VBA 없이 Excel 반복 작업을 자동화하는 방법

Excel은 반복 작업이 가장 쌓이기 쉬운 앱 중 하나입니다. 어제의 수치를 붙여 집계하는, 정해진 서식을 매회 적용하는, 같은 체재의 리포트를 매일 아침 내보낸다——이런 작업은, 하나씩은 몇분이라도, 매일 쌓이면 상당한 시간이 됩니다. 이들을 자동화하는 정평의 방법으로서 「VBA」가 있습니다만, VBA는 Excel중에서 프로그래밍을 배울 필요가 있어, 초보자에게 있어서는 허들이 높은 것도 사실입니다.

그러나 Excel의 반복 작업을 자동화하는 데 VBA는 필요하지 않습니다. 조작 그 자체를 녹화하고 재생하는 「매크로 기록형」의 자동화 툴을 사용하면, 프로그래밍의 지식 제로라도, 당신이 언제나 실시하고 있는 순서를 그대로 자동화할 수 있습니다. 이 기사에서는 VBA를 건드리지 않고 Excel 작업을 자동화하는 구체적인 절차와 실무에 도움이 되는 응용 요령을 설명합니다.

먼저 "일반 절차"를 한 번만 기록합니다.

자동화의 첫 걸음은 언제나 Excel에서 한 작업을 한 번만 손으로 수행하면서 기록하는 것입니다. 예를 들어 '매일 매출 집계'라면 책을 열고, 대상 범위를 선택, 복사, 집계용 시트로 전환, 붙여넣기, 서식을 정돈, 저장——이라는 일련의 흐름을 기록을 온 상태로 평소대로 실행합니다. 키 입력과 클릭 모두가 순서대로 단계로 기록됩니다.

녹화가 완료되면 재생 버튼을 누르면 똑같은 작업이 자동으로 실행됩니다. 어제까지 5분 걸리고 있던 집계가, 오늘부터는 키 하나, 몇 초로 끝납니다. 요점은 복잡한 일을 생각하지 않고 "언제나 그렇게 한 번 할 것"만으로도 좋습니다. 단축키(Ctrl+C, Ctrl+V 등)를 사용한 조작도 그대로 기록되므로 평소 조작 스타일을 변경할 필요가 없습니다.

데이터의 양과 내용이 변경되는 경우의 대응

간단한 기록·재생으로 곤란한 것은, 「매회 데이터의 양이 바뀌는」케이스입니다. 처리하는 행수가 일에 의해 10행이거나 100행이면, 고정의 순서만으로는 대응할 수 없습니다. 여기에서 도움이 되는 것이, 기록한 매크로를 「스크립트」에 발전시키는 방법입니다.

makuroku 의 SCR 스크립트를 사용하면 "데이터가 끝날 때까지 동일한 처리를 반복한다" 루프를 짜거나 셀의 값을 변수에 읽어 "합계가 일정액을 초과하면 다른 처리를 한다"라는 조건 분기를 추가할 수 있습니다. 게다가 갑자기 스크립트를 빈지에서 쓸 필요가 없습니다. 우선 조작을 기록해, 그것을 편집 가능한 스크립트에 변환하고 나서, 반복이나 조건이 필요한 개소만 손을 더한다——라고 하는 진행 방법이 생깁니다. 이렇게 하면 프로그래밍 경험이 없어도 단계적으로 고도화할 수 있습니다.

여러 앱을 가로 지르는 작업을 자동화 할 수 있습니다.

실무에서는 Excel만으로 완결하는 작업은 의외로 적고, 다른 앱과의 연계가 발생합니다. 기간 시스템에서 숫자를 복사하여 Excel에 붙여넣기, Excel의 집계 결과를 메일에 첨부하여 보내기, PDF에 내보내 공유 폴더에 저장—— 이러한 '앱을 넘는 작업'도 매크로 기록형 도구라면 통째로 자동화할 수 있습니다.

매크로는 특정 앱 안에서만 움직이는 것이 아니라 화면 전체의 조작을 기록하기 때문에 Excel 브라우저 메일 소프트 익스플로러와 같은 여러 앱을 넘은 일련의 흐름을 그대로 하나의 매크로로 할 수 있습니다. 이것은 Excel 내에서만 움직이는 VBA에는없는 장점입니다. 「Excel로 집계해, 결과를 Slack에 통지한다」라고 하는 횡단적인 업무야말로, 기록형 자동화가 본령을 발휘하는 장면입니다.

스케줄 실행으로 '부팅조차 안 함' 자동화

자동화의 최종 형태는 원래 재생 버튼을 누르지 않아도 되는 것입니다. makuroku의 스케줄 기능을 사용하면 Excel의 집계 매크로를 "매일 아침 8시에 자동 실행"하도록 설정할 수 있습니다. 당신이 출사하고 노트북을 열었을 때, 이미 보고서가 완성되었습니다 - 이것이 단순한 "시간 단축키"와 "스스로 돌리는 비즈니스 프로세스"의 결정적인 차이입니다.

VBA가 아닌 매크로 기록 유형을 선택하는 이점

Excel의 자동화라고 하면 VBA가 정평이지만, 매크로 기록형 툴을 선택하는 것은 명확한 이점이 있습니다. 첫째, 학습 비용이 거의 들지 않습니다. VBA는 변수, 객체, 메서드 등의 개념을 이해해야 하지만 기록 형식은 "일반 작업을 한 번만 합니다"뿐입니다. 둘째, Excel 외부의 작업도 함께 자동화할 수 있습니다. VBA는 기본적으로 Excel 내에서만 움직이지만 녹음 도구는 브라우저 및 메일 소프트웨어와 같은 다른 앱을 넘어서는 일련의 흐름을 하나로 만들 수 있습니다.

셋째, 환경을 선택하지 않는 점도 놓칠 수 없습니다. VBA는 매크로를 활성화하는 설정이 필요하거나 보안 정책에서 실행이 제한될 수 있습니다. 기록형 툴은 독립한 앱으로서 움직이기 때문에, 이러한 제약을 받기 어렵고, 복수의 Excel 버전이나 다른 앱에서도 같은 감각으로 사용할 수 있습니다. 물론 VBA에는 VBA의 강점이 있지만, "코드를 작성하지 않고 Excel을 포함한 일련의 작업을 통째로 자동화하고 싶다"는 요구에는 기록형이 보다 곧바로 대응해 줍니다.

실용적이기 쉬운 Excel 자동화 실패 예

Excel 자동화에서 자주 발생하는 오류를 알면 동일한 함정을 피할 수 있습니다. 가장 많은 것이, 「행이나 열이 어긋나 매크로가 망가지는」케이스입니다. 전날은 10행이었던 데이터가 오늘은 15행이 되고 있으면, 고정의 범위를 전제로 한 매크로는, 돌출한 행을 처리해 손상하거나, 반대로 공행까지 처리해 버리거나 합니다. 이것은 루프와 변수를 사용해 「데이터가 있는 한 반복한다」하도록 만드는 것으로 막습니다.

또 다른 경향이 있는 것이, 「다른 책이나 시트를 연 상태를 전제로 해 버린다」실패입니다. 기록시에 우연히 열려 있던 책을 전제로 매크로를 만들면, 그 책이 닫혀 있는 재생시에 파탄합니다. 대책은, 매크로의 시작 부분에서 「대상의 북을 열기」스텝으로부터 기록하는 것. 항상 같은 초기 상태에서 시작하도록 만들면 언제 실행해도 안정적으로 움직입니다. "기록은 온전한 상태로 시작한다" -- 이것이 Excel 자동화를 보장하는 기본 원칙입니다.

구체적인 자동화 시나리오에서 생각하기

추상적인 설명만으로는 이미지하기 힘들기 때문에 구체적인 시나리오에서 생각해 봅시다. 예를 들어 '매일 아침 매출 집계'라는 업무. 기간 시스템에 로그인하고, 전날의 판매 데이터를 표시하고, 그것을 복사하여 Excel에 붙여넣고, 피벗 테이블에 집계하고, 정해진 서식의 리포트에 정돈해, 상사에게 메일로 송신한다——이 일련의 흐름은, 복수의 앱을 넘는 전형적인 정형 업무입니다.

이 작업을 자동화하면 먼저 일련의 작업을 기록하여 골격을 만듭니다. 그런 다음 데이터 수가 날짜에 따라 달라지는 집계 부분은 루프를 사용하여 "데이터가있는 한 처리"로 다시 씁니다. 기간 시스템의 로딩에 시간이 걸리는 개소에는, 화상 인식의 WAIT_IMAGE로 「표시 완료를 기다리고 나서 다음으로 진행한다」처리를 넣어 안정시킵니다. 그리고 마지막으로, 이 자동화를 「매일 아침 8시에 실행」이라고 스케줄에 등록하면 완성입니다.

출사하여 PC를 열면 이미 리포트가 완성되어 전송도 완료되고 있다——이것은 기록, 스크립트, 이미지 인식, 스케줄을 조합한 자동화의 도달점입니다. 처음에는 전부를 한번에 만들려고 하지 않고, 우선 기록만의 단순한 판으로 시작해, 움직이면서 조금씩 현명하게 해 가는 것이 요령입니다. "우선 움직이는 것을 만들고 키우는"자세가 복잡하게 보이는 업무에서도 꾸준히 자동화를 진행시키는 지름길입니다.

이러한 시나리오는 경리, 총무, 영업 사무, 데이터 입력 등 모든 직종에 응용할 수 있습니다. 매일 아침·매주 정형 업무도, “어떤 앱을, 어느 순서로 조작하고 있는지”를 내보내 보면, 의외로 만큼 자동화의 여지가 발견될 것입니다. 먼저 일련의 절차를 종이에 내보내는 것으로 시작하면 자동화 설계도가 자연스럽게 보입니다.

Excel 함수와 기능과 매크로를 결합

Excel 자동화를 효율적으로 진행하는 요령은 '엑셀 자체의 기능'과 '매크로 기록'을 잘 역할 분담시키는 것입니다. 데이터 계산 및 집계 자체는 Excel의 함수, 피벗 테이블, 파워 쿼리 등의 표준 기능이 잘 하는 곳입니다. 이것들을 사용하면 복잡한 계산도 수식을 짜는 것만으로 완결됩니다. 매크로 기록이 담당하는 것은, 그 전후의 「손을 움직이는 부분」——데이터의 캡처, 시트간의 이동, 서식의 적용, 보존이나 export 등의 조작입니다.

예를 들면, 계산 로직은 Excel의 함수로 짜 놓고, 「데이터를 붙여, 계산 결과를 카피해, 리포트용 시트에 전기해 보존한다」라고 하는 조작의 흐름을 매크로로 자동화한다. 이렇게 하면, 각각의 특기 분야를 살린, 효율적이고 보수하기 쉬운 자동화를 할 수 있습니다. 모든 것을 매크로로 역기로 해결하려고 하지 않고, Excel의 표준 기능에 맡기는 부분은 맡긴다——이 발상이, Excel 자동화를 한층 스마트하게 합니다.

자동화의 효과를 측정해보십시오

자동화를 계속하는 동기 부여를 유지하려면 그 효과를 '가시화'하는 것이 유효합니다. 이 방법은 간단하며 자동화 전 작업 시간과 자동화 후 시간을 비교하는 것입니다. 예를 들어 매일 아침 10분이 소요된 집계가 자동화로 30초가 되었다고 가정합니다. 하루 9분 반, 월 20영업일에 약 3시간, 연간 38시간 절약됩니다. 숫자로 해 보면, 그 효과의 크기를 실감할 수 있습니다.

절약 된 시간을 더 가치있는 일에 사용할 수 있다고 생각하면 자동화의 투자 대 효과는 일목요연합니다. 게다가 이 효과는 한 번 만들면 매일 쌓아 갑니다. 첫 번째 기록에 10분이 걸렸지만 일년에 수백 번 작업을 반복하면 투자를 즉시 ​​회수할 수 있습니다. 「단 몇 분의 작업」이라고 모르지 않고, 빈도가 높은 것으로부터 자동화해 가는 것이, 시간이라고 하는 자산을 극대화하는 지름길입니다.

팀에서 Excel 자동화 공유

자신의 Excel 작업을 자동화하고 효과를 실감하면, 그 구조를 팀에서 공유하는 것을 생각해 봅시다. 비슷한 집계 작업을 수행하는 동료가 여러 개인 경우, 만든 매크로를 공유하기만 하면 전체 팀의 작업 시간을 단축할 수 있습니다. 많은 도구는 만든 자동화를 내보내 다른 PC에서 로드하는 기능이 있기 때문에 노하우의 가로 전개는 어렵지 않습니다.

공유할 때는 매크로에 알기 쉬운 이름과 간단한 사용법에 대한 설명을 더해 두는 것이 좋습니다. 「어떤 책을 열린 상태로 실행할까」 「어떤 전제가 필요한가」를 전해 두면, 받은 사람도 부드럽게 사용하기 시작할 수 있습니다. 한 사람의 궁리가 팀 전체의 표준적인 진행방식이 된다——그런 확산도 Excel 자동화라면 현실적으로 일어날 수 있습니다.

그러나 공유할 때 처리할 데이터의 기밀성에 유의하세요. 매크로 자체에 기밀 정보가 포함되어 있지 않거나 공유 대상이 적절한지 확인하는 것이 중요합니다. 기록 데이터가 단말 내에 로컬로 저장되어 외부로 전송되지 않는 설계 도구를 선택해 두면 이러한 정보 관리 면에서도 안심하고 공유할 수 있습니다.

Excel 자동화는 개인의 효율성에 그치지 않고 팀과 부서 전체의 생산성을 높이는 힘을 가지고 있습니다. 우선은 자신의 작업을 자동화하고 효과를 확인하고 나서 조금씩 주위에 펼쳐 간다. 이 단계적 접근이 무리없이 꾸준히 조직 전체의 작동 방식을 개선해 나가는 길이 됩니다.

자동화하기 전에 누르고 싶은주의 사항

편리한 Excel 자동화이지만 몇 가지 조심하고 싶은 점이 있습니다. 우선, 붙여넣기처의 셀이나 범위가 어긋나지 않도록, 기록시와 재생시에 시트의 구성을 가지런히 해 두는 것이 중요합니다. 열 삽입이나 행 정렬이 있으면 고정 좌표를 기준으로 한 매크로는 의도하지 않은 셀을 조작합니다. 대책으로는 명명된 범위나 점프 기능(Ctrl+G)을 사용하여 위치를 안정시키면 보다 견고한 자동화가 됩니다.

또한 자동화는 "빠르고 정확하게 여러 번"실행된다는 점도 잊지 마십시오. 잘못된 집계 절차를 그대로 자동화하면 잘못된 결과를 고속으로 양산합니다. 처음에는 적은 수의 데이터로 테스트하고 결과가 올바른지 확인한 다음 프로덕션 데이터에 적용합니다. makuroku라면 기록, 스크립팅, 스케줄 실행까지 하나의 앱으로 Windows에서 무료로 사용해 볼 수 있습니다. 우선 매일 아침 가장 어떠한 Excel 작업을 하나 자동화해보세요.