10 ideas de automatización para eliminar las tareas repetitivas

Lo más difícil de la automatización no suele ser la tecnología, sino decidir qué automatizar primero. Las mejores candidatas son las tareas tediosas, frecuentes y con pasos predecibles. Aquí presentamos diez tareas repetitivas que realizan muchas personas, independientemente de su profesión, y añadimos pistas para automatizar cada una. Piense en su jornada y busque aquellas que le hagan decir: «Yo también hago esto».

Automatización de la introducción y transcripción de datos

En primer lugar, copiar y pegar datos entre aplicaciones. Tareas como tomar cifras de un sistema central y pegarlas en Excel son precisamente el punto fuerte de las macros grabadas. En segundo lugar, introducir datos repetidamente en formularios Web. Basta con grabar una vez la introducción de la misma dirección o de valores predefinidos para completarla después en un instante. En tercer lugar, publicar el mismo contenido en varias herramientas; por ejemplo, registrar simultáneamente el progreso en Slack, un correo electrónico y una hoja de gestión. Estas operaciones entre distintas herramientas también pueden agruparse en una sola macro.

• • Copiar y pegar datos entre aplicaciones
• • Introducir repetidamente valores predefinidos en formularios Web
• • Publicar el mismo contenido en varias herramientas o chats

Automatización de tareas relacionadas con archivos y documentos

En cuarto lugar, cambiar por lotes el nombre de los archivos descargados o escaneados y clasificarlos en carpetas. Renombrarlos según reglas establecidas y moverlos a distintas carpetas según su tipo es una tarea poco llamativa, pero que suele realizarse a diario. En quinto lugar, crear informes estandarizados. Todo el proceso de recopilar cifras de fuentes determinadas, darles el formato habitual y exportarlas puede automatizarse por completo combinando grabaciones y scripts. En sexto lugar, exportar a PDF y guardar el archivo en una carpeta compartida también es una buena opción para automatizar si la secuencia de clics es siempre la misma.

• • Cambiar nombres de archivos por lotes y clasificarlos en carpetas
• • Creación de informes estandarizados a partir de fuentes específicas
• • Exportación a PDF y almacenamiento en una carpeta compartida

Automatización de las tareas rutinarias diarias

En séptimo lugar, las comprobaciones rutinarias a primera hora de la mañana. Iniciar sesión en varias pantallas de administración y comprobar su estado en orden es una tarea ideal para automatizar, ya que la secuencia de clics está definida. En octavo lugar, capturar y guardar pantallazos a una hora determinada. Si esta tarea se realiza todos los días a la misma hora con fines de registro o evidencia, puede quedar completamente desatendida al combinarla con la ejecución programada.

En noveno lugar, transferir valores numéricos entre una hoja de cálculo y otra aplicación. Incluso las tareas de ida y vuelta, como copiar las cifras de un programa de contabilidad a una hoja de cálculo, pueden realizarse sin dificultad mediante una herramienta basada en la grabación. Y, en décimo lugar, programar todo lo anterior para que «se ejecute automáticamente cada mañana a las 8». Si configura cada macro para que se ejecute automáticamente a una hora determinada, desaparecerá incluso la molestia de tener que iniciarla usted mismo.

• • Inicio de sesión en varias pantallas y comprobaciones rutinarias en orden
• • Captura y almacenamiento de pantallazos a una hora determinada
• • Transcripción de valores numéricos entre una hoja de cálculo y otra aplicación
• • Ejecución totalmente desatendida de las tareas anteriores mediante programación

Cómo encontrar tareas que se pueden automatizar

Estas diez ideas son solo ejemplos. Para encontrar las «tareas automatizables» ocultas en su propio trabajo, puede ser útil observarlo desde varias perspectivas. En primer lugar, al final del día, pregúntese: «¿Cuántas veces he hecho hoy lo mismo?». Si hubo varios momentos en los que abrió la misma aplicación, hizo clic en el mismo lugar y escribió textos parecidos, esa tarea es una candidata prometedora.

A continuación, recuerde los momentos en los que pensó «qué fastidio» u «otra vez esto». Esa sensación es una señal de que se trata de una tarea repetitiva. Tampoco pase por alto las «tareas que siempre surgen en momentos determinados», como al final del mes o al principio de la semana. Elaborar informes periódicos, hacer copias de seguridad regulares de los datos o realizar cálculos siguiendo siempre los mismos pasos: estas «repeticiones incorporadas al calendario» encajan perfectamente con la ejecución programada. Al buscar tareas, use como pistas estos tres criterios: «alta frecuencia», «procedimiento definido» y «resulta aburrida». Así encontrará las candidatas que pueden producir mayores beneficios.

Consejos para mantener la automatización a largo plazo

La automatización no es algo que se crea una vez y se da por terminado, sino que se va desarrollando poco a poco. El secreto para que perdure es no aspirar a la perfección desde el principio. Empieza creando algo que funcione, aunque todavía sea un poco rudimentario, y corrige los aspectos que te llamen la atención mientras lo utilizas en la práctica. Esta actitud de «mejorar mientras se crea» permite llegar a una solución práctica más rápido que dedicar mucho tiempo desde el inicio a idear un diseño perfecto.

Otro consejo es documentar y compartir las tareas automatizadas. Si anotas «qué tarea se automatizó con qué macro», después será más fácil revisarla y mejorarla o transferirla a otra persona del equipo. Con makuroku puedes guardar macros y scripts con nombres y descripciones fáciles de entender y, si es necesario, compartirlos con otros PC mediante la función de exportación. No dejes que la automatización se quede en un «truco secreto que solo tú conoces»; acumúlala como un activo reutilizable. Este hábito hará que el ahorro de tiempo crezca como una bola de nieve.

Ejemplos de tareas fáciles de automatizar según la profesión

Las tareas fáciles de automatizar también presentan características distintas según la profesión. Para que puedas relacionarlas fácilmente con tu propio trabajo, veamos algunos ejemplos por área profesional. En contabilidad y administración general, son buenas candidatas la emisión de facturas y su almacenamiento en PDF, la transcripción de datos de gastos y la preparación de procesos de pago rutinarios. Como estas áreas incluyen muchas tareas repetitivas con cifras y exigen precisión, los efectos y beneficios de la automatización resultan muy evidentes.

En ventas y administración se pueden automatizar tareas como crear plantillas de presupuestos y propuestas, introducir información estandarizada en las listas de clientes y elaborar informes diarios o semanales. Para quienes trabajan en marketing o análisis de datos, son fáciles de automatizar la recopilación de datos desde diversas herramientas, la creación periódica de informes y las publicaciones estandarizadas en redes sociales. Para ingenieros y personal de IT, algunos candidatos son la configuración inicial de entornos, la revisión periódica de registros y la repetición de pruebas.

Aunque las profesiones sean diferentes, todas tienen algo en común: «se repiten procedimientos definidos en momentos determinados». Repasa tu jornada y anota esas tareas. Probablemente encontrarás muchas más «tareas automatizables» de las que imaginabas. Empezar por la más frecuente y aburrida de todas es el camino más corto hacia el éxito.

Lo importante es no dar por hecho que «en mi trabajo no hay nada que se pueda automatizar». En cualquier profesión existen tareas rutinarias y repetitivas. Encuéntralas y ve delegándolas una por una a la automatización. La suma de estos pequeños avances transformará tu forma de trabajar poco a poco, pero con certeza. Empieza hoy mismo buscando entre tus tareas una que te haga pensar: «Esto lo hago siempre».

Cómo distinguir las tareas aptas para la automatización

Antes de poner una idea en práctica, también es importante determinar si la tarea es realmente adecuada para la automatización. Las mejores candidatas son aquellas cuyos pasos son casi siempre los mismos y apenas requieren decisiones. Una tarea que consiste en pulsar botones determinados en un orden fijo es ideal para automatizar. En cambio, las tareas cuyo contenido cambia mucho cada vez o que exigen tomar decisiones flexibles según la situación pueden ser difíciles de automatizar tal como están.

Sin embargo, incluso una tarea que parece «no apta» puede convertirse en candidata a la automatización si se divide adecuadamente. Esta es la idea de la «semiautomatización»: las personas se encargan solo de la parte que requiere criterio y se automatizan las operaciones rutinarias anteriores y posteriores. Intentar automatizarlo todo por completo puede parecer difícil, pero al separar las «partes definidas» de las «partes que requieren decisiones» se pueden encontrar oportunidades de automatización en muchas tareas. Adoptar esta perspectiva de división es el primer paso para aumentar las tareas que puedes automatizar.

Convertir la automatización en un hábito sin esfuerzo excesivo

Para maximizar los beneficios de la automatización, es importante no dejarla como una iniciativa puntual, sino convertirla en un hábito. Aun así, no hace falta presionarse. En vez de empeñarse en “automatizar algo cada día”, basta con pensar: “Si me resulta tedioso, es una señal de que debería automatizarlo”. Aproveche esos momentos del trabajo diario en los que se harta de repetir lo mismo como oportunidades para automatizar. Esta actitud relajada es la clave para mantener el hábito sin esfuerzo excesivo.

Registrar las tareas automatizadas también ayuda a consolidar el hábito. Si visualiza los resultados —por ejemplo, “este mes automaticé estas tareas y ahorré tantas horas en total”— podrá percibir los logros y sentirse motivado para seguir avanzando. Con makuroku puede guardar las automatizaciones creadas con nombres claros y conservar el historial de ejecución, lo que facilita repasar su propio “recorrido de automatización”. Vaya acumulando pequeñas automatizaciones, una tras otra. A largo plazo, este hábito transformará profundamente su forma de trabajar.

Cómo maximizar los beneficios de la automatización

Si va a automatizar, conviene obtener el máximo beneficio posible. Conocer algunos trucos puede cambiar notablemente el resultado de una misma automatización. Primero, dé prioridad a las tareas más frecuentes. Si el esfuerzo de automatización es el mismo, automatizar una tarea que se realiza diez veces al día ahorra diez veces más tiempo que automatizar una que solo se hace una vez. Al elegir qué automatizar, no se fije únicamente en lo tediosa que sea la tarea, sino también en su frecuencia.

Después, agrupe varias tareas en una sola automatización. En lugar de automatizarlas por separado, integre las tareas relacionadas en un flujo continuo para reducir también el tiempo y el esfuerzo necesarios al cambiar de una a otra. Por ejemplo, al convertir “obtención de datos → consolidación → creación del informe → envío” en una única automatización, desaparecerá incluso la necesidad de pensar entre pasos: “¿Qué tenía que hacer ahora?”

En tercer lugar, combine la automatización con la ejecución programada. Su efecto será completo cuando elimine incluso la necesidad de iniciarla personalmente. Si se ejecuta de forma automática todos los días a una hora fija, ni siquiera tendrá que pensar en la existencia de esa tarea. En cuarto lugar, siga mejorando las automatizaciones creadas. Si incorpora las ineficiencias detectadas durante el uso y las nuevas tareas que vayan surgiendo, la automatización será cada vez más inteligente y fiable.

Ninguna de estas prácticas es difícil. Basta con tener presentes cuatro principios —“empezar por lo frecuente”, “agrupar”, “programar” y “mejorar continuamente”— para multiplicar los beneficios de la automatización. Aunque al principio solo se trate de una pequeña automatización, si la desarrolla con estas perspectivas, terminará convirtiéndose en un gran sistema que sostenga su forma de trabajar.

La tranquilidad mental que aporta la automatización

Los beneficios de la automatización no se limitan a “efectos medibles” como el ahorro de tiempo o una mayor precisión. Hay otro beneficio que suele pasarse por alto, pero que en realidad puede ser aún mayor: la tranquilidad mental. Las tareas monótonas y repetitivas no solo consumen tiempo, sino que desgastan poco a poco la concentración y la motivación. Ese pequeño pensamiento de “todavía no he hecho aquella tarea” permanece todo el día en un rincón de la mente.

Al automatizar estas tareas y dejarlas atrás, se libera de esa preocupación. Su mente recupera espacio y puede centrarse de lleno en el trabajo que realmente merece su atención. La automatización no solo acelera las tareas: también protege su atención, un recurso limitado, para dedicarla al trabajo de mayor valor. Esta tranquilidad mental quizá sea el beneficio menos visible y, sin embargo, el más importante de la automatización.

Por eso, al elegir qué tareas automatizar, no se fije únicamente en las que requieren mucho tiempo, sino también en aquellas que le pesan. Hay tareas que no tardan demasiado, pero resultan tan poco apetecibles que se posponen una y otra vez. Precisamente al automatizar y soltar ese tipo de tareas se reduce enormemente la carga mental. Si impulsa la automatización teniendo presentes ambos aspectos —el ahorro de tiempo y la tranquilidad mental—, su día a día se enriquecerá mucho más de lo que pueden reflejar las cifras.

¿Con qué idea conviene empezar?

Después de ver las 10 ideas, quizá hayas pensado: «Todas se aplican a mí». Sin embargo, lo importante es no intentar automatizarlo todo de una sola vez. Empieza por elegir únicamente la tarea que te resulte más molesta e intenta automatizar solo esa esta semana. Cada vez que te liberas de una tarea, tu atención queda disponible para el trabajo que solo las personas pueden hacer.

Con makuroku puedes hacer realidad las 10 ideas que hemos presentado aquí. Para las tareas sencillas puedes usar la grabación; para las algo más complejas, scripts SCR; y para las que se repiten a diario, la ejecución programada. Así podrás elegir el método adecuado a medida que avances. Además, puedes probar gratis todas las funciones en Windows, por lo que la inversión inicial se limita a «10 minutos para grabar tu primera macro». Piensa en la tarea que más molestias te causó hoy y empieza por ella. En cuanto consigas que una sola tarea «funcione por sí sola, sin depender de tus manos», tu forma de trabajar empezará a cambiar desde mañana.