10 ідей автоматизації, які позбавлять повторюваних завдань

Найскладніше в автоматизації — часто не технології, а рішення, що саме автоматизувати насамперед. Хороші кандидати — нудні завдання, які часто виникають і мають передбачувану послідовність дій. Тут наведено десять повторюваних завдань, з якими стикається багато людей незалежно від професії, а також підказки щодо автоматизації кожного з них. Згадайте свій звичайний день і знайдіть те, про що можете сказати: «Я теж це роблю».

Автоматизація введення та перенесення даних

По-перше, копіювання та вставлення даних між застосунками. Такі завдання, як перенесення чисел з основної корпоративної системи в Excel, — саме те, із чим найкраще справляються записувані макроси. По-друге, багаторазове заповнення Web-форм. Достатньо один раз записати введення тієї самої адреси або стандартних значень, і надалі завдання виконуватиметься миттєво. По-третє, публікація однакового вмісту в кількох інструментах — наприклад, одночасне внесення відомостей про хід роботи в Slack, електронний лист і таблицю керування. Такі наскрізні операції також можна об’єднати в один макрос.

• • Копіювання та вставлення даних між застосунками
• • Багаторазове введення стандартних значень у Web-форми
• • Публікація однакового вмісту в кількох інструментах або чатах

Автоматизація роботи з файлами та документами

По-четверте, масове перейменування завантажених або відсканованих файлів і їх розподілення по папках. Перейменування за встановленими правилами та переміщення до папок залежно від типу — непомітне завдання, яке, однак, часто виникає щодня. По-п’яте, створення типових звітів. Увесь процес збирання чисел із визначених джерел, приведення їх до звичного формату й експорту можна повністю автоматизувати, поєднавши запис дій зі сценаріями. По-шосте, експорт у PDF і збереження в спільній папці також чудово підходять для автоматизації, якщо порядок натискань завжди однаковий.

• • Масове перейменування файлів і їх розподілення по папках
• • Створення типових звітів на основі визначених джерел
• • Експорт у PDF і збереження у спільній папці

Автоматизація щоденних рутинних завдань

По-сьоме, стандартна перевірка на самому початку робочого дня. Вхід до кількох панелей керування та послідовна перевірка їхнього стану чудово підходять для автоматизації, оскільки порядок натискань заздалегідь визначений. По-восьме, створення та збереження знімків екрана у визначений час. Якщо щодня в один і той самий час робити й зберігати знімок екрана для обліку або підтвердження дій, то в поєднанні із запуском за розкладом це завдання можна виконувати повністю без участі людини.

По-дев’яте, перенесення числових даних між електронною таблицею та іншою програмою. Навіть такі циклічні операції, як перенесення цифр із бухгалтерської програми до електронної таблиці, легко виконуються за допомогою засобу автоматизації на основі запису дій. І, нарешті, по-десяте, усі ці завдання можна додати до розкладу з умовою «автоматично запускати щоранку о 8 годині». Якщо налаштувати автоматичний запуск кожного макросу у визначений час, вам не доведеться навіть запускати їх вручну.

• • Вхід до кількох інтерфейсів і послідовна стандартна перевірка
• • Створення та збереження знімків екрана у визначений час
• • Перенесення числових даних між електронною таблицею та іншою програмою
• • Повністю автоматичне виконання наведених вище завдань за розкладом

Як знайти завдання для автоматизації

Ці десять ідей — лише приклади. Щоб виявити у власній роботі завдання, які можна автоматизувати, корисно поглянути на неї з кількох боків. Насамперед наприкінці дня запитайте себе: «Скільки разів сьогодні я робив одне й те саме?» Якщо ви неодноразово відкривали ту саму програму, натискали в тому самому місці та вводили схожий текст, таке завдання є перспективним кандидатом на автоматизацію.

Потім згадайте моменти, коли ви думали: «Як же це виснажливо» або «Знову це». Такі емоції є ознакою повторюваної роботи. Не пропускайте й завдання, які обов’язково виникають у визначений час, наприклад наприкінці місяця або на початку тижня. Підготовка регулярних звітів, періодичне резервне копіювання даних, зведення інформації щоразу за тією самою процедурою — такі «заплановані повторення» ідеально поєднуються із запуском за розкладом. Під час пошуку завдань орієнтуйтеся на три ознаки: «висока частота», «визначений порядок дій» і «нудно виконувати». Так ви знайдете кандидатів, автоматизація яких дасть найбільший ефект.

Поради для тривалого використання автоматизації

Автоматизація — це не те, що створюють один раз і вважають завершеним: її потрібно поступово розвивати. Щоб вона служила довго, не прагніть досконалості від самого початку. Спершу створіть нехай дещо грубе, але працездатне рішення, а потім виправляйте помічені недоліки під час реального використання. Такий підхід — «створювати й водночас удосконалювати» — зрештою дає змогу швидше отримати практичний результат, ніж тривалі роздуми над ідеальною архітектурою на старті.

Ще одна корисна порада — документувати автоматизовані завдання й ділитися ними. Якщо записувати, «яке завдання яким макросом автоматизовано», згодом буде простіше повернутися до нього, удосконалити або передати іншому учаснику команди. У makuroku можна зберігати макроси та скрипти зі зрозумілими назвами й описами, а за потреби — ділитися ними з іншими PC за допомогою функції експорту. Не залишайте автоматизацію на рівні «секретного прийому лише для себе», а накопичуйте її як актив, придатний для повторного використання. Завдяки цій звичці економія часу зростатиме, наче снігова куля.

Приклади завдань, які легко автоматизувати в різних професіях

Завдання, які легко піддаються автоматизації, мають свої особливості залежно від професії. Щоб вам було простіше співвіднести приклади зі своєю роботою, розгляньмо кілька спеціальностей. У бухгалтерії та адміністративно-господарській роботі хорошими кандидатами є виставлення рахунків і їх збереження у форматі PDF, перенесення даних про витрати та підготовка типових платіжних операцій. Тут багато стандартної роботи з числами, яка потребує високої точності, тому ефект і переваги автоматизації особливо помітні.

У продажах і офісній роботі можна автоматизувати створення шаблонів кошторисів і пропозицій, стандартне введення даних у списки клієнтів, а також підготовку щоденних і щотижневих звітів. Для фахівців із маркетингу чи аналізу даних легко автоматизуються збір даних із різних інструментів, регулярне формування звітів і публікація типових дописів у соціальних мережах. Для інженерів та IT-фахівців кандидатами можуть стати початкове налаштування середовища, регулярна перевірка журналів і багаторазове виконання тестів.

Попри відмінності між професіями, їх об’єднує одне: визначені дії повторюються у визначений час за встановленою послідовністю. Проаналізуйте свій день і запишіть такі завдання. Найімовірніше, ви знайдете значно більше «завдань, які можна автоматизувати», ніж очікували. Почати з найчастішого й найнуднішого з них — найкоротший шлях до успіху.

Важливо не робити поспішного висновку: «У моїй роботі немає нічого, що можна автоматизувати». У кожній професії неодмінно є повторювані стандартні завдання. Знайдіть їх і одне за одним передавайте автоматизації. Накопичення таких змін поступово, але впевнено перетворить ваш спосіб роботи. Почніть уже сьогодні: знайдіть серед своїх завдань хоча б одне, про яке думаєте: «Я ж роблю це щоразу».

Як визначити, чи підходить завдання для автоматизації

Перш ніж утілювати ідею, важливо визначити, чи справді завдання підходить для автоматизації. Найкраще підходять завдання, послідовність виконання яких майже завжди однакова й практично не потребує ухвалення рішень. Наприклад, дії, у яких потрібно натискати визначені кнопки в установленому порядку, ідеальні для автоматизації. Натомість завдання, зміст яких щоразу істотно змінюється або вимагає гнучких рішень з огляду на ситуацію, може бути складно автоматизувати в їхньому початковому вигляді.

Однак навіть завдання, яке здається «непридатним», за грамотного поділу може стати об’єктом автоматизації. Це ідея «часткової автоматизації»: людина виконує лише ту частину, де потрібно ухвалити рішення, а стандартні операції до й після неї автоматизуються. Спроба повністю автоматизувати все може здаватися складною, але якщо відокремити «заздалегідь визначені частини» від «частин, що потребують рішення», можливості для автоматизації знайдуться в багатьох завданнях. Навчитися дивитися на роботу з погляду такого поділу — перший крок до збільшення кількості завдань, які можна автоматизувати.

Як без зайвих зусиль перетворити автоматизацію на звичку

Щоб максимально використати переваги автоматизації, важливо не обмежуватися разовою ініціативою, а перетворити її на звичку. Водночас не потрібно надто напружуватися. Замість того щоб змушувати себе «щодня щось автоматизувати», достатньо думати: «Якщо це здається обтяжливим, значить, час автоматизувати». Використовуйте моменти, коли вам набридають повторювані дії в повсякденній роботі, як привід для автоматизації. Такий легкий підхід допомагає продовжувати без зайвих зусиль.

Записування автоматизованих завдань також допомагає закріпити звичку. Якщо наочно показати результат — наприклад: «Цього місяця я автоматизував такі-то завдання й загалом заощадив стільки-то годин», — досягнення стануть відчутними та з’явиться мотивація рухатися далі. У makuroku створені автоматизації можна зберігати під зрозумілими назвами, а історія їх виконання записується, тому свій «шлях автоматизації» легко переглядати. Накопичуйте невеликі автоматизації одну за одною. У довгостроковій перспективі ця звичка суттєво змінить ваш підхід до роботи.

Як максимально підвищити ефективність автоматизації

Якщо вже автоматизувати, варто прагнути отримати якнайбільшу користь. Кілька прийомів можуть суттєво змінити результат навіть тієї самої автоматизації. Насамперед віддавайте пріоритет завданням, які виконуються часто. За однакових витрат на автоматизацію завдання, що виконується десять разів на день, заощадить удесятеро більше часу, ніж завдання, яке виконується лише раз. Обираючи завдання для автоматизації, враховуйте не тільки їхню обтяжливість, а й частоту.

Далі об’єднуйте кілька завдань в одну автоматизацію. Замість того щоб автоматизувати кожне окремо, побудуйте пов’язані завдання як єдиний послідовний процес. Це також скоротить час і зусилля на перемикання між ними. Наприклад, об’єднавши «отримання даних → зведення → створення звіту → надсилання» в один автоматизований процес, ви позбудетеся навіть потреби згадувати між етапами: «Що там далі треба робити?»

По-третє, поєднуйте автоматизацію із запуском за розкладом. Її ефект стане повним, якщо усунути навіть потребу запускати процес власноруч. Налаштуйте автоматичний запуск щодня у визначений час — і вам більше не доведеться навіть пам’ятати про існування цього завдання. По-четверте, постійно вдосконалюйте створені автоматизації. Додаючи виявлені під час використання зайві дії та нові завдання, ви зробите автоматизацію дедалі розумнішою й надійнішою.

Жоден із цих прийомів не є складним. Достатньо пам’ятати чотири принципи: «починати з частих завдань», «об’єднувати», «запускати за розкладом» і «постійно вдосконалювати» — і користь від автоматизації зросте в кілька разів. Навіть одна невелика автоматизація, якщо розвивати її з урахуванням цих принципів, згодом може перетворитися на велику систему, що підтримуватиме весь ваш спосіб роботи.

Душевний спокій завдяки автоматизації

Переваги автоматизації не обмежуються «вимірюваними ефектами», як-от економія часу та підвищення точності роботи. Часто не помічають ще важливішої переваги — душевного спокою. Монотонні повторювані завдання не лише забирають час, а й поступово виснажують концентрацію та мотивацію. Невелика думка «Я ж іще не виконав те завдання» цілий день залишається десь на задньому плані свідомості.

Автоматизувавши такі завдання й передавши їх системі, ви звільнитеся від цього внутрішнього напруження. У голові з’явиться вільний простір, і ви зможете цілковито зосередитися на справді важливій роботі. Автоматизація не просто пришвидшує виконання завдань: вона зберігає вашу увагу — обмежений ресурс — для ціннішої роботи. Можливо, саме цей душевний спокій є найменш помітною, але найбільшою цінністю автоматизації.

Тому, обираючи завдання для автоматизації, звертайте увагу не лише на ті, що забирають багато часу, а й на ті, до яких важко братися. Деякі завдання виконуються швидко, проте здаються настільки неприємними, що їх постійно відкладають. Саме автоматизація таких завдань дає змогу суттєво зменшити психологічне навантаження. Якщо розвивати автоматизацію, зважаючи і на економію часу, і на душевний спокій, ваше повсякденне життя стане багатшим значно більше, ніж можуть показати цифри.

З якої ідеї варто почати?

Ознайомившись із десятьма ідеями, ви, можливо, подумали: «Кожна з них підходить мені». Але важливо не намагатися автоматизувати все одразу. Спочатку виберіть лише одне завдання, яке здається вам найобтяжливішим, і спробуйте цього тижня автоматизувати тільки його. З кожним завданням, яке вам більше не доводиться виконувати вручну, вивільняється більше уваги для роботи, яку здатна виконувати лише людина.

За допомогою makuroku можна втілити всі десять наведених тут ідей. Для простих завдань підійде запис, для трохи складніших — SCR-скрипти, а для тих, що виникають щодня, — запуск за розкладом. У міру розвитку ви зможете вибирати відповідний спосіб. Крім того, усі функції можна безплатно випробувати у Windows, тож єдина початкова інвестиція — це «десять хвилин на запис першого макросу». Згадайте завдання, яке сьогодні завдало вам найбільше клопоту, і почніть саме з нього. Щойно хоча б одне завдання почне «виконуватися самостійно, без вашої участі», уже від завтра ваш підхід до роботи почне змінюватися.