Comment automatiser les tâches répétitives dans Excel sans VBA

Excel est l'une des applications où les tâches répétitives ont tendance à s'accumuler le plus. Coller et agréger les chiffres d'hier, appliquer un format fixe à chaque fois et rédiger un rapport avec le même format chaque matin : chacune de ces tâches peut prendre quelques minutes, mais si elles sont additionnées chaque jour, elles peuvent représenter un temps considérable. "VBA" est un moyen standard d'automatiser ces tâches, mais VBA nécessite l'apprentissage de la programmation dans Excel, ce qui constitue un obstacle de taille pour les débutants.

Cependant, VBA n'est pas requis pour automatiser les tâches Excel répétitives. Si vous utilisez un outil d'automatisation « d'enregistrement de macros » qui enregistre et lit les opérations elles-mêmes, vous pouvez automatiser les étapes que vous effectuez normalement, même si vous n'avez aucune connaissance en programmation. Dans cet article, nous expliquerons les étapes spécifiques pour automatiser le travail sur Excel sans toucher du tout à VBA, ainsi que des conseils pratiques qui vous seront utiles dans la pratique.

Tout d'abord, enregistrez la "procédure habituelle" une seule fois.

La première étape vers l'automatisation consiste à enregistrer le travail que vous effectuez habituellement dans Excel en le faisant une seule fois à la main. Par exemple, si vous souhaitez calculer les ventes chaque matin, ouvrez le classeur, sélectionnez la plage cible, copiez, passez à la feuille de calcul, collez, formatez et enregistrez comme d'habitude, avec l'enregistrement activé. Toutes vos frappes et clics sont enregistrés sous forme d’étapes séquentielles.

Une fois l'enregistrement terminé, appuyez simplement sur le bouton de lecture et exactement la même tâche sera effectuée automatiquement. L'agrégation, qui prenait 5 minutes hier, peut désormais être réalisée en quelques secondes avec une seule clé. Le fait est que vous n'avez pas besoin de penser à quelque chose de compliqué et de le faire une seule fois, comme d'habitude. Les opérations utilisant les touches de raccourci (Ctrl+C, Ctrl+V, etc.) sont également enregistrées, il n'est donc pas nécessaire de modifier votre style de fonctionnement habituel.

Que faire lorsque la quantité et le contenu des données changent

Le problème avec l'enregistrement et la lecture simples est lorsque la quantité de données change à chaque fois. Si le nombre de lignes à traiter est de 10 ou 100 selon les jours, il ne peut pas être traité uniquement avec des procédures fixes. C'est là que la possibilité de développer des macros enregistrées en « scripts » s'avère utile.

En utilisant le script SCR de makuroku, vous pouvez créer une boucle qui répète le même processus jusqu'à ce que les données soient complètes, ou lire les valeurs des cellules dans des variables et ajouter des branches conditionnelles telles que « effectuer un autre processus si le total dépasse un certain montant ». De plus, il n'est pas nécessaire d'écrire soudainement un script à partir de zéro. Vous pouvez commencer par enregistrer vos opérations, les convertir en un script modifiable, puis modifier uniquement les parties qui nécessitent une répétition ou des conditions. Avec cela, même si vous n'avez aucune expérience en programmation, vous pouvez progressivement améliorer vos compétences en programmation.

Le travail qui s'étend sur plusieurs applications peut également être automatisé.

Dans la pratique, il existe étonnamment peu de tâches qui peuvent être réalisées à l'aide d'Excel seul et nécessitent souvent une collaboration avec d'autres applications. Copier des nombres à partir d'un système principal et les coller dans Excel, envoyer les résultats d'agrégation Excel sous forme de pièces jointes à un courrier électronique, les exporter au format PDF et les enregistrer dans un dossier partagé : tous ces « travaux inter-applications » peuvent être entièrement automatisés à l'aide d'outils d'enregistrement de macros.

Les macros ne s'exécutent pas uniquement dans une application spécifique, mais enregistrent les opérations sur tout l'écran, de sorte qu'une série de flux couvrant plusieurs applications telles qu'Excel, les navigateurs, les logiciels de messagerie et l'Explorateur peuvent être transformés en une seule macro. C'est un gros avantage par rapport à VBA, qui ne fonctionne que dans Excel. Les tâches transversales telles que « compiler des données dans Excel et notifier les résultats à Slack » sont là où l'automatisation basée sur les enregistrements montre son véritable potentiel.

Automatisation qui ne démarre même pas avec une exécution planifiée

La forme ultime d'automatisation consiste à éliminer le besoin d'appuyer sur le bouton de lecture en premier lieu. En utilisant la fonction de planification de makuroku, vous pouvez définir la macro récapitulative d'Excel pour qu'elle « s'exécute automatiquement à 8h00 tous les matins ». Au moment où vous vous mettez au travail et ouvrez votre ordinateur portable, le rapport est déjà terminé : c'est la différence cruciale entre un simple « raccourci permettant de gagner du temps » et un « processus métier autonome ».

Avantages de choisir le type d'enregistrement de macro au lieu de VBA

VBA est la norme en matière d'automatisation d'Excel, mais le choix d'un outil d'enregistrement de macros présente des avantages évidents. Premièrement, il n’y a presque aucun coût d’apprentissage. Avec VBA, vous devez comprendre des concepts tels que les variables, les objets et les méthodes, mais avec le type d'enregistrement, il vous suffit « d'effectuer les opérations habituelles une seule fois ». Deuxièmement, vous pouvez automatiser simultanément les opérations en dehors d’Excel. VBA ne fonctionne essentiellement que dans Excel, mais les outils d'enregistrement peuvent unifier une série de processus qui couvrent d'autres applications telles que les navigateurs et les logiciels de messagerie.

Troisièmement, nous ne pouvons ignorer le fait qu'il peut être utilisé dans n'importe quel environnement. VBA peut nécessiter des paramètres pour activer les macros, ou l'exécution peut être limitée par des politiques de sécurité. Les outils d'enregistrement fonctionnent comme des applications indépendantes, ils sont donc moins sensibles à ces restrictions et peuvent être utilisés avec la même sensation dans plusieurs versions d'Excel et d'autres applications. Bien sûr, VBA a ses atouts, mais le type d'enregistrement répond plus directement au besoin « d'automatiser toute une série de tâches, y compris Excel, sans écrire de code ».

Exemples courants d'échecs d'automatisation Excel dans la pratique

Soyez conscient des erreurs courantes d'automatisation d'Excel afin d'éviter les mêmes pièges. Le cas le plus courant est que la macro s'interrompt en raison d'un mauvais alignement des lignes ou des colonnes. S'il y avait 10 lignes de données la veille et 15 lignes aujourd'hui, une macro qui suppose une plage fixe peut ne pas réussir à traiter les lignes débordantes ou même traiter les lignes vides. Cela peut être évité en utilisant des boucles et des variables pour "répéter tant qu'il y a des données".

Une autre erreur courante consiste à supposer qu'un autre classeur ou une autre feuille est ouverte. Si vous créez une macro basée sur un classeur qui se trouve être ouvert au moment de l'enregistrement, elle échouera lors de la lecture lorsque ce classeur sera fermé. La solution consiste à enregistrer l’étape « Ouvrir le classeur cible » au début de la macro. Si vous faites en sorte qu'il démarre toujours à partir du même état initial, il fonctionnera de manière stable, quel que soit le moment où vous l'exécuterez. « Commencer avec une table rase des enregistrements » : tel est le principe de base qui garantit l'automatisation d'Excel.

Penser en termes de scénarios d'automatisation spécifiques

C'est difficile à imaginer avec une simple explication abstraite, alors réfléchissons-y à l'aide d'un scénario concret. Par exemple, il existe une tâche appelée « résumer les ventes chaque matin ». Se connecter au système principal, afficher les données de ventes de la veille, les copier et les coller dans Excel, les agréger dans un tableau croisé dynamique, créer un rapport dans un format fixe et l'envoyer par courrier électronique à votre patron : cette série d'étapes est une tâche de routine typique qui s'étend sur plusieurs applications.

Si vous souhaitez automatiser cette tâche, enregistrez d'abord une série d'opérations et créez un cadre. Ensuite, utilisez une boucle pour réécrire la partie agrégation où le nombre de données change de jour en jour afin qu'elle « soit traitée tant qu'il y a des données ». Dans les zones où le chargement du système principal prend beaucoup de temps, utilisez WAIT_IMAGE pour la reconnaissance d'image afin de stabiliser le processus en « attendant que l'affichage soit terminé avant de continuer ». Et enfin, enregistrez cette automatisation dans le planning pour « Exécuter tous les matins à 8 heures » et vous avez terminé.

Lorsque vous arrivez au travail et ouvrez votre PC, le rapport est déjà terminé et a été envoyé. C’est l’objectif de l’automatisation qui combine l’enregistrement, le script, la reconnaissance d’images et la planification. L’astuce n’est pas d’essayer de tout créer d’un coup, mais de commencer avec une version simple qui se contente d’enregistrer, et de l’améliorer progressivement au fur et à mesure de vos déplacements. L'attitude consistant à « créer et entretenir quelque chose qui fonctionne en premier » est un raccourci pour automatiser progressivement même des tâches apparemment complexes.

Ces scénarios peuvent être appliqués à tous les types d'emplois, y compris la comptabilité, les affaires générales, le travail dans un bureau de vente et la saisie de données. Si vous notez « quelles applications vous utilisez et dans quel ordre » dans vos tâches de routine matinales et hebdomadaires, vous découvrirez une marge d'automatisation surprenante. Si vous commencez par écrire une série d’étapes sur papier, le plan d’automatisation apparaîtra naturellement.

Combinaison de fonctions Excel et de fonctions avec des macros

L'astuce pour automatiser efficacement Excel consiste à diviser correctement les rôles entre « les fonctions propres d'Excel » et « l'enregistrement de macros ». Le calcul et l'agrégation de données sont les atouts des fonctions Excel standard telles que les fonctions, les tableaux croisés dynamiques et les requêtes avancées. Si vous les utilisez, vous pouvez effectuer des calculs complexes simplement en écrivant des formules. L'enregistrement de macros est responsable de la « partie pratique » avant et après cela : des opérations telles que l'importation de données, le déplacement entre les feuilles, l'application du formatage, la sauvegarde et l'exportation.

Par exemple, la logique de calcul peut être assemblée à l'aide de fonctions Excel, et le flux d'opérations telles que « coller les données, copier les résultats du calcul, les transférer et les enregistrer dans une feuille de rapport » peut être automatisé à l'aide de macros. De cette façon, vous pouvez créer une automatisation efficace et facile à entretenir qui exploite les atouts de chaque entreprise. Plutôt que d'essayer de tout résoudre à l'aide de macros et de force brute, en laissant les parties qui peuvent être laissées aux fonctions standard d'Excel, cette idée rend l'automatisation d'Excel encore plus intelligente.

Mesurer l'efficacité de l'automatisation

Un moyen efficace de maintenir la motivation pour poursuivre l'automatisation est de visualiser ses effets. La méthode est simple, il suffit de comparer le temps de travail avant automatisation avec le temps après automatisation. Par exemple, disons que l'agrégation qui prenait auparavant 10 minutes chaque matin prend désormais 30 secondes grâce à l'automatisation. Cela permet d'économiser 9,5 minutes par jour, environ 3 heures sur 20 jours ouvrables par mois et 38 heures par an. Si l’on regarde les chiffres, on se rend compte de l’ampleur de l’effet.

Le retour sur investissement de l'automatisation est évident si l'on considère que le temps gagné peut être utilisé pour un travail plus valorisant. De plus, une fois que vous aurez créé cet effet, il s’accumulera chaque jour. Même si l'enregistrement prend 10 minutes la première fois, si vous répétez le processus des centaines de fois par an, vous récupérerez rapidement votre investissement. Le raccourci pour maximiser le gain de temps est d'automatiser les tâches en commençant par les plus fréquentes, et ne sous-estimez pas le fait qu'elles ne prennent que quelques minutes.

Partagez l'automatisation Excel avec votre équipe

Une fois que vous aurez réalisé les effets de l'automatisation de votre travail Excel, pensez à partager le système avec votre équipe. Si plusieurs collègues effectuent un travail d'agrégation similaire, le simple fait de partager la macro que vous avez créée peut réduire instantanément le temps de travail de toute l'équipe. De nombreux outils ont pour fonction d'exporter l'automatisation créée et de la lire sur un autre PC, il n'est donc pas difficile de diffuser le savoir-faire latéralement.

Lors du partage, c'est une bonne idée de donner à votre macro un nom descriptif et une explication simple sur la façon de l'utiliser. Si vous indiquez au destinataire quel livre vous souhaitez ouvrir et quelles conditions sont requises, il peut commencer à l'utiliser sans problème. Les idées d’une personne deviennent la manière standard de procéder pour toute l’équipe – cela peut se produire de manière réaliste avec l’automatisation d’Excel.

Cependant, lors du partage, soyez attentif à la confidentialité des données que vous manipulez. Il est important de vérifier que la macro elle-même ne contient pas d'informations sensibles et que le destinataire est approprié. Si vous choisissez un outil conçu pour que les données enregistrées soient stockées localement sur l'appareil et non envoyées à l'extérieur, vous pouvez partager ces informations en toute confiance.

L'automatisation d'Excel a le pouvoir non seulement d'améliorer l'efficacité des individus, mais également d'augmenter la productivité d'équipes et de départements entiers. Tout d’abord, automatisez vos propres tâches, vérifiez leur efficacité, puis diffusez-les progressivement à votre entourage. Cette approche étape par étape constitue une voie naturelle et constante pour améliorer le fonctionnement de l’ensemble de votre organisation.

Points à garder à l'esprit avant d'automatiser

L'automatisation d'Excel est pratique, mais il y a certains points à prendre en compte. Tout d’abord, il est important de s’assurer que la structure de la feuille est la même pendant l’enregistrement et la lecture afin que les cellules et plages de destination du collage ne soient pas décalées. Si des colonnes sont insérées ou des lignes sont réorganisées, les macros basées sur des coordonnées fixes fonctionneront sur des cellules involontaires. Pour contourner le problème, l'utilisation de plages nommées ou de la fonction de saut (Ctrl+G) pour stabiliser la position entraînera une automatisation plus robuste.

N'oubliez pas non plus que l'automatisation est exécutée "rapidement, avec précision et encore et encore". Si vous automatisez les procédures d’agrégation incorrectes telles quelles, vous produirez en masse des résultats incorrects à grande vitesse. Testez-le d'abord sur une petite quantité de données et assurez-vous que les résultats sont corrects avant de l'appliquer à vos données de production. Avec makuroku, vous pouvez essayer gratuitement l'enregistrement, la création de scripts et l'exécution planifiée dans une seule application sous Windows. Commencez par automatiser chaque matin l’une de vos tâches Excel les plus fastidieuses.