So automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben in Excel ohne VBA

Excel ist eine der Apps, bei denen sich wiederholende Aufgaben am häufigsten ansammeln. Die gestrigen Zahlen einfügen und aggregieren, jedes Mal ein festes Format anwenden und jeden Morgen einen Bericht im gleichen Format verfassen – jede dieser Aufgaben kann ein paar Minuten dauern, aber wenn sie jeden Tag addiert wird, kann sie eine beträchtliche Zeitmenge ergeben. „VBA“ ist eine Standardmethode zur Automatisierung dieser Aufgaben, aber VBA erfordert das Erlernen der Programmierung in Excel, was für Anfänger eine hohe Hürde darstellt.

VBA ist jedoch nicht erforderlich, um sich wiederholende Excel-Aufgaben zu automatisieren. Wenn Sie ein Automatisierungstool zur „Makroaufzeichnung“ verwenden, das die Vorgänge selbst aufzeichnet und wiedergibt, können Sie die Schritte, die Sie normalerweise ausführen, automatisieren, auch wenn Sie keine Programmierkenntnisse haben. In diesem Artikel erklären wir die spezifischen Schritte zur Automatisierung der Excel-Arbeit, ohne VBA überhaupt zu berühren, und geben praktische Tipps, die in der Praxis nützlich sein werden.

Zeichnen Sie zunächst nur einmal den „üblichen Ablauf“ auf.

Der erste Schritt zur Automatisierung besteht darin, die Arbeit, die Sie normalerweise in Excel erledigen, aufzuzeichnen, indem Sie sie nur einmal von Hand erledigen. Wenn Sie beispielsweise jeden Morgen den Umsatz berechnen möchten, öffnen Sie die Arbeitsmappe, wählen Sie den Zielbereich aus, kopieren Sie, wechseln Sie zum Berechnungsblatt, fügen Sie ihn ein, formatieren Sie ihn und speichern Sie ihn wie gewohnt bei aktivierter Aufzeichnung. Alle Ihre Tastenanschläge und Klicks werden als Schritte nacheinander aufgezeichnet.

Sobald die Aufnahme abgeschlossen ist, drücken Sie einfach die Wiedergabetaste und genau die gleiche Aufgabe wird automatisch ausgeführt. Die Aggregation, die gestern 5 Minuten dauerte, kann jetzt mit nur einer Taste in wenigen Sekunden abgeschlossen werden. Der Punkt ist, dass Sie über nichts Kompliziertes nachdenken müssen und es wie gewohnt einfach einmal tun können. Auch Vorgänge mit Tastenkombinationen (Strg+C, Strg+V usw.) werden aufgezeichnet, sodass Sie Ihren gewohnten Bedienstil nicht ändern müssen.

Was tun, wenn sich Menge und Inhalt der Daten ändern?

Das Problem bei der einfachen Aufnahme und Wiedergabe besteht darin, dass sich die Datenmenge jedes Mal ändert. Wenn die Anzahl der zu verarbeitenden Zeilen je nach Tag 10 oder 100 beträgt, ist eine alleinige Bewältigung mit festen Prozeduren nicht möglich. Hier bietet sich die Möglichkeit an, aufgezeichnete Makros in „Skripte“ umzuwandeln.

Mithilfe des SCR-Skripts von makuroku können Sie eine Schleife erstellen, die denselben Vorgang wiederholt, bis die Daten vollständig sind, oder Zellwerte in Variablen einlesen und bedingte Verzweigungen hinzufügen, z. B. „Führen Sie einen anderen Prozess aus, wenn die Gesamtmenge einen bestimmten Betrag überschreitet.“ Darüber hinaus besteht keine Notwendigkeit, plötzlich ein Skript von Grund auf neu zu schreiben. Sie können damit beginnen, Ihre Vorgänge aufzuzeichnen, sie in ein bearbeitbares Skript umzuwandeln und dann nur die Teile zu ändern, die eine Wiederholung oder Bedingungen erfordern. Damit können Sie Ihre Programmierkenntnisse schrittweise verbessern, auch wenn Sie keine Programmiererfahrung haben.

Arbeiten, die mehrere Apps umfassen, können ebenfalls automatisiert werden.

In der Praxis gibt es überraschend wenige Aufgaben, die allein mit Excel erledigt werden können und oft die Zusammenarbeit mit anderen Anwendungen erfordern. Zahlen aus einem Kernsystem kopieren und in Excel einfügen, Excel-Aggregationsergebnisse als E-Mail-Anhänge versenden, als PDF exportieren und in einem freigegebenen Ordner speichern – all diese „appsübergreifenden Arbeiten“ können mithilfe von Makroaufzeichnungstools vollständig automatisiert werden.

Makros werden nicht nur innerhalb einer bestimmten App ausgeführt, sondern zeichnen Vorgänge auf dem gesamten Bildschirm auf, sodass eine Reihe von Abläufen, die mehrere Apps wie Excel, Browser, E-Mail-Software und Explorer umfassen, in einem einzigen Makro zusammengefasst werden können. Dies ist ein großer Vorteil gegenüber VBA, das nur innerhalb von Excel funktioniert. Bei Querschnittsaufgaben wie dem „Zusammenstellen von Daten in Excel und der Übermittlung der Ergebnisse an Slack“ zeigt die datensatzbasierte Automatisierung ihr wahres Potenzial.

Automatisierung, die noch nicht einmal mit der geplanten Ausführung beginnt

Die ultimative Form der Automatisierung besteht darin, die Notwendigkeit zu beseitigen, die Wiedergabetaste überhaupt zu drücken. Mithilfe der Zeitplanfunktion von makuroku können Sie das Zusammenfassungsmakro von Excel so einstellen, dass es „jeden Morgen automatisch um 8:00 Uhr ausgeführt wird“. Wenn Sie sich an die Arbeit machen und Ihren Laptop öffnen, ist der Bericht bereits fertig – das ist der entscheidende Unterschied zwischen einer einfachen „zeitsparenden Abkürzung“ und einem „selbstgesteuerten Geschäftsprozess“.

Vorteile der Wahl des Makroaufzeichnungstyps anstelle von VBA

VBA ist der Standard, wenn es um die Automatisierung von Excel geht, aber die Wahl eines Makroaufzeichnungstools bietet klare Vorteile. Erstens fallen fast keine Lernkosten an. Mit VBA müssen Sie Konzepte wie Variablen, Objekte und Methoden verstehen, aber mit dem Datensatztyp müssen Sie „die üblichen Vorgänge nur einmal ausführen“. Zweitens können Sie Vorgänge außerhalb von Excel auf einmal automatisieren. VBA funktioniert grundsätzlich nur innerhalb von Excel, aber Aufzeichnungstools können eine Reihe von Prozessen vereinheitlichen, die sich über andere Anwendungen wie Browser und E-Mail-Software erstrecken.

Drittens können wir nicht übersehen, dass es in jeder Umgebung verwendet werden kann. Für VBA sind möglicherweise Einstellungen erforderlich, um Makros zu aktivieren, oder die Ausführung kann durch Sicherheitsrichtlinien eingeschränkt sein. Aufzeichnungstools laufen als eigenständige Apps, sind also weniger anfällig für diese Einschränkungen und können mit dem gleichen Gefühl in mehreren Excel-Versionen und anderen Apps verwendet werden. Natürlich hat VBA seine Stärken, aber der Aufzeichnungstyp erfüllt direkter den Bedarf, „eine ganze Reihe von Aufgaben, einschließlich Excel, zu automatisieren, ohne Code schreiben zu müssen“.

Häufige Beispiele für Fehler bei der Excel-Automatisierung in der Praxis

Seien Sie sich häufiger Fehler bei der Excel-Automatisierung bewusst, damit Sie dieselben Fallstricke vermeiden können. Der häufigste Fall ist, dass das Makro aufgrund einer Fehlausrichtung von Zeilen oder Spalten abbricht. Wenn es am Vortag 10 Datenzeilen und heute 15 Zeilen gab, kann es sein, dass ein Makro, das einen festen Bereich annimmt, die überlaufenden Zeilen nicht verarbeitet oder sogar leere Zeilen verarbeitet. Dies kann verhindert werden, indem Schleifen und Variablen verwendet werden, um „so lange zu wiederholen, wie Daten vorhanden sind“.

Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, anzunehmen, dass eine andere Arbeitsmappe oder ein anderes Blatt geöffnet ist. Wenn Sie ein Makro basierend auf einer Arbeitsmappe erstellen, die zum Zeitpunkt der Aufzeichnung geöffnet ist, schlägt die Wiedergabe fehl, wenn diese Arbeitsmappe geschlossen wird. Die Lösung besteht darin, den Schritt „Zielarbeitsmappe öffnen“ am Anfang des Makros aufzuzeichnen. Wenn Sie es so einrichten, dass es immer im gleichen Ausgangszustand startet, läuft es stabil, egal wann Sie es ausführen. „Fangen Sie ganz neu an“ – das ist das Grundprinzip, das die Excel-Automatisierung gewährleistet.

Denken in spezifischen Automatisierungsszenarien

Mit nur einer abstrakten Erklärung ist es schwer vorstellbar, also denken wir mal anhand eines konkreten Szenarios darüber nach. Es gibt zum Beispiel einen Job namens „Umsätze jeden Morgen zusammenfassen“. Sich beim Kernsystem anmelden, die Verkaufsdaten des Vortages anzeigen, sie kopieren und in Excel einfügen, sie in einer Pivot-Tabelle zusammenfassen, einen Bericht in einem festen Format erstellen und ihn per E-Mail an Ihren Chef senden – diese Schrittfolge ist eine typische Routineaufgabe, die mehrere Apps umfasst.

Wenn Sie diese Aufgabe automatisieren möchten, zeichnen Sie zunächst eine Reihe von Vorgängen auf und erstellen Sie ein Framework. Als nächstes verwenden Sie eine Schleife, um den Aggregationsteil neu zu schreiben, wobei sich die Anzahl der Daten von Tag zu Tag ändert, sodass „so lange verarbeitet wird, wie Daten vorhanden sind“. In Bereichen, in denen das Laden des Kernsystems lange dauert, verwenden Sie WAIT_IMAGE für die Bilderkennung, um den Prozess zu stabilisieren, indem Sie „auf den Abschluss der Anzeige warten, bevor Sie fortfahren“. Und schließlich registrieren Sie diese Automatisierung im Zeitplan auf „Jeden Morgen um 8 Uhr ausführen“, und schon sind Sie fertig.

Wenn Sie bei der Arbeit ankommen und Ihren PC öffnen, ist der Bericht bereits fertig und wurde gesendet. Dies ist das Ziel der Automatisierung, die Aufzeichnung, Skripterstellung, Bilderkennung und Zeitplanung kombiniert. Der Trick besteht nicht darin, zu versuchen, alles auf einmal zu erstellen, sondern mit einer einfachen Version zu beginnen, die nur aufzeichnet, und sie im Laufe der Zeit schrittweise zu verbessern. Die Einstellung, „zuerst etwas zu schaffen und zu fördern, das funktioniert“, ist eine Abkürzung zur kontinuierlichen Automatisierung selbst scheinbar komplexer Aufgaben.

Diese Szenarien können auf alle Arten von Jobs angewendet werden, einschließlich Buchhaltung, allgemeine Angelegenheiten, Vertriebsbüroarbeit und Dateneingabe. Wenn Sie bei Ihren morgendlichen und wöchentlichen Routineaufgaben aufschreiben, „welche Apps Sie in welcher Reihenfolge verwenden“, werden Sie überraschend viel Raum für Automatisierung finden. Wenn Sie damit beginnen, eine Reihe von Schritten auf Papier aufzuschreiben, erscheint ganz natürlich der Entwurf für die Automatisierung.

Excel-Funktionen und Funktionen mit Makros kombinieren

Der Trick zur effizienten Automatisierung von Excel besteht darin, die Rollen richtig zwischen „Excel-eigenen Funktionen“ und „Makroaufzeichnung“ aufzuteilen. Das Berechnen und Aggregieren von Daten ist die Aufgabe von Standard-Excel-Funktionen wie Funktionen, Pivot-Tabellen und Power Queries. Wenn Sie diese verwenden, können Sie komplexe Berechnungen allein durch das Schreiben von Formeln durchführen. Die Makroaufzeichnung ist für den „praktischen Teil“ davor und danach verantwortlich: Vorgänge wie das Importieren von Daten, das Wechseln zwischen Blättern, das Anwenden von Formatierungen, das Speichern und Exportieren.

Beispielsweise kann die Berechnungslogik mithilfe von Excel-Funktionen zusammengestellt werden und der Ablauf von Vorgängen wie „Einfügen der Daten, Kopieren der Berechnungsergebnisse und Übertragen und Speichern in ein Berichtsblatt“ kann mithilfe von Makros automatisiert werden. Auf diese Weise können Sie eine effiziente und leicht zu wartende Automatisierung schaffen, die die Stärken jedes Unternehmens nutzt. Anstatt zu versuchen, alles mit Makros und roher Gewalt zu lösen, und die Teile, die überlassen werden können, den Standardfunktionen von Excel zu überlassen – diese Idee macht die Excel-Automatisierung noch intelligenter.

Messung der Wirksamkeit der Automatisierung

Eine wirksame Möglichkeit, die Motivation zur Fortsetzung der Automatisierung aufrechtzuerhalten, besteht darin, ihre Auswirkungen zu visualisieren. Die Methode ist einfach: Vergleichen Sie einfach die Arbeitszeit vor der Automatisierung mit der Zeit nach der Automatisierung. Nehmen wir zum Beispiel an, dass die Aggregation, die früher jeden Morgen 10 Minuten dauerte, durch Automatisierung jetzt 30 Sekunden dauert. Dies spart 9,5 Minuten pro Tag, ca. 3 Stunden an 20 Werktagen pro Monat und 38 Stunden pro Jahr. Wenn Sie sich die Zahlen ansehen, können Sie das Ausmaß des Effekts erkennen.

Der Return on Investment der Automatisierung ist offensichtlich, wenn man bedenkt, dass die eingesparte Zeit für wertvollere Arbeit genutzt werden kann. Darüber hinaus wird dieser Effekt, sobald Sie ihn erzeugt haben, jeden Tag zunehmen. Selbst wenn die Aufnahme beim ersten Mal 10 Minuten dauert, wird sich Ihre Investition schnell amortisieren, wenn Sie den Vorgang hunderte Male im Jahr wiederholen. Die Abkürzung zur Maximierung des Zeitgewinns besteht darin, Aufgaben beginnend mit den häufigsten Aufgaben zu automatisieren, und unterschätzen Sie nicht die Tatsache, dass sie nur wenige Minuten dauern.

Teilen Sie die Excel-Automatisierung mit Ihrem Team

Wenn Sie die Auswirkungen der Automatisierung Ihrer Excel-Arbeit erkennen, sollten Sie darüber nachdenken, das System mit Ihrem Team zu teilen. Wenn Sie mehrere Kollegen haben, die ähnliche Aggregationsarbeiten durchführen, kann die einfache Freigabe des von Ihnen erstellten Makros die Arbeitszeit für das gesamte Team sofort verkürzen. Viele Tools verfügen über eine Funktion, um die erstellte Automatisierung zu exportieren und auf einem anderen PC auszulesen, sodass es nicht schwierig ist, Know-how lateral zu verbreiten.

Beim Teilen ist es eine gute Idee, Ihrem Makro einen aussagekräftigen Namen und eine einfache Erklärung seiner Verwendung zu geben. Wenn Sie dem Empfänger mitteilen, welches Buch Sie öffnen möchten und welche Voraussetzungen dafür erforderlich sind, kann er reibungslos mit der Nutzung beginnen. Die Ideen einer Person werden zur Standardvorgehensweise für das gesamte Team – das kann mit der Excel-Automatisierung realistischerweise passieren.

Achten Sie jedoch beim Teilen auf die Vertraulichkeit der von Ihnen verarbeiteten Daten. Es ist wichtig zu prüfen, dass das Makro selbst keine vertraulichen Informationen enthält und der Empfänger geeignet ist. Wenn Sie sich für ein Tool entscheiden, das so konzipiert ist, dass die aufgezeichneten Daten lokal auf dem Gerät gespeichert und nicht nach außen gesendet werden, können Sie diese Informationen bedenkenlos weitergeben.

Die Excel-Automatisierung kann nicht nur die Effizienz einzelner Personen verbessern, sondern auch die Produktivität ganzer Teams und Abteilungen steigern. Automatisieren Sie zunächst Ihre eigenen Aufgaben, überprüfen Sie die Wirksamkeit und verbreiten Sie sie dann schrittweise auf Ihre Mitmenschen. Dieser schrittweise Ansatz bietet einen natürlichen und stetigen Weg zur Verbesserung der Arbeitsweise Ihrer gesamten Organisation.

Punkte, die Sie vor der Automatisierung beachten sollten

Die Excel-Automatisierung ist praktisch, es gibt jedoch einige Punkte, die Sie beachten sollten. Zunächst ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Blattstruktur während der Aufnahme und Wiedergabe dieselbe ist, damit sich die Zielzellen und -bereiche des Einfügens nicht verschieben. Wenn Spalten eingefügt oder Zeilen neu angeordnet werden, wirken sich auf festen Koordinaten basierende Makros auf unbeabsichtigte Zellen aus. Um dieses Problem zu umgehen, führt die Verwendung benannter Bereiche oder der Sprungfunktion (Strg+G) zur Stabilisierung der Position zu einer robusteren Automatisierung.

Vergessen Sie außerdem nicht, dass die Automatisierung „schnell, genau und immer wieder“ ausgeführt wird. Wenn Sie fehlerhafte Aggregationsverfahren in ihrer jetzigen Form automatisieren, werden Sie mit hoher Geschwindigkeit massenhaft falsche Ergebnisse produzieren. Testen Sie es zunächst anhand einer kleinen Datenmenge und stellen Sie sicher, dass die Ergebnisse korrekt sind, bevor Sie es auf Ihre Produktionsdaten anwenden. Mit makuroku können Sie unter Windows kostenlos Aufnahme, Skripterstellung und geplante Ausführung in einer App ausprobieren. Beginnen Sie damit, jeden Morgen eine Ihrer mühsamsten Excel-Aufgaben zu automatisieren.