10 ide otomatisasi untuk menghilangkan pekerjaan berulang

Bagian tersulit dari otomatisasi sering kali bukan teknologinya, melainkan “menentukan apa yang perlu diotomatiskan terlebih dahulu”. Kandidat yang baik adalah pekerjaan yang membosankan, sering dilakukan, dan memiliki langkah-langkah yang dapat diprediksi. Di sini kami mencantumkan 10 pekerjaan berulang yang dilakukan banyak orang tanpa memandang profesi, disertai petunjuk untuk mengotomatiskan masing-masing pekerjaan. Bayangkan keseharian Anda dan cari hal-hal yang membuat Anda berpikir, “Saya juga melakukan ini”.

Otomatisasi entri dan pemindahan data

Pertama, menyalin dan menempelkan data antar-aplikasi. Pekerjaan seperti mengambil angka dari sistem inti lalu menempelkannya ke Excel merupakan salah satu keunggulan utama makro berbasis rekaman. Kedua, mengisi formulir Web secara berulang. Pekerjaan memasukkan alamat yang sama atau nilai baku berkali-kali dapat diselesaikan seketika setelah direkam satu kali. Ketiga, memposting konten yang sama ke beberapa alat—misalnya mencatat perkembangan secara bersamaan di Slack, email, dan tabel pengelolaan. Pekerjaan lintas alat seperti ini juga dapat disatukan dalam satu makro.

• • Menyalin dan menempelkan data antar-aplikasi
• • Memasukkan nilai baku berulang kali ke formulir Web
• • Memposting konten yang sama ke beberapa alat atau obrolan

Otomatisasi pekerjaan terkait file dan dokumen

Keempat, mengganti nama file hasil unduhan atau pemindaian secara massal dan memilahnya ke dalam folder. Mengganti nama berdasarkan aturan penamaan tertentu, lalu memindahkannya ke folder sesuai jenis merupakan pekerjaan sederhana yang cenderung muncul setiap hari. Kelima, membuat laporan standar. Seluruh rangkaian proses untuk mengumpulkan angka dari sumber tertentu, menyusunnya dalam format yang biasa digunakan, lalu mengekspornya dapat diotomatiskan sepenuhnya dengan menggabungkan rekaman dan skrip. Keenam, mengekspor ke PDF dan menyimpannya ke folder bersama juga sangat cocok untuk diotomatiskan selama urutan kliknya tetap.

• • Mengganti nama file secara massal dan memilahnya ke dalam folder
• • Pembuatan laporan standar dari sumber yang telah ditentukan
• • Mengekspor ke PDF dan menyimpannya di folder bersama

Mengotomatiskan rutinitas harian

Ketujuh, pemeriksaan rutin yang dilakukan pertama kali pada pagi hari. Pekerjaan masuk ke beberapa layar administrasi lalu memeriksa statusnya secara berurutan sangat cocok untuk diotomatiskan karena alur kliknya sudah tetap. Kedelapan, mengambil dan menyimpan tangkapan layar pada waktu tertentu. Pekerjaan mengambil dan menyimpan tampilan layar pada jam yang sama setiap hari untuk keperluan pencatatan atau bukti dapat dijalankan sepenuhnya tanpa campur tangan manusia jika digabungkan dengan eksekusi terjadwal.

Kesembilan, memindahkan nilai angka antara lembar kerja dan aplikasi lain. Pekerjaan bolak-balik seperti menyalin angka dari perangkat lunak akuntansi ke lembar kerja pun dapat ditangani dengan mudah oleh alat berbasis perekaman. Lalu yang kesepuluh adalah memasukkan semua pekerjaan ini ke jadwal agar “dijalankan otomatis setiap pagi pukul 8”. Jika setiap makro diatur agar berjalan otomatis pada waktu tertentu, Anda bahkan tidak perlu repot memulainya sendiri.

• • Masuk ke beberapa layar dan melakukan pemeriksaan rutin secara berurutan
• • Mengambil dan menyimpan tangkapan layar pada waktu tertentu
• • Menyalin nilai angka antara lembar kerja dan aplikasi lain
• • Menjalankan pekerjaan di atas sepenuhnya tanpa campur tangan manusia melalui eksekusi terjadwal

Cara menemukan pekerjaan yang dapat diotomatiskan

Sepuluh gagasan tersebut hanyalah contoh. Untuk menemukan “pekerjaan yang dapat diotomatiskan” dalam pekerjaan Anda sendiri, ada beberapa sudut pandang yang dapat membantu. Pertama, pada penghujung hari, coba renungkan: “Berapa kali saya melakukan hal yang sama hari ini?”. Jika Anda berkali-kali membuka aplikasi yang sama, mengeklik tempat yang sama, dan mengetik teks yang serupa, pekerjaan tersebut merupakan kandidat yang sangat potensial.

Selanjutnya, ingatlah saat Anda merasa “merepotkan sekali” atau “ini lagi?”. Perasaan tersebut merupakan tanda adanya pekerjaan berulang. Jangan pula melewatkan “pekerjaan yang selalu muncul pada waktu tertentu”, seperti pada akhir bulan atau awal minggu. Membuat laporan rutin, mencadangkan data secara berkala, dan melakukan rekapitulasi dengan langkah yang sama setiap kali—“pengulangan yang sudah menjadi bagian dari jadwal” seperti ini sangat cocok dengan eksekusi terjadwal. Saat mencari pekerjaan, gunakan tiga petunjuk, yaitu “frekuensinya tinggi”, “prosedurnya tetap”, dan “membosankan untuk dilakukan”, agar Anda dapat menemukan kandidat yang memberikan dampak besar.

Kiat agar otomatisasi terus berjalan

Otomatisasi bukanlah sesuatu yang dibuat sekali lalu selesai, melainkan sesuatu yang dikembangkan sedikit demi sedikit. Kiat agar dapat bertahan lama adalah tidak mengejar kesempurnaan sejak awal. Pertama-tama, buat sesuatu yang dapat berjalan meskipun masih agak kasar, lalu perbaiki hal-hal yang terasa mengganggu saat benar-benar digunakan. Sikap “menyempurnakan sambil membuat” ini pada akhirnya akan menghasilkan solusi yang siap digunakan lebih cepat daripada memikirkan desain sempurna terlalu lama sejak awal.

Kiat lainnya adalah mencatat dan membagikan pekerjaan yang telah diotomatisasi. Dengan mencatat “pekerjaan apa yang diotomatisasi menggunakan makro mana”, Anda akan lebih mudah meninjaunya kembali untuk melakukan perbaikan atau menyerahkannya kepada anggota tim lain. Dengan makuroku, Anda dapat menyimpan makro dan skrip menggunakan nama serta deskripsi yang mudah dipahami, lalu membagikannya dengan PC lain melalui fungsi ekspor bila diperlukan. Jangan biarkan otomatisasi hanya menjadi “teknik rahasia milik sendiri”; kumpulkanlah sebagai aset yang dapat digunakan kembali. Kebiasaan ini akan memperbesar penghematan waktu seperti bola salju.

Contoh pekerjaan yang mudah diotomatisasi menurut profesi

Pekerjaan yang mudah diotomatisasi juga memiliki karakteristik berbeda-beda menurut profesinya. Agar mudah diterapkan pada pekerjaan Anda sendiri, mari kita lihat beberapa contoh berdasarkan bidang pekerjaan. Untuk bagian akuntansi dan administrasi umum, penerbitan faktur dan penyimpanannya sebagai PDF, penyalinan data pengeluaran, serta persiapan proses pembayaran rutin merupakan sasaran yang baik. Karena ada banyak pekerjaan rutin yang melibatkan angka dan menuntut ketelitian, dampak serta manfaat otomatisasi akan terlihat jelas.

Untuk bagian penjualan dan administrasi, tugas yang dapat diotomatisasi antara lain membuat templat penawaran harga atau proposal, memasukkan informasi standar ke daftar pelanggan, serta menyusun laporan harian atau mingguan. Bagi staf pemasaran atau analisis data, pengumpulan data dari berbagai alat, pembuatan laporan berkala, dan unggahan standar ke media sosial merupakan pekerjaan yang mudah diotomatisasi. Bagi teknisi dan staf IT, kandidatnya meliputi konfigurasi awal lingkungan, pemeriksaan log secara berkala, serta pengulangan pekerjaan pengujian.

Meskipun profesinya berbeda, semuanya memiliki satu kesamaan, yaitu “mengulangi prosedur tertentu pada waktu tertentu”. Tinjaulah kegiatan Anda sepanjang hari dan tuliskan pekerjaan seperti itu. Anda mungkin akan menemukan jauh lebih banyak “pekerjaan yang dapat diotomatisasi” daripada yang dibayangkan. Memulai dari satu pekerjaan yang paling sering dilakukan dan paling membosankan adalah jalan pintas menuju keberhasilan.

Hal yang penting adalah jangan langsung menyimpulkan bahwa “tidak ada yang dapat diotomatisasi dalam pekerjaan saya”. Dalam profesi apa pun, pasti ada pekerjaan rutin yang berulang. Temukan pekerjaan tersebut dan lepaskan satu per satu dengan menyerahkannya kepada otomatisasi. Akumulasi langkah-langkah ini akan mengubah cara kerja Anda sedikit demi sedikit, tetapi dengan pasti. Mulailah hari ini dengan mencari satu tugas yang membuat Anda berpikir, “Ini selalu saya lakukan setiap kali.”

Cara membedakan pekerjaan yang cocok dan tidak cocok untuk otomatisasi

Sebelum menerapkan sebuah ide, penting juga untuk memastikan apakah pekerjaan tersebut benar-benar cocok untuk diotomatisasi. Pekerjaan yang cocok adalah pekerjaan dengan langkah yang hampir selalu sama dan nyaris tidak memerlukan pertimbangan. Pekerjaan seperti menekan tombol tertentu dalam urutan tertentu sangat ideal untuk otomatisasi. Sebaliknya, pekerjaan yang isinya banyak berubah setiap kali atau membutuhkan keputusan fleksibel sesuai keadaan mungkin sulit diotomatisasi dalam bentuknya saat ini.

Namun, bahkan pekerjaan yang tampak “tidak cocok” dapat menjadi sasaran otomatisasi jika dibagi dengan tepat. Inilah gagasan “semiotomatisasi”: manusia hanya menangani bagian yang membutuhkan pertimbangan, sedangkan pekerjaan rutin sebelum dan sesudahnya diotomatisasi. Mencoba mengotomatisasi semuanya secara penuh mungkin terasa sulit, tetapi dengan memisahkan “bagian yang sudah pasti” dan “bagian yang memerlukan pertimbangan”, peluang otomatisasi dapat ditemukan dalam banyak pekerjaan. Memiliki sudut pandang untuk membagi pekerjaan seperti ini merupakan langkah pertama dalam memperbanyak pekerjaan yang dapat diotomatisasi.

Menjadikan otomatisasi kebiasaan tanpa membebani diri

Untuk memaksimalkan manfaat otomatisasi, penting untuk tidak menjadikannya upaya sekali saja, melainkan sebuah kebiasaan. Namun, Anda tidak perlu terlalu membebani diri. Alih-alih memaksakan target “mengotomatiskan satu hal setiap hari”, cukup berpikir, “Kalau terasa merepotkan, itu tandanya perlu diotomatiskan.” Jadikan setiap momen ketika Anda muak dengan pengulangan dalam pekerjaan sehari-hari sebagai pemicu untuk melakukan otomatisasi. Sikap santai seperti inilah yang menjadi kunci agar Anda dapat terus melakukannya tanpa merasa terbebani.

Mencatat pekerjaan yang telah diotomatiskan juga membantu membentuk kebiasaan. Jika hasilnya divisualisasikan, misalnya “bulan ini saya mengotomatiskan pekerjaan ini dan itu serta menghemat total sekian jam”, Anda dapat benar-benar merasakan pencapaiannya dan lebih termotivasi untuk melanjutkan. Dengan makuroku, otomatisasi yang dibuat dapat disimpan menggunakan nama yang mudah dipahami, dan riwayat eksekusinya pun tersimpan sehingga Anda dapat dengan mudah meninjau “perjalanan otomatisasi” sendiri. Kumpulkan otomatisasi kecil satu demi satu. Dalam jangka panjang, kebiasaan ini akan mengubah cara Anda bekerja secara signifikan.

Cara memaksimalkan manfaat otomatisasi

Jika sudah melakukan otomatisasi, tentu Anda ingin memperoleh manfaat sebesar mungkin. Mengetahui beberapa kiat dapat membuat hasil dari otomatisasi yang sama menjadi berbeda. Pertama, prioritaskan pekerjaan yang sering dilakukan. Dengan upaya otomatisasi yang sama, mengotomatiskan pekerjaan yang dilakukan sepuluh kali sehari akan menghemat waktu sepuluh kali lebih banyak daripada pekerjaan yang dilakukan sekali sehari. Saat memilih pekerjaan untuk diotomatiskan, perhatikan bukan hanya tingkat kerepotannya, tetapi juga frekuensinya.

Berikutnya, gabungkan beberapa pekerjaan dalam satu otomatisasi. Daripada mengotomatiskan setiap pekerjaan secara terpisah, satukan pekerjaan yang berkaitan menjadi satu alur berurutan agar waktu dan tenaga untuk berpindah tugas juga berkurang. Misalnya, jika “mengambil data → merekap → membuat laporan → mengirim” dijadikan satu otomatisasi, Anda bahkan tidak perlu lagi mengalihkan pikiran di antara setiap tahap untuk bertanya, “Setelah ini harus melakukan apa?”

Ketiga, kombinasikan otomatisasi dengan eksekusi terjadwal. Manfaat otomatisasi akan menjadi sempurna jika Anda bahkan tidak perlu memulainya sendiri. Jika diatur agar berjalan otomatis setiap hari pada waktu tertentu, Anda tidak perlu lagi menyadari bahwa pekerjaan tersebut ada. Keempat, terus tingkatkan otomatisasi yang telah dibuat. Dengan memasukkan pemborosan yang ditemukan selama penggunaan dan pekerjaan baru yang muncul, otomatisasi akan berkembang menjadi semakin cerdas dan dapat diandalkan.

Tidak satu pun dari kiat ini sulit. Cukup ingat empat hal—“mulai dari yang paling sering”, “gabungkan”, “jadwalkan”, dan “terus tingkatkan”—maka manfaat yang diperoleh dari otomatisasi dapat meningkat berkali-kali lipat. Meskipun awalnya hanya satu otomatisasi kecil, jika terus dikembangkan dengan sudut pandang ini, pada akhirnya ia akan tumbuh menjadi sistem besar yang mendukung cara Anda bekerja.

Ketenangan pikiran yang dihadirkan otomatisasi

Manfaat otomatisasi tidak hanya berupa “hasil yang dapat diukur dengan angka”, seperti penghematan waktu dan ketepatan pekerjaan. Ada manfaat yang sering terlewatkan, tetapi sebenarnya lebih besar, yaitu ketenangan pikiran. Pekerjaan berulang yang monoton bukan hanya menyita waktu, tetapi juga perlahan mengikis konsentrasi dan semangat. Pikiran kecil seperti “pekerjaan itu belum saya kerjakan” terus menetap di sudut benak sepanjang hari.

Ketika pekerjaan semacam ini diotomatiskan dan dilepaskan dari tangan Anda, Anda terbebas dari ganjalan tersebut. Pikiran menjadi lebih lapang sehingga Anda dapat langsung menghadapi pekerjaan yang benar-benar membutuhkan fokus. Otomatisasi bukan sekadar mempercepat pekerjaan, tetapi juga menjaga perhatian Anda—sumber daya yang terbatas—agar dapat digunakan untuk pekerjaan bernilai tinggi. Ketenangan pikiran ini mungkin merupakan manfaat otomatisasi yang paling tidak terlihat, tetapi sekaligus paling besar.

Karena itu, saat memilih pekerjaan untuk diotomatiskan, jangan hanya memperhatikan “pekerjaan yang memakan waktu”, tetapi juga “pekerjaan yang terasa membebani”. Ada pekerjaan yang tidak terlalu lama, tetapi terasa enggan dilakukan sehingga sering ditunda-tunda. Justru dengan mengotomatiskan dan melepaskan pekerjaan semacam itulah beban pikiran dapat berkurang secara signifikan. Jika otomatisasi dilakukan dengan mempertimbangkan penghematan waktu sekaligus ketenangan pikiran, keseharian Anda akan menjadi lebih baik dengan cara yang melampaui angka.

Ide mana yang sebaiknya dimulai lebih dahulu?

Setelah melihat 10 ide tersebut, Anda mungkin merasa, “Semuanya cocok untuk saya.” Namun, yang penting adalah tidak mencoba mengotomatiskan semuanya sekaligus. Mulailah dengan memilih satu saja pekerjaan yang paling merepotkan bagi Anda, lalu coba otomatiskan hanya pekerjaan itu minggu ini. Setiap kali Anda melepaskan satu pekerjaan, perhatian Anda akan semakin terbebas untuk pekerjaan yang hanya dapat dilakukan oleh manusia.

Dengan makuroku, seluruh 10 ide yang disebutkan di sini dapat diwujudkan. Untuk hal-hal sederhana, gunakan perekaman; untuk yang sedikit lebih rumit, gunakan skrip SCR; dan untuk tugas yang muncul setiap hari, gunakan eksekusi terjadwal. Anda dapat memilih cara yang sesuai seiring perkembangan kebutuhan. Selain itu, semua fitur dapat dicoba secara gratis di Windows, sehingga investasi awal Anda hanyalah “10 menit untuk merekam makro pertama”. Ingat kembali pekerjaan yang paling merepotkan hari ini, lalu mulailah dari pekerjaan tersebut. Begitu ada satu saja “pekerjaan yang berjalan tanpa perlu Anda tangani sendiri”, cara Anda bekerja akan mulai berubah sejak esok hari.