消除重複工作的10個自動化點子

自動化最難的部分，其實往往不是技術，而是「決定首先要自動化什麼」。理想的候選工作通常枯燥、頻繁發生，而且操作步驟可以預測。本文列出了不分職業、許多人都會遇到的10項重複性工作，並針對每一項提供了自動化提示。請一邊回想自己每天的工作，一邊找找哪些會讓你覺得「這個我也在做」。

資料輸入與轉錄自動化

第一，在應用程式之間複製貼上資料。例如，從核心業務系統中擷取數字並貼到Excel，這類工作正是錄製型巨集最擅長的。第二，重複填寫Web表單。反覆輸入相同地址或固定值的工作，只需錄製一次，瞬間就能完成。第三，將相同內容發佈到多個工具——例如同時把進度寫入Slack、電子郵件和管理表，這類跨工具操作也可以整合到一個巨集中。

• • 在應用程式之間複製貼上資料
• • 在Web表單中重複輸入固定值
• • 將相同內容發佈到多個工具或聊天應用程式中

檔案與文件相關工作的自動化

第四，批次重新命名下載或掃描的檔案，並將它們分類到資料夾中。按照固定命名規則重新命名，再按類型移動到相應資料夾，這項工作雖然不起眼，卻很容易每天都要做。第五，製作固定格式的報告。從指定來源收集數字、整理成慣用格式並匯出的整套流程，可以透過結合錄製操作與指令碼實現完全自動化。第六，匯出為PDF並儲存到共用資料夾，只要點擊順序固定，也是非常適合自動化的工作。

• • 批次重新命名檔案並將其分類到資料夾中
• • 根據固定來源製作制式報告
• • 匯出為 PDF 並儲存至共用資料夾

將日常例行工作自動化

第七，早上第一件事進行的例行檢查。登入多個管理介面並依序確認狀態的工作，由於點擊流程固定，非常適合自動化。第八，在固定時間擷取並儲存螢幕截圖。為了記錄或保留佐證，每天在同一時間擷取並儲存畫面的工作，只要搭配排程執行，就能實現完全無人化。

第九，在試算表與其他應用程式之間傳遞數值。像是將會計軟體中的數字轉錄到試算表這類往返操作，錄製型工具也能輕鬆完成。第十，將這些工作加入排程，設定為「每天早上8點自動執行」。只要讓每個巨集在固定時間自動執行，連手動啟動的麻煩都會消失。

• • 登入多個畫面並依序進行例行檢查
• • 在固定時間擷取並儲存螢幕截圖
• • 在試算表與其他應用程式之間轉錄數值
• • 透過排程執行讓上述工作完全無人化

如何找出適合自動化的工作

這 10 個點子終究只是例子。要找出隱藏在你自己工作中的「可自動化工作」，可以從幾個角度著手。首先，請在一天結束時回顧一下：「今天，我把同一件事做了幾次？」開啟同一個應用程式、點擊同一個位置、輸入相似的文字——如果這樣的情況反覆出現，那就是很有潛力的候選工作。

接著，試著回想一下你感到「真麻煩」或「怎麼又是這個」的時刻。這種情緒就是重複工作的訊號。此外，也別忽略月底、週初等「固定時間一定會發生的工作」。例行報告製作、定期資料備份、每次都按照相同步驟進行的彙整——這些「已排入行程的重複工作」與排程執行非常契合。尋找工作時，可以將「頻率高」「步驟固定」「做起來很無聊」這三點作為線索，找出效果顯著的候選工作。

讓自動化持續下去的訣竅

自動化並不是做一次就結束，而是需要逐步完善。讓它長久發揮作用的訣竅，是不要從一開始就追求完美。先做出一個即使略顯粗糙但能運作的版本，再在實際使用過程中修正發現的問題。與其一開始就反覆琢磨完美的設計，這種「邊做邊改進」的態度反而能讓成果更快投入實際使用。

另一個訣竅是記錄並分享已自動化的工作。只要記下「用哪個巨集自動化了什麼工作」，之後就更容易回顧和改進，也方便交接給團隊中的其他人。使用 makuroku，可以為巨集和指令碼加上易懂的名稱與說明後儲存，必要時還可透過匯出功能與其他 PC 分享。不要讓自動化停留在「只有自己知道的獨門技巧」，而要將其累積為可重複利用的資產——養成這個習慣，會像滾雪球一樣不斷放大節省時間的效果。

依職業分類：容易自動化的工作範例

容易自動化的工作也會因職業而各具特點。為了方便你將其套用到自己的工作上，下面依幾種職業列舉一些例子。對財務和總務人員而言，開立發票及儲存為 PDF、轉錄費用資料、準備例行付款處理等都是很好的對象。這些工作通常涉及大量處理數字的固定流程，而且對準確性要求較高，因此自動化的效果和優勢會十分明顯。

對銷售和文職人員而言，可以自動化的工作包括建立報價單及提案範本、在客戶名單中輸入固定格式的資訊，以及製作日報和週報。對行銷或資料分析人員而言，從各種工具收集資料、定期製作報告、在社群媒體發布固定格式的內容等都是容易自動化的工作。對工程師和 IT 人員而言，候選工作包括建置環境時的初始設定、定期檢查日誌以及重複執行測試等。

儘管職業不同，共通點都是「在固定時間按照固定步驟重複執行」。請回顧自己的一天，把這類工作列出來。你很可能會發現，比預想中更多的工作其實都「可以自動化」。其中，從頻率最高、最枯燥的一項開始著手，就是通往成功的捷徑。

重要的是，不要斷定「我的工作中根本沒有可以自動化的事情」。無論什麼職業，都必然存在重複的固定流程。找到它們，再逐一放手交給自動化。這樣的累積會一點一點但確實地改變你的工作方式。今天就從自己的工作中找出一件讓你覺得「這個每次都要做」的事，踏出第一步吧。

如何判斷工作是否適合自動化

在將想法付諸實行之前，判斷這項工作是否真的適合自動化也很重要。適合的是每次步驟幾乎相同、幾乎不需要判斷的工作。像按照固定順序點擊固定按鈕這樣的工作，最適合自動化。另一方面，每次內容變化很大，或需要根據現場情況靈活判斷的工作，可能很難直接自動化。

不過，即使看似「不適合」的工作，透過巧妙拆分也可能成為自動化對象。這就是「半自動化」的概念：只由人負責需要判斷的部分，將其前後的固定流程自動化。試圖將所有工作徹底自動化會讓人覺得困難，但只要區分「固定的部分」和「需要判斷的部分」，就能在許多工作中找到自動化空間。首先學會從拆分的角度看問題，是增加可自動化工作的第一步。

輕鬆養成自動化的習慣

要最大限度地發揮自動化的效果，重點是不要把它當成一次性的行動，而要養成習慣。不過，也不必給自己太大壓力。與其勉強要求自己「每天自動化一件事」，不如抱著「當我覺得麻煩時，那就是該自動化的訊號」這樣的想法。把日常工作中對重複操作感到厭煩的瞬間，當作啟動自動化的契機。這種輕鬆的心態，正是自然堅持下去的訣竅。

此外，記錄已經自動化的工作，也有助於養成習慣。如果將成果具體呈現出來，例如「這個月自動化了這些工作，總共節省了多少小時」，就能切實感受到成效，並增強繼續行動的動力。使用 makuroku，可以用清楚易懂的名稱儲存建立的自動化，還能保留執行記錄，因此很容易回顧自己的「自動化歷程」。把一個個小型自動化不斷累積起來。長遠來看，這個習慣將大幅改變你的工作方式。

最大限度提升自動化效果的技巧

既然要實現自動化，自然希望盡可能放大其效果。掌握一些技巧，即使是相同的自動化，取得的成效也會有所不同。首先，要優先處理頻率高的工作。如果自動化所需的投入相同，那麼與每天一次的工作相比，將每天十次的工作自動化，可以節省十倍的時間。選擇要自動化的工作時，不僅要關注「麻煩程度」，也要關注「頻率」。

其次，將多項工作整合起來自動化。與其零散地逐項自動化，不如把相關工作整合成一個連續流程，這樣也能減少切換工作所花費的時間和心力。例如，把「取得資料→彙整→製作報告→傳送」整合為一條自動化流程，甚至連各步驟之間「接下來該做什麼來著」的思維切換也可以省去。

第三，將自動化與排程執行相結合。連自己啟動的步驟也省去，自動化的效果才算完整。如果設定為每天在固定時間自動執行，你甚至不必再意識到這項工作的存在。第四，持續改進已經建立的自動化。把使用過程中發現的浪費以及後來增加的新工作納入其中，自動化就會不斷成長，變得更聰明、更可靠。

這些技巧都不難。只要牢記「從高頻工作開始」「整合起來」「按排程執行」「持續改進」這四點，就能讓自動化帶來的效果提升數倍。即使一開始只是一個小型自動化，只要帶著這些觀點不斷培育，最終也會成長為支撐你工作方式的重要系統。

自動化帶來的心理餘裕

自動化的好處，不僅是節省時間和提高工作準確性等「可以用數字衡量的效果」。有一點往往被忽視，但其實更為重要，那就是「心理餘裕」。單調的重複工作不僅會奪走時間，也會一點一點消磨專注力和幹勁。「那項工作還沒做呢」這種小小的牽掛，會一整天盤踞在腦海的一角。

將這些工作自動化並放手後，你就能從這種牽掛中解脫出來。腦中有了餘白，便能專心面對真正應該集中精力的工作。自動化不僅僅是讓工作變快，它還能保護你的注意力這項有限資源，讓它用於更有價值的工作。這種「心理餘裕」，或許正是自動化帶來的最不顯眼、卻又最大的價值。

正因如此，選擇要自動化的工作時，請不只關注「耗時的工作」，也要關注「讓人感到沉重的工作」。有些工作雖然不太花時間，卻讓人覺得麻煩，往往會一拖再拖。正是這樣的工作，在自動化並放手之後，能大幅減輕心理負擔。節省時間與獲得心理餘裕——如果同時關注這兩點來推動自動化，你的每一天都會產生超越數字的豐富變化。

應該從哪個點子開始

看完這10個點子後，你也許會覺得「每一個都適合我」。但重要的是，不要試圖一次把它們全部自動化。請先只選擇一項你覺得最煩瑣的工作，並在本週嘗試只將它自動化。每放下一項工作，你的注意力就能更多地投入到只有人才能完成的工作中。

使用 makuroku，這裡介紹的10個點子全都能實現。簡單的工作可以透過錄製完成，稍微複雜的工作可以使用SCR腳本，而每天都會發生的工作則可以排程執行——你可以隨著成長選擇合適的方式。而且，所有功能都能在Windows上免費試用，因此最初的投入僅僅是「花10分鐘錄製第一個巨集」。回想一下今天最讓你覺得麻煩的工作，就從那一項開始吧。只要有一項工作能夠「離開你的雙手自行運轉」，你從明天起的工作方式就會開始改變。