10 idées d’automatisation pour éliminer les tâches répétitives

Le plus difficile dans l’automatisation n’est souvent pas la technique, mais le fait de décider quoi automatiser en premier. Les bons candidats sont des tâches fastidieuses, fréquentes et dont les étapes sont prévisibles. Nous avons réuni ici dix tâches répétitives auxquelles de nombreuses personnes sont confrontées, quel que soit leur métier, avec pour chacune des pistes d’automatisation. Pensez à votre journée et repérez celles qui vous font dire : « Moi aussi, je fais ça. »

Automatisation de la saisie et du transfert de données

Premièrement, le copier-coller de données entre applications. Récupérer des chiffres dans un système central pour les coller dans Excel est précisément le type de tâche où les macros enregistrées excellent. Deuxièmement, la saisie répétée dans des formulaires Web. Il suffit d’enregistrer une fois la saisie d’une même adresse ou de valeurs prédéfinies pour l’effectuer ensuite en un instant. Troisièmement, la publication d’un même contenu dans plusieurs outils : par exemple, consigner simultanément l’avancement dans Slack, un e-mail et un tableau de suivi. Ces opérations transversales peuvent elles aussi être regroupées dans une seule macro.

• • Copier-coller des données entre applications
• • Saisir de façon répétée des valeurs prédéfinies dans des formulaires Web
• • Publier le même contenu dans plusieurs outils ou chats

Automatisation des fichiers et des documents

Quatrièmement, le renommage groupé des fichiers téléchargés ou numérisés et leur classement dans des dossiers. Renommer les fichiers selon des règles établies, puis les déplacer dans différents dossiers en fonction de leur type est une tâche discrète, mais souvent quotidienne. Cinquièmement, la création de rapports standardisés. Toute la séquence consistant à recueillir des chiffres auprès de sources définies, à les mettre en forme selon le modèle habituel et à les exporter peut être entièrement automatisée en combinant enregistrement et script. Sixièmement, l’exportation en PDF et l’enregistrement dans un dossier partagé constituent aussi de bons candidats à l’automatisation lorsque l’ordre des clics est fixe.

• • Renommer des fichiers en masse et les classer dans des dossiers
• • Création de rapports standardisés à partir de sources définies
• • Exportation au format PDF et enregistrement dans un dossier partagé

Automatisation des routines quotidiennes

Septièmement, les vérifications habituelles à effectuer dès le matin. Se connecter à plusieurs interfaces d’administration et vérifier leur état l’une après l’autre se prête parfaitement à l’automatisation, car la séquence de clics est toujours la même. Huitièmement, prendre et enregistrer des captures d’écran à heure fixe. Lorsqu’elle est effectuée chaque jour à la même heure à des fins d’archivage ou de preuve, cette tâche peut être entièrement exécutée sans intervention humaine en l’associant à une exécution planifiée.

Neuvièmement, transférer des valeurs entre une feuille de calcul et une autre application. Même les opérations de va-et-vient, comme reporter dans une feuille de calcul les chiffres d’un logiciel de comptabilité, sont faciles à réaliser avec un outil basé sur l’enregistrement. Enfin, dixièmement, planifier toutes ces tâches pour qu’elles « s’exécutent automatiquement chaque matin à 8 h ». En lançant automatiquement chaque macro à une heure définie, vous n’aurez même plus besoin de les démarrer vous-même.

• • Connexion à plusieurs interfaces et vérifications habituelles dans un ordre défini
• • Prise et enregistrement de captures d’écran à une heure définie
• • Transfert de valeurs numériques entre une feuille de calcul et une autre application
• • Exécution entièrement autonome des tâches ci-dessus grâce à la planification

Comment repérer les tâches à automatiser

Ces dix idées ne sont que des exemples. Pour découvrir les « tâches automatisables » qui se cachent dans votre propre travail, plusieurs angles d’observation peuvent vous aider. Commencez par vous demander à la fin de la journée : « Combien de fois ai-je répété la même chose aujourd’hui ? » Si vous avez ouvert plusieurs fois la même application, cliqué au même endroit et saisi des textes similaires, il s’agit d’une piste sérieuse.

Ensuite, repensez aux moments où vous vous êtes dit : « C’est pénible » ou « Encore ça ? ». Cette émotion est le signe d’une tâche répétitive. Ne négligez pas non plus les « tâches qui reviennent systématiquement à un moment déterminé », par exemple à la fin du mois ou au début de la semaine. Création de rapports périodiques, sauvegardes régulières de données, compilations toujours effectuées selon les mêmes étapes : ces « répétitions intégrées au planning » sont particulièrement adaptées à l’exécution planifiée. Pour repérer les bonnes tâches, utilisez trois indices : « fréquence élevée », « procédure définie » et « caractère ennuyeux ». Vous trouverez ainsi les candidates offrant les gains les plus importants.

Conseils pour pérenniser l’automatisation

L’automatisation n’est pas quelque chose que l’on crée une fois pour toutes : elle se développe progressivement. Pour la faire durer, l’essentiel est de ne pas viser la perfection dès le départ. Commencez par créer quelque chose qui fonctionne, même si le résultat est encore approximatif, puis corrigez les points qui vous gênent au fil de son utilisation. Cette démarche consistant à « améliorer tout en créant » permet finalement d’obtenir plus vite une solution pratique que de chercher longuement une conception parfaite dès le début.

Un autre conseil consiste à documenter et à partager les tâches automatisées. En notant « quelle tâche a été automatisée avec quelle macro », il devient plus facile d’y revenir pour l’améliorer ou de la transmettre à un autre membre de l’équipe. Avec makuroku, vous pouvez enregistrer vos macros et scripts en leur attribuant des noms et des descriptions explicites, puis, si nécessaire, les partager avec d’autres PC grâce à la fonction d’exportation. Au lieu de laisser l’automatisation au stade d’une « astuce secrète réservée à soi-même », accumulez-la comme un actif réutilisable : cette habitude fera croître les gains de temps comme une boule de neige.

Exemples de tâches faciles à automatiser par métier

Les tâches faciles à automatiser présentent aussi des caractéristiques propres à chaque métier. Pour vous aider à faire le lien avec votre travail, examinons quelques exemples par fonction. En comptabilité et en administration générale, l’émission de factures et leur enregistrement au format PDF, la retranscription des données de dépenses ou encore la préparation des paiements standardisés sont de bons candidats. Ces fonctions comportent de nombreuses tâches routinières liées aux chiffres et exigent une grande précision : les effets et les avantages de l’automatisation y sont donc particulièrement visibles.

Dans les fonctions commerciales et administratives, on peut notamment automatiser la création de modèles de devis et de propositions, la saisie standardisée dans les listes de clients ainsi que la préparation de rapports quotidiens ou hebdomadaires. Dans le marketing ou l’analyse de données, la collecte de données depuis différents outils, la production périodique de rapports et les publications standardisées sur les réseaux sociaux sont faciles à automatiser. Pour les ingénieurs et les équipes IT, la configuration initiale des environnements, la vérification périodique des journaux et la répétition des tests constituent de bons candidats.

Malgré la diversité des métiers, tous ont un point commun : certaines procédures sont répétées à des moments déterminés. Repensez à votre journée et dressez la liste de ces tâches. Vous découvrirez probablement bien plus de « tâches automatisables » que vous ne l’imaginiez. Commencer par la plus fréquente et la plus ennuyeuse est le chemin le plus court vers la réussite.

L’essentiel est de ne pas conclure trop vite : « Il n’y a rien à automatiser dans mon travail. » Quel que soit le métier, il existe forcément des tâches routinières répétitives. Identifiez-les, puis confiez-les progressivement à l’automatisation. Cette accumulation de petits changements transformera peu à peu, mais sûrement, votre manière de travailler. Dès aujourd’hui, commencez par repérer dans vos tâches une chose qui vous fait penser : « Je fais vraiment ça à chaque fois. »

Comment distinguer les tâches adaptées ou non à l’automatisation

Avant de mettre une idée en pratique, il est important de vérifier si la tâche se prête réellement à l’automatisation. Les meilleures candidates suivent presque toujours les mêmes étapes et n’exigent pratiquement aucun jugement. Une tâche consistant à cliquer sur des boutons précis dans un ordre déterminé est idéale pour l’automatisation. En revanche, une tâche dont le contenu change considérablement à chaque fois ou qui exige de s’adapter à la situation peut être difficile à automatiser telle quelle.

Toutefois, même une tâche qui semble « inadaptée » peut devenir automatisable si elle est judicieusement décomposée. C’est le principe de la « semi-automatisation » : l’humain ne prend en charge que la partie nécessitant un jugement, tandis que les opérations standardisées qui la précèdent et la suivent sont automatisées. Chercher à tout automatiser intégralement peut sembler difficile, mais distinguer les « parties déterminées » de celles qui « nécessitent un jugement » permet de trouver des possibilités d’automatisation dans de nombreuses tâches. Adopter d’abord ce regard fondé sur la décomposition est la première étape pour multiplier les tâches automatisables.

Faire de l’automatisation une habitude sans effort excessif

Pour maximiser les effets de l’automatisation, il est important de ne pas en faire une initiative ponctuelle, mais une habitude. Inutile toutefois de vous mettre la pression. Plutôt que de vous imposer « d’automatiser quelque chose chaque jour », dites-vous simplement : « Si je trouve cela pénible, c’est le signe qu’il faut l’automatiser. » Dans votre travail quotidien, saisissez chaque moment où la répétition vous exaspère comme une occasion d’automatiser. Cette approche légère est la clé pour continuer sans effort excessif.

Consigner les tâches automatisées favorise également l’adoption de cette habitude. En visualisant vos résultats — par exemple : « Ce mois-ci, j’ai automatisé telles et telles tâches et économisé tant d’heures au total » —, vous pouvez réellement mesurer vos progrès et trouver la motivation nécessaire pour continuer. Avec makuroku, vous pouvez enregistrer les automatisations créées sous des noms explicites et conserver leur historique d’exécution, ce qui facilite le suivi de votre « parcours d’automatisation ». Accumulez les petites automatisations, une à une. À long terme, cette habitude transformera profondément votre manière de travailler.

Comment maximiser les effets de l’automatisation

Puisque vous automatisez, autant en tirer le maximum. Quelques bonnes pratiques peuvent considérablement modifier les bénéfices obtenus d’une même automatisation. Commencez par donner la priorité aux tâches fréquentes. À effort d’automatisation égal, automatiser une tâche effectuée dix fois par jour permet d’économiser dix fois plus de temps qu’une tâche réalisée une seule fois. Pour choisir les tâches à automatiser, tenez compte non seulement de leur caractère pénible, mais aussi de leur fréquence.

Ensuite, regroupez plusieurs tâches au sein d’une même automatisation. Plutôt que d’automatiser chaque opération séparément, rassemblez les tâches liées dans un flux continu afin de réduire également le temps et les efforts consacrés aux changements de contexte. Par exemple, en réunissant « récupération des données → synthèse → création du rapport → envoi » dans une seule automatisation, vous n’aurez même plus à vous demander entre les étapes : « Que dois-je faire ensuite ? »

Troisièmement, associez l’automatisation à une exécution planifiée. En supprimant même la nécessité de la lancer vous-même, vous en exploitez pleinement le potentiel. Si elle s’exécute automatiquement chaque jour à une heure définie, vous n’aurez même plus à penser à l’existence de cette tâche. Quatrièmement, améliorez continuellement les automatisations créées. En y intégrant les gaspillages repérés à l’usage et les nouvelles tâches apparues, elles deviendront progressivement plus intelligentes et plus fiables.

Aucune de ces pratiques n’est difficile. Il suffit de garder à l’esprit ces quatre principes — « commencer par les tâches fréquentes », « regrouper », « planifier » et « améliorer en continu » — pour multiplier les bénéfices de l’automatisation. Même une petite automatisation isolée peut, si vous la développez dans cette optique, devenir à terme un vaste système qui soutient toute votre manière de travailler.

La sérénité apportée par l’automatisation

Les avantages de l’automatisation ne se limitent pas aux « effets mesurables » tels que le gain de temps ou la précision du travail. Un avantage souvent négligé, mais en réalité plus important encore, est la sérénité mentale. Les tâches répétitives et monotones ne prennent pas seulement du temps : elles érodent peu à peu la concentration et la motivation. La petite pensée « Je n’ai toujours pas fait cette tâche » reste tapie dans un coin de l’esprit toute la journée.

En automatisant ces tâches et en les laissant s’exécuter seules, vous vous libérez de ce poids. Votre esprit retrouve de l’espace et vous pouvez vous consacrer pleinement au travail qui mérite vraiment votre attention. L’automatisation ne se contente pas d’accélérer les tâches : elle préserve votre attention, une ressource limitée, pour les activités à forte valeur ajoutée. Cette sérénité mentale est peut-être la valeur la moins visible, mais aussi la plus importante, qu’apporte l’automatisation.

C’est pourquoi, lorsque vous choisissez les tâches à automatiser, ne vous intéressez pas seulement à celles qui prennent du temps, mais aussi à celles qui vous pèsent. Certaines sont rapides, mais si rebutantes qu’on tend à les remettre sans cesse au lendemain. Ce sont précisément ces tâches qui, une fois automatisées et abandonnées au système, allègent considérablement la charge mentale. En poursuivant l’automatisation avec ce double objectif — gagner du temps et retrouver de la sérénité —, vous enrichirez votre quotidien bien au-delà de ce que les chiffres peuvent exprimer.

Par quelle idée commencer ?

Après avoir découvert ces 10 idées, vous vous êtes peut-être dit : « Elles me concernent toutes. » L’important est toutefois de ne pas chercher à tout automatiser d’un seul coup. Commencez par choisir une seule tâche, celle qui vous semble la plus pénible, et essayez cette semaine de n’automatiser que celle-ci. Chaque fois que vous vous déchargez d’une tâche, vous libérez votre attention pour les activités que seuls les humains peuvent accomplir.

Avec makuroku, les 10 idées présentées ici sont toutes réalisables. Pour les tâches simples, utilisez l’enregistrement ; pour celles qui sont un peu plus complexes, des scripts SCR ; et pour celles qui reviennent chaque jour, l’exécution planifiée. Vous pouvez ainsi choisir la méthode adaptée à mesure que vos besoins évoluent. De plus, toutes les fonctionnalités peuvent être testées gratuitement sous Windows : votre seul investissement initial consiste donc à consacrer « 10 minutes à l’enregistrement de votre première macro ». Repensez à la tâche qui vous a semblé la plus pénible aujourd’hui et commencez par celle-ci. Dès qu’une seule tâche peut « s’exécuter sans intervention de votre part », votre manière de travailler commence à changer dès le lendemain.