10 ý tưởng tự động hóa giúp loại bỏ công việc lặp đi lặp lại

Phần khó nhất của tự động hóa thực ra thường không phải là công nghệ, mà là “quyết định nên tự động hóa việc gì trước tiên”. Những ứng viên phù hợp là các công việc nhàm chán, diễn ra thường xuyên và có quy trình dễ dự đoán. Dưới đây là 10 công việc lặp đi lặp lại mà nhiều người gặp phải bất kể nghề nghiệp, kèm gợi ý về cách tự động hóa từng việc. Hãy hình dung một ngày của mình và tìm những việc khiến bạn nghĩ: “Mình cũng đang làm việc này”.

Tự động hóa nhập và chuyển dữ liệu

Thứ nhất là sao chép và dán dữ liệu giữa các ứng dụng. Những việc như lấy số liệu từ hệ thống nghiệp vụ cốt lõi rồi dán vào Excel chính là sở trường của macro dạng ghi thao tác. Thứ hai là nhập lặp lại vào biểu mẫu Web. Việc phải gõ nhiều lần cùng một địa chỉ hoặc các giá trị cố định sẽ được hoàn thành tức thì sau khi ghi thao tác một lần. Thứ ba là đăng cùng một nội dung lên nhiều công cụ — chẳng hạn ghi tiến độ đồng thời vào Slack, email và bảng quản lý. Những thao tác xuyên suốt nhiều công cụ như vậy cũng có thể được gộp vào một macro duy nhất.

• • Sao chép và dán dữ liệu giữa các ứng dụng
• • Nhập lặp lại các giá trị cố định vào biểu mẫu Web
• • Đăng cùng một nội dung lên nhiều công cụ hoặc cuộc trò chuyện

Tự động hóa công việc liên quan đến tệp và tài liệu

Thứ tư là đổi tên hàng loạt các tệp đã tải xuống hoặc quét và phân loại chúng vào các thư mục. Đổi tên theo quy tắc cố định rồi chuyển tệp vào thư mục theo từng loại là công việc tuy âm thầm nhưng thường phát sinh hằng ngày. Thứ năm là tạo báo cáo theo mẫu. Toàn bộ quy trình thu thập số liệu từ các nguồn xác định, trình bày theo định dạng quen thuộc rồi xuất ra có thể được tự động hóa hoàn toàn bằng cách kết hợp ghi thao tác với tập lệnh. Thứ sáu, việc xuất sang PDF và lưu vào thư mục dùng chung cũng rất phù hợp để tự động hóa nếu thứ tự nhấp chuột luôn cố định.

• • Đổi tên tệp hàng loạt và phân loại vào thư mục
• • Tạo báo cáo theo mẫu từ các nguồn cố định
• • Xuất ra PDF và lưu vào thư mục dùng chung

Tự động hóa các công việc thường nhật

Thứ bảy là thực hiện các bước kiểm tra định kỳ ngay đầu buổi sáng. Công việc đăng nhập vào nhiều màn hình quản trị rồi lần lượt kiểm tra trạng thái rất phù hợp để tự động hóa vì trình tự nhấp chuột đã được xác định. Thứ tám là chụp và lưu ảnh màn hình vào một thời điểm cố định. Việc chụp và lưu màn hình vào cùng một giờ mỗi ngày để làm hồ sơ hoặc bằng chứng có thể được vận hành hoàn toàn tự động mà không cần người giám sát khi kết hợp với tính năng chạy theo lịch.

Thứ chín là trao đổi số liệu giữa bảng tính và một ứng dụng khác. Những công việc qua lại như chép số liệu từ phần mềm kế toán sang bảng tính cũng có thể được công cụ dạng ghi thao tác xử lý dễ dàng. Và thứ mười là đưa các công việc này vào lịch với thiết lập “tự động chạy lúc 8 giờ mỗi sáng”. Nếu để từng macro tự động chạy vào thời điểm cố định, bạn thậm chí không còn phải mất công khởi động chúng.

• • Đăng nhập vào nhiều màn hình và lần lượt thực hiện các bước kiểm tra định kỳ
• • Chụp và lưu ảnh màn hình vào thời điểm cố định
• • Chép số liệu giữa bảng tính và một ứng dụng khác
• • Tự động hóa hoàn toàn các công việc trên bằng tính năng chạy theo lịch

Cách tìm những công việc có thể tự động hóa

Mười ý tưởng này suy cho cùng chỉ là ví dụ. Để tìm ra những “công việc có thể tự động hóa” đang ẩn trong chính công việc của bạn, việc xem xét từ một vài góc độ sẽ rất hữu ích. Trước tiên, vào cuối ngày, hãy nhìn lại và tự hỏi: “Hôm nay mình đã làm cùng một việc bao nhiêu lần?”. Nếu có nhiều lần bạn mở cùng một ứng dụng, nhấp vào cùng một vị trí và nhập những nội dung tương tự, đó là một ứng viên rất tiềm năng để tự động hóa.

Tiếp theo, hãy nhớ lại những lúc bạn cảm thấy “phiền thật” hoặc “lại việc này nữa à?”. Cảm xúc đó là dấu hiệu của một công việc lặp đi lặp lại. Ngoài ra, đừng bỏ qua những “công việc chắc chắn phát sinh vào thời điểm cố định”, chẳng hạn như cuối tháng hoặc đầu tuần. Lập báo cáo định kỳ, sao lưu dữ liệu thường xuyên, tổng hợp theo cùng một quy trình mỗi lần — những “hoạt động lặp lại đã được đưa vào lịch” như vậy đặc biệt phù hợp với tính năng chạy theo lịch. Khi tìm kiếm công việc để tự động hóa, hãy dùng ba đặc điểm “tần suất cao”, “quy trình cố định” và “thực hiện rất nhàm chán” làm manh mối để tìm ra những ứng viên có thể mang lại hiệu quả lớn.

Bí quyết duy trì tự động hóa lâu dài

Tự động hóa không phải là thứ chỉ cần tạo một lần rồi hoàn tất, mà cần được cải tiến từng bước. Bí quyết để duy trì lâu dài là đừng hướng tới sự hoàn hảo ngay từ đầu. Trước tiên, hãy tạo ra thứ có thể hoạt động dù vẫn còn đôi chút thô sơ, sau đó sửa những điểm chưa ổn trong quá trình sử dụng thực tế. Tư duy “vừa làm vừa cải tiến” này cuối cùng sẽ giúp bạn nhanh chóng đạt được một giải pháp hữu dụng hơn so với việc dành quá nhiều thời gian suy nghĩ về một thiết kế hoàn hảo ngay từ đầu.

Một bí quyết khác là ghi chép và chia sẻ những công việc đã được tự động hóa. Nếu ghi lại “công việc nào đã được tự động hóa bằng macro nào”, bạn sẽ dễ dàng xem lại để cải tiến hoặc bàn giao cho người khác trong nhóm về sau. Với makuroku, bạn có thể lưu macro và tập lệnh kèm tên cùng phần mô tả dễ hiểu, đồng thời dùng chức năng xuất để chia sẻ với các PC khác khi cần. Đừng để tự động hóa chỉ là “bí quyết riêng của bản thân”; hãy tích lũy nó như một tài sản có thể tái sử dụng. Thói quen này sẽ khiến lượng thời gian tiết kiệm được ngày càng tăng như quả cầu tuyết.

Ví dụ về công việc dễ tự động hóa theo từng ngành nghề

Các công việc dễ tự động hóa cũng có đặc điểm khác nhau tùy theo ngành nghề. Để bạn dễ liên hệ với công việc của mình, hãy cùng xem một số ví dụ theo từng lĩnh vực. Với kế toán và hành chính tổng hợp, các công việc phù hợp gồm phát hành hóa đơn và lưu thành PDF, sao chép dữ liệu chi phí, cũng như chuẩn bị quy trình thanh toán định kỳ. Do có nhiều công việc theo khuôn mẫu liên quan đến số liệu và đòi hỏi độ chính xác, hiệu quả cùng lợi ích của tự động hóa sẽ thể hiện rất rõ.

Với công việc kinh doanh và văn phòng, có thể kể đến việc tạo mẫu báo giá hoặc đề xuất, nhập thông tin theo khuôn mẫu vào danh sách khách hàng, cũng như lập báo cáo hằng ngày hoặc hằng tuần. Với người phụ trách tiếp thị hoặc phân tích dữ liệu, những công việc dễ tự động hóa gồm thu thập dữ liệu từ nhiều công cụ, định kỳ tạo báo cáo và đăng nội dung theo mẫu lên mạng xã hội. Với kỹ sư hoặc nhân viên IT, các ứng viên phù hợp gồm thiết lập ban đầu khi xây dựng môi trường, kiểm tra nhật ký định kỳ và lặp lại các tác vụ kiểm thử.

Dù ngành nghề khác nhau, điểm chung vẫn là “lặp lại các bước cố định vào những thời điểm cố định”. Hãy nhìn lại một ngày của bạn và liệt kê những công việc như vậy. Có lẽ bạn sẽ tìm thấy nhiều “công việc có thể tự động hóa” hơn mình tưởng. Trong số đó, bắt đầu với công việc có tần suất cao nhất và nhàm chán nhất chính là con đường ngắn nhất dẫn đến thành công.

Điều quan trọng là đừng vội kết luận rằng “công việc của mình chẳng có gì để tự động hóa”. Trong bất kỳ ngành nghề nào cũng luôn tồn tại các tác vụ lặp đi lặp lại theo khuôn mẫu. Hãy tìm ra chúng và lần lượt giao chúng cho tự động hóa. Sự tích lũy đó sẽ thay đổi cách làm việc của bạn từng chút một nhưng chắc chắn. Ngay hôm nay, hãy bắt đầu bằng cách tìm một việc khiến bạn nghĩ rằng “việc này lần nào mình cũng làm”.

Cách nhận biết công việc phù hợp và không phù hợp với tự động hóa

Trước khi biến ý tưởng thành hành động, việc xác định công việc đó có thực sự phù hợp để tự động hóa hay không cũng rất quan trọng. Những công việc phù hợp là công việc có quy trình gần như giống nhau mỗi lần và hầu như không cần phán đoán. Công việc như nhấn các nút cố định theo một thứ tự cố định rất lý tưởng để tự động hóa. Ngược lại, công việc có nội dung thay đổi đáng kể mỗi lần hoặc cần phán đoán linh hoạt theo tình huống thực tế có thể khó tự động hóa nếu giữ nguyên cách thực hiện hiện tại.

Tuy nhiên, ngay cả công việc tưởng như “không phù hợp” cũng có thể trở thành đối tượng tự động hóa nếu biết cách chia nhỏ. Đây là tư duy “bán tự động hóa”: con người chỉ phụ trách phần cần phán đoán, còn các tác vụ theo khuôn mẫu trước và sau đó sẽ được tự động hóa. Cố gắng tự động hóa hoàn toàn mọi thứ có thể khiến bạn cảm thấy khó khăn, nhưng nếu tách riêng “phần đã được xác định” và “phần cần phán đoán”, bạn sẽ tìm thấy cơ hội tự động hóa trong nhiều công việc. Trước hết, có được góc nhìn chia tách công việc chính là bước đầu tiên để tăng số lượng công việc có thể tự động hóa.

Biến tự động hóa thành thói quen một cách nhẹ nhàng

Để tối đa hóa hiệu quả của tự động hóa, điều quan trọng là không xem đây là nỗ lực chỉ thực hiện một lần mà phải biến nó thành thói quen. Tuy vậy, bạn không cần tự gây áp lực. Thay vì gồng mình với mục tiêu “mỗi ngày tự động hóa một việc”, chỉ cần nghĩ rằng “nếu thấy phiền phức thì đó là dấu hiệu nên tự động hóa”. Hãy coi những lúc bạn chán ngán việc lặp đi lặp lại trong công việc hằng ngày là cơ hội để bắt đầu tự động hóa. Thái độ nhẹ nhàng này là bí quyết để duy trì mà không quá sức.

Việc ghi lại những công việc đã tự động hóa cũng giúp hình thành thói quen. Nếu trực quan hóa kết quả, chẳng hạn “tháng này tôi đã tự động hóa những việc này và tiết kiệm tổng cộng bao nhiêu giờ”, bạn sẽ cảm nhận rõ thành quả và có thêm động lực để tiếp tục. Với makuroku, bạn có thể lưu các quy trình tự động hóa bằng tên dễ hiểu và giữ lại lịch sử thực thi, nhờ đó dễ dàng nhìn lại “hành trình tự động hóa” của mình. Hãy tích lũy từng quy trình tự động hóa nhỏ, từng cái một. Về lâu dài, thói quen này sẽ thay đổi đáng kể cách bạn làm việc.

Cách tối đa hóa hiệu quả của tự động hóa

Nếu đã tự động hóa, hẳn bạn sẽ muốn tối đa hóa lợi ích. Việc biết một vài mẹo có thể tạo ra sự khác biệt lớn về hiệu quả ngay cả với cùng một quy trình tự động hóa. Trước hết, hãy ưu tiên các công việc có tần suất cao. Với cùng một công sức triển khai, tự động hóa việc được làm mười lần mỗi ngày sẽ tiết kiệm thời gian gấp mười lần việc chỉ làm một lần. Khi chọn công việc để tự động hóa, hãy chú ý không chỉ đến độ phiền phức mà còn cả tần suất.

Tiếp theo, hãy gộp nhiều công việc vào cùng một quy trình tự động hóa. Thay vì tự động hóa riêng lẻ từng việc, nếu kết hợp các công việc liên quan thành một luồng liên tục, bạn còn có thể giảm cả thời gian và công sức chuyển đổi giữa các tác vụ. Chẳng hạn, nếu biến “lấy dữ liệu → tổng hợp → lập báo cáo → gửi” thành một quy trình tự động hóa duy nhất, bạn thậm chí không còn phải chuyển mạch suy nghĩ giữa các bước để tự hỏi “tiếp theo phải làm gì nhỉ?”.

Thứ ba, hãy kết hợp với việc thực thi theo lịch. Khi loại bỏ cả thao tác tự khởi chạy, hiệu quả của tự động hóa mới thật sự trọn vẹn. Nếu thiết lập để tự động chạy vào một giờ cố định mỗi ngày, bạn thậm chí không cần để tâm rằng công việc đó tồn tại. Thứ tư, hãy liên tục cải tiến những quy trình tự động hóa đã tạo. Bằng cách tích hợp những bước lãng phí phát hiện trong quá trình sử dụng và các công việc mới phát sinh, quy trình sẽ ngày càng thông minh và đáng tin cậy hơn.

Không cách nào trong số này là khó. Chỉ cần ghi nhớ bốn điểm: “bắt đầu từ việc có tần suất cao”, “gộp lại”, “chạy theo lịch” và “liên tục cải tiến”, hiệu quả thu được từ tự động hóa sẽ tăng lên nhiều lần. Dù ban đầu chỉ là một quy trình tự động hóa nhỏ, nếu phát triển theo những góc nhìn này, cuối cùng nó sẽ trở thành một hệ thống lớn hỗ trợ cách bạn làm việc.

Sự thảnh thơi tinh thần mà tự động hóa mang lại

Lợi ích của tự động hóa không chỉ là những “hiệu quả có thể đo bằng con số” như tiết kiệm thời gian hay nâng cao độ chính xác. Một lợi ích thường bị bỏ qua nhưng thực ra còn lớn hơn chính là sự thảnh thơi trong tâm trí. Công việc lặp đi lặp lại đơn điệu không chỉ chiếm thời gian mà còn từ từ bào mòn khả năng tập trung và động lực. Nỗi bận tâm nhỏ rằng “việc đó mình vẫn chưa làm” cứ nằm mãi trong một góc đầu óc suốt cả ngày.

Khi tự động hóa và buông những công việc này ra, bạn sẽ được giải phóng khỏi nỗi bận tâm đó. Tâm trí có thêm khoảng trống, giúp bạn tập trung thẳng vào công việc thật sự đáng để dồn tâm sức. Tự động hóa không chỉ làm công việc nhanh hơn mà còn bảo vệ sự chú ý—một nguồn lực hữu hạn của bạn—để dành cho những việc có giá trị cao. Sự thảnh thơi tinh thần này có lẽ chính là giá trị khó nhìn thấy nhất nhưng cũng lớn nhất mà tự động hóa mang lại.

Chính vì vậy, khi chọn công việc để tự động hóa, đừng chỉ chú ý đến “việc tốn thời gian” mà hãy để ý cả “việc khiến bạn thấy nặng nề”. Có những việc không mất nhiều thời gian nhưng lại ngại làm nên thường bị trì hoãn. Chính những việc như vậy, khi được tự động hóa và buông khỏi tay, sẽ giúp giảm đáng kể gánh nặng tinh thần. Nếu thúc đẩy tự động hóa với cả hai mục tiêu—tiết kiệm thời gian và tạo sự thảnh thơi trong tâm trí—mỗi ngày của bạn sẽ trở nên phong phú hơn nhiều so với những gì các con số thể hiện.

Nên bắt đầu từ ý tưởng nào?

Sau khi xem 10 ý tưởng, có thể bạn đã cảm thấy rằng “ý tưởng nào cũng phù hợp với mình”. Tuy nhiên, điều quan trọng là đừng cố tự động hóa tất cả cùng một lúc. Trước tiên, hãy chỉ chọn một công việc mà bạn cảm thấy phiền phức nhất và thử chỉ tự động hóa công việc đó trong tuần này. Mỗi khi bớt đi một công việc phải tự tay thực hiện, bạn sẽ có thêm sự tập trung dành cho những việc chỉ con người mới có thể làm.

Với makuroku, bạn có thể hiện thực hóa cả 10 ý tưởng được nêu ở đây. Những việc đơn giản có thể xử lý bằng tính năng ghi lại thao tác, những việc phức tạp hơn một chút có thể dùng tập lệnh SCR, còn những việc phát sinh hằng ngày có thể chạy theo lịch — bạn có thể lựa chọn phương thức phù hợp theo từng bước phát triển. Hơn nữa, bạn có thể dùng thử miễn phí toàn bộ tính năng trên Windows, vì vậy khoản đầu tư ban đầu chỉ là “10 phút để ghi macro đầu tiên”. Hãy nhớ lại công việc khiến bạn cảm thấy phiền phức nhất hôm nay và bắt đầu từ chính việc đó. Chỉ cần có một công việc có thể “tự vận hành mà không cần bạn trực tiếp động tay”, cách làm việc của bạn sẽ bắt đầu thay đổi ngay từ ngày mai.