automatisierung muss geplant ausgeführt werden. Manuelle und geplante Ausführung haben jeweils ihre eigenen Einsatzbereiche. Die manuelle Ausführung eignet sich für Aufgaben, deren Startzeitpunkt Sie selbst bestimmen möchten oder die vor dem Start eine Vorbereitung erfordern. Wenn Sie sie über eine einzige Tastenkombination starten können, lassen sie sich bei Bedarf bequem und sofort aufrufen.

Die geplante Ausführung eignet sich dagegen für Aufgaben, die zu einer festen Uhrzeit unbeaufsichtigt und zuverlässig erledigt werden sollen. Selbst wenn Sie es vergessen oder nicht an Ihrem Platz sind, werden sie wie festgelegt ausgeführt – eine beruhigende Gewissheit. Die beiden Methoden stehen nicht im Widerspruch, sondern werden je nach Art der Aufgabe eingesetzt. „Aufgaben, die ich selbst starten möchte, manuell; Aufgaben, die zu einer festen Zeit automatisch laufen sollen, geplant“ – mit dieser Unterscheidung erweitern sich die Einsatzmöglichkeiten der Automatisierung erheblich.

Planen Sie zunächst eine einzige Aufgabe

Der schnellste Weg, den Nutzen der geplanten Ausführung zu erleben, besteht darin, nicht nach Perfektion zu streben, sondern zunächst nur eine einzige Aufgabe einzuplanen. Wenn bereits ein funktionierendes Makro vorhanden ist, müssen Sie lediglich „jeden Morgen um 8 Uhr ausführen“ einstellen. Wenn Sie am nächsten Morgen sehen, dass die Arbeit erledigt ist, obwohl Sie nichts dafür getan haben, erkennen Sie den wahren Wert der Automatisierung. Von dort aus werden nach der zweiten und dritten Aufgabe ganz natürlich immer mehr Ihrer „Systeme, die ohne Ihr Zutun laufen“.

Mit makuroku können Sie unter Windows Aufzeichnung, Skripterstellung und geplante Ausführung in einer einzigen App kostenlos nutzen. Zeichnen Sie zunächst eine täglich wiederkehrende Aufgabe auf, nehmen Sie sie in den Zeitplan auf und machen Sie sich den morgigen Morgen ein wenig leichter.