Cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại trong Excel mà không cần VBA

Excel là một trong những ứng dụng mà các tác vụ lặp đi lặp lại có xu hướng tích lũy nhiều nhất. Dán và tổng hợp các con số của ngày hôm qua, áp dụng một định dạng cố định mọi lúc và viết báo cáo với cùng một định dạng vào mỗi buổi sáng—mỗi nhiệm vụ này có thể mất vài phút, nhưng nếu cộng lại mỗi ngày, nó có thể cộng lại thành một khoảng thời gian đáng kể. "VBA" là một cách tiêu chuẩn để tự động hóa các tác vụ này, nhưng VBA yêu cầu học lập trình trong Excel, đây là một trở ngại lớn đối với người mới bắt đầu.

Tuy nhiên, VBA không bắt buộc phải tự động hóa các tác vụ Excel lặp đi lặp lại. Nếu bạn sử dụng công cụ tự động hóa "ghi macro" để ghi lại và phát lại các thao tác, bạn có thể tự động hóa các bước bạn thường làm, ngay cả khi bạn không có kiến ​​thức lập trình. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích các bước cụ thể để tự động hóa công việc Excel mà không cần chạm vào VBA và các mẹo thực tế sẽ hữu ích trong thực tế.

Đầu tiên, chỉ ghi lại "quy trình thông thường" một lần.

Bước đầu tiên để tự động hóa là ghi lại công việc bạn thường làm trong Excel bằng cách chỉ thực hiện một lần bằng tay. Ví dụ: nếu bạn muốn tính doanh số bán hàng vào mỗi buổi sáng, hãy mở sổ làm việc, chọn phạm vi mục tiêu, sao chép, chuyển sang bảng tính, dán, định dạng và lưu như bình thường, có bật tính năng ghi. Tất cả các lần nhấn phím và nhấp chuột của bạn đều được ghi lại dưới dạng các bước theo trình tự.

Sau khi quá trình ghi hoàn tất, chỉ cần nhấn nút phát và tác vụ tương tự sẽ được thực hiện tự động. Việc tổng hợp, mất 5 phút ngày hôm qua, giờ đây có thể được hoàn thành trong vài giây chỉ bằng một phím. Vấn đề là bạn không cần phải suy nghĩ về bất cứ điều gì phức tạp và chỉ cần thực hiện một lần như bình thường. Các thao tác sử dụng phím tắt (Ctrl+C, Ctrl+V, v.v.) cũng được ghi lại nên không cần thay đổi kiểu thao tác thông thường của bạn.

Phải làm gì khi số lượng và nội dung dữ liệu thay đổi

Vấn đề với việc ghi và phát lại đơn giản là khi lượng dữ liệu thay đổi mỗi lần. Nếu số lượng hàng cần xử lý là 10 hoặc 100 tùy theo ngày thì không thể xử lý chỉ bằng các quy trình cố định. Đây là lúc khả năng phát triển các macro đã ghi thành "tập lệnh" trở nên hữu ích.

Bằng cách sử dụng tập lệnh SCR của makuroku, bạn có thể tạo một vòng lặp lặp lại cùng một quy trình cho đến khi dữ liệu hoàn tất hoặc đọc các giá trị ô thành các biến và thêm các nhánh có điều kiện như ``thực hiện một quy trình khác nếu tổng số vượt quá một số tiền nhất định.'' Hơn nữa, không cần phải đột ngột viết một tập lệnh từ đầu. Bạn có thể bắt đầu bằng cách ghi lại các thao tác của mình, chuyển đổi chúng thành tập lệnh có thể chỉnh sửa và sau đó chỉ sửa đổi những phần yêu cầu lặp lại hoặc điều kiện. Với điều này, ngay cả khi bạn không có kinh nghiệm lập trình, bạn vẫn có thể dần dần cải thiện kỹ năng lập trình của mình.

Công việc trải rộng trên nhiều ứng dụng cũng có thể được tự động hóa.

Trong thực tế, đáng ngạc nhiên là có rất ít nhiệm vụ có thể được hoàn thành chỉ bằng Excel và thường yêu cầu sự cộng tác với các ứng dụng khác. Sao chép số từ hệ thống cốt lõi và dán chúng vào Excel, gửi kết quả tổng hợp Excel dưới dạng tệp đính kèm email, xuất chúng sang PDF và lưu chúng vào thư mục dùng chung—tất cả những "công việc xuyên ứng dụng" này có thể được tự động hóa hoàn toàn bằng cách sử dụng các công cụ ghi macro.

Macro không chỉ chạy trong một ứng dụng cụ thể mà còn ghi lại các hoạt động trên toàn bộ màn hình, do đó, một loạt các luồng trải rộng trên nhiều ứng dụng như Excel, trình duyệt, phần mềm email và Explorer có thể được tạo thành một macro duy nhất. Đây là một lợi thế lớn so với VBA, vốn chỉ hoạt động trong Excel. Các nhiệm vụ xuyên suốt như ``biên dịch dữ liệu trong Excel và thông báo kết quả cho Slack'' là nơi việc tự động hóa dựa trên bản ghi thể hiện tiềm năng thực sự của nó.

Tự động hóa thậm chí không bắt đầu bằng việc thực thi theo lịch trình

Hình thức tự động hóa tối ưu là loại bỏ nhu cầu nhấn nút phát ngay từ đầu. Bằng cách sử dụng chức năng lên lịch của makuroku, bạn có thể đặt macro tóm tắt của Excel thành "tự động chạy lúc 8 giờ sáng hàng ngày". Vào thời điểm bạn bắt đầu làm việc và mở máy tính xách tay của mình, báo cáo đã được hoàn thành—đây là điểm khác biệt cốt yếu giữa một "phím tắt tiết kiệm thời gian" đơn giản và một "quy trình kinh doanh tự động".

Ưu điểm của việc chọn kiểu ghi macro thay vì VBA

VBA là tiêu chuẩn khi nói đến việc tự động hóa Excel, nhưng có những lợi thế rõ ràng khi chọn công cụ ghi macro. Đầu tiên, hầu như không có chi phí học tập. Với VBA, bạn cần hiểu các khái niệm như biến, đối tượng, phương thức nhưng với kiểu bản ghi, bạn chỉ cần “thực hiện các thao tác thông thường một lần”. Thứ hai, bạn có thể tự động hóa tất cả các hoạt động bên ngoài Excel cùng một lúc. VBA về cơ bản chỉ hoạt động trong Excel, nhưng các công cụ ghi lại có thể thống nhất một loạt quy trình trải rộng trên các ứng dụng khác như trình duyệt và phần mềm email.

Thứ ba, chúng ta không thể bỏ qua thực tế là nó có thể được sử dụng trong mọi môi trường. VBA có thể yêu cầu cài đặt để bật macro hoặc việc thực thi có thể bị hạn chế bởi các chính sách bảo mật. Các công cụ ghi chạy dưới dạng ứng dụng độc lập nên ít bị ảnh hưởng bởi những hạn chế này hơn và có thể được sử dụng với cùng cảm giác trong nhiều phiên bản Excel và các ứng dụng khác. Tất nhiên, VBA có điểm mạnh, nhưng kiểu ghi đáp ứng trực tiếp hơn nhu cầu ''tự động hóa toàn bộ chuỗi tác vụ, kể cả Excel mà không cần viết bất kỳ mã nào''.

Các ví dụ phổ biến về lỗi tự động hóa Excel trong thực tế

Hãy lưu ý các lỗi tự động hóa Excel phổ biến để bạn có thể tránh được những cạm bẫy tương tự. Trường hợp phổ biến nhất là macro bị hỏng do sắp xếp sai hàng hoặc cột. Nếu có 10 hàng dữ liệu vào ngày hôm trước và 15 hàng hôm nay, macro giả sử một phạm vi cố định có thể không xử lý được các hàng tràn hoặc thậm chí xử lý các hàng trống. Điều này có thể được ngăn chặn bằng cách sử dụng vòng lặp và biến để "lặp lại miễn là có dữ liệu".

Một lỗi phổ biến khác là cho rằng một sổ làm việc hoặc trang tính khác đang mở. Nếu bạn tạo macro dựa trên sổ làm việc đang mở tại thời điểm ghi, macro sẽ không thành công trong quá trình phát lại khi sổ làm việc đó bị đóng. Giải pháp là ghi lại bước "Mở sổ làm việc mục tiêu" ở đầu macro. Nếu bạn làm cho nó luôn bắt đầu từ cùng một trạng thái ban đầu, nó sẽ chạy ổn định bất kể bạn chạy nó vào lúc nào. “Bắt đầu với một bảng rõ ràng”—đây là nguyên tắc cơ bản đảm bảo tự động hóa Excel.

Suy nghĩ về các kịch bản tự động hóa cụ thể

Thật khó để tưởng tượng chỉ với một lời giải thích trừu tượng, vì vậy hãy nghĩ về nó bằng một kịch bản cụ thể. Ví dụ: có một công việc tên là "tổng hợp doanh số bán hàng mỗi sáng". Đăng nhập vào hệ thống cốt lõi, hiển thị dữ liệu bán hàng của ngày hôm trước, sao chép và dán dữ liệu đó vào Excel, tổng hợp dữ liệu vào bảng tổng hợp, tạo báo cáo theo định dạng cố định và gửi báo cáo qua email cho sếp của bạn—chuỗi các bước này là một công việc thường ngày điển hình trải rộng trên nhiều ứng dụng.

Nếu bạn muốn tự động hóa tác vụ này, trước tiên hãy ghi lại một loạt thao tác và tạo khung. Tiếp theo, sử dụng vòng lặp để viết lại phần tổng hợp trong đó số lượng dữ liệu thay đổi hàng ngày để nó "xử lý miễn là có dữ liệu". Ở những khu vực mà hệ thống lõi mất nhiều thời gian để tải, hãy sử dụng WAIT_IMAGE để nhận dạng hình ảnh nhằm ổn định quy trình bằng cách ``đợi màn hình hoàn tất trước khi tiếp tục.'' Và cuối cùng, hãy đăng ký tính năng tự động hóa này trong lịch trình để ``Chạy vào lúc 8 giờ sáng hàng ngày'' và bạn đã hoàn tất.

Khi bạn đến cơ quan và mở PC ra, báo cáo đã hoàn thành và đã được gửi. Đây là mục tiêu của tự động hóa kết hợp ghi âm, viết kịch bản, nhận dạng hình ảnh và lập lịch. Bí quyết không phải là cố gắng tạo mọi thứ cùng một lúc mà hãy bắt đầu với một phiên bản đơn giản chỉ ghi lại và dần dần cải thiện nó khi bạn di chuyển. Quan điểm “tạo ra và nuôi dưỡng thứ gì đó hiệu quả trước tiên” là lối tắt để tự động hóa đều đặn ngay cả những nhiệm vụ có vẻ phức tạp.

Những kịch bản này có thể được áp dụng cho tất cả các loại công việc, bao gồm kế toán, công việc tổng hợp, công việc văn phòng bán hàng và nhập dữ liệu. Nếu bạn viết ra “những ứng dụng nào bạn sử dụng và thứ tự” trong các công việc hàng ngày và buổi sáng của mình, bạn sẽ thấy có rất nhiều chỗ cho tự động hóa. Nếu bạn bắt đầu bằng việc viết ra một loạt các bước trên giấy, bản kế hoạch chi tiết về tự động hóa sẽ tự nhiên xuất hiện.

Kết hợp hàm Excel và hàm với macro

Mẹo để tự động hóa Excel một cách hiệu quả là phân chia hợp lý vai trò giữa "các chức năng riêng của Excel" và "ghi macro". Tính toán và tổng hợp dữ liệu là những chức năng tốt của các hàm Excel tiêu chuẩn như hàm, bảng tổng hợp và truy vấn nguồn. Nếu bạn sử dụng những thứ này, bạn có thể hoàn thành các phép tính phức tạp chỉ bằng cách viết công thức. Việc ghi macro đảm nhiệm “phần thực hành” trước và sau đó: các thao tác như nhập dữ liệu, di chuyển giữa các sheet, áp dụng định dạng, lưu và xuất.

Ví dụ: logic tính toán có thể được tập hợp bằng các hàm Excel và luồng hoạt động như ``dán dữ liệu, sao chép kết quả tính toán, chuyển và lưu chúng vào bảng báo cáo'' có thể được tự động hóa bằng macro. Bằng cách này, bạn có thể tạo ra quy trình tự động hóa hiệu quả và dễ bảo trì nhằm tận dụng thế mạnh của mỗi công ty. Thay vì cố gắng giải quyết mọi thứ bằng cách sử dụng macro và sử dụng vũ lực, hãy để những phần có thể được thực hiện bởi các hàm tiêu chuẩn của Excel - ý tưởng này khiến quá trình tự động hóa Excel thậm chí còn thông minh hơn.

Đo lường hiệu quả của tự động hóa

Một cách hiệu quả để duy trì động lực tiếp tục tự động hóa là hình dung tác dụng của nó. Phương pháp rất đơn giản, chỉ cần so sánh thời gian làm việc trước khi tự động hóa với thời gian sau khi tự động hóa. Ví dụ: giả sử việc tổng hợp trước đây mất 10 phút mỗi sáng thì nay mất 30 giây thông qua tự động hóa. Điều này giúp tiết kiệm 9,5 phút mỗi ngày, khoảng 3 giờ trong 20 ngày làm việc mỗi tháng và 38 giờ mỗi năm. Nếu bạn nhìn vào những con số, bạn có thể nhận ra mức độ ảnh hưởng.

Lợi tức đầu tư vào tự động hóa là rõ ràng khi bạn cho rằng thời gian tiết kiệm được có thể được sử dụng cho công việc có giá trị hơn. Hơn nữa, một khi bạn tạo ra hiệu ứng này, nó sẽ tích lũy hàng ngày. Ngay cả khi phải mất 10 phút để ghi lại lần đầu tiên, nếu bạn lặp lại quy trình này hàng trăm lần một năm, bạn sẽ nhanh chóng thu hồi được khoản đầu tư của mình. Con đường tắt để tối đa hóa tài sản về thời gian là tự động hóa các nhiệm vụ bắt đầu từ những nhiệm vụ thường xuyên nhất và đừng đánh giá thấp thực tế là chúng chỉ mất vài phút.

Chia sẻ tự động hóa Excel với nhóm của bạn

Sau khi bạn nhận ra tác động của việc tự động hóa công việc Excel của mình, hãy cân nhắc việc chia sẻ hệ thống với nhóm của bạn. Nếu bạn có nhiều đồng nghiệp thực hiện công việc tổng hợp tương tự, chỉ cần chia sẻ macro bạn đã tạo có thể rút ngắn ngay lập tức thời gian làm việc của toàn nhóm. Nhiều công cụ có chức năng xuất tự động hóa đã tạo và đọc nó trên một PC khác, vì vậy không khó để phổ biến bí quyết ra bên ngoài.

Khi chia sẻ, bạn nên đặt tên mô tả cho macro của mình và giải thích đơn giản về cách sử dụng nó. Nếu bạn cho người nhận biết bạn muốn mở cuốn sách nào và yêu cầu những điều kiện tiên quyết gì thì họ có thể bắt đầu sử dụng cuốn sách đó một cách suôn sẻ. Ý tưởng của một người trở thành cách tiến hành tiêu chuẩn cho toàn bộ nhóm - điều này thực tế có thể xảy ra với tính năng tự động hóa Excel.

Tuy nhiên, khi chia sẻ, hãy cẩn thận về tính bảo mật của dữ liệu bạn xử lý. Điều quan trọng là phải kiểm tra xem bản thân macro không chứa thông tin nhạy cảm và người nhận có phù hợp hay không. Nếu bạn chọn một công cụ được thiết kế sao cho dữ liệu đã ghi được lưu trữ cục bộ trên thiết bị và không được gửi ra bên ngoài, bạn có thể tự tin chia sẻ thông tin này.

Tự động hóa Excel có khả năng không chỉ nâng cao hiệu suất của các cá nhân mà còn tăng năng suất của toàn bộ nhóm và bộ phận. Đầu tiên, hãy tự động hóa các nhiệm vụ của chính bạn, kiểm tra tính hiệu quả và sau đó dần dần lan tỏa nó đến những người xung quanh. Cách tiếp cận từng bước này cung cấp một lộ trình tự nhiên và ổn định để cải thiện cách thức hoạt động của toàn bộ tổ chức của bạn.

Những điểm cần lưu ý trước khi tự động hóa

Tự động hóa Excel rất tiện lợi nhưng có một số điểm cần lưu ý. Đầu tiên, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng cấu trúc trang tính giống nhau trong quá trình ghi và phát lại để các ô và phạm vi đích dán không bị dịch chuyển. Nếu các cột được chèn hoặc các hàng được sắp xếp lại, macro dựa trên tọa độ cố định sẽ hoạt động trên các ô ngoài ý muốn. Như một giải pháp thay thế, việc sử dụng các phạm vi được đặt tên hoặc chức năng nhảy (Ctrl+G) để ổn định vị trí sẽ mang lại khả năng tự động hóa mạnh mẽ hơn.

Ngoài ra, đừng quên rằng quá trình tự động hóa được thực hiện "nhanh chóng, chính xác và lặp đi lặp lại". Nếu bạn tự động hóa các quy trình tổng hợp không chính xác như hiện tại, bạn sẽ tạo ra hàng loạt kết quả không chính xác ở tốc độ cao. Trước tiên, hãy kiểm tra nó trên một lượng nhỏ dữ liệu và đảm bảo kết quả là chính xác trước khi áp dụng nó vào dữ liệu sản xuất của bạn. Với makuroku, bạn có thể thử ghi âm, viết tập lệnh và thực hiện theo lịch trình, tất cả trong một ứng dụng miễn phí trên Windows. Bắt đầu bằng cách tự động hóa một trong những tác vụ Excel tẻ nhạt nhất của bạn vào mỗi buổi sáng.