10 идей автоматизации, которые избавят от повторяющихся задач

Самое сложное в автоматизации — зачастую не технологии, а решение, что именно автоматизировать в первую очередь. Хорошие кандидаты — скучные, часто возникающие задачи с предсказуемой последовательностью действий. Здесь перечислены десять повторяющихся задач, с которыми сталкиваются многие люди независимо от профессии, а также приведены подсказки по автоматизации каждой из них. Вспомните свой обычный день и найдите то, о чём можете сказать: «Я тоже это делаю».

Автоматизация ввода и переноса данных

Во-первых, копирование и вставка данных между приложениями. Такие задачи, как перенос чисел из основной корпоративной системы в Excel, — именно то, с чем лучше всего справляются записываемые макросы. Во-вторых, многократное заполнение Web-форм. Достаточно один раз записать ввод одного и того же адреса или стандартных значений, и впоследствии задача будет выполняться мгновенно. В-третьих, публикация одинакового содержимого в нескольких инструментах — например, одновременное внесение сведений о ходе работы в Slack, электронное письмо и таблицу управления. Такие сквозные операции тоже можно объединить в один макрос.

• • Копирование и вставка данных между приложениями
• • Многократный ввод стандартных значений в Web-формы
• • Публикация одинакового содержимого в нескольких инструментах или чатах

Автоматизация работы с файлами и документами

В-четвёртых, массовое переименование загруженных или отсканированных файлов и их распределение по папкам. Переименование по заданным правилам и перемещение в папки в зависимости от типа — неприметная задача, которая, однако, часто возникает каждый день. В-пятых, создание типовых отчётов. Весь процесс сбора чисел из определённых источников, приведения их к привычному формату и экспорта можно полностью автоматизировать, сочетая запись действий и сценарии. В-шестых, экспорт в PDF и сохранение в общей папке также отлично подходят для автоматизации, если порядок нажатий всегда одинаков.

• • Массовое переименование файлов и их распределение по папкам
• • Создание типовых отчетов на основе заданных источников
• • Экспорт в PDF и сохранение в общей папке

Автоматизация повседневных рутинных задач

В-седьмых, стандартная проверка в самом начале рабочего дня. Вход в несколько панелей управления и последовательная проверка их состояния отлично подходят для автоматизации, поскольку порядок нажатий заранее известен. В-восьмых, создание и сохранение снимков экрана в заданное время. Если ежедневно в одно и то же время делать и сохранять снимок экрана для отчетности или подтверждения действий, то в сочетании с запуском по расписанию эту задачу можно выполнять полностью без участия человека.

В-девятых, перенос числовых данных между электронной таблицей и другим приложением. Даже такие циклические операции, как перенос цифр из бухгалтерской программы в электронную таблицу, легко выполняются средствами автоматизации на основе записи действий. И, наконец, в-десятых, все эти задачи можно добавить в расписание с условием «автоматически запускать каждое утро в 8 часов». Если настроить автоматический запуск каждого макроса в заданное время, вам не придется даже запускать их вручную.

• • Вход в несколько интерфейсов и последовательная стандартная проверка
• • Создание и сохранение снимков экрана в заданное время
• • Перенос числовых данных между электронной таблицей и другим приложением
• • Полностью автоматическое выполнение перечисленных выше задач по расписанию

Как найти задачи для автоматизации

Эти десять идей — лишь примеры. Чтобы обнаружить в собственной работе задачи, которые можно автоматизировать, полезно взглянуть на нее с нескольких сторон. Прежде всего в конце дня спросите себя: «Сколько раз сегодня я делал одно и то же?» Если вы неоднократно открывали одно и то же приложение, нажимали в одном и том же месте и вводили похожий текст, такая задача — многообещающий кандидат на автоматизацию.

Затем вспомните моменты, когда вы думали: «Как же это утомительно» или «Опять это». Такие эмоции — признак повторяющейся работы. Не упускайте и задачи, которые обязательно возникают в определенное время, например в конце месяца или начале недели. Подготовка регулярных отчетов, периодическое резервное копирование данных, сведение информации каждый раз по одной и той же процедуре — подобные «запланированные повторения» идеально сочетаются с запуском по расписанию. При поиске задач ориентируйтесь на три признака: «высокая частота», «фиксированный порядок действий» и «скучно выполнять». Так вы найдете кандидатов, автоматизация которых даст наибольший эффект.

Советы по поддержанию автоматизации

Автоматизация — это не то, что создают один раз и считают завершённым: её нужно постепенно развивать. Чтобы она прослужила долго, не стремитесь к совершенству с самого начала. Сначала создайте пусть немного грубое, но работающее решение, а затем исправляйте замеченные недостатки в процессе реального использования. Такой подход — «создавать и одновременно улучшать» — в итоге позволяет быстрее получить практически полезный результат, чем долгие размышления над идеальной архитектурой на старте.

Ещё один полезный приём — документировать автоматизированные задачи и делиться ими. Если записывать, «какая задача каким макросом автоматизирована», впоследствии будет проще вернуться к ней, улучшить или передать другому участнику команды. В makuroku можно сохранять макросы и скрипты с понятными названиями и описаниями, а при необходимости — делиться ими с другими PC с помощью функции экспорта. Не оставляйте автоматизацию на уровне «секретного приёма только для себя», а накапливайте её как актив, пригодный для повторного использования. Благодаря этой привычке экономия времени будет расти как снежный ком.

Примеры легко автоматизируемых задач по профессиям

У задач, легко поддающихся автоматизации, есть свои особенности в зависимости от профессии. Чтобы вам было проще сопоставить примеры со своей работой, рассмотрим несколько специальностей. В бухгалтерии и административно-хозяйственной работе хорошими кандидатами будут выставление счетов и их сохранение в PDF, перенос данных о расходах и подготовка типовых платёжных операций. Здесь много стандартной работы с числами, требующей высокой точности, поэтому эффект и преимущества автоматизации проявляются особенно наглядно.

В продажах и офисной работе можно автоматизировать создание шаблонов коммерческих предложений и презентаций, стандартный ввод данных в списки клиентов, а также подготовку ежедневных и еженедельных отчётов. Для специалистов по маркетингу или анализу данных легко автоматизируются сбор данных из разных инструментов, регулярное формирование отчётов и публикация типовых сообщений в социальных сетях. Для инженеров и IT-специалистов кандидатами могут стать первоначальная настройка среды, регулярная проверка журналов и многократное выполнение тестов.

Несмотря на различия между профессиями, их объединяет одно: определённые действия повторяются в установленное время по установленной последовательности. Проанализируйте свой день и выпишите такие задачи. Скорее всего, вы обнаружите гораздо больше «задач, которые можно автоматизировать», чем ожидали. Начать с самой частой и самой скучной из них — кратчайший путь к успеху.

Важно не делать поспешный вывод: «В моей работе нечего автоматизировать». В любой профессии обязательно есть повторяющиеся стандартные задачи. Найдите их и одну за другой передавайте автоматизации. Накопление таких изменений постепенно, но неизбежно преобразит ваш подход к работе. Начните уже сегодня: найдите среди своих задач хотя бы одну, о которой вы думаете: «Я ведь делаю это каждый раз».

Как определить, подходит ли задача для автоматизации

Прежде чем воплощать идею, важно определить, действительно ли задача подходит для автоматизации. Лучше всего подходят задачи, порядок выполнения которых почти всегда одинаков и практически не требует принятия решений. Например, действия, при которых нужно нажимать определённые кнопки в установленной последовательности, идеальны для автоматизации. А задачи, содержание которых каждый раз значительно меняется или требует гибких решений с учётом ситуации, бывает трудно автоматизировать в их исходном виде.

Однако даже задача, которая кажется «неподходящей», при грамотном разделении может стать объектом автоматизации. Это идея «частичной автоматизации»: человек выполняет только ту часть, где требуется принять решение, а стандартные операции до и после неё автоматизируются. Попытка полностью автоматизировать всё может казаться сложной, но если отделить «заранее определённые части» от «частей, требующих решения», потенциал для автоматизации найдётся во многих задачах. Научиться смотреть на работу с точки зрения такого разделения — первый шаг к увеличению числа автоматизируемых задач.

Как сделать автоматизацию привычкой без лишних усилий

Чтобы максимально использовать преимущества автоматизации, важно не ограничиваться разовой инициативой, а превратить её в привычку. При этом не нужно слишком напрягаться. Вместо того чтобы заставлять себя «каждый день что-нибудь автоматизировать», достаточно думать: «Если это кажется утомительным, значит, пора задуматься об автоматизации». Используйте моменты, когда вам надоедают повторяющиеся действия в повседневной работе, как повод для автоматизации. Такой лёгкий подход помогает продолжать без лишних усилий.

Записывать автоматизированные задачи также полезно для формирования привычки. Если наглядно представить результат — например: «В этом месяце я автоматизировал такие-то задачи и сэкономил в общей сложности столько-то часов», — достижения станут ощутимыми и появится мотивация двигаться дальше. В makuroku созданные автоматизации можно сохранять под понятными именами, а история их выполнения записывается, поэтому свой «путь автоматизации» легко проследить. Накапливайте небольшие автоматизации одну за другой. В долгосрочной перспективе эта привычка существенно изменит ваш подход к работе.

Как максимально повысить эффективность автоматизации

Если уж автоматизировать, стоит постараться получить максимальную отдачу. Несколько приёмов могут заметно изменить эффект даже от одной и той же автоматизации. Прежде всего отдавайте приоритет часто выполняемым задачам. При одинаковых затратах на автоматизацию задача, выполняемая десять раз в день, сэкономит в десять раз больше времени, чем задача, выполняемая один раз. Выбирая задачи для автоматизации, учитывайте не только их утомительность, но и частоту.

Во-вторых, объединяйте несколько задач в одну автоматизацию. Вместо того чтобы автоматизировать каждую по отдельности, выстройте связанные задачи в единый последовательный процесс. Это позволит сократить также время и усилия на переключение между ними. Например, объединив «получение данных → сведение → создание отчёта → отправка» в один автоматизированный процесс, вы избавитесь даже от необходимости вспоминать между этапами: «Что там нужно делать дальше?»

В-третьих, сочетайте автоматизацию с запуском по расписанию. Её эффект станет полным, если устранить даже необходимость самостоятельно запускать процесс. Настройте автоматический запуск каждый день в заданное время — и вам больше не придётся даже помнить о существовании этой задачи. В-четвёртых, постоянно улучшайте созданные автоматизации. Добавляя выявленные при использовании лишние действия и новые возникшие задачи, вы сделаете автоматизацию всё более умной и надёжной.

Ни один из этих приёмов не представляет сложности. Достаточно помнить четыре принципа: «начинать с частых задач», «объединять», «запускать по расписанию» и «постоянно улучшать» — и отдача от автоматизации возрастёт в несколько раз. Даже одна небольшая автоматизация, если развивать её с учётом этих принципов, со временем может вырасти в крупную систему, поддерживающую весь ваш подход к работе.

Душевное спокойствие благодаря автоматизации

Преимущества автоматизации не ограничиваются «измеримыми эффектами», такими как экономия времени и повышение точности работы. Часто упускают из виду ещё более значимое преимущество — душевное спокойствие. Монотонные повторяющиеся задачи не только отнимают время, но и понемногу истощают концентрацию и мотивацию. Небольшая мысль «Я ведь ещё не сделал ту задачу» весь день остаётся на заднем плане сознания.

Автоматизировав такие задачи и передав их системе, вы освободитесь от этого внутреннего напряжения. В голове появится свободное пространство, и вы сможете полностью сосредоточиться на действительно важной работе. Автоматизация не просто ускоряет выполнение задач: она сохраняет ваше внимание — ограниченный ресурс — для более ценной работы. Возможно, именно это душевное спокойствие является наименее заметной, но самой большой ценностью автоматизации.

Поэтому, выбирая задачи для автоматизации, обращайте внимание не только на те, что занимают много времени, но и на те, к которым тяжело приступать. Некоторые задачи выполняются быстро, однако кажутся настолько неприятными, что их постоянно откладывают. Именно автоматизация таких задач позволяет значительно снизить психологическую нагрузку. Если развивать автоматизацию, учитывая и экономию времени, и душевное спокойствие, ваша повседневная жизнь станет богаче в гораздо большей степени, чем могут показать цифры.

С какой идеи следует начать?

Ознакомившись с десятью идеями, вы, возможно, подумали: «Каждая из них подходит мне». Но важно не пытаться автоматизировать всё сразу. Для начала выберите всего одну задачу, которая кажется вам самой утомительной, и попробуйте на этой неделе автоматизировать только её. С каждой задачей, которую вы перестаёте выполнять вручную, у вас освобождается больше внимания для работы, которую способен делать только человек.

С помощью makuroku можно реализовать все десять идей, перечисленных здесь. Для простых задач подойдёт запись, для немного более сложных — SCR-скрипты, а для ежедневных — запуск по расписанию. По мере развития вы сможете выбирать подходящий способ. Кроме того, все функции можно бесплатно опробовать в Windows, поэтому единственное первоначальное вложение — «десять минут на запись первого макроса». Вспомните задачу, которая сегодня доставила вам больше всего хлопот, и начните именно с неё. Стоит хотя бы одной задаче начать «выполняться самостоятельно, без вашего участия», и уже с завтрашнего дня ваш подход к работе начнёт меняться.