Jak zautomatyzować powtarzalne zadania w Excelu bez VBA

Excel to jedna z aplikacji, w której gromadzi się najwięcej powtarzalnych zadań. Wklejanie i agregowanie wczorajszych liczb, każdorazowe stosowanie ustalonego formatu i pisanie raportu w tym samym formacie każdego ranka – każde z tych zadań może zająć kilka minut, ale jeśli jest dodawane codziennie, może to zająć znaczną ilość czasu. „VBA” to standardowy sposób automatyzacji tych zadań, ale VBA wymaga nauki programowania w Excelu, co stanowi dużą przeszkodę dla początkujących.

VBA nie jest jednak wymagany do automatyzacji powtarzalnych zadań Excela. Jeśli używasz narzędzia do automatyzacji „nagrywania makr”, które rejestruje i odtwarza same operacje, możesz zautomatyzować zwykle wykonywane czynności, nawet jeśli nie masz wiedzy programistycznej. W tym artykule wyjaśnimy konkretne kroki, aby zautomatyzować pracę w Excelu bez dotykania VBA, oraz praktyczne wskazówki, które przydadzą się w praktyce.

Najpierw zapisz „zwykłą procedurę” tylko raz.

Pierwszym krokiem do automatyzacji jest zapisanie w Excelu pracy, którą zwykle wykonujesz, wykonując ją tylko raz, ręcznie. Przykładowo, jeśli chcesz codziennie rano policzyć sprzedaż, otwórz skoroszyt, wybierz zakres docelowy, skopiuj, przejdź do arkusza kalkulacyjnego, wklej, sformatuj i zapisz jak zwykle, z włączonym nagrywaniem. Wszystkie naciśnięcia klawiszy i kliknięcia są rejestrowane w sekwencji.

Po zakończeniu nagrywania wystarczy nacisnąć przycisk odtwarzania, a dokładnie to samo zadanie zostanie wykonane automatycznie. Agregację, która wczoraj zajmowała 5 minut, można teraz wykonać w ciągu kilku sekund za pomocą tylko jednego klawisza. Rzecz w tym, że nie musisz myśleć o niczym skomplikowanym i po prostu zrobić to raz, jak zwykle. Operacje wykonywane przy użyciu klawiszy skrótu (Ctrl+C, Ctrl+V itp.) są również rejestrowane, więc nie ma potrzeby zmiany zwykłego stylu obsługi.

Co zrobić w przypadku zmiany ilości i treści danych

Problem z prostym nagrywaniem i odtwarzaniem polega na tym, że za każdym razem zmienia się ilość danych. Jeśli liczba wierszy do przetworzenia wynosi 10 lub 100 w zależności od dnia, nie można tego obsłużyć za pomocą samych ustalonych procedur. Tutaj przydaje się możliwość przekształcenia nagranych makr w „skrypty”.

Korzystając ze skryptu SCR makuroku, możesz utworzyć pętlę, która będzie powtarzać ten sam proces aż do uzupełnienia danych, lub wczytać wartości komórek do zmiennych i dodać rozgałęzienia warunkowe, takie jak „wykonaj inny proces, jeśli suma przekroczy określoną kwotę”. Co więcej, nie ma potrzeby nagłego pisania skryptu od zera. Możesz zacząć od nagrania swoich operacji, przekształcenia ich w edytowalny skrypt, a następnie zmodyfikowania tylko tych części, które wymagają powtórzeń lub warunków. Dzięki temu, nawet jeśli nie masz doświadczenia w programowaniu, możesz stopniowo doskonalić swoje umiejętności programowania.

Praca obejmująca wiele aplikacji może również zostać zautomatyzowana.

W praktyce zaskakująco niewiele jest zadań, które można wykonać przy pomocy samego Excela i często wymagają one współpracy z innymi aplikacjami. Kopiowanie liczb z systemu podstawowego i wklejanie ich do programu Excel, wysyłanie wyników agregacji w programie Excel jako załączniki do wiadomości e-mail, eksportowanie ich do pliku PDF i zapisywanie w udostępnionym folderze — wszystkie te „prace między aplikacjami” można całkowicie zautomatyzować za pomocą narzędzi do rejestrowania makr.

Makra nie działają tylko w ramach określonej aplikacji, ale rejestrują operacje na całym ekranie, więc serię przepływów obejmujących wiele aplikacji, takich jak Excel, przeglądarki, oprogramowanie pocztowe i Eksplorator, można przekształcić w jedno makro. Jest to duża przewaga nad VBA, który działa tylko w Excelu. Zadania przekrojowe, takie jak „kompilowanie danych w Excelu i powiadamianie o wynikach do Slacka”, są tam, gdzie automatyzacja oparta na rekordach pokazuje swój prawdziwy potencjał.

Automatyzacja, która nawet nie rozpoczyna się od zaplanowanego wykonania

Najwyższą formą automatyzacji jest wyeliminowanie konieczności wciskania przycisku odtwarzania. Korzystając z funkcji harmonogramu makuroku, możesz ustawić makro podsumowujące programu Excel tak, aby było „automatycznie uruchamiane o 8:00 każdego ranka”. Zanim przystąpisz do pracy i otworzysz laptopa, raport będzie już gotowy — na tym polega zasadnicza różnica między prostym „skrótem oszczędzającym czas” a „samodzielnym procesem biznesowym”.

Zalety wyboru typu nagrywania makr zamiast VBA

VBA to standard, jeśli chodzi o automatyzację programu Excel, ale wybór narzędzia do rejestracji makr ma wyraźne zalety. Po pierwsze, nauka nie wiąże się prawie z żadnymi kosztami. W języku VBA musisz rozumieć takie pojęcia, jak zmienne, obiekty i metody, ale w przypadku typu rekordu wystarczy „raz wykonać zwykłe operacje”. Po drugie, możesz zautomatyzować wszystkie operacje poza Excelem na raz. VBA zasadniczo działa tylko w programie Excel, ale narzędzia do rejestrowania mogą ujednolicić szereg procesów obejmujących inne aplikacje, takie jak przeglądarki i oprogramowanie pocztowe.

Po trzecie nie możemy przeoczyć faktu, że można go zastosować w każdym środowisku. VBA może wymagać ustawień w celu włączenia makr lub wykonanie może być ograniczone przez zasady bezpieczeństwa. Narzędzia do nagrywania działają jako niezależne aplikacje, więc są mniej podatne na te ograniczenia i można ich używać z takimi samymi efektami w wielu wersjach programu Excel i innych aplikacjach. Oczywiście VBA ma swoje mocne strony, ale typ nagrywania bardziej bezpośrednio odpowiada potrzebie „automatyzacji całej serii zadań, w tym Excela, bez pisania żadnego kodu”.

Typowe przykłady błędów automatyzacji Excela w praktyce

Uważaj na typowe błędy automatyzacji Excela, aby uniknąć tych samych pułapek. Najczęstszym przypadkiem jest awaria makra z powodu nieprawidłowego wyrównania wierszy lub kolumn. Jeśli dzień wcześniej było 10 wierszy danych, a dzisiaj 15 wierszy, makro zakładające stały zakres może nie przetworzyć przepełnionych wierszy lub nawet przetworzyć puste wiersze. Można temu zapobiec, używając pętli i zmiennych do „powtarzania, dopóki istnieją dane”.

Innym częstym błędem jest założenie, że otwarty jest inny skoroszyt lub arkusz. Jeśli utworzysz makro na podstawie skoroszytu, który był otwarty w momencie nagrywania, jego odtwarzanie nie powiedzie się, gdy ten skoroszyt zostanie zamknięty. Rozwiązaniem jest zapisanie kroku „Otwórz docelowy skoroszyt” na początku makra. Jeśli sprawisz, że zawsze będzie zaczynał się od tego samego stanu początkowego, będzie działał stabilnie niezależnie od tego, kiedy go uruchomisz. „Zacznij od czystej karty rekordów” – to podstawowa zasada, która zapewnia automatyzację Excela.

Myślenie w kategoriach konkretnych scenariuszy automatyzacji

Trudno to sobie wyobrazić na podstawie abstrakcyjnego wyjaśnienia, więc zastanówmy się nad tym na podstawie konkretnego scenariusza. Na przykład istnieje zadanie o nazwie „podsumowywanie sprzedaży każdego ranka”. Logowanie do systemu podstawowego, wyświetlanie danych dotyczących sprzedaży z poprzedniego dnia, kopiowanie i wklejanie ich do programu Excel, agregowanie w tabeli przestawnej, tworzenie raportu w ustalonym formacie i wysyłanie go pocztą elektroniczną do szefa – ta seria kroków to typowe rutynowe zadanie obejmujące wiele aplikacji.

Jeśli chcesz zautomatyzować to zadanie, najpierw zapisz serię operacji i utwórz framework. Następnie użyj pętli, aby przepisać część agregacji, w której liczba danych zmienia się z dnia na dzień, tak aby „przetwarzały tak długo, jak istnieją dane”. W obszarach, gdzie ładowanie głównego systemu zajmuje dużo czasu, użyj WAIT_IMAGE do rozpoznawania obrazu, aby ustabilizować proces poprzez „czekanie na zakończenie wyświetlania przed kontynuowaniem”. Na koniec zarejestruj tę automatyzację w harmonogramie jako „Uruchamiaj codziennie o godzinie 8” i gotowe.

Kiedy przychodzisz do pracy i otwierasz komputer, raport jest już gotowy i został wysłany. Taki jest cel automatyzacji, która łączy nagrywanie, tworzenie skryptów, rozpoznawanie obrazu i planowanie. Sztuka nie polega na tym, aby próbować stworzyć wszystko na raz, ale zacząć od prostej wersji, która po prostu nagrywa, i stopniowo ją ulepszać w miarę poruszania się. Postawa „tworzenia i pielęgnowania czegoś, co działa najpierw” jest skrótem do ciągłej automatyzacji nawet pozornie skomplikowanych zadań.

Te scenariusze można zastosować do wszystkich typów stanowisk, w tym do księgowości, spraw ogólnych, pracy w biurze sprzedaży i wprowadzania danych. Jeśli zapiszesz, „ jakich aplikacji używasz i w jakiej kolejności” w swoich porannych i cotygodniowych rutynowych zadaniach, znajdziesz zaskakująco dużo miejsca na automatyzację. Jeśli zaczniesz od spisania serii kroków na papierze, w naturalny sposób pojawi się plan automatyzacji.

Łączenie funkcji Excela i funkcji z makrami

Sztuczka skutecznej automatyzacji Excela polega na właściwym podziale ról pomiędzy „własnymi funkcjami Excela” i „rejestrowaniem makr”. W obliczaniu i agregowaniu danych sprawdzają się standardowe funkcje programu Excel, takie jak funkcje, tabele przestawne i zapytania potęgujące. Jeśli ich użyjesz, możesz wykonywać złożone obliczenia, po prostu pisząc formuły. Nagrywanie makr odpowiada za „część praktyczną” przed i po: operacje takie jak import danych, poruszanie się między arkuszami, stosowanie formatowania, zapisywanie i eksportowanie.

Na przykład logikę obliczeń można złożyć za pomocą funkcji Excela, a przebieg operacji takich jak „wklejenie danych, skopiowanie wyników obliczeń oraz przeniesienie i zapisanie ich w arkuszu raportu” można zautomatyzować za pomocą makr. W ten sposób można stworzyć wydajną i łatwą w utrzymaniu automatyzację, która wykorzystuje mocne strony każdej firmy. Zamiast próbować rozwiązać wszystko za pomocą makr i brutalnej siły, pozostawiając części, które można pozostawić standardowym funkcjom Excela – ten pomysł sprawia, że ​​automatyzacja Excela jest jeszcze mądrzejsza.

Pomiar efektywności automatyzacji

Aby utrzymać motywację do dalszej automatyzacji, skuteczna jest „wizualizacja” jej efektów. Metoda jest prosta, wystarczy porównać czas pracy przed automatyzacją z czasem po automatyzacji. Załóżmy na przykład, że agregacja, która zajmowała codziennie 10 minut każdego ranka, teraz dzięki automatyzacji zajmuje 30 sekund. Oszczędza to 9,5 minuty dziennie, około 3 godzin w ciągu 20 dni roboczych w miesiącu i 38 godzin w roku. Jeśli spojrzysz na liczby, zdasz sobie sprawę ze skali efektu.

Zwrot inwestycji w automatyzację jest oczywisty, jeśli weźmie się pod uwagę, że zaoszczędzony czas można przeznaczyć na bardziej wartościową pracę. Co więcej, gdy już stworzysz ten efekt, będzie on kumulował się każdego dnia. Nawet jeśli nagranie za pierwszym razem zajmie 10 minut, jeśli będziesz powtarzać ten proces setki razy w roku, szybko zwrócisz się po inwestycji. Skrótem do maksymalizacji wartości czasu jest automatyzacja zadań, zaczynając od najczęstszych i nie lekceważ faktu, że zajmują one tylko kilka minut.

Udostępnij automatyzację Excela swojemu zespołowi

Gdy już zrozumiesz efekty automatyzacji pracy w Excelu, rozważ udostępnienie systemu swojemu zespołowi. Jeśli masz wielu współpracowników wykonujących podobne prace agregacyjne, samo udostępnienie utworzonego makra może błyskawicznie skrócić czas pracy całego zespołu. Wiele narzędzi posiada funkcję eksportu stworzonej automatyzacji i odczytania jej na innym komputerze, dzięki czemu nie jest trudno szerzyć know-how w bok.

Podczas udostępniania dobrze jest nadać makro opisową nazwę i proste wyjaśnienie, jak z niego korzystać. Jeśli powiesz odbiorcy, jaką książkę chcesz otworzyć i jakie wymagania należy spełnić, będzie mógł bezproblemowo zacząć z niej korzystać. Pomysły jednej osoby stają się standardowym sposobem działania całego zespołu – to realnie może się zdarzyć dzięki automatyzacji Excela.

Dzieląc się jednak pamiętaj o poufności danych, którymi się posługujesz. Ważne jest, aby sprawdzić, czy samo makro nie zawiera wrażliwych informacji i czy odbiorca jest odpowiedni. Jeśli wybierzesz narzędzie, które zostało zaprojektowane tak, aby zarejestrowane dane były przechowywane lokalnie na urządzeniu, a nie wysyłane na zewnątrz, możesz śmiało udostępniać te informacje.

Automatyzacja Excela ma moc nie tylko poprawiania efektywności poszczególnych osób, ale także zwiększania produktywności całych zespołów i działów. Najpierw zautomatyzuj własne zadania, sprawdź efektywność, a następnie stopniowo rozprzestrzeniaj ją na otoczenie. To podejście krok po kroku zapewnia naturalną i stałą ścieżkę do poprawy sposobu działania całej organizacji.

O czym należy pamiętać przed automatyzacją

Automatyzacja w Excelu jest wygodna, jednak należy pamiętać o kilku kwestiach. Po pierwsze, ważne jest, aby podczas nagrywania i odtwarzania struktura arkusza była taka sama, aby komórki i zakresy docelowe wklejania nie uległy przesunięciu. Jeśli zostaną wstawione kolumny lub zmieniona zostanie kolejność wierszy, makra oparte na stałych współrzędnych będą działać na niezamierzonych komórkach. Jako obejście, użycie nazwanych zakresów lub funkcji skoku (Ctrl+G) w celu ustabilizowania pozycji zapewni bardziej niezawodną automatyzację.

Nie zapominaj również, że automatyzacja jest wykonywana „szybko, dokładnie i wielokrotnie”. Jeśli zautomatyzujesz nieprawidłowe procedury agregacji w obecnej postaci, będziesz masowo generować nieprawidłowe wyniki z dużą szybkością. Najpierw przetestuj go na małej ilości danych i upewnij się, że wyniki są prawidłowe, zanim zastosujesz go do danych produkcyjnych. Dzięki makuroku możesz bezpłatnie wypróbować nagrywanie, tworzenie skryptów i zaplanowane wykonywanie w jednej aplikacji w systemie Windows. Zacznij od automatyzacji jednego z najbardziej żmudnych zadań w Excelu każdego ranka.