반복 작업을 없애는 자동화 아이디어 10선

자동화에서 가장 어려운 것은 사실 기술이 아니라 ‘처음에 무엇을 자동화할지 정하는 일’일 때가 많습니다. 좋은 후보는 지루하고 자주 발생하며 절차를 예측할 수 있는 작업입니다. 여기서는 직종과 관계없이 많은 사람이 겪는 반복 작업 10가지를 꼽고, 각각을 어떻게 자동화할 수 있는지에 대한 힌트도 덧붙였습니다. 자신의 하루를 떠올리며 ‘이건 나도 하고 있어’라고 느껴지는 항목을 찾아보세요.

데이터 입력 및 전재 자동화

첫째, 앱 간 데이터 복사 및 붙여넣기입니다. 기간계 시스템에서 숫자를 가져와 Excel에 붙여넣는 작업은 기록형 매크로가 가장 잘하는 분야입니다. 둘째, Web 양식에 반복 입력하는 작업입니다. 같은 주소나 정해진 값을 여러 번 입력하는 작업도 한 번 기록하면 순식간에 끝납니다. 셋째, 여러 도구에 같은 내용을 게시하는 작업입니다. 예를 들어 진행 상황을 Slack, 이메일, 관리표에 동시에 기록하는 식의 도구 간 작업도 하나의 매크로로 통합할 수 있습니다.

• • 앱 간 데이터 복사 및 붙여넣기
• • Web 양식에 정해진 값 반복 입력
• • 같은 내용을 여러 도구나 채팅에 게시하기

파일 및 문서 관련 작업 자동화

넷째, 다운로드하거나 스캔한 파일의 이름을 일괄 변경하고 폴더별로 분류하는 작업입니다. 정해진 명명 규칙에 따라 이름을 바꾸고 종류별 폴더로 옮기는 일은 눈에 띄지 않지만 매일 발생하기 쉽습니다. 다섯째, 정형 보고서 작성입니다. 정해진 출처에서 수치를 모으고, 늘 사용하는 형식으로 정리해 내보내는 일련의 과정은 기록과 스크립트를 조합해 통째로 자동화할 수 있습니다. 여섯째, PDF로 내보내 공유 폴더에 저장하는 작업도 클릭 순서가 정해져 있다면 자동화하기 좋은 대상입니다.

• • 파일 이름 일괄 변경 및 폴더별 분류
• • 정해진 소스를 바탕으로 정형 보고서 작성
• • PDF로 내보내 공유 폴더에 저장

일상적인 루틴 자동화

일곱째는 아침에 가장 먼저 하는 정기 점검입니다. 여러 관리 화면에 로그인해 순서대로 상태를 확인하는 작업은 클릭 흐름이 정해져 있어 자동화에 매우 적합합니다. 여덟째는 정해진 시각에 스크린샷을 촬영하고 저장하는 것입니다. 기록이나 증빙을 위해 매일 같은 시간에 화면을 캡처해 저장하는 작업은 예약 실행과 결합하면 완전히 무인화할 수 있습니다.

아홉째는 스프레드시트와 다른 앱 사이에서 수치를 주고받는 작업입니다. 회계 소프트웨어의 숫자를 스프레드시트에 옮겨 적는 것과 같은 반복적인 왕복 작업도 기록형 도구라면 어렵지 않게 처리할 수 있습니다. 그리고 열째는 이러한 작업을 ‘매일 아침 8시에 자동 실행’되도록 일정에 등록하는 것입니다. 각각의 매크로가 정해진 시각에 자동으로 실행되게 하면 직접 시작하는 수고마저 사라집니다.

• • 여러 화면에 로그인해 순서대로 정기 점검
• • 정해진 시각에 스크린샷 촬영 및 저장
• • 스프레드시트와 다른 앱 간 수치 전사
• • 위 작업을 예약 실행으로 완전히 무인화

자동화할 작업을 찾는 방법

이 10가지 아이디어는 어디까지나 예시에 불과합니다. 자신의 업무 속에 숨어 있는 ‘자동화할 수 있는 작업’을 찾으려면 몇 가지 관점이 도움이 됩니다. 먼저 하루를 마칠 때 ‘오늘 같은 일을 몇 번이나 했지?’라고 되돌아보세요. 같은 앱을 열고, 같은 곳을 클릭하고, 비슷한 문자를 입력하는 순간이 여러 번 있었다면 자동화할 유력한 후보입니다.

다음으로 ‘귀찮다’, ‘또 이거야?’라고 느꼈던 순간을 떠올려 보세요. 그런 감정은 반복 작업의 신호입니다. 또한 월말이나 주초처럼 ‘정해진 시점에 반드시 발생하는 작업’도 놓쳐서는 안 됩니다. 정기 보고서 작성, 주기적인 데이터 백업, 매번 같은 절차로 진행하는 집계처럼 ‘일정에 포함된 반복 작업’은 예약 실행과 궁합이 매우 좋습니다. 작업을 찾을 때는 ‘빈도가 높다’, ‘절차가 정해져 있다’, ‘하면서 지루하다’라는 세 가지를 단서로 삼으면 효과가 큰 후보를 찾을 수 있습니다.

자동화를 꾸준히 이어 가는 요령

자동화는 한 번 만들고 끝나는 것이 아니라 조금씩 발전시켜 나가는 것입니다. 오래 유지하는 요령은 처음부터 완벽을 추구하지 않는 것입니다. 우선 다소 투박하더라도 작동하는 것을 만든 뒤, 실제로 사용하면서 눈에 띄는 점을 고쳐 나가세요. 처음부터 완벽한 설계를 고민하는 것보다 이처럼 ‘만들면서 개선하는’ 자세가 결과적으로 더 빨리 실용적인 단계에 도달하게 해 줍니다.

또 하나의 요령은 자동화한 작업을 기록하고 공유하는 것입니다. ‘어떤 작업을 어느 매크로로 자동화했는지’를 메모해 두면 나중에 다시 살펴보며 개선하거나 팀의 다른 사람에게 인계하기 쉬워집니다. makuroku에서는 매크로나 스크립트에 알아보기 쉬운 이름과 설명을 붙여 저장할 수 있고, 필요하다면 내보내기 기능으로 다른 PC와 공유할 수도 있습니다. 자동화를 ‘나만의 비밀 기술’로 끝내지 않고 재사용할 수 있는 자산으로 축적해 나가세요. 이 습관이 절약되는 시간을 눈덩이처럼 불려 줍니다.

직종별 자동화하기 쉬운 작업의 예

자동화하기 쉬운 작업은 직종에 따라서도 특징이 다릅니다. 자신의 업무에 대입하기 쉽도록 몇 가지 직종별로 예를 들어 보겠습니다. 경리·총무 업무라면 청구서 발행과 PDF 저장, 경비 데이터 옮겨 적기, 정형화된 지급 처리 준비 등이 좋은 대상입니다. 숫자를 다루는 정형 작업이 많고 정확성도 요구되므로 자동화의 효과와 장점이 뚜렷하게 나타납니다.

영업·사무 업무라면 견적서나 제안서 템플릿 작성, 고객 목록에 정형화된 정보 입력, 일일 보고서나 주간 보고서 작성 등을 들 수 있습니다. 마케팅이나 데이터 분석 담당자라면 각종 도구에서 데이터 수집, 정기적인 보고서 작성, SNS에 정형화된 게시물 올리기 등이 자동화하기 쉬운 작업입니다. 엔지니어나 IT 담당자라면 환경 구축을 위한 초기 설정, 정기적인 로그 확인, 반복적인 테스트 작업 등이 후보가 됩니다.

직종은 달라도 공통점은 ‘정해진 절차를 정해진 시점에 반복한다’는 것입니다. 자신의 하루를 되돌아보고 그런 작업을 적어 보세요. 아마 생각했던 것보다 훨씬 많은 ‘자동화할 수 있는 작업’을 발견하게 될 것입니다. 그중에서 가장 자주 반복되고 가장 지루한 작업 하나부터 시작하는 것이 성공으로 가는 지름길입니다.

중요한 것은 ‘내 일에는 자동화할 수 있는 것이 없다’고 단정하지 않는 것입니다. 어떤 직종에나 반복되는 정형 작업은 반드시 존재합니다. 그것을 찾아 하나씩 손에서 놓아 자동화에 맡기세요. 이러한 축적이 업무 방식을 조금씩, 그러나 확실하게 바꿔 나갑니다. 우선 오늘 자신의 작업 중에서 ‘이거 매번 하고 있네’라고 생각되는 것을 하나 찾아보는 데서 시작하세요.

자동화에 적합한 작업과 적합하지 않은 작업을 구분하는 법

아이디어를 실행에 옮기기 전에 그 작업이 정말 자동화에 적합한지 판단하는 것도 중요합니다. 자동화에 적합한 것은 절차가 매번 거의 같고 판단이 거의 필요하지 않은 작업입니다. 정해진 버튼을 정해진 순서로 누르는 식의 작업은 자동화에 안성맞춤입니다. 반면 매번 내용이 크게 달라지거나 그때그때 상황을 보고 유연하게 판단해야 하는 작업은 그대로 자동화하기 어려울 수 있습니다.

다만 ‘적합하지 않다’고 여겨지는 작업도 방법을 고민하면 자동화 대상이 될 수 있습니다. 판단이 필요한 부분만 사람이 맡고 그 전후의 정형 작업은 자동화하는 ‘반자동화’라는 사고방식입니다. 모든 것을 완전히 자동화하려고 하면 어렵게 느껴지지만, ‘정해진 부분’과 ‘판단이 필요한 부분’을 분리하면 많은 작업에서 자동화할 여지를 찾을 수 있습니다. 우선 작업을 나누어 보는 관점을 갖는 것이 자동화할 수 있는 작업을 늘리는 첫걸음입니다.

부담 없이 자동화를 습관으로 만들기

자동화 효과를 극대화하려면 일회성 시도로 끝내지 않고 습관으로 만드는 것이 중요합니다. 그렇다고 부담을 가질 필요는 없습니다. “매일 하나씩 무언가를 자동화하자”라고 애쓰기보다는 “번거롭다고 느꼈다면 자동화할 때라는 신호다”라고 생각하는 정도가 적당합니다. 일상 업무에서 반복에 진절머리가 나는 순간을 자동화의 계기로 포착하는 것입니다. 이런 가벼운 태도가 무리 없이 꾸준히 이어 가는 비결입니다.

또한 자동화한 작업을 기록해 두면 습관을 형성하는 데 도움이 됩니다. “이번 달에는 이것과 이것을 자동화해 총 몇 시간을 절약했다”라고 시각화하면 성과를 실감할 수 있고 다음 단계로 나아갈 동기도 생깁니다. makuroku에서는 만든 자동화를 알아보기 쉬운 이름으로 저장하고 실행 이력도 남길 수 있어 자신의 “자동화 여정”을 쉽게 돌아볼 수 있습니다. 작은 자동화를 하나씩 계속 쌓아 가세요. 그 습관은 장기적으로 당신의 업무 방식을 크게 바꿀 것입니다.

자동화 효과를 극대화하는 방법

이왕 자동화한다면 그 효과를 최대한 크게 만들고 싶을 것입니다. 몇 가지 요령을 알아 두면 같은 자동화라도 얻을 수 있는 효과가 달라집니다. 먼저 빈도가 높은 작업을 우선하세요. 같은 수고를 들여 자동화한다면 하루 한 번 하는 작업보다 하루 열 번 하는 작업을 자동화할 때 절약되는 시간이 열 배가 됩니다. 자동화할 작업을 고를 때는 “번거로움”뿐 아니라 “빈도”에도 주목하세요.

다음은 여러 작업을 한데 묶어 자동화하는 것입니다. 각각 따로 자동화하기보다 관련 작업을 하나의 연속된 흐름으로 묶어 자동화하면 작업을 전환하는 데 드는 시간과 수고까지 줄일 수 있습니다. 예를 들어 “데이터 가져오기→집계→보고서 작성→전송”을 하나의 자동화로 만들면 각 단계 사이에 “다음에 뭘 해야 하지?”라고 생각을 전환할 필요조차 없어집니다.

세 번째는 예약 실행과 결합하는 것입니다. 직접 실행하는 수고까지 없애야 자동화의 효과가 온전해집니다. 매일 정해진 시간에 자동으로 실행되게 하면 그 작업의 존재조차 의식할 필요가 없어집니다. 네 번째는 만든 자동화를 계속 개선하는 것입니다. 사용하면서 발견한 낭비 요소나 새로 늘어난 작업을 반영하면 자동화는 갈수록 더 똑똑하고 믿음직한 도구로 성장합니다.

이런 방법은 어느 것도 어렵지 않습니다. “빈도가 높은 것부터”, “한데 묶어서”, “일정에 따라”, “계속 개선하기”라는 네 가지만 의식해도 자동화에서 얻는 효과는 몇 배로 커집니다. 처음에는 작은 자동화 하나에 불과하더라도 이런 관점으로 발전시켜 나가면 언젠가 당신의 업무 방식을 뒷받침하는 큰 시스템으로 성장할 것입니다.

자동화가 가져다주는 마음의 여유

자동화의 장점은 시간 절약이나 작업 정확도 같은 “숫자로 측정할 수 있는 효과”만이 아닙니다. 간과하기 쉽지만 사실 더 큰 장점은 “마음의 여유”입니다. 단조로운 반복 작업은 시간을 빼앗을 뿐 아니라 집중력과 의욕도 서서히 갉아먹습니다. “그 작업, 아직 안 했는데”라는 작은 걱정이 온종일 머릿속 한구석을 차지하게 됩니다.

이런 작업을 자동화해 손에서 놓으면 그 걱정에서 해방됩니다. 머릿속에 여백이 생기고, 정말 집중해야 할 일에 곧바로 몰입할 수 있게 됩니다. 자동화는 단순히 작업 속도를 높이는 데 그치지 않고, 한정된 자원인 당신의 주의력을 가치 높은 업무에 쓸 수 있도록 지켜 줍니다. 이 “마음의 여유”야말로 자동화가 제공하는 가장 눈에 띄지 않으면서도 가장 큰 가치일지 모릅니다.

그렇기 때문에 자동화할 작업을 고를 때는 “시간이 오래 걸리는 작업”뿐 아니라 “마음이 무거워지는 작업”에도 주목해 보세요. 시간이 많이 들지는 않지만 하기가 귀찮아 자꾸 미루게 되는 작업이 있습니다. 그런 작업일수록 자동화해 손에서 놓으면 마음의 부담이 크게 줄어듭니다. 시간 절약과 마음의 여유, 이 두 가지를 모두 의식하며 자동화를 진행하면 당신의 하루는 숫자로 나타나는 것 이상으로 풍요롭게 바뀔 것입니다.

어떤 아이디어부터 시작해야 할까

10가지 아이디어를 보고 “모두 나에게 해당된다”고 느꼈을지도 모릅니다. 여기서 중요한 것은 모든 것을 한꺼번에 자동화하려 하지 않는 것입니다. 우선 가장 번거롭다고 느끼는 작업 하나만 골라 이번 주에는 그것만 자동화해 보세요. 작업을 하나씩 내려놓을 때마다, 당신의 집중력은 사람만이 할 수 있는 일에 쓸 수 있도록 해방됩니다.

makuroku를 사용하면 여기서 소개한 10가지 아이디어를 모두 실현할 수 있습니다. 단순한 작업은 녹화로, 조금 복잡한 작업은SCR 스크립트로, 매일 발생하는 작업은 예약 실행으로 처리하는 식으로 성장에 맞춰 방법을 선택할 수 있습니다. 게다가Windows에서 모든 기능을 무료로 사용해 볼 수 있으므로 최초의 투자는 “첫 번째 매크로를 녹화하는 10분”뿐입니다. 오늘 가장 번거로웠던 작업을 떠올리고, 그 한 가지부터 시작해 보세요. 단 하나라도 “내 손을 떠나 스스로 돌아가는 일”이 생기면 내일부터 일하는 방식이 달라지기 시작합니다.