Hoe repetitieve taken in Excel te automatiseren zonder VBA

Excel is een van de apps waarin repetitieve taken zich het meest ophopen. Het plakken en aggregeren van de cijfers van gisteren, elke keer een vast formaat toepassen en elke ochtend een rapport met hetzelfde formaat schrijven: elk van deze taken kan een paar minuten duren, maar als ze elke dag worden opgeteld, kan het een aanzienlijke hoeveelheid tijd opleveren. "VBA" is een standaardmanier om deze taken te automatiseren, maar VBA vereist het leren programmeren in Excel, wat een grote hindernis is voor beginners.

VBA is echter niet vereist om repetitieve Excel-taken te automatiseren. Als u een automatiseringstool voor "macro-opnamen" gebruikt die de bewerkingen zelf opneemt en afspeelt, kunt u de stappen die u normaal doet, automatiseren, zelfs als u geen programmeerkennis heeft. In dit artikel leggen we de specifieke stappen uit om Excel-werk te automatiseren zonder VBA aan te raken, en praktische tips die in de praktijk van pas zullen komen.

Neem eerst de "gebruikelijke procedure" slechts één keer op.

De eerste stap naar automatisering is het vastleggen van het werk dat u gewoonlijk doet in Excel door het slechts één keer met de hand te doen. Als u bijvoorbeeld elke ochtend de omzet wilt berekenen, opent u de werkmap, selecteert u het doelbereik, kopieert u, schakelt u over naar het berekeningsblad, plakt u, formatteert u en slaat u deze op zoals gewoonlijk op, terwijl de opname is ingeschakeld. Al uw toetsaanslagen en klikken worden als opeenvolgende stappen geregistreerd.

Zodra de opname is voltooid, drukt u gewoon op de afspeelknop en exact dezelfde taak wordt automatisch uitgevoerd. De aggregatie, die gisteren 5 minuten duurde, kan nu met slechts één toets in een paar seconden worden voltooid. Het punt is dat je niet aan iets ingewikkelds hoeft te denken en het gewoon één keer hoeft te doen, zoals gewoonlijk. Bewerkingen met behulp van sneltoetsen (Ctrl+C, Ctrl+V, enz.) worden ook vastgelegd, zodat u uw gebruikelijke bedieningsstijl niet hoeft te wijzigen.

Wat te doen als de hoeveelheid en inhoud van gegevens veranderen

Het probleem met eenvoudig opnemen en afspelen is wanneer de hoeveelheid gegevens elke keer verandert. Als het aantal te verwerken rijen afhankelijk van de dag 10 of 100 bedraagt, kan dit niet alleen met vaste procedures worden afgehandeld. Dit is waar de mogelijkheid om opgenomen macro's om te zetten in "scripts" van pas komt.

Door het SCR-script van makuroku te gebruiken, kun je een lus maken die hetzelfde proces herhaalt totdat de gegevens compleet zijn, of celwaarden in variabelen lezen en voorwaardelijke vertakkingen toevoegen, zoals ``voer een ander proces uit als het totaal een bepaald bedrag overschrijdt.'' Bovendien is het niet nodig om plotseling een script helemaal opnieuw te schrijven. U kunt beginnen door uw bewerkingen op te nemen, deze om te zetten in een bewerkbaar script en vervolgens alleen de delen aan te passen die herhaling of voorwaarden vereisen. Hiermee kunt u, zelfs als u geen programmeerervaring heeft, geleidelijk uw programmeervaardigheden verbeteren.

Werk dat meerdere apps omvat, kan ook worden geautomatiseerd.

In de praktijk zijn er verrassend weinig taken die alleen met Excel kunnen worden uitgevoerd en die vaak samenwerking met andere applicaties vereisen. Nummers kopiëren uit een kernsysteem en deze in Excel plakken, Excel-aggregatieresultaten verzenden als e-mailbijlagen, ze exporteren naar PDF en ze opslaan in een gedeelde map: al deze "werken die apps overlappen" kunnen volledig worden geautomatiseerd met behulp van macro-opnametools.

Macro's worden niet alleen binnen een specifieke app uitgevoerd, maar registreren bewerkingen op het hele scherm, zodat een reeks stromen die meerdere apps omvatten, zoals Excel, browsers, e-mailsoftware en Explorer, in één enkele macro kunnen worden omgezet. Dit is een groot voordeel ten opzichte van VBA, dat alleen binnen Excel werkt. Cross-sectionele taken zoals het verzamelen van gegevens in Excel en het doorgeven van de resultaten aan Slack zijn waar op records gebaseerde automatisering zijn ware potentieel laat zien.

Automatisering die niet eens begint met geplande uitvoering

De ultieme vorm van automatisering is het elimineren van de noodzaak om zelfs maar op de afspeelknop te drukken. Door de planningsfunctie van makuroku te gebruiken, kunt u de samenvattingsmacro van Excel zo instellen dat deze 'elke ochtend automatisch om 8.00 uur wordt uitgevoerd'. Tegen de tijd dat u aan het werk gaat en uw laptop opent, is het rapport al voltooid. Dit is het cruciale verschil tussen een eenvoudige 'tijdbesparende snelkoppeling' en een 'zelfgestuurd bedrijfsproces'.

Voordelen van het kiezen van het macro-opnametype in plaats van VBA

VBA is de standaard als het gaat om het automatiseren van Excel, maar er zitten duidelijke voordelen aan het kiezen van een macro-opnametool. Ten eerste zijn er vrijwel geen leerkosten. Met VBA moet u concepten als variabelen, objecten en methoden begrijpen, maar met recordtype hoeft u de gebruikelijke bewerkingen slechts één keer uit te voeren. Ten tweede kunt u bewerkingen buiten Excel in één keer automatiseren. VBA werkt in principe alleen binnen Excel, maar opnametools kunnen een reeks processen verenigen die andere toepassingen omvatten, zoals browsers en e-mailsoftware.

Ten derde kunnen we niet over het hoofd zien dat het in elke omgeving kan worden gebruikt. VBA vereist mogelijk instellingen om macro's in te schakelen, of de uitvoering kan worden beperkt door beveiligingsbeleid. Opnametools draaien als onafhankelijke apps, zijn dus minder gevoelig voor deze beperkingen en kunnen met hetzelfde gevoel in meerdere Excel-versies en andere apps worden gebruikt. Natuurlijk heeft VBA zijn sterke punten, maar het opnametype komt directer tegemoet aan de behoefte aan 'het automatiseren van een hele reeks taken, inclusief Excel, zonder code te schrijven.'

Veelvoorkomende voorbeelden van Excel-automatiseringsfouten in de praktijk

Houd rekening met veelvoorkomende Excel-automatiseringsfouten, zodat u dezelfde valkuilen kunt vermijden. Het meest voorkomende geval is dat de macro kapot gaat als gevolg van een verkeerde uitlijning van rijen of kolommen. Als er de dag ervoor tien rijen met gegevens waren en vandaag vijftien rijen, kan een macro die uitgaat van een vast bereik de overlopende rijen mogelijk niet verwerken of zelfs lege rijen verwerken. Dit kan worden voorkomen door lussen en variabelen te gebruiken die "herhalen zolang er gegevens zijn".

Een andere veel voorkomende fout is om aan te nemen dat er een andere werkmap of werkblad geopend is. Als u een macro maakt op basis van een werkmap die open is op het moment van opnemen, mislukt deze tijdens het afspelen wanneer die werkmap wordt gesloten. De oplossing is om de stap "Doelwerkmap openen" aan het begin van de macro vast te leggen. Als u ervoor zorgt dat het altijd vanuit dezelfde beginstatus begint, zal het stabiel werken, ongeacht wanneer u het uitvoert. “Begin met een schone lei”: dit is het basisprincipe dat zorgt voor Excel-automatisering.

Denken in specifieke automatiseringsscenario's

Het is moeilijk voor te stellen met slechts een abstracte uitleg, dus laten we erover nadenken met behulp van een concreet scenario. Er is bijvoorbeeld een taak die 'elke ochtend de omzet samenvatten' heet. Inloggen op het kernsysteem, de verkoopgegevens van de vorige dag weergeven, deze in Excel kopiëren en plakken, deze in een draaitabel samenvoegen, een rapport in een vast formaat maken en dit naar uw baas e-mailen: deze reeks stappen is een typische routinetaak die meerdere apps omvat.

Als u deze taak wilt automatiseren, registreer dan eerst een reeks bewerkingen en creëer een raamwerk. Gebruik vervolgens een lus om het aggregatiegedeelte te herschrijven waar het aantal gegevens van dag tot dag verandert, zodat het "verwerkt zolang er gegevens zijn". In gebieden waar het laden van het kernsysteem lang duurt, kunt u WAIT_IMAGE gebruiken voor beeldherkenning om het proces te stabiliseren door `` te wachten tot de weergave is voltooid voordat u verdergaat.'' En ten slotte registreert u deze automatisering in de planning op ``Elke ochtend om 8 uur draaien'' en u bent klaar.

Wanneer u op uw werk aankomt en uw pc opent, is het rapport al voltooid en verzonden. Dit is het doel van automatisering die opname, scripting, beeldherkenning en planning combineert. De truc is om niet te proberen alles in één keer te maken, maar om te beginnen met een eenvoudige versie die alleen maar opneemt, en deze geleidelijk te verbeteren terwijl je beweegt. De houding van ‘iets creëren en koesteren dat eerst werkt’ is een kortere weg naar het gestaag automatiseren van zelfs ogenschijnlijk complexe taken.

Deze scenario's kunnen worden toegepast op alle soorten banen, inclusief boekhouding, algemene zaken, werk op een verkoopkantoor en gegevensinvoer. Als je opschrijft ‘welke apps je gebruikt en in welke volgorde’ in je ochtend- en wekelijkse routinetaken, zul je verrassend veel ruimte voor automatisering ontdekken. Als je begint met het uitschrijven van een reeks stappen op papier, ontstaat vanzelf de blauwdruk voor automatisering.

Excel-functies en functies combineren met macro's

De truc om Excel efficiënt te automatiseren is om de rollen goed te verdelen tussen "Excel's eigen functies" en "macro-opname". Het berekenen en aggregeren van gegevens is waar standaard Excel-functies zoals functies, draaitabellen en powerquery's goed in zijn. Als u deze gebruikt, kunt u complexe berekeningen voltooien door simpelweg formules te schrijven. Macro-opname is verantwoordelijk voor het "hands-on" gedeelte ervoor en erna: handelingen zoals het importeren van gegevens, het verplaatsen tussen bladen, het toepassen van opmaak, het opslaan en exporteren.

De berekeningslogica kan bijvoorbeeld worden samengesteld met behulp van Excel-functies, en de stroom van bewerkingen zoals ``de gegevens plakken, de berekeningsresultaten kopiëren en ze overdragen en opslaan op een rapportblad'' kan worden geautomatiseerd met behulp van macro's. Op deze manier kunt u efficiënte en eenvoudig te onderhouden automatisering creëren die de sterke punten van elk bedrijf benut. In plaats van te proberen alles op te lossen met behulp van macro's en brute kracht, en de onderdelen die kunnen worden overgelaten aan de standaardfuncties van Excel over te laten, maakt dit idee Excel-automatisering nog slimmer.

Meten van de effectiviteit van automatisering

Een effectieve manier om de motivatie om door te gaan met automatiseren vast te houden, is door de effecten ervan te visualiseren. De methode is eenvoudig: vergelijk gewoon de werktijd vóór automatisering met de tijd na automatisering. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat de aggregatie die vroeger elke ochtend 10 minuten duurde, nu door automatisering 30 seconden duurt. Dit bespaart 9,5 minuten per dag, ongeveer 3 uur verdeeld over 20 werkdagen per maand en 38 uur per jaar. Als je naar de cijfers kijkt, besef je de omvang van het effect.

Het rendement op de investering van automatisering ligt voor de hand als je bedenkt dat de bespaarde tijd kan worden gebruikt voor waardevoller werk. Bovendien, als je dit effect eenmaal hebt gecreëerd, zal het zich elke dag ophopen. Ook al duurt het de eerste keer tien minuten om op te nemen, als u het proces honderden keren per jaar herhaalt, verdient u uw investering snel terug. De snelste manier om de tijdwinst te maximaliseren is door taken te automatiseren, te beginnen met de meest voorkomende, en onderschat niet het feit dat ze maar een paar minuten duren.

Deel Excel-automatisering met uw team

Zodra u zich de effecten van het automatiseren van uw Excel-werk realiseert, kunt u overwegen het systeem met uw team te delen. Als u meerdere collega's hebt die soortgelijk aggregatiewerk doen, kunt u door simpelweg de macro te delen die u hebt gemaakt, de werktijd voor het hele team onmiddellijk verkorten. Veel tools hebben een functie om de gemaakte automatisering te exporteren en op een andere pc te lezen, dus het is niet moeilijk om kennis lateraal te verspreiden.

Bij het delen is het een goed idee om uw macro een beschrijvende naam te geven en een eenvoudige uitleg over hoe u deze kunt gebruiken. Als je de ontvanger vertelt welk boek je wilt openen en welke voorwaarden eraan verbonden zijn, kan hij of zij het probleemloos gaan gebruiken. De ideeën van één persoon worden de standaardmanier van handelen voor het hele team - dit kan realistisch gezien gebeuren met Excel-automatisering.

Wees echter bij het delen voorzichtig met de vertrouwelijkheid van de gegevens die u verwerkt. Het is belangrijk om te controleren of de macro zelf geen gevoelige informatie bevat en of de ontvanger geschikt is. Als u een tool kiest die zo is ontworpen dat de opgenomen gegevens lokaal op het apparaat worden opgeslagen en niet extern worden verzonden, kunt u deze informatie met een gerust hart delen.

Excel-automatisering heeft de kracht om niet alleen de efficiëntie van individuen te verbeteren, maar ook de productiviteit van hele teams en afdelingen te verhogen. Automatiseer eerst uw eigen taken, controleer de effectiviteit en verspreid deze vervolgens geleidelijk aan de mensen om u heen. Deze stapsgewijze aanpak biedt een natuurlijk en stabiel pad naar het verbeteren van de manier waarop uw hele organisatie werkt.

Punten waarmee u rekening moet houden voordat u gaat automatiseren

Excel-automatisering is handig, maar er zijn enkele punten waar u op moet letten. Ten eerste is het belangrijk ervoor te zorgen dat de bladstructuur tijdens het opnemen en afspelen hetzelfde is, zodat de doelcellen en -bereiken voor het plakken niet verschuiven. Als kolommen worden ingevoegd of rijen opnieuw worden gerangschikt, werken macro's op basis van vaste coördinaten op onbedoelde cellen. Als tijdelijke oplossing zal het gebruik van benoemde bereiken of de sprongfunctie (Ctrl+G) om de positie te stabiliseren resulteren in een robuustere automatisering.

Vergeet ook niet dat automatisering "snel, nauwkeurig en keer op keer" wordt uitgevoerd. Als u onjuiste aggregatieprocedures automatiseert, zult u met hoge snelheid massaal onjuiste resultaten produceren. Test het eerst op een kleine hoeveelheid gegevens en zorg ervoor dat de resultaten correct zijn voordat u het op uw productiegegevens toepast. Met makuroku kun je gratis proberen opnemen, scripten en geplande uitvoering in één app op Windows. Begin elke ochtend met het automatiseren van een van uw meest vervelende Excel-taken.