10 automatiseringsideeën om repetitief werk te elimineren

Het moeilijkste aan automatisering is vaak niet de techniek, maar bepalen wat u als eerste automatiseert. Goede kandidaten zijn saaie, veelvoorkomende taken met voorspelbare stappen. Hier noemen we tien repetitieve taken waar veel mensen, ongeacht hun beroep, mee te maken hebben, met voor elke taak tips om deze te automatiseren. Denk aan uw eigen werkdag en zoek naar taken waarbij u denkt: “Dit doe ik ook.”

Automatisering van gegevensinvoer en -overdracht

Ten eerste: gegevens kopiëren en plakken tussen toepassingen. Taken zoals cijfers uit een kernsysteem halen en in Excel plakken, behoren tot de sterkste punten van opgenomen macro’s. Ten tweede: herhaaldelijk Webformulieren invullen. Als u het invoeren van hetzelfde adres of vaste waarden één keer opneemt, is de taak voortaan in een oogwenk klaar. Ten derde: dezelfde inhoud in meerdere tools plaatsen, bijvoorbeeld de voortgang tegelijk vastleggen in Slack, een e-mail en een beheertabel. Ook zulke tooloverstijgende handelingen kunnen in één macro worden samengebracht.

• • Gegevens kopiëren en plakken tussen toepassingen
• • Vaste waarden herhaaldelijk invoeren in Webformulieren
• • Dezelfde inhoud in meerdere tools of chats plaatsen

Automatisering rond bestanden en documenten

Ten vierde: gedownloade of gescande bestanden in bulk hernoemen en over mappen verdelen. Bestanden volgens vaste naamgevingsregels hernoemen en ze per type naar verschillende mappen verplaatsen is weinig opvallend werk, maar komt vaak dagelijks terug. Ten vijfde: standaardrapporten maken. Het hele proces van cijfers uit vaste bronnen verzamelen, ze in de gebruikelijke indeling zetten en exporteren, kan volledig worden geautomatiseerd met een combinatie van opnamen en scripts. Ten zesde zijn ook exporteren naar PDF en opslaan in een gedeelde map zeer geschikt voor automatisering, zolang de volgorde van klikken vastligt.

• • Bestanden in bulk hernoemen en over mappen verdelen
• • Standaardrapporten maken op basis van vaste bronnen
• • Exporteren als PDF en opslaan in een gedeelde map

Dagelijkse routines automatiseren

Ten zevende: de vaste controles die u als eerste in de ochtend uitvoert. Inloggen op meerdere beheerschermen en de status ervan in een vaste volgorde controleren, is bij uitstek geschikt voor automatisering omdat de reeks klikken vaststaat. Ten achtste: op een vast tijdstip schermafbeeldingen maken en opslaan. Wanneer dit elke dag op hetzelfde tijdstip gebeurt voor registratie of bewijsvoering, kan deze taak in combinatie met geplande uitvoering volledig zonder menselijke tussenkomst verlopen.

Ten negende: getallen uitwisselen tussen een spreadsheet en een andere toepassing. Ook heen-en-weerwerk, zoals cijfers uit boekhoudsoftware overnemen in een spreadsheet, kan met een op opname gebaseerde tool probleemloos worden uitgevoerd. En ten tiende: al deze taken inplannen om ze ‘elke ochtend om 8 uur automatisch uit te voeren’. Als elke macro op een vast tijdstip automatisch wordt gestart, hoeft u zelfs daar geen moeite meer voor te doen.

• • Inloggen op meerdere schermen en vaste controles in volgorde uitvoeren
• • Schermafbeeldingen maken en opslaan op een vast tijdstip
• • Getallen overnemen tussen een spreadsheet en een andere toepassing
• • Bovenstaande taken volledig zonder menselijke tussenkomst uitvoeren via planning

Zo vindt u taken die u kunt automatiseren

Deze tien ideeën zijn slechts voorbeelden. Om de ‘automatiseerbare taken’ in uw eigen werk te ontdekken, kunt u het vanuit een aantal invalshoeken bekijken. Vraag uzelf aan het einde van de dag eerst af: ‘Hoe vaak heb ik vandaag hetzelfde gedaan?’ Als u meerdere keren dezelfde toepassing opende, op dezelfde plek klikte en vergelijkbare tekst invoerde, is dat een veelbelovende kandidaat.

Denk vervolgens terug aan momenten waarop u dacht: ‘Wat een gedoe’ of ‘Niet alweer’. Dat gevoel wijst op herhalend werk. Vergeet ook de ‘taken die altijd op een vast moment terugkeren’ niet, bijvoorbeeld aan het einde van de maand of het begin van de week. Periodieke rapporten opstellen, regelmatig back-ups van gegevens maken en berekeningen telkens volgens dezelfde stappen uitvoeren: zulke ‘ingeplande herhalingen’ zijn bij uitstek geschikt voor geplande uitvoering. Gebruik bij het zoeken naar taken drie aanwijzingen: ‘hoge frequentie’, ‘vaste procedure’ en ‘saai om uit te voeren’. Zo vindt u kandidaten waarvan automatisering veel oplevert.

Tips om automatisering duurzaam voort te zetten

Automatisering is niet iets wat u één keer maakt en daarna als voltooid beschouwt, maar iets wat u geleidelijk verder ontwikkelt. De sleutel tot langdurig succes is om niet vanaf het begin naar perfectie te streven. Maak eerst iets dat werkt, ook al is het nog wat ruw, en verbeter vervolgens tijdens het daadwerkelijke gebruik de punten die u opvallen. Met deze houding van ‘verbeteren terwijl u bouwt’ komt u uiteindelijk sneller tot een praktisch bruikbare oplossing dan wanneer u vooraf lang over het perfecte ontwerp nadenkt.

Een andere tip is om geautomatiseerde taken te documenteren en te delen. Als u noteert ‘welke taak met welke macro is geautomatiseerd’, kunt u die later gemakkelijker terugvinden en verbeteren of aan iemand anders in het team overdragen. Met makuroku kunt u macro’s en scripts met duidelijke namen en beschrijvingen opslaan en ze zo nodig via de exportfunctie met andere PC delen. Laat automatisering niet eindigen als een ‘geheime truc die alleen u kent’, maar bouw haar op als een herbruikbaar bedrijfsmiddel. Deze gewoonte laat de tijdsbesparing als een sneeuwbal steeds verder groeien.

Voorbeelden van gemakkelijk te automatiseren taken per beroep

Welke taken gemakkelijk te automatiseren zijn, verschilt ook per beroep. Om de voorbeelden gemakkelijk op uw eigen werk te kunnen toepassen, bekijken we enkele beroepsgroepen. Voor boekhouding en algemene administratie zijn onder meer het opstellen en als PDF opslaan van facturen, het overnemen van onkostengegevens en het voorbereiden van standaardbetalingen goede kandidaten. Omdat hierbij veel routinematige taken met cijfers voorkomen en nauwkeurigheid belangrijk is, zijn het effect en de voordelen van automatisering duidelijk zichtbaar.

Voor verkoop- en kantoormedewerkers zijn onder meer het maken van sjablonen voor offertes en voorstellen, gestandaardiseerde invoer in klantenlijsten en het opstellen van dagelijkse of wekelijkse rapporten geschikte taken. Voor medewerkers in marketing of data-analyse zijn gegevens verzamelen uit verschillende tools, periodiek rapporten opstellen en standaardberichten op sociale media plaatsen gemakkelijk te automatiseren. Voor ingenieurs en IT-medewerkers komen de initiële configuratie van omgevingen, periodieke controle van logboeken en herhaalde testwerkzaamheden in aanmerking.

Hoewel beroepen verschillen, hebben ze één ding gemeen: ‘vaste procedures worden op vaste momenten herhaald’. Kijk terug op uw dag en schrijf zulke taken op. Waarschijnlijk ontdekt u meer ‘taken die kunnen worden geautomatiseerd’ dan u had gedacht. Begin met de vaakst voorkomende en saaiste taak; dat is de kortste weg naar succes.

Het is belangrijk om niet bij voorbaat te denken: ‘In mijn werk valt niets te automatiseren.’ In elk beroep bestaan terugkerende routinetaken. Zoek ze op en draag ze één voor één over aan automatisering. De optelsom van die stappen zal uw manier van werken geleidelijk, maar zeker veranderen. Begin vandaag door één taak te zoeken waarbij u denkt: ‘Dit doe ik iedere keer weer.’

Zo herkent u taken die wel of niet geschikt zijn voor automatisering

Voordat u een idee uitvoert, is het belangrijk om te bepalen of de taak werkelijk geschikt is voor automatisering. Taken waarvan de stappen vrijwel iedere keer hetzelfde zijn en die nauwelijks beslissingen vereisen, zijn goede kandidaten. Een taak waarbij vaste knoppen in een vaste volgorde worden ingedrukt, is bij uitstek geschikt voor automatisering. Taken waarvan de inhoud telkens sterk verandert of waarbij flexibel op de situatie moet worden ingespeeld, kunnen in hun huidige vorm daarentegen lastig te automatiseren zijn.

Toch kan zelfs een taak die ‘ongeschikt’ lijkt met een slimme opsplitsing in aanmerking komen voor automatisering. Dit is het idee van ‘semi-automatisering’: mensen behandelen alleen het deel dat een beslissing vereist, terwijl de routinematige handelingen ervoor en erna worden geautomatiseerd. Alles volledig proberen te automatiseren kan moeilijk lijken, maar door de ‘vaste onderdelen’ te scheiden van de ‘onderdelen die een beslissing vereisen’, ontdekt u in veel taken ruimte voor automatisering. Taken vanuit deze opsplitsing leren bekijken is de eerste stap naar meer automatiseerbare werkzaamheden.

Automatisering zonder moeite tot een gewoonte maken

Om automatisering optimaal te benutten, is het belangrijk om het niet bij een eenmalige actie te laten, maar er een gewoonte van te maken. U hoeft uzelf daarbij echter niet onder druk te zetten. In plaats van uzelf voor te nemen ‘elke dag iets te automatiseren’, kunt u beter denken: ‘Als iets omslachtig voelt, is dat een teken dat het geautomatiseerd kan worden.’ Gebruik momenten waarop u genoeg krijgt van herhaling in uw dagelijkse werk als aanleiding om te automatiseren. Deze ontspannen houding is de sleutel om het moeiteloos vol te houden.

Ook het bijhouden van geautomatiseerde taken helpt om er een gewoonte van te maken. Wanneer u de resultaten zichtbaar maakt — bijvoorbeeld: ‘Deze maand heb ik deze taken geautomatiseerd en in totaal zoveel uur bespaard’ — worden de opbrengsten tastbaar en krijgt u motivatie voor de volgende stap. Met makuroku kunt u gemaakte automatiseringen onder duidelijke namen opslaan en de uitvoeringsgeschiedenis bewaren, zodat u uw eigen ‘automatiseringsreis’ eenvoudig kunt terugzien. Stapel kleine automatiseringen één voor één op. Op de lange termijn zal deze gewoonte uw manier van werken ingrijpend veranderen.

Manieren om automatisering optimaal te benutten

Als u automatiseert, wilt u daar natuurlijk zoveel mogelijk voordeel uit halen. Enkele slimme keuzes kunnen zelfs bij dezelfde automatisering een groot verschil maken. Geef allereerst prioriteit aan taken die vaak voorkomen. Bij een gelijke automatiseringsinspanning bespaart een taak die tien keer per dag wordt uitgevoerd tienmaal zoveel tijd als een taak die eenmaal per dag voorkomt. Let bij de keuze dus niet alleen op hoe omslachtig een taak is, maar ook op de frequentie.

Bundel vervolgens meerdere taken in één automatisering. Door samenhangende taken als één doorlopend proces te automatiseren in plaats van ze los van elkaar aan te pakken, vermindert u ook de tijd en moeite die nodig zijn om tussen taken te schakelen. Als u bijvoorbeeld ‘gegevens ophalen → verwerken → rapport maken → verzenden’ in één automatisering onderbrengt, hoeft u tussendoor zelfs niet meer te bedenken: ‘Wat moest ik hierna ook alweer doen?’

Ten derde kunt u automatisering combineren met geplande uitvoering. Pas als zelfs het handmatig starten niet meer nodig is, komt de automatisering volledig tot haar recht. Wanneer die elke dag automatisch op een vast tijdstip draait, hoeft u niet eens meer aan het bestaan van de taak te denken. Ten vierde moet u gemaakte automatiseringen blijven verbeteren. Door verspilling die tijdens het gebruik opvalt en nieuw toegevoegde taken erin op te nemen, worden ze steeds slimmer en betrouwbaarder.

Geen van deze aanpakken is moeilijk. Alleen al door vier principes in gedachten te houden — ‘begin met wat vaak voorkomt’, ‘bundel taken’, ‘plan de uitvoering’ en ‘blijf verbeteren’ — kunt u het rendement van automatisering verveelvoudigen. Zelfs één kleine automatisering kan, wanneer u die vanuit deze perspectieven verder ontwikkelt, uiteindelijk uitgroeien tot een omvangrijk systeem dat uw hele manier van werken ondersteunt.

De mentale ruimte die automatisering oplevert

De voordelen van automatisering beperken zich niet tot ‘meetbare effecten’ zoals tijdwinst en een nauwkeuriger uitvoering. Een vaak onderschat, maar eigenlijk nog groter voordeel is de mentale ruimte die ontstaat. Monotone, repetitieve taken kosten niet alleen tijd, maar putten ook geleidelijk uw concentratie en motivatie uit. De kleine gedachte ‘Die taak heb ik nog niet gedaan’ blijft de hele dag ergens in uw achterhoofd hangen.

Wanneer u zulke taken automatiseert en loslaat, verdwijnt die mentale belasting. Er ontstaat ruimte in uw hoofd, zodat u zich volledig kunt richten op het werk dat werkelijk uw aandacht verdient. Automatisering maakt taken niet alleen sneller, maar beschermt ook uw aandacht — een beperkte hulpbron — zodat u die voor waardevoller werk kunt inzetten. Deze mentale ruimte is misschien wel de minst zichtbare, maar tegelijk grootste waarde van automatisering.

Let daarom bij de keuze van taken niet alleen op ‘tijdrovend werk’, maar ook op werk waar u tegen opziet. Sommige taken duren niet lang, maar zijn zo vervelend dat u ze steeds uitstelt. Juist door zulke taken te automatiseren en los te laten, neemt de mentale belasting sterk af. Als u automatisering inzet met aandacht voor zowel tijdwinst als mentale ruimte, wordt uw dagelijks leven rijker op een manier die veel verder gaat dan cijfers kunnen uitdrukken.

Met welk idee kunt u het beste beginnen?

Na het bekijken van de 10 ideeën dacht u misschien: “Ze zijn allemaal op mij van toepassing.” Het is echter belangrijk om niet alles tegelijk te willen automatiseren. Kies eerst slechts één taak die u het vervelendst vindt en probeer deze week alleen die taak te automatiseren. Met elke taak die u uit handen geeft, komt er meer aandacht vrij voor werk dat alleen mensen kunnen doen.

Met makuroku kunt u alle 10 hier genoemde ideeën realiseren. Eenvoudige taken handelt u af met een opname, iets complexere taken met SCR-scripts en dagelijks terugkerende taken met geplande uitvoering. Zo kunt u naarmate u groeit steeds de passende methode kiezen. Bovendien kunt u alle functies gratis uitproberen op Windows, zodat uw enige initiële investering bestaat uit “10 minuten om uw eerste macro op te nemen”. Denk terug aan de taak die u vandaag het vervelendst vond en begin daarmee. Zodra ook maar één taak “zonder uw tussenkomst vanzelf draait”, begint uw manier van werken vanaf morgen te veranderen.