10 pomysłów na automatyzację, które wyeliminują powtarzalne zadania

Najtrudniejszą częścią automatyzacji często nie jest technologia, lecz decyzja, co zautomatyzować jako pierwsze. Dobrymi kandydatami są zadania nużące, wykonywane często i przebiegające według przewidywalnych kroków. Przedstawiamy tu dziesięć powtarzalnych zadań, z którymi mierzy się wiele osób niezależnie od zawodu, oraz wskazówki dotyczące automatyzacji każdego z nich. Pomyśl o swoim typowym dniu i poszukaj czynności, przy których możesz powiedzieć: „Też to robię”.

Automatyzacja wprowadzania i przepisywania danych

Po pierwsze, kopiowanie i wklejanie danych między aplikacjami. Zadania takie jak pobieranie liczb z systemu centralnego i wklejanie ich do Excel to specjalność rejestrowanych makr. Po drugie, wielokrotne wprowadzanie danych do formularzy Web. Wystarczy raz zarejestrować wpisywanie tego samego adresu lub ustalonych wartości, aby później wykonać je błyskawicznie. Po trzecie, publikowanie tej samej treści w wielu narzędziach — na przykład jednoczesne wpisywanie postępów w Slack, wiadomości e-mail i arkuszu zarządzania. Takie operacje między różnymi narzędziami również można połączyć w jedno makro.

• • Kopiowanie i wklejanie danych między aplikacjami
• • Wielokrotne wprowadzanie ustalonych wartości do formularzy Web
• • Publikowanie tej samej treści w wielu narzędziach lub czatach

Automatyzacja pracy z plikami i dokumentami

Po czwarte, zbiorcza zmiana nazw pobranych lub zeskanowanych plików i rozdzielanie ich do folderów. Zmienianie nazw według ustalonych reguł, a następnie przenoszenie plików do folderów zależnie od ich typu to mało efektowne zadanie, które jednak często pojawia się codziennie. Po piąte, tworzenie standardowych raportów. Cały proces zbierania liczb z określonych źródeł, układania ich w zwyczajowym formacie i eksportowania można w pełni zautomatyzować przez połączenie rejestrowania czynności ze skryptami. Po szóste, eksport do PDF i zapis w folderze współdzielonym również są dobrymi kandydatami do automatyzacji, jeśli kolejność kliknięć jest stała.

• • Zbiorcza zmiana nazw plików i rozdzielanie ich do folderów
• • Tworzenie standardowych raportów na podstawie określonych źródeł
• • Eksport do PDF i zapis w folderze udostępnionym

Automatyzacja codziennych rutynowych zadań

Po siódme, rutynowa kontrola wykonywana z samego rana. Logowanie się do wielu paneli administracyjnych i sprawdzanie ich stanu w ustalonej kolejności doskonale nadaje się do automatyzacji, ponieważ sekwencja kliknięć jest z góry określona. Po ósme, wykonywanie i zapisywanie zrzutów ekranu o ustalonej porze. Jeśli na potrzeby dokumentacji lub zachowania dowodów ekran jest rejestrowany codziennie o tej samej godzinie, połączenie tej czynności z wykonywaniem według harmonogramu pozwala całkowicie wyeliminować udział człowieka.

Po dziewiąte, przenoszenie wartości liczbowych między arkuszem kalkulacyjnym a inną aplikacją. Nawet takie powtarzalne czynności, jak przepisywanie liczb z programu księgowego do arkusza, można bez trudu wykonać za pomocą narzędzia rejestrującego działania. I po dziesiąte, umieszczenie tych zadań w harmonogramie jako „uruchamiane automatycznie codziennie rano o godzinie 8”. Jeśli każde makro będzie automatycznie uruchamiane o ustalonej porze, zniknie nawet konieczność jego ręcznego włączania.

• • Logowanie do wielu ekranów i rutynowe kontrole w ustalonej kolejności
• • Wykonywanie i zapisywanie zrzutów ekranu o ustalonej porze
• • Przenoszenie wartości liczbowych między arkuszem kalkulacyjnym a inną aplikacją
• • Całkowicie bezobsługowe wykonywanie powyższych zadań według harmonogramu

Jak znaleźć zadania do automatyzacji

Te dziesięć pomysłów to tylko przykłady. Aby znaleźć „zadania możliwe do zautomatyzowania”, które kryją się w Twojej pracy, warto spojrzeć na nią z kilku perspektyw. Najpierw pod koniec dnia zastanów się: „Ile razy robiłem dziś to samo?”. Jeśli wielokrotnie otwierałeś tę samą aplikację, klikałeś w tym samym miejscu i wpisywałeś podobny tekst, jest to bardzo dobry kandydat do automatyzacji.

Następnie przypomnij sobie chwile, w których pomyślałeś: „Ale to uciążliwe” albo „Znowu to samo?”. Takie odczucia są sygnałem powtarzalnej pracy. Nie można też przeoczyć „zadań, które zawsze pojawiają się w ustalonym terminie”, na przykład pod koniec miesiąca lub na początku tygodnia. Tworzenie okresowych raportów, regularne tworzenie kopii zapasowych danych czy zestawienia wykonywane za każdym razem według tych samych kroków — takie „powtórzenia wpisane w harmonogram” doskonale nadają się do automatycznego uruchamiania według planu. Szukając zadań, warto kierować się trzema wskazówkami: „duża częstotliwość”, „ustalona procedura” i „nuda podczas wykonywania”. Pozwoli to znaleźć kandydatów, których automatyzacja przyniesie największe korzyści.

Wskazówki, jak utrzymać automatyzację na dłużej

Automatyzacja nie jest czymś, co tworzy się raz i uznaje za zakończone — należy ją stopniowo rozwijać. Aby służyła przez długi czas, nie warto od początku dążyć do perfekcji. Najpierw utwórz rozwiązanie, które działa, nawet jeśli jest jeszcze nieco niedopracowane, a następnie poprawiaj zauważone elementy podczas rzeczywistego użytkowania. Takie podejście, polegające na „udoskonalaniu w trakcie tworzenia”, ostatecznie pozwala szybciej osiągnąć praktyczny rezultat niż długie rozważanie idealnego projektu na samym początku.

Kolejną wskazówką jest dokumentowanie i udostępnianie zautomatyzowanych zadań. Jeśli zapiszesz, „jakie zadanie zautomatyzowano za pomocą którego makra”, łatwiej będzie później do niego wrócić, ulepszyć je lub przekazać innej osobie w zespole. W makuroku można zapisywać makra i skrypty pod zrozumiałymi nazwami wraz z opisami, a w razie potrzeby udostępniać je innym PC za pomocą funkcji eksportu. Nie pozwól, aby automatyzacja pozostała „sekretną sztuczką tylko dla mnie” — gromadź ją jako zasób nadający się do ponownego wykorzystania. Ten nawyk sprawi, że oszczędność czasu będzie rosła jak kula śnieżna.

Przykłady zadań łatwych do automatyzacji w różnych zawodach

Zadania łatwe do zautomatyzowania różnią się także w zależności od zawodu. Aby łatwiej było odnieść je do własnej pracy, przyjrzyjmy się kilku przykładom z różnych obszarów. W księgowości i administracji dobrymi kandydatami są wystawianie faktur i zapisywanie ich jako PDF, przepisywanie danych o wydatkach oraz przygotowywanie rutynowych płatności. Ponieważ występuje tam wiele standardowych czynności związanych z liczbami, a jednocześnie wymagana jest dokładność, efekty i korzyści automatyzacji są szczególnie wyraźne.

W sprzedaży i pracach biurowych można automatyzować tworzenie szablonów wycen i ofert, standardowe wpisy w listach klientów oraz przygotowywanie raportów dziennych i tygodniowych. W marketingu lub analizie danych łatwo zautomatyzować zbieranie danych z różnych narzędzi, okresowe tworzenie raportów i publikowanie standardowych treści w mediach społecznościowych. W przypadku inżynierów i specjalistów IT kandydatami są początkowa konfiguracja środowiska, regularne sprawdzanie dzienników oraz powtarzanie testów.

Choć zawody są różne, łączy je jedno: „ustalone czynności są powtarzane w ustalonym czasie”. Przeanalizuj swój dzień i wypisz takie zadania. Prawdopodobnie znajdziesz znacznie więcej „zadań, które można zautomatyzować”, niż się spodziewasz. Rozpoczęcie od tego najczęstszego i najnudniejszego jest najkrótszą drogą do sukcesu.

Ważne jest, aby nie zakładać z góry: „W mojej pracy nie ma niczego, co dałoby się zautomatyzować”. W każdym zawodzie występują powtarzalne, rutynowe czynności. Znajdź je i kolejno przekazuj automatyzacji. Suma takich zmian będzie stopniowo, lecz niezawodnie odmieniać twój sposób pracy. Zacznij już dziś od znalezienia jednej czynności, przy której myślisz: „Przecież robię to za każdym razem”.

Jak rozpoznać zadania odpowiednie i nieodpowiednie do automatyzacji

Przed wprowadzeniem pomysłu w życie warto ustalić, czy dane zadanie rzeczywiście nadaje się do automatyzacji. Najlepszymi kandydatami są czynności, których przebieg jest za każdym razem niemal identyczny i które prawie nie wymagają podejmowania decyzji. Zadanie polegające na naciskaniu określonych przycisków w ustalonej kolejności idealnie nadaje się do automatyzacji. Z kolei czynności, których treść za każdym razem znacznie się zmienia lub które wymagają elastycznych decyzji zależnych od sytuacji, mogą być trudne do zautomatyzowania w obecnej postaci.

Jednak nawet zadanie, które wydaje się „nieodpowiednie”, po odpowiednim podziale może nadawać się do automatyzacji. Na tym polega „półautomatyzacja”: człowiek odpowiada jedynie za część wymagającą decyzji, a standardowe czynności wykonywane przed nią i po niej zostają zautomatyzowane. Próba pełnego zautomatyzowania wszystkiego może wydawać się trudna, lecz rozdzielenie „części ustalonych” od „części wymagających decyzji” pozwala znaleźć możliwości automatyzacji w wielu zadaniach. Przyjęcie perspektywy takiego podziału jest pierwszym krokiem do zwiększenia liczby zadań, które można zautomatyzować.

Jak bez wysiłku uczynić automatyzację nawykiem

Aby maksymalnie wykorzystać automatyzację, warto nie poprzestawać na jednorazowym działaniu, lecz uczynić z niej nawyk. Nie trzeba jednak wywierać na siebie presji. Zamiast usilnie postanawiać: „Codziennie coś zautomatyzuję”, wystarczy myśleć: „Jeśli coś wydaje mi się uciążliwe, to znak, że warto to zautomatyzować”. Traktuj chwile znużenia powtarzalnością codziennej pracy jako okazje do automatyzacji. Takie swobodne podejście jest kluczem do wytrwania bez nadmiernego wysiłku.

Zapisywanie zautomatyzowanych zadań również pomaga utrwalić nawyk. Jeśli przedstawisz wyniki w widoczny sposób — na przykład: „W tym miesiącu zautomatyzowałem te zadania i łącznie zaoszczędziłem tyle godzin” — łatwiej odczujesz osiągnięcia i zyskasz motywację do dalszego działania. W makuroku można zapisywać utworzone automatyzacje pod czytelnymi nazwami oraz zachowywać historię ich uruchomień, dzięki czemu łatwo prześledzić własną „drogę automatyzacji”. Dodawaj małe automatyzacje, jedną po drugiej. W dłuższej perspektywie ten nawyk znacząco odmieni Twój sposób pracy.

Jak zmaksymalizować efekty automatyzacji

Skoro już automatyzujesz, warto osiągnąć jak największe korzyści. Znajomość kilku sposobów może znacząco zmienić efekty nawet tej samej automatyzacji. Najpierw traktuj priorytetowo często wykonywane zadania. Przy takim samym nakładzie pracy automatyzacja zadania wykonywanego dziesięć razy dziennie pozwoli zaoszczędzić dziesięć razy więcej czasu niż automatyzacja zadania wykonywanego raz dziennie. Wybierając zadania, zwracaj uwagę nie tylko na ich uciążliwość, lecz także na częstotliwość.

Następnie łącz kilka zadań w jedną automatyzację. Zamiast automatyzować każde z osobna, ujmij powiązane czynności w jeden ciągły proces, ograniczając przy tym czas i wysiłek potrzebne na przełączanie się między nimi. Na przykład połączenie etapów „pobranie danych → zestawienie → utworzenie raportu → wysłanie” w jedną automatyzację eliminuje nawet konieczność zastanawiania się pomiędzy nimi: „Co teraz mam zrobić?”

Po trzecie, połącz automatyzację z uruchamianiem według harmonogramu. Jej efekt będzie pełny, gdy wyeliminujesz nawet konieczność samodzielnego uruchamiania procesu. Jeśli zadanie będzie wykonywane automatycznie codziennie o ustalonej porze, nie trzeba będzie nawet pamiętać o jego istnieniu. Po czwarte, stale ulepszaj utworzone automatyzacje. Uwzględniając zauważone podczas użytkowania zbędne czynności oraz nowe zadania, sprawisz, że automatyzacja będzie coraz inteligentniejsza i bardziej niezawodna.

Żaden z tych sposobów nie jest trudny. Wystarczy pamiętać o czterech zasadach: „zacznij od częstych zadań”, „łącz je”, „uruchamiaj według harmonogramu” i „stale ulepszaj”, aby wielokrotnie zwiększyć korzyści z automatyzacji. Nawet pojedyncza mała automatyzacja, rozwijana z uwzględnieniem tych perspektyw, może z czasem przerodzić się w rozbudowany system wspierający cały Twój sposób pracy.

Spokój ducha, jaki daje automatyzacja

Korzyści z automatyzacji nie ograniczają się do „mierzalnych efektów”, takich jak oszczędność czasu czy większa dokładność pracy. Często pomijaną, a w rzeczywistości jeszcze większą zaletą jest spokój ducha. Monotonne, powtarzalne zadania nie tylko zabierają czas, lecz także stopniowo wyczerpują koncentrację i motywację. Drobna myśl „Jeszcze nie zrobiłem tamtego zadania” pozostaje przez cały dzień gdzieś z tyłu głowy.

Automatyzując takie zadania i przestając się nimi zajmować, uwalniasz się od tego obciążenia. W głowie pojawia się przestrzeń, dzięki której możesz bezpośrednio skupić się na pracy naprawdę wymagającej uwagi. Automatyzacja nie tylko przyspiesza zadania, ale też chroni Twoją uwagę — ograniczony zasób — aby można ją było przeznaczyć na bardziej wartościową pracę. Ten spokój ducha jest być może najmniej widoczną, a zarazem największą wartością automatyzacji.

Dlatego przy wyborze zadań do automatyzacji zwracaj uwagę nie tylko na te czasochłonne, lecz także na te, które Ci ciążą. Niektóre nie zajmują wiele czasu, ale są na tyle nieprzyjemne, że ciągle je odkładamy. Właśnie ich automatyzacja i oddanie systemowi może znacznie zmniejszyć obciążenie psychiczne. Jeśli będziesz rozwijać automatyzację z myślą zarówno o oszczędności czasu, jak i spokoju ducha, Twoja codzienność wzbogaci się w sposób wykraczający daleko poza liczby.

Od którego pomysłu zacząć?

Po zapoznaniu się z 10 pomysłami być może pomyślisz: „Każdy z nich pasuje do mojej sytuacji”. Ważne jednak, aby nie próbować automatyzować wszystkiego naraz. Najpierw wybierz tylko jedno zadanie, które uważasz za najbardziej uciążliwe, i spróbuj w tym tygodniu zautomatyzować wyłącznie je. Z każdym zadaniem, którego nie musisz już wykonywać samodzielnie, uwalniasz swoją uwagę na pracę, którą może wykonać tylko człowiek.

Dzięki makuroku możesz zrealizować wszystkie 10 przedstawionych tutaj pomysłów. Proste czynności można obsłużyć przez nagrywanie, nieco bardziej złożone za pomocą skryptów SCR, a te wykonywane codziennie — przez uruchamianie według harmonogramu. Wraz z rozwojem możesz więc wybierać odpowiednią metodę. Co więcej, wszystkie funkcje można bezpłatnie wypróbować w Windows, dlatego początkowa inwestycja to jedynie „10 minut na nagranie pierwszego makra”. Przypomnij sobie zadanie, które było dziś najbardziej uciążliwe, i zacznij właśnie od niego. Gdy choć jedno zadanie zacznie „działać samodzielnie, bez twojego udziału”, już od jutra zacznie się zmieniać twój sposób pracy.