如何在不使用 VBA 的情况下自动执行 Excel 中的重复任务

Excel 是重复性任务累积最多的应用之一。粘贴和汇总昨天的数字，每次都采用固定格式，每天早上写出相同格式的报告——每一项任务可能需要几分钟，但如果每天加起来，那就是相当长的时间了。 “VBA”是自动执行这些任务的标准方法，但 VBA 需要学习 Excel 编程，这对于初学者来说是一个很高的障碍。

但是，不需要 VBA 即可自动执行重复的 Excel 任务。如果您使用“宏记录”自动化工具来记录和回放操作本身，那么即使您没有编程知识，您也可以自动化您通常执行的步骤。在本文中，我们将解释在完全不接触 VBA 的情况下自动化 Excel 工作的具体步骤，以及在实践中有用的实用技巧。

首先，仅记录一次“通常过程”。

自动化的第一步是记录您通常在 Excel 中所做的工作，只需手动执行一次。例如，如果您想每天早上计算销售额，请打开工作簿，选择目标范围，复制，切换到计算表，粘贴，格式化并像往常一样保存，并打开记录。您的所有击键和点击都会按顺序记录为步骤。

录音完成后，只需按播放按钮，就会自动执行完全相同的任务。昨天需要5分钟的聚合，现在只需一键即可在几秒钟内完成。重点是，你不必考虑任何复杂的事情，只需像往常一样做一次即可。使用快捷键（Ctrl+C、Ctrl+V等）的操作也会被记录下来，因此无需改变您平时的操作方式。

数据量和内容发生变化时该怎么办

简单录制和播放的问题是每次数据量都会发生变化。如果根据日期要处理的行数为 10 或 100 行，则无法仅使用固定过程进行处理。这就是将录制的宏开发为“脚本”的能力派上用场的地方。

通过使用 makuroku 的 SCR 脚本，您可以创建一个循环，重复相同的过程直到数据完成，或者将单元格值读入变量并添加条件分支，例如“如果总数超过一定数量，则执行另一个过程”。而且，无需突然从头开始编写脚本。您可以首先记录您的操作，将其转换为可编辑的脚本，然后仅修改需要重复或条件的部分。有了这个，即使你没有编程经验，也可以逐步提高你的编程技能。

跨多个应用程序的工作也可以自动化。

在实践中，单独使用 Excel 可以完成的任务很少，而且通常需要与其他应用程序协作。从核心系统复制数字并将其粘贴到 Excel 中、将 Excel 聚合结果作为电子邮件附件发送、将其导出为 PDF 并将其保存在共享文件夹中 - 所有这些“跨应用程序的工作”都可以使用宏记录工具完全自动化。

宏不仅仅在特定应用程序内运行，而是记录整个屏幕上的操作，因此可以将跨越 Excel、浏览器、电子邮件软件和资源管理器等多个应用程序的一系列流程制作为单个宏。与只能在 Excel 中运行的 VBA 相比，这是一个很大的优势。诸如“在 Excel 中编译数据并将结果通知 Slack”等跨部门任务是基于记录的自动化显示其真正潜力的地方。

甚至不按计划执行启动的自动化

自动化的最终形式是从一开始就无需按下播放按钮。通过使用makuroku的日程功能，您可以将Excel的汇总宏设置为“每天早上8:00自动运行”。当你开始工作并打开笔记本电脑时，报告已经完成——这就是简单的“节省时间的捷径”和“自我驱动的业务流程”之间的关键区别。

选择宏记录类型而不是 VBA 的优点

VBA 是 Excel 自动化的标准，但选择宏记录工具有明显的优势。首先，几乎没有学习成本。使用VBA，您需要了解变量、对象和方法等概念，但使用记录类型，您只需要“执行一次常用操作”。其次，您可以一次性自动执行 Excel 之外的所有操作。 VBA 基本上只能在 Excel 中工作，但记录工具可以统一一系列跨越其他应用程序（例如浏览器和电子邮件软件）的流程。

第三，我们不能忽视它可以在任何环境中使用的事实。 VBA 可能需要设置才能启用宏，或者执行可能受到安全策略的限制。记录工具作为独立的应用程序运行，因此它们不太容易受到这些限制，并且可以在多个 Excel 版本和其他应用程序中以相同的感觉使用。当然，VBA 有其优点，但记录类型更直接满足“自动化包括 Excel 在内的一系列任务，而无需编写任何代码”的需求。

Excel 自动化实践中失败的常见示例

请注意常见的 Excel 自动化错误，这样您就可以避免同样的陷阱。最常见的情况是宏由于行或列未对齐而中断。如果前一天有 10 行数据，今天有 15 行数据，假设固定范围的宏可能无法处理溢出的行，甚至无法处理空行。可以通过使用循环和变量“只要有数据就重复”来防止这种情况。

另一个常见错误是假设另一个工作簿或工作表已打开。如果您基于录制时恰巧打开的工作簿创建宏，则当该工作簿关闭时，宏将在播放期间失败。解决方案是将“打开目标工作簿”步骤记录在宏的开头。如果你让它总是从相同的初始状态开始，那么无论你什么时候运行它都会稳定运行。 “从头开始”——这是确保 Excel 自动化的基本原则。

根据特定自动化场景进行思考

仅凭抽象的解释很难想象，所以让我们用具体的场景来思考一下。例如，有一个工作叫“每天早上汇总销售情况”。登录核心系统，显示前一天的销售数据，复制并粘贴到 Excel 中，汇总到数据透视表中，以固定格式创建报告，然后通过电子邮件发送给老板——这一系列步骤是跨多个应用程序的典型例行任务。

如果你想自动化这个任务，首先记录一系列操作并创建一个框架。接下来，使用循环重写数据数量每天都在变化的聚合部分，使其“只要有数据就处理”。在核心系统需要很长时间加载的区域，使用 WAIT_IMAGE 进行图像识别，通过“等待显示完成后再继续”来稳定进程。最后，在时间表中将此自动化注册为“每天早上 8 点运行”，然后就完成了。

当您到达工作地点并打开电脑时，报告已完成并已发送。这是结合了记录、脚本、图像识别和调度的自动化的目标。诀窍是不要尝试一次创建所有内容，而是从一个仅记录的简单版本开始，然后随着您的移动逐渐改进它。 “首先创造和培育有用的东西”的态度是稳步实现看似复杂任务自动化的捷径。

这些场景可以应用于所有类型的工作，包括会计、总务、销售办公室工作和数据输入。如果您在早上和每周的例行任务中写下“您使用哪些应用程序以及按什么顺序”，您会发现惊人的自动化空间。如果你首先在纸上写下一系列步骤，自动化的蓝图自然就会出现。

将 Excel 函数和函数与宏相结合

高效自动化 Excel 的技巧是正确划分“Excel 自身功能”和“宏记录”之间的角色。计算和聚合数据是标准 Excel 函数（例如函数、数据透视表和强力查询）所擅长的。如果使用这些，只需编写公式就可以完成复杂的计算。宏录制负责前后的“实际操作部分”：导入数据、在工作表之间移动、应用格式、保存和导出等操作。

例如，可以使用Excel函数组装计算逻辑，并且可以使用宏自动化“粘贴数据、复制计算结果、将其传输并保存到报告表”等操作流程。通过这种方式，您可以创建高效且易于维护的自动化，充分利用每个公司的优势。与其尝试使用宏和蛮力来解决所有问题，而将可以留给 Excel 标准函数的部分留下来 - 这个想法使 Excel 自动化变得更加智能。

衡量自动化的有效性

保持继续自动化动力的有效方法是可视化其效果。方法很简单，只需比较自动化前和自动化后的工作时间即可。例如，假设过去每天早上需要 10 分钟的聚合，现在通过自动化只需 30 秒。这样每天可节省 9.5 分钟，每月 20 个工作日可节省约 3 小时，每年可节省 38 小时。如果你看一下数字，你就能意识到影响的严重程度。

当您认为节省的时间可以用于更有价值的工作时，自动化的投资回报是显而易见的。而且，一旦产生了这个效果，它就会每天累积起来。即使第一次录制需要 10 分钟，如果您每年重复该过程数百次，您很快就会收回投资。最大化时间资产的捷径是从最频繁的任务开始自动化任务，并且不要低估它们只需要几分钟的事实。

与您的团队共享 Excel 自动化

一旦您意识到 Excel 工作自动化的效果，请考虑与您的团队共享该系统。如果您有多个同事从事类似的聚合工作，只需共享您创建的宏即可立即缩短整个团队的工作时间。许多工具都具有导出创建的自动化并在另一台PC上读取的功能，因此横向传播专业知识并不困难。

共享时，最好为您的宏指定一个描述性名称以及如何使用它的简单说明。如果你告诉收件人你想打开什么书以及需要什么先决条件，他们就可以顺利地开始使用它。一个人的想法会成为整个团队前进的标准方式 - 这可以通过 Excel 自动化实现。

但是，在共享时，请注意您处理的数据的机密性。检查宏本身是否不包含敏感信息以及收件人是否合适非常重要。如果您选择的工具设计为将记录的数据存储在设备本地而不是发送到外部，则您可以放心地共享此信息。

Excel 自动化不仅可以提高个人效率，还可以提高整个团队和部门的生产力。首先，将自己的任务自动化，检查效果，然后逐渐传播给周围的人。这种循序渐进的方法为改进整个组织的工作方式提供了一条自然而稳定的途径。

自动化之前要记住的要点

Excel自动化很方便，但有一些要点需要注意。首先，重要的是要确保记录和播放期间的工作表结构相同，以便粘贴目标单元格和范围不会发生变化。如果插入列或对行重新排序，基于固定坐标的宏将在非预期的单元格上运行。作为解决方法，使用命名范围或跳转功能 (Ctrl+G) 来稳定位置将带来更强大的自动化。

另外，不要忘记自动化是“快速、准确、一遍又一遍”执行的。如果您按原样自动化不正确的聚合过程，您将高速大量产生不正确的结果。首先在少量数据上进行测试，并确保结果正确，然后再将其应用于生产数据。借助 makuroku，您可以在 Windows 上免费在一个应用程序中尝试录制、编写脚本和计划执行。首先，每天早上自动执行一项最繁琐的 Excel 任务。