如何在不使用 VBA 的情況下自動執行 Excel 中的重複任務

Excel 是重複性任務累積最多的應用之一。貼上並彙整昨天的數字，每次都採用固定格式，每天早上寫出相同格式的報告——每一項任務可能需要幾分鐘，但如果每天加起來，那就是相當長的時間了。 「VBA」是自動執行這些任務的標準方法，但 VBA 需要學習 Excel 編程，這對於初學者來說是一個很高的障礙。

但是，不需要 VBA 即可自動執行重複的 Excel 任務。如果您使用「巨集記錄」自動化工具來記錄和回放操作本身，那麼即使您沒有程式設計知識，您也可以自動化您通常執行的步驟。在本文中，我們將解釋在完全不接觸 VBA 的情況下自動化 Excel 工作的具體步驟，以及在實踐中有用的實用技巧。

首先，僅記錄一次「通常過程」。

自動化的第一步是記錄您通常在 Excel 中所做的工作，只需手動執行一次。例如，如果您想每天早上計算銷售額，請打開工作簿，選擇目標範圍，複製，切換到計算表，貼上，格式化並像往常一樣儲存，並開啟記錄。您的所有按鍵和點擊都會依序記錄為步驟。

錄音完成後，只要按下播放按鈕，就會自動執行完全相同的任務。昨天需要5分鐘的聚合，現在只需一鍵即可在幾秒鐘內完成。重點是，你不必考慮任何複雜的事情，只需像往常一樣做一次。使用快速鍵（Ctrl+C、Ctrl+V等）的操作也會被記錄下來，因此無需改變您平常的操作方式。

資料量和內容發生變化時該怎麼辦

簡單錄製和播放的問題是每次資料量都會改變。如果根據日期要處理的行數為 10 或 100 行，則無法僅使用固定程序進行處理。這就是將錄製的巨集開發為「腳本」的能力派上用場的地方。

透過使用 makuroku 的 SCR 腳本，您可以建立一個循環，重複相同的過程直到資料完成，或將儲存格值讀入變數並新增條件分支，例如「如果總數超過一定數量，則執行另一個流程」。而且，無需突然從頭開始編寫腳本。您可以先記錄您的操作，將其轉換為可編輯的腳本，然後僅修改需要重複或條件的部分。有了這個，即使你沒有程式設計經驗，也可以逐步提升你的程式設計技能。

跨多個應用程式的工作也可以自動化。

在實務中，單獨使用 Excel 可以完成的任務很少，而且通常需要與其他應用程式合作。從核心系統複製數字並將其貼上到 Excel 中、將 Excel 聚合結果作為電子郵件附件發送、將其匯出為 PDF 並將其保存在共用資料夾中 - 所有這些「跨應用程式的工作」都可以使用巨集記錄工具完全自動化。

巨集不僅在特定應用程式內運行，而是記錄整個螢幕上的操作，因此可以將跨越 Excel、瀏覽器、電子郵件軟體和資源管理器等多個應用程式的一系列流程製作為單一巨集。與只能在 Excel 中運行的 VBA 相比，這是一個很大的優勢。諸如「在 Excel 中編譯資料並將結果通知 Slack」等跨部門任務是基於記錄的自動化顯示其真正潛力的地方。

甚至不依照計畫執行啟動的自動化

自動化的最終形式是從一開始就無需按下播放按鈕。透過使用makuroku的日程功能，您可以將Excel的匯總巨集設定為「每天早上8:00自動運行」。當你開始工作並打開筆記型電腦時，報告已經完成——這就是簡單的「節省時間的捷徑」和「自我驅動的業務流程」之間的關鍵區別。

選擇巨集記錄類型而非 VBA 的優點

VBA 是 Excel 自動化的標準，但選擇巨集記錄工具有明顯的優勢。首先，幾乎沒有學習成本。使用VBA，您需要了解變數、物件和方法等概念，但使用記錄類型，您只需要「執行一次常用操作」。其次，您可以一次自動執行 Excel 以外的所有操作。 VBA 基本上只能在 Excel 中運作，但記錄工具可以統一一系列跨越其他應用程式（例如瀏覽器和電子郵件軟體）的流程。

第三，我們不能忽視它可以在任何環境中使用的事實。 VBA 可能需要設定才能啟用巨集，或執行可能受到安全性原則的限制。記錄工具作為獨立的應用程式運行，因此它們不太容易受到這些限制，並且可以在多個 Excel 版本和其他應用程式中以相同的感覺使用。當然，VBA 有其優點，但記錄類型更直接滿足「自動化包括 Excel 在內的一系列任務，而無需編寫任何程式碼」的需求。

Excel 自動化實務中失敗的常見範例

請注意常見的 Excel 自動化錯誤，這樣您就可以避免相同的陷阱。最常見的情況是巨集由於行或列未對齊而中斷。如果前一天有 10 行數據，今天有 15 行數據，假設固定範圍的巨集可能無法處理溢出的行，甚至無法處理空白行。可以透過使用循環和變數「只要有資料就重複」來防止這種情況。

另一個常見錯誤是假設另一個工作簿或工作表已開啟。如果您基於錄製時剛好開啟的工作簿建立巨集，則當工作簿關閉時，巨集將在播放期間失敗。解決方案是將「開啟目標工作簿」步驟記錄在巨集的開頭。如果你讓它總是從相同的初始狀態開始，那麼無論你何時運行它都會穩定運行。 「從一張乾淨的唱片開始」—這是確保 Excel 自動化的基本原則。

根據特定自動化場景進行思考

僅憑抽象的解釋很難想像，所以讓我們用具體的場景來思考一下。例如，有一個名為「每天早上匯總銷售情況」的任務。登入核心系統，顯示前一天的銷售數據，將其複製並貼上到 Excel 中，匯總到數據透視表中，以固定格式建立報告，然後透過電子郵件將其發送給老闆 - 這一系列步驟是跨多個應用程式的典型例行任務。

如果你想自動化這個任務，先記錄一系列操作並建立一個框架。接下來，使用循環重寫資料數量每天都在變化的聚合部分，使其「只要有資料就處理」。在核心系統需要長時間載入的區域，使用 WAIT_IMAGE 進行影像識別，透過「等待顯示完成後再繼續」來穩定進程。最後，在時間表中將此自動化註冊為“每天早上 8 點運行”，然後就完成了。

當您到達工作地點並開啟電腦時，報告已完成並已發送。這是結合了記錄、腳本、影像辨識和調度的自動化的目標。訣竅是不要嘗試一次創建所有內容，而是從一個僅記錄的簡單版本開始，然後隨著您的移動逐漸改進它。 「首先創造和培育有用的東西」的態度是穩步實現看似複雜任務自動化的捷徑。

這些場景可以應用於所有類型的工作，包括會計、總務、銷售辦公室工作和資料輸入。如果您在早上和每週的例行任務中寫下“您使用哪些應用程式以及按什麼順序”，您會發現驚人的自動化空間。如果你先在紙上寫下一系列步驟，自動化的藍圖自然就會出現。

將 Excel 函數和函數與巨集結合

高效自動化 Excel 的技巧是正確劃分「Excel 自身功能」和「巨集記錄」之間的角色。計算和聚合資料是標準 Excel 函數（例如函數、資料透視表和強力查詢）所擅長的。如果使用這些，只需編寫公式即可完成複雜的計算。巨集錄製負責前後的「實際操作部分」：匯入資料、在工作表之間移動、套用格式、儲存和匯出等操作。

例如，可以使用Excel函數組裝計算邏輯，並且可以使用巨集自動化「貼上資料、複製計算結果、將其傳輸並儲存到報告表」等操作流程。透過這種方式，您可以創建高效且易於維護的自動化，充分利用每個公司的優勢。與其嘗試使用巨集和蠻力來解決所有問題，而將可以留給 Excel 標準函數的部分留下來 - 這個想法使 Excel 自動化變得更加智慧。

衡量自動化的有效性

保持繼續自動化動力的有效方法是視覺化其效果。方法很簡單，只需比較自動化前和自動化後的工作時間。例如，假設過去每天早上需要 10 分鐘的聚合，現在透過自動化只需 30 秒。這樣每天可節省 9.5 分鐘，每月 20 個工作天可節省約 3 小時，每年可節省 38 小時。如果你看一下數字，你就能意識到影響的嚴重程度。

當您認為節省的時間可以用於更有價值的工作時，自動化的投資回報是顯而易見的。而且，一旦產生了這個效果，它就會每天累積起來。即使第一次錄製需要 10 分鐘，如果您每年重複該過程數百次，您很快就會收回投資。最大化時間資產的捷徑是從最頻繁的任務開始自動化任務，並且不要低估它們只需要幾分鐘的事實。

與您的團隊分享 Excel 自動化

一旦您意識到 Excel 工作自動化的效果，請考慮與您的團隊分享系統。如果您有多個同事從事類似的聚合工作，只需共用您建立的巨集即可立即縮短整個團隊的工作時間。許多工具都具有導出創建的自動化並在另一台PC上讀取的功能，因此橫向傳播專業知識並不困難。

共用時，最好為您的巨集指定一個描述性名稱以及如何使用它的簡單說明。如果你告訴收件者你想打開什麼書以及需要什麼先決條件，他們就可以順利地開始使用它。一個人的想法會成為整個團隊前進的標準方式 - 這可以透過 Excel 自動化實現。

但是，在共用時，請注意您處理的資料的機密性。檢查巨集本身是否不包含敏感資訊以及收件人是否合適非常重要。如果您選擇的工具設計為將記錄的資料儲存在設備本地而不是發送到外部，則您可以放心地共享此資訊。

Excel 自動化不僅可以提高個人效率，還可以提高整個團隊和部門的生產力。首先，將自己的任務自動化，檢查效果，然後逐漸傳播給周圍的人。這種循序漸進的方法為改善整個組織的工作方式提供了一條自然而穩定的途徑。

自動化之前要記住的要點

Excel自動化很方便，但有一些要點要注意。首先，重要的是要確保記錄和播放期間的工作表結構相同，以便貼上目標儲存格和範圍不會變更。如果插入列或對行重新排序，基於固定座標的巨集將在非預期的儲存格上執行。作為解決方法，使用命名範圍或跳轉功能 (Ctrl+G) 來穩定位置將帶來更強大的自動化。

另外，不要忘記自動化是「快速、準確、一遍又一遍」執行的。如果您按原樣自動化不正確的聚合過程，您將高速大量產生不正確的結果。首先在少量數據上進行測試，並確保結果正確，然後再將其應用於生產數據。借助 makuroku，您可以在 Windows 上免費在一個應用程式中嘗試錄製、編寫腳本和計劃執行。首先，每天早上自動執行一項最繁瑣的 Excel 任務。