10 idee di automazione per eliminare le attività ripetitive

La parte più difficile dell’automazione spesso non è la tecnologia, bensì decidere cosa automatizzare per primo. I candidati ideali sono attività noiose, frequenti e caratterizzate da passaggi prevedibili. Qui presentiamo dieci attività ripetitive comuni a molte persone, indipendentemente dalla professione, aggiungendo per ciascuna alcuni suggerimenti su come automatizzarla. Ripensate alla vostra giornata e cercate quelle che vi fanno dire: «Lo faccio anch’io».

Automazione dell’inserimento e della trascrizione dei dati

Primo, copiare e incollare dati tra applicazioni. Attività come prelevare numeri da un sistema gestionale centrale e incollarli in Excel sono proprio il punto di forza delle macro registrate. Secondo, compilare ripetutamente moduli Web. Basta registrare una volta l’inserimento dello stesso indirizzo o di valori predefiniti per completarlo poi in un istante. Terzo, pubblicare lo stesso contenuto su più strumenti, ad esempio riportando simultaneamente un aggiornamento in Slack, in un’e-mail e in una tabella di gestione. Anche queste operazioni trasversali possono essere riunite in un’unica macro.

• • Copiare e incollare dati tra applicazioni
• • Inserire ripetutamente valori predefiniti nei moduli Web
• • Pubblicare lo stesso contenuto in più strumenti o chat

Automazione delle attività relative a file e documenti

Quarto, rinominare in blocco i file scaricati o acquisiti tramite scansione e suddividerli in cartelle. Rinominarli secondo regole prestabilite e spostarli in cartelle diverse in base al tipo è un’attività poco appariscente, ma spesso quotidiana. Quinto, creare rapporti standardizzati. L’intero flusso, dalla raccolta dei dati numerici da fonti definite alla formattazione abituale e all’esportazione, può essere automatizzato completamente combinando registrazione e script. Sesto, anche l’esportazione in PDF e il salvataggio in una cartella condivisa sono ottimi candidati per l’automazione, purché la sequenza dei clic sia sempre la stessa.

• • Rinominare i file in blocco e suddividerli in cartelle
• • Creazione di report standardizzati da fonti prestabilite
• • Esportazione in PDF e salvataggio in una cartella condivisa

Automazione delle attività quotidiane di routine

Settimo: i controlli di routine da effettuare come prima cosa al mattino. Accedere a più schermate di amministrazione e verificarne lo stato in sequenza è un’attività ideale da automatizzare, perché il flusso dei clic è prestabilito. Ottavo: acquisire e salvare schermate a un orario definito. Se eseguita ogni giorno alla stessa ora per finalità di registrazione o documentazione, questa attività può diventare completamente autonoma abbinandola all’esecuzione pianificata.

Nono: trasferire valori numerici tra un foglio di calcolo e un’altra applicazione. Anche le operazioni ripetute tra due applicazioni, come riportare in un foglio di calcolo i numeri di un software di contabilità, possono essere svolte senza difficoltà con uno strumento basato sulla registrazione. Infine, decimo: inserire tutte queste attività in una pianificazione impostandole per l’“esecuzione automatica ogni mattina alle ore 8”. Facendo partire automaticamente ogni macro a un orario prestabilito, non sarà più necessario nemmeno avviarla manualmente.

• • Accesso a più schermate e controlli di routine in sequenza
• • Acquisizione e salvataggio di schermate a un orario definito
• • Trascrizione di valori numerici tra un foglio di calcolo e un’altra applicazione
• • Esecuzione completamente autonoma delle attività precedenti mediante pianificazione

Come individuare le attività da automatizzare

Queste dieci idee sono soltanto esempi. Per individuare le “attività automatizzabili” nascoste nel proprio lavoro, può essere utile osservarlo da alcuni punti di vista. Innanzitutto, alla fine della giornata, chiedetevi: “Quante volte ho fatto la stessa cosa oggi?”. Se avete aperto più volte la stessa applicazione, fatto clic nello stesso punto e digitato testi simili, quell’attività è un’ottima candidata.

Poi ripensate ai momenti in cui avete pensato: “Che seccatura” oppure “Di nuovo questo?”. Tale sensazione è il segnale di un’attività ripetitiva. Non vanno inoltre trascurate le “attività che si presentano inevitabilmente in momenti prestabiliti”, per esempio a fine mese o all’inizio della settimana. Preparazione di report periodici, backup regolari dei dati, elaborazioni effettuate ogni volta seguendo gli stessi passaggi: queste “ripetizioni inserite nel calendario” si prestano particolarmente bene all’esecuzione pianificata. Per individuare le attività giuste, cercate tre caratteristiche: “frequenza elevata”, “procedura definita” e “noia nell’esecuzione”. In questo modo troverete le candidate in grado di produrre i benefici maggiori.

Consigli per rendere duratura l’automazione

L’automazione non è qualcosa che si crea una volta per tutte, ma va sviluppata gradualmente. Il segreto per farla durare è non puntare alla perfezione fin dall’inizio. Create prima qualcosa che funzioni, anche se ancora un po’ grezzo, quindi correggete gli aspetti che notate durante l’uso effettivo. Questo approccio del «migliorare mentre si crea» permette, in definitiva, di arrivare più rapidamente a una soluzione pratica rispetto al soffermarsi fin dall’inizio sulla progettazione perfetta.

Un altro consiglio è documentare e condividere le attività automatizzate. Annotando «quale attività è stata automatizzata con quale macro», sarà più facile rivederla e migliorarla in seguito oppure passarla a un altro membro del team. Con makuroku è possibile salvare macro e script assegnando loro nomi e descrizioni comprensibili e, se necessario, condividerli con altri PC tramite la funzione di esportazione. Non lasciate che l’automazione rimanga un «trucco segreto soltanto vostro»: accumulatela come una risorsa riutilizzabile. Questa abitudine farà crescere il risparmio di tempo come una palla di neve.

Esempi di attività facili da automatizzare per professione

Le attività facili da automatizzare hanno caratteristiche diverse anche in base alla professione. Per rendere più semplice applicare questi esempi al vostro lavoro, consideriamo alcuni settori. In contabilità e amministrazione generale, sono ottimi candidati l’emissione delle fatture e il loro salvataggio in PDF, la trascrizione dei dati sulle spese e la preparazione delle procedure di pagamento standard. Poiché queste funzioni comprendono molte attività ripetitive con i numeri e richiedono precisione, gli effetti e i vantaggi dell’automazione risultano particolarmente evidenti.

Nelle vendite e nelle attività d’ufficio si possono automatizzare la creazione di modelli per preventivi e proposte, l’inserimento standardizzato nelle liste dei clienti e la preparazione di rapporti giornalieri o settimanali. Per chi si occupa di marketing o analisi dei dati, sono facili da automatizzare la raccolta di dati da vari strumenti, la creazione periodica di rapporti e la pubblicazione di contenuti standard sui social network. Per ingegneri e personale IT, tra i candidati figurano la configurazione iniziale degli ambienti, il controllo periodico dei registri e la ripetizione dei test.

Anche se le professioni sono diverse, hanno tutte un elemento in comune: «ripetere procedure prestabilite in momenti prestabiliti». Ripercorrete la vostra giornata e annotate queste attività. Probabilmente troverete molte più «attività automatizzabili» di quanto immaginavate. Cominciare da quella più frequente e più noiosa è la strada più breve verso il successo.

L’importante è non concludere che «nel mio lavoro non c’è nulla che si possa automatizzare». In qualsiasi professione esistono sempre attività ripetitive e standardizzate. Individuatele e affidatele una alla volta all’automazione. L’accumularsi di questi piccoli cambiamenti trasformerà gradualmente, ma con certezza, il vostro modo di lavorare. Cominciate oggi stesso cercando tra le vostre attività qualcosa che vi faccia pensare: «Questo lo faccio ogni volta».

Come distinguere le attività adatte o meno all’automazione

Prima di mettere in pratica un’idea, è importante stabilire se l’attività sia davvero adatta all’automazione. Le candidate migliori seguono quasi sempre gli stessi passaggi e non richiedono praticamente alcuna decisione. Un’attività che consiste nel premere determinati pulsanti secondo un ordine prestabilito è perfetta per essere automatizzata. Al contrario, le attività il cui contenuto cambia notevolmente ogni volta o che richiedono decisioni flessibili in base alla situazione possono essere difficili da automatizzare così come sono.

Tuttavia, anche un’attività apparentemente «inadatta» può diventare automatizzabile se viene suddivisa nel modo giusto. È il concetto di «semi-automazione»: le persone si occupano soltanto della parte che richiede una valutazione, mentre le operazioni standardizzate che la precedono e la seguono vengono automatizzate. Cercare di automatizzare tutto completamente può sembrare difficile, ma separando le «parti prestabilite» da quelle che «richiedono una decisione» è possibile trovare opportunità di automazione in molte attività. Imparare innanzitutto a osservare il lavoro dalla prospettiva di questa suddivisione è il primo passo per aumentare le attività automatizzabili.

Trasformare l’automazione in un’abitudine senza sforzi eccessivi

Per massimizzare i benefici dell’automazione, è importante non considerarla un’iniziativa occasionale, ma trasformarla in un’abitudine. Tuttavia, non è necessario mettersi sotto pressione. Anziché imporsi di «automatizzare qualcosa ogni giorno», basta pensare: «Se una cosa mi sembra seccante, è un segnale che va automatizzata». Nella quotidianità lavorativa, cogliete ogni momento in cui siete stanchi delle ripetizioni come un’occasione per automatizzare. Questo atteggiamento leggero è il segreto per proseguire senza sforzi eccessivi.

Anche registrare le attività automatizzate aiuta a consolidare l’abitudine. Rendendo visibili i risultati — per esempio: «Questo mese ho automatizzato queste attività e risparmiato complessivamente un certo numero di ore» — potrete percepire concretamente i progressi e trovare la motivazione per continuare. Con makuroku potete salvare le automazioni create con nomi chiari e conservarne la cronologia di esecuzione, facilitando così il riesame del vostro «percorso di automazione». Accumulate piccole automazioni, una dopo l’altra. Nel lungo periodo, questa abitudine cambierà profondamente il vostro modo di lavorare.

Come massimizzare i benefici dell’automazione

Se si decide di automatizzare, è naturale voler ottenere il massimo beneficio possibile. Conoscere alcuni accorgimenti può cambiare notevolmente i risultati della stessa automazione. Innanzitutto, date priorità alle attività più frequenti. A parità di impegno, automatizzare un’attività svolta dieci volte al giorno consente di risparmiare dieci volte più tempo rispetto a una svolta una sola volta. Nella scelta, considerate quindi non soltanto quanto un’attività sia seccante, ma anche la sua frequenza.

In secondo luogo, riunite più attività in un’unica automazione. Anziché automatizzarle separatamente, organizzate quelle correlate in un flusso continuo, riducendo anche il tempo e lo sforzo necessari per passare da un’attività all’altra. Per esempio, unendo «acquisizione dei dati → elaborazione → creazione del report → invio» in un’unica automazione, non dovrete nemmeno più chiedervi tra un passaggio e l’altro: «Che cosa devo fare adesso?»

Il terzo accorgimento è abbinare l’automazione all’esecuzione pianificata. Eliminando persino la necessità di avviarla manualmente, ne sfrutterete pienamente i benefici. Se viene eseguita automaticamente ogni giorno a un’ora prestabilita, non dovrete nemmeno più pensare all’esistenza di quell’attività. Il quarto è continuare a migliorare le automazioni create. Integrando gli sprechi individuati durante l’uso e le nuove attività che si aggiungono, l’automazione diventerà sempre più intelligente e affidabile.

Nessuno di questi accorgimenti è difficile. È sufficiente tenere presenti quattro principi — «partire dalle attività frequenti», «raggruppare», «pianificare» e «migliorare continuamente» — per moltiplicare i benefici dell’automazione. Anche una singola piccola automazione, se sviluppata secondo queste prospettive, potrà infine crescere fino a diventare un grande sistema a sostegno del vostro modo di lavorare.

La serenità mentale offerta dall’automazione

I benefici dell’automazione non si limitano agli «effetti misurabili», come il risparmio di tempo o la maggiore precisione. Un vantaggio spesso trascurato, ma in realtà ancora più grande, è la serenità mentale. Le attività monotone e ripetitive non sottraggono soltanto tempo, ma consumano gradualmente anche concentrazione ed energie. Il piccolo pensiero «Non ho ancora svolto quell’attività» rimane in un angolo della mente per tutta la giornata.

Automatizzando queste attività e lasciandole andare, vi libererete da tale pensiero. Nella mente si creerà spazio e potrete dedicarvi direttamente al lavoro che merita davvero la vostra concentrazione. L’automazione non si limita ad accelerare le attività: protegge anche la vostra attenzione, una risorsa limitata, affinché possiate destinarla al lavoro di maggior valore. Questa serenità mentale è forse il valore meno visibile, ma anche il più grande, offerto dall’automazione.

Per questo, quando scegliete le attività da automatizzare, non considerate soltanto quelle che richiedono tempo, ma anche quelle che vi pesano. Alcune attività durano poco, ma sono così poco invitanti da essere continuamente rimandate. Sono proprio queste che, una volta automatizzate e lasciate al sistema, riducono notevolmente il carico mentale. Portando avanti l’automazione con entrambi gli obiettivi — risparmio di tempo e serenità mentale —, le vostre giornate diventeranno più ricche ben oltre ciò che possono esprimere i numeri.

Da quale idea conviene iniziare?

Dopo aver visto le 10 idee, potreste aver pensato: «Fanno tutte al caso mio». L’importante, però, è non cercare di automatizzare tutto in una volta sola. Iniziate scegliendo una sola attività, quella che ritenete più fastidiosa, e questa settimana provate ad automatizzare soltanto quella. Ogni volta che vi liberate di un’attività, potete dedicare più attenzione al lavoro che soltanto le persone sono in grado di svolgere.

Con makuroku potete realizzare tutte le 10 idee presentate qui. Per le attività semplici potete usare la registrazione, per quelle un po’ più complesse gli script SCR e per quelle che ricorrono ogni giorno l’esecuzione pianificata: potrete scegliere il metodo più adatto man mano che crescete. Inoltre, tutte le funzionalità possono essere provate gratuitamente su Windows, quindi l’unico investimento iniziale consiste nei «10 minuti necessari per registrare la prima macro». Ripensate all’attività che oggi vi è sembrata più fastidiosa e iniziate proprio da quella. Non appena anche una sola attività riuscirà a «funzionare autonomamente, senza il vostro intervento», il vostro modo di lavorare comincerà a cambiare già da domani.