Як автоматизувати повторювані завдання в Excel без VBA

Excel — це одна з програм, де повторювані завдання накопичуються найбільше. Вставлення та агрегування вчорашніх чисел, застосування фіксованого формату кожного разу та написання звіту в тому самому форматі щоранку — кожне з цих завдань може зайняти кілька хвилин, але якщо їх додавати щодня, це може призвести до значної кількості часу. "VBA" є стандартним способом автоматизації цих завдань, але VBA вимагає вивчення програмування в Excel, що є великою перешкодою для початківців.

Однак VBA не потрібна для автоматизації повторюваних завдань Excel. Якщо ви використовуєте інструмент автоматизації «запису макросів», який записує та відтворює самі операції, ви можете автоматизувати кроки, які зазвичай виконуєте, навіть якщо у вас немає знань з програмування. У цій статті ми пояснимо конкретні кроки для автоматизації роботи Excel, не торкаючись VBA взагалі, а також практичні поради, які будуть корисні на практиці.

По-перше, запишіть «звичайну процедуру» лише один раз.

Першим кроком до автоматизації є запис роботи, яку ви зазвичай виконуєте в Excel, виконавши її лише один раз вручну. Наприклад, якщо ви хочете розраховувати продажі щоранку, відкрийте книгу, виберіть цільовий діапазон, скопіюйте, перейдіть до аркуша розрахунку, вставте, відформатуйте та збережіть, як зазвичай, з увімкненим записом. Усі ваші натискання клавіш і клацання записуються як послідовні кроки.

Після завершення запису просто натисніть кнопку відтворення, і те саме завдання буде виконано автоматично. Агрегацію, яка вчора займала 5 хвилин, тепер можна завершити за кілька секунд за допомогою лише однієї клавіші. Справа в тому, що вам не потрібно думати про щось складне і просто зробіть це один раз, як зазвичай. Операції з використанням комбінацій клавіш (Ctrl+C, Ctrl+V тощо) також записуються, тому немає необхідності змінювати свій звичний стиль роботи.

Що робити, коли кількість і вміст даних змінюються

Проблема простого запису та відтворення полягає в тому, що кількість даних щоразу змінюється. Якщо кількість рядків, які потрібно обробити, становить 10 або 100 залежно від дня, це неможливо обробити за допомогою лише фіксованих процедур. Тут стане в нагоді можливість перетворити записані макроси на «сценарії».

Використовуючи сценарій SCR makuroku, ви можете створити цикл, який повторює той самий процес, доки дані не будуть завершені, або зчитувати значення клітинок у змінні та додавати умовні розгалуження, наприклад «виконати інший процес, якщо загальна сума перевищує певну кількість». Крім того, немає необхідності раптово писати сценарій з нуля. Ви можете почати із запису своїх операцій, перетворення їх у редагований сценарій, а потім змінення лише тих частин, які потребують повторення або умов. Завдяки цьому, навіть якщо у вас немає досвіду програмування, ви можете поступово покращувати свої навички програмування.

Роботу, яка охоплює кілька програм, також можна автоматизувати.

На практиці є напрочуд небагато завдань, які можна виконати лише за допомогою Excel, і часто потрібна співпраця з іншими програмами. Копіювання чисел із основної системи та вставлення їх у Excel, надсилання результатів агрегації Excel у вигляді вкладень електронної пошти, експортування їх у PDF та збереження в спільній папці — усі ці «роботи, що виконуються між програмами» можна повністю автоматизувати за допомогою інструментів запису макросів.

Макроси не запускаються лише в певній програмі, а записують операції на всьому екрані, тож серію потоків, які охоплюють кілька програм, як-от Excel, браузери, програми електронної пошти та Провідник, можна перетворити в один макрос. Це велика перевага перед VBA, який працює лише в Excel. Перехресні завдання, такі як «компіляція даних у Excel і повідомлення результатів у Slack», де автоматизація на основі записів демонструє свій справжній потенціал.

Автоматизація, яка навіть не починається із запланованого виконання

Найвища форма автоматизації — усунути необхідність навіть натискати кнопку відтворення. Використовуючи функцію розкладу makuroku, ви можете налаштувати підсумковий макрос Excel на «автоматичний запуск о 8:00 щоранку». До того моменту, коли ви приступаєте до роботи й відкриваєте свій ноутбук, звіт уже готовий — це суттєва різниця між простим «швидким способом, що економить час», і «самокерованим бізнес-процесом».

Переваги вибору типу запису макросу замість VBA

VBA є стандартом для автоматизації Excel, але вибір інструмента для запису макросів має явні переваги. По-перше, майже немає витрат на навчання. З VBA вам потрібно розуміти такі поняття, як змінні, об’єкти та методи, але з типом запису вам потрібно лише «виконати звичайні операції один раз». По-друге, ви можете автоматизувати всі операції за межами Excel. В основному VBA працює лише в Excel, але інструменти запису можуть об’єднати серію процесів, які охоплюють інші програми, такі як браузери та програми електронної пошти.

По-третє, ми не можемо ігнорувати той факт, що його можна використовувати в будь-якому середовищі. VBA може вимагати налаштувань, щоб увімкнути макроси, або виконання може бути обмежено політиками безпеки. Інструменти запису працюють як незалежні програми, тому вони менш сприйнятливі до цих обмежень і можуть однаково використовуватися в кількох версіях Excel та інших програмах. Звичайно, VBA має свої сильні сторони, але тип запису більш безпосередньо відповідає потребі «автоматизації цілого ряду завдань, включаючи Excel, без написання будь-якого коду».

Поширені приклади збоїв автоматизації Excel на практиці

Зверніть увагу на поширені помилки автоматизації Excel, щоб уникнути тих самих пасток. Найпоширенішим випадком є ​​те, що макрос ламається через неправильне розташування рядків або стовпців. Якщо було 10 рядків даних напередодні та 15 рядків сьогодні, макрос, який передбачає фіксований діапазон, може не обробити переповнені рядки або навіть обробити порожні рядки. Цьому можна запобігти, використовуючи цикли та змінні для «повторення, поки є дані».

Ще одна поширена помилка — вважати, що відкрита інша книга чи аркуш. Якщо ви створюєте макрос на основі робочої книги, яка виявилася відкритою під час запису, він не вдасться відтворити, коли ця робоча книга закрита. Рішення полягає в тому, щоб записати крок «Відкрити цільову книгу» на початку макросу. Якщо ви зробите так, щоб він завжди запускався з того самого початкового стану, він працюватиме стабільно незалежно від того, коли ви його запускаєте. «Почніть з чистого листа» — це основний принцип, який забезпечує автоматизацію Excel.

Мислення з точки зору конкретних сценаріїв автоматизації

Це важко уявити за допомогою простого абстрактного пояснення, тож давайте подумаємо про це за конкретним сценарієм. Наприклад, є завдання під назвою «підбивати підсумки продажів щоранку». Увійти в основну систему, відобразити дані про продажі за попередній день, скопіювати та вставити їх у Excel, звести їх у зведену таблицю, створити звіт у фіксованому форматі та надіслати його електронною поштою своєму начальнику — цей ряд кроків є типовим рутинним завданням, яке охоплює кілька програм.

Якщо ви хочете автоматизувати це завдання, спочатку запишіть серію операцій і створіть структуру. Далі скористайтеся циклом, щоб переписати агрегаційну частину, де кількість даних змінюється день у день, щоб вона «оброблялася, поки є дані». У областях, де завантаження основної системи займає багато часу, використовуйте WAIT_IMAGE для розпізнавання зображень, щоб стабілізувати процес, «дочекавшись завершення відображення перед продовженням». І, нарешті, зареєструйте цю автоматизацію в розкладі «Запускати щоранку о 8 годині», і все готово.

Коли ви приходите на роботу і відкриваєте свій ПК, звіт уже готовий і надісланий. Це мета автоматизації, яка поєднує в собі запис, створення сценаріїв, розпізнавання зображень і планування. Хитрість полягає не в тому, щоб намагатися створити все відразу, а в тому, щоб почати з простої версії, яка лише записує, і поступово вдосконалювати її в міру просування. Ставлення «створювати та розвивати те, що спочатку працює» — це швидкий шлях до постійної автоматизації навіть, здавалося б, складних завдань.

Ці сценарії можна застосувати до всіх типів робіт, включаючи бухгалтерію, загальні справи, роботу в офісі продажів і введення даних. Якщо ви записуєте «які програми ви використовуєте та в якому порядку» у своїх ранкових і щотижневих рутинних завданнях, ви знайдете напрочуд багато можливостей для автоматизації. Якщо ви почнете з запису ряду кроків на папері, план автоматизації з’явиться природно.

Поєднання функцій Excel і функцій із макросами

Хитрість для ефективної автоматизації Excel полягає в правильному розподілі ролей між «власними функціями Excel» і «записом макросів». Обчислення та агрегування даних — це те, у чому добре підходять стандартні функції Excel, такі як функції, зведені таблиці та потужні запити. Якщо ви використовуєте їх, ви можете виконати складні обчислення, просто написавши формули. Макрозапис відповідає за «практичну частину» до і після цього: такі операції, як імпорт даних, переміщення між аркушами, застосування форматування, збереження та експорт.

Наприклад, логіку обчислення можна зібрати за допомогою функцій Excel, а потік операцій, таких як «вставити дані, скопіювати результати обчислень, перенести та зберегти їх на аркуші звіту», можна автоматизувати за допомогою макросів. Таким чином ви можете створити ефективну та просту в обслуговуванні автоматизацію, яка використовує сильні сторони кожної компанії. Замість того, щоб намагатися вирішити все за допомогою макросів і грубої сили, залишаючи частини, які можна залишити для стандартних функцій Excel, ця ідея робить автоматизацію Excel ще розумнішою.

Вимірювання ефективності автоматизації

Ефективний спосіб підтримувати мотивацію продовжувати автоматизацію — візуалізувати її наслідки. Метод простий, просто порівняйте час роботи до автоматизації з часом після автоматизації. Наприклад, скажімо, що агрегація, яка раніше займала 10 хвилин щоранку, тепер займає 30 секунд завдяки автоматизації. Це економить 9,5 хвилин на день, приблизно 3 години протягом 20 робочих днів на місяць і 38 годин на рік. Якщо ви подивіться на цифри, ви зможете зрозуміти масштаб ефекту.

Окупність інвестицій в автоматизацію очевидна, якщо врахувати, що зекономлений час можна використати для більш цінної роботи. Більше того, коли ви створите цей ефект, він буде накопичуватися з кожним днем. Навіть якщо для першого запису знадобиться 10 хвилин, якщо ви повторюватимете процес сотні разів на рік, ви швидко окупите свої інвестиції. Швидкий шлях до максимізації ресурсу часу полягає в автоматизації завдань, починаючи з найчастіших, і не варто недооцінювати той факт, що вони займають лише кілька хвилин.

Поділіться автоматизацією Excel зі своєю командою

Щойно ви зрозумієте наслідки автоматизації роботи в Excel, подумайте про те, щоб поділитися системою зі своєю командою. Якщо у вас є кілька колег, які виконують подібну роботу з агрегації, простий спільний доступ до створеного макросу може миттєво скоротити робочий час для всієї команди. Багато інструментів мають функцію експорту створеної автоматизації та зчитування її на іншому ПК, тому поширювати ноу-хау в сторони нескладно.

Під час надання доступу доцільно дати своєму макросу описову назву та просте пояснення того, як ним користуватися. Якщо ви повідомите одержувачу, яку книгу ви хочете відкрити та які передумови для цього потрібні, вони зможуть легко почати користуватися нею. Ідеї ​​однієї людини стають стандартним способом роботи для всієї команди – це реально з автоматизацією Excel.

Однак, надаючи доступ, будьте обережні щодо конфіденційності даних, які ви обробляєте. Важливо переконатися, що сам макрос не містить конфіденційної інформації та чи відповідає одержувач. Якщо ви обираєте інструмент, розроблений таким чином, що записані дані зберігаються локально на пристрої, а не надсилаються назовні, ви можете впевнено ділитися цією інформацією.

Автоматизація Excel може не тільки підвищити ефективність окремих людей, але й підвищити продуктивність цілих команд і відділів. Спочатку автоматизуйте власні завдання, перевірте ефективність, а потім поступово поширюйте це на оточуючих. Цей поетапний підхід забезпечує природний і стабільний шлях до вдосконалення роботи всієї організації.

Що слід пам’ятати перед автоматизацією

Автоматизація Excel зручна, але є деякі моменти, про які слід знати. По-перше, важливо переконатися, що структура аркуша однакова під час запису та відтворення, щоб клітинки та діапазони призначення для вставлення не зміщувалися. Якщо вставлено стовпці або змінено порядок рядків, макроси, засновані на фіксованих координатах, працюватимуть із непередбаченими клітинками. Як обхідний шлях, використання іменованих діапазонів або функції переходу (Ctrl+G) для стабілізації положення призведе до більш надійної автоматизації.

Крім того, не забувайте, що автоматизація виконується «швидко, точно та знову і знову». Якщо ви автоматизуєте неправильні процедури агрегації, як вони є, ви масово вироблятимете неправильні результати з високою швидкістю. Спочатку протестуйте його на невеликій кількості даних і переконайтеся, що результати правильні, перш ніж застосовувати його до своїх виробничих даних. За допомогою makuroku ви можете безкоштовно спробувати запис, створення сценаріїв і виконання за розкладом в одній програмі для Windows. Почніть із автоматизації одного зі своїх найнудливіших завдань Excel щоранку.