Como automatizar tarefas repetitivas no Excel sem VBA

O Excel é um dos aplicativos onde as tarefas repetitivas tendem a se acumular mais. Colar e agregar os números de ontem, aplicar sempre um formato fixo e escrever um relatório com o mesmo formato todas as manhãs – cada uma dessas tarefas pode levar alguns minutos, mas se somadas todos os dias, podem resultar em uma quantidade considerável de tempo. "VBA" é uma forma padrão de automatizar essas tarefas, mas o VBA requer o aprendizado de programação no Excel, o que é um grande obstáculo para iniciantes.

No entanto, o VBA não é necessário para automatizar tarefas repetitivas do Excel. Se você usar uma ferramenta de automação de “gravação de macro” que grava e reproduz as próprias operações, poderá automatizar as etapas que normalmente executa, mesmo que não tenha nenhum conhecimento de programação. Neste artigo, explicaremos as etapas específicas para automatizar o trabalho do Excel sem mexer no VBA e dicas práticas que serão úteis na prática.

Primeiro, registre o "procedimento usual" apenas uma vez.

O primeiro passo para a automação é registrar o trabalho que você costuma fazer no Excel, fazendo-o manualmente apenas uma vez. Por exemplo, se você deseja calcular as vendas todas as manhãs, abra a apostila, selecione o intervalo alvo, copie, mude para a planilha de cálculo, cole, formate e salve normalmente, com a gravação ativada. Todas as teclas digitadas e cliques são registrados como etapas em sequência.

Assim que a gravação for concluída, basta pressionar o botão play e exatamente a mesma tarefa será executada automaticamente. A agregação, que ontem demorava 5 minutos, agora pode ser concluída em poucos segundos com apenas uma chave. A questão é que você não precisa pensar em nada complicado e apenas fazer isso uma vez, como de costume. As operações usando teclas de atalho (Ctrl+C, Ctrl+V, etc.) também são registradas, portanto não há necessidade de alterar seu estilo operacional habitual.

O que fazer quando a quantidade e o conteúdo dos dados mudam

O problema com gravação e reprodução simples é quando a quantidade de dados muda a cada vez. Se o número de linhas a serem processadas for 10 ou 100 dependendo do dia, isso não poderá ser tratado apenas com procedimentos fixos. É aqui que a capacidade de transformar macros gravadas em “scripts” se torna útil.

Usando o script SCR do makuroku, você pode criar um loop que repete o mesmo processo até que os dados sejam concluídos, ou ler os valores das células em variáveis ​​e adicionar ramificações condicionais, como ``realizar outro processo se o total exceder uma certa quantidade.'' Além disso, não há necessidade de escrever repentinamente um script do zero. Você pode começar gravando suas operações, convertendo-as em um script editável e, em seguida, modificando apenas as partes que exigem repetição ou condições. Com isso, mesmo que você não tenha experiência em programação, você poderá melhorar gradativamente suas habilidades de programação.

O trabalho que abrange vários aplicativos também pode ser automatizado.

Na prática, há surpreendentemente poucas tarefas que podem ser concluídas usando apenas o Excel e muitas vezes requerem colaboração com outros aplicativos. Copiar números de um sistema central e colá-los no Excel, enviar resultados de agregação do Excel como anexos de e-mail, exportá-los para PDF e salvá-los em uma pasta compartilhada – todos esses “trabalhos que cruzam aplicativos” podem ser completamente automatizados usando ferramentas de gravação de macro.

As macros não são executadas apenas em um aplicativo específico, mas registram operações na tela inteira, portanto, uma série de fluxos que abrangem vários aplicativos, como Excel, navegadores, software de e-mail e Explorer, podem ser transformados em uma única macro. Esta é uma grande vantagem sobre o VBA, que só funciona no Excel. Tarefas transversais como “compilar dados no Excel e notificar os resultados ao Slack” são onde a automação baseada em registros mostra seu verdadeiro potencial.

Automação que nem começa com execução agendada

A forma definitiva de automação é eliminar a necessidade de até mesmo pressionar o botão play em primeiro lugar. Ao usar a função de agendamento do makuroku, você pode definir a macro de resumo do Excel para "executar automaticamente às 8h todas as manhãs". Quando você começa a trabalhar e abre seu laptop, o relatório já está concluído – essa é a diferença crucial entre um simples “atalho que economiza tempo” e um “processo de negócios autogerido”.

Vantagens de escolher o tipo de gravação de macro em vez de VBA

VBA é o padrão quando se trata de automatizar o Excel, mas há vantagens claras em escolher uma ferramenta de gravação de macro. Primeiro, quase não há custo de aprendizagem. Com o VBA, você precisa entender conceitos como variáveis, objetos e métodos, mas com o tipo de registro, você só precisa “executar as operações usuais uma vez”. Em segundo lugar, você pode automatizar operações fora do Excel de uma só vez. O VBA basicamente funciona apenas no Excel, mas as ferramentas de gravação podem unificar uma série de processos que abrangem outros aplicativos, como navegadores e software de e-mail.

Em terceiro lugar, não podemos ignorar o fato de que pode ser utilizado em qualquer ambiente. O VBA pode exigir configurações para ativar macros ou a execução pode ser restrita por políticas de segurança. As ferramentas de gravação são executadas como aplicativos independentes, portanto, são menos suscetíveis a essas restrições e podem ser usadas com a mesma sensação em várias versões do Excel e em outros aplicativos. É claro que o VBA tem seus pontos fortes, mas o tipo de gravação atende mais diretamente à necessidade de “automatizar toda uma série de tarefas, incluindo o Excel, sem escrever nenhum código”.

Exemplos comuns de falhas de automação do Excel na prática

Esteja ciente dos erros comuns de automação do Excel para evitar as mesmas armadilhas. O caso mais comum é que a macro quebra devido ao desalinhamento de linhas ou colunas. Se houvesse 10 linhas de dados no dia anterior e 15 linhas hoje, uma macro que assume um intervalo fixo poderá falhar ao processar as linhas excedentes ou até mesmo processar linhas vazias. Isto pode ser evitado usando loops e variáveis ​​para "repetir enquanto houver dados".

Outro erro comum é presumir que outra pasta de trabalho ou planilha está aberta. Se você criar uma macro com base em uma pasta de trabalho que esteja aberta no momento da gravação, ela falhará durante a reprodução quando a pasta de trabalho for fechada. A solução é registrar a etapa "Abrir pasta de trabalho de destino" no início da macro. Se você fizer com que ele sempre comece do mesmo estado inicial, ele funcionará de forma estável, não importa quando você o executar. “Comece do zero” - este é o princípio básico que garante a automação do Excel.

Pensando em termos de cenários de automação específicos

É difícil imaginar apenas com uma explicação abstrata, então vamos pensar nisso usando um cenário concreto. Por exemplo, existe um trabalho chamado “resumir as vendas todas as manhãs”. Fazer login no sistema principal, exibir os dados de vendas do dia anterior, copiar e colar no Excel, agregá-los em uma tabela dinâmica, criar um relatório em um formato fixo e enviá-lo por e-mail ao seu chefe – essa série de etapas é uma tarefa rotineira típica que abrange vários aplicativos.

Se você deseja automatizar esta tarefa, primeiro registre uma série de operações e crie um framework. Em seguida, use um loop para reescrever a parte de agregação onde o número de dados muda de dia para dia para que "processe enquanto houver dados". Em áreas onde o sistema central demora muito para carregar, use WAIT_IMAGE para reconhecimento de imagem para estabilizar o processo ``esperando a exibição ser concluída antes de prosseguir.'' E por fim, registre esta automação no agendamento para ``Executar todas as manhãs às 8 horas'' e pronto.

Quando você chega no trabalho e abre seu PC, o relatório já está concluído e enviado. Este é o objetivo da automação que combina gravação, script, reconhecimento de imagem e agendamento. O truque não é tentar criar tudo de uma vez, mas começar com uma versão simples que apenas grava e melhorá-la gradualmente à medida que você se movimenta. A atitude de “criar e nutrir algo que funcione primeiro” é um atalho para automatizar continuamente até mesmo tarefas aparentemente complexas.

Esses cenários podem ser aplicados a todos os tipos de trabalhos, incluindo contabilidade, assuntos gerais, trabalho de escritório de vendas e entrada de dados. Se você anotar “quais aplicativos você usa e em que ordem” em suas tarefas de rotina matinais e semanais, você encontrará uma quantidade surpreendente de espaço para automação. Se você começar escrevendo uma série de etapas no papel, o plano de automação aparecerá naturalmente.

Combinando funções e funções do Excel com macros

O truque para automatizar o Excel com eficiência é dividir adequadamente as funções entre "funções próprias do Excel" e "gravação de macro". Calcular e agregar dados é o que as funções padrão do Excel, como funções, tabelas dinâmicas e consultas avançadas, são boas. Se você usá-los, poderá concluir cálculos complexos apenas escrevendo fórmulas. A gravação macro é responsável pela “parte prática” antes e depois disso: operações como importação de dados, movimentação entre planilhas, aplicação de formatação, salvamento e exportação.

Por exemplo, a lógica de cálculo pode ser montada usando funções do Excel, e o fluxo de operações como ``colar os dados, copiar os resultados do cálculo e transferi-los e salvá-los em uma planilha de relatório'' pode ser automatizado usando macros. Dessa forma, você pode criar uma automação eficiente e de fácil manutenção, que aproveita os pontos fortes de cada empresa. Em vez de tentar resolver tudo usando macros e força bruta, deixando as partes que podem ser deixadas para as funções padrão do Excel - essa ideia torna a automação do Excel ainda mais inteligente.

Medindo a eficácia da automação

Uma forma eficaz de manter a motivação para continuar a automação é visualizar seus efeitos. O método é simples, basta comparar o tempo de trabalho antes da automação com o tempo após a automação. Por exemplo, digamos que a agregação que costumava levar 10 minutos todas as manhãs agora leva 30 segundos por meio da automação. Isso economiza 9,5 minutos por dia, aproximadamente 3 horas em 20 dias úteis por mês e 38 horas por ano. Se você olhar os números, poderá perceber a magnitude do efeito.

O retorno do investimento da automação é óbvio quando você considera que o tempo economizado pode ser usado para trabalhos mais valiosos. Além disso, uma vez criado esse efeito, ele se acumulará todos os dias. Mesmo que leve 10 minutos para registrar pela primeira vez, se você repetir o processo centenas de vezes por ano, você recuperará rapidamente seu investimento. O atalho para maximizar o tempo é automatizar as tarefas começando pelas mais frequentes e não subestimar o fato de que elas levam apenas alguns minutos.

Compartilhe a automação do Excel com sua equipe

Depois de perceber os efeitos da automatização do seu trabalho no Excel, considere compartilhar o sistema com sua equipe. Se você tiver vários colegas de trabalho fazendo um trabalho de agregação semelhante, simplesmente compartilhar a macro que você criou pode reduzir instantaneamente o tempo de trabalho de toda a equipe. Muitas ferramentas possuem a função de exportar a automação criada e lê-la em outro PC, portanto não é difícil difundir o know-how lateralmente.

Ao compartilhar, é uma boa ideia dar à sua macro um nome descritivo e uma explicação simples de como usá-la. Se você informar ao destinatário qual livro deseja abrir e quais pré-requisitos são necessários, ele poderá começar a usá-lo sem problemas. As ideias de uma pessoa tornam-se a forma padrão de proceder para toda a equipe – isso pode acontecer de forma realista com a automação do Excel.

Porém, ao compartilhar, tome cuidado com a confidencialidade dos dados que você trata. É importante verificar se a macro em si não contém informações confidenciais e se o destinatário é apropriado. Se você escolher uma ferramenta projetada para que os dados gravados sejam armazenados localmente no dispositivo e não enviados externamente, você poderá compartilhar essas informações com confiança.

A automação do Excel tem o poder não apenas de melhorar a eficiência dos indivíduos, mas também de aumentar a produtividade de equipes e departamentos inteiros. Primeiro, automatize suas próprias tarefas, verifique a eficácia e depois espalhe gradualmente para as pessoas ao seu redor. Essa abordagem passo a passo fornece um caminho natural e constante para melhorar a forma como toda a sua organização funciona.

Pontos a ter em mente antes de automatizar

A automação do Excel é conveniente, mas há alguns pontos a serem observados. Primeiro, é importante certificar-se de que a estrutura da folha seja a mesma durante a gravação e a reprodução, para que as células e intervalos de destino da colagem não sejam alterados. Se colunas forem inseridas ou linhas forem reordenadas, as macros baseadas em coordenadas fixas operarão em células não intencionais. Como solução alternativa, usar intervalos nomeados ou a função de salto (Ctrl+G) para estabilizar a posição resultará em uma automação mais robusta.

Além disso, não se esqueça de que a automação é executada "de forma rápida, precisa e repetida". Se você automatizar procedimentos de agregação incorretos como estão, produzirá resultados incorretos em massa e em alta velocidade. Teste-o primeiro em uma pequena quantidade de dados e certifique-se de que os resultados estão corretos antes de aplicá-lo aos dados de produção. Com o makuroku, você pode experimentar gravação, script e execução agendada, tudo em um aplicativo gratuitamente no Windows. Comece automatizando uma de suas tarefas mais tediosas do Excel todas as manhãs.