10 ideias de automação para eliminar tarefas repetitivas

A parte mais difícil da automação muitas vezes não é a tecnologia, mas decidir o que automatizar primeiro. Boas candidatas são tarefas entediantes, frequentes e com etapas previsíveis. Reunimos aqui dez tarefas repetitivas enfrentadas por muitas pessoas, independentemente da profissão, e incluímos dicas de como automatizar cada uma. Pense em seu dia a dia e procure aquelas que fazem você dizer: “Eu também faço isso”.

Automação da entrada e transcrição de dados

Primeiro, copiar e colar dados entre aplicativos. Tarefas como coletar números de um sistema central e colá-los no Excel estão entre os principais pontos fortes das macros gravadas. Segundo, preencher formulários Web repetidamente. Basta gravar uma vez a digitação do mesmo endereço ou de valores predefinidos para concluir a tarefa em um instante. Terceiro, publicar o mesmo conteúdo em várias ferramentas — por exemplo, registrar o progresso simultaneamente no Slack, em um e-mail e em uma planilha de gerenciamento. Essas operações entre ferramentas também podem ser reunidas em uma única macro.

• • Copiar e colar dados entre aplicativos
• • Inserir repetidamente valores predefinidos em formulários Web
• • Publicar o mesmo conteúdo em várias ferramentas ou chats

Automação de tarefas relacionadas a arquivos e documentos

Quarto, renomear em lote arquivos baixados ou digitalizados e separá-los em pastas. Renomear arquivos de acordo com regras definidas e movê-los para pastas conforme o tipo é uma tarefa discreta, mas que costuma surgir todos os dias. Quinto, criar relatórios padronizados. Todo o fluxo de coletar números de fontes definidas, organizá-los no formato habitual e exportá-los pode ser inteiramente automatizado combinando gravações e scripts. Sexto, exportar para PDF e salvar em uma pasta compartilhada também é um ótimo candidato à automação quando a sequência de cliques é fixa.

• • Renomear arquivos em lote e separá-los em pastas
• • Criação de relatórios padronizados a partir de fontes definidas
• • Exportação para PDF e salvamento em uma pasta compartilhada

Automação das tarefas rotineiras diárias

Em sétimo lugar, as verificações de rotina logo no início da manhã. Fazer login em várias telas de administração e conferir o status de cada uma em sequência é uma tarefa ideal para automação, pois o fluxo de cliques é definido. Em oitavo lugar, capturar e salvar imagens da tela em um horário determinado. Quando feita todos os dias no mesmo horário para fins de registro ou comprovação, essa tarefa pode ser totalmente automatizada sem intervenção humana se combinada com a execução agendada.

Em nono lugar, transferir valores numéricos entre uma planilha e outro aplicativo. Até mesmo tarefas de ida e volta, como transcrever os números de um software de contabilidade para uma planilha, podem ser realizadas sem dificuldade com uma ferramenta baseada em gravação. E, em décimo lugar, colocar tudo isso em uma agenda para “executar automaticamente todas as manhãs às 8 horas”. Se cada macro for configurada para rodar automaticamente em um horário determinado, você não precisará nem mesmo iniciá-la.

• • Login em várias telas e verificações de rotina em sequência
• • Captura e salvamento de imagens da tela em um horário determinado
• • Transcrição de valores numéricos entre uma planilha e outro aplicativo
• • Automação totalmente autônoma das tarefas acima por meio de execução agendada

Como encontrar tarefas que podem ser automatizadas

Essas dez ideias são apenas exemplos. Para encontrar as “tarefas que podem ser automatizadas” escondidas no seu próprio trabalho, é útil analisá-lo de alguns pontos de vista. Primeiro, ao fim do dia, pergunte a si mesmo: “Quantas vezes fiz a mesma coisa hoje?”. Se você abriu várias vezes o mesmo aplicativo, clicou no mesmo lugar e digitou textos parecidos, essa tarefa é uma forte candidata à automação.

Em seguida, lembre-se dos momentos em que pensou “que trabalho” ou “isso de novo?”. Essa sensação é um sinal de que se trata de uma tarefa repetitiva. Também não deixe passar as “tarefas que sempre surgem em momentos determinados”, como no fim do mês ou no início da semana. Criar relatórios periódicos, fazer backups regulares de dados ou realizar consolidações seguindo sempre os mesmos passos — essas “repetições incorporadas à agenda” combinam perfeitamente com a execução agendada. Ao procurar tarefas, use como pistas estes três critérios: “alta frequência”, “procedimento definido” e “é entediante de fazer”. Assim, você encontrará candidatas capazes de gerar grandes benefícios.

Dicas para manter a automação a longo prazo

A automação não é algo que se cria uma vez e se dá por encerrado, mas sim algo que se aprimora aos poucos. O segredo para que ela dure é não buscar a perfeição desde o início. Primeiro, crie algo que funcione, mesmo que ainda esteja um pouco rudimentar, e depois corrija os pontos que chamarem sua atenção durante o uso real. Essa postura de “melhorar enquanto desenvolve” acaba levando a uma solução prática mais rapidamente do que tentar elaborar um projeto perfeito logo de início.

Outra dica é registrar e compartilhar as tarefas automatizadas. Se você anotar “qual tarefa foi automatizada com qual macro”, será mais fácil revisá-la e aprimorá-la posteriormente ou repassá-la para outra pessoa da equipe. Com o makuroku, você pode salvar macros e scripts com nomes e descrições fáceis de entender e, se necessário, compartilhá-los com outros PC usando a função de exportação. Não deixe a automação terminar como uma “técnica secreta só sua”; acumule-a como um recurso reutilizável. Esse hábito fará a economia de tempo crescer como uma bola de neve.

Exemplos de tarefas fáceis de automatizar por profissão

As tarefas fáceis de automatizar também têm características diferentes conforme a profissão. Para facilitar a associação com o seu próprio trabalho, vejamos alguns exemplos por área profissional. Em contabilidade e administração geral, bons candidatos incluem emitir faturas e salvá-las em PDF, transcrever dados de despesas e preparar processos padronizados de pagamento. Como há muitas tarefas rotineiras envolvendo números e uma grande exigência de precisão, os efeitos e benefícios da automação ficam bastante evidentes.

Em vendas e atividades administrativas, podem ser automatizadas tarefas como criar modelos de orçamentos e propostas, inserir informações padronizadas em listas de clientes e elaborar relatórios diários ou semanais. Para profissionais de marketing ou análise de dados, a coleta de dados de várias ferramentas, a criação periódica de relatórios e as publicações padronizadas em redes sociais são tarefas fáceis de automatizar. Para engenheiros e profissionais de IT, alguns candidatos são a configuração inicial de ambientes, a verificação periódica de logs e a repetição de testes.

Embora as profissões sejam diferentes, todas têm algo em comum: “procedimentos definidos são repetidos em momentos determinados”. Relembre o seu dia e anote essas tarefas. Provavelmente você encontrará muito mais “tarefas que podem ser automatizadas” do que imaginava. Começar pela mais frequente e entediante é o caminho mais curto para o sucesso.

O importante é não concluir que “não há nada no meu trabalho que possa ser automatizado”. Em qualquer profissão, sempre existem tarefas rotineiras e repetitivas. Encontre-as e passe a entregá-las à automação, uma por uma. A soma desses pequenos avanços mudará sua forma de trabalhar aos poucos, mas com certeza. Comece hoje mesmo procurando entre suas tarefas uma que faça você pensar: “Eu faço isso toda vez”.

Como identificar tarefas adequadas ou não à automação

Antes de colocar uma ideia em prática, também é importante avaliar se a tarefa realmente é adequada à automação. As melhores candidatas são aquelas cujas etapas são quase sempre as mesmas e praticamente não exigem decisões. Uma tarefa que consiste em clicar em determinados botões em uma ordem definida é ideal para automatizar. Por outro lado, tarefas cujo conteúdo muda muito a cada vez ou que exigem decisões flexíveis conforme a situação podem ser difíceis de automatizar como estão.

No entanto, até mesmo uma tarefa que pareça “inadequada” pode se tornar candidata à automação se for bem dividida. Essa é a ideia da “semiautomação”: as pessoas cuidam apenas da parte que exige julgamento, enquanto as operações rotineiras anteriores e posteriores são automatizadas. Tentar automatizar tudo completamente pode parecer difícil, mas, ao separar as “partes definidas” das “partes que exigem decisões”, é possível encontrar oportunidades de automação em muitas tarefas. Adotar primeiro essa perspectiva de divisão é o primeiro passo para aumentar o número de tarefas automatizáveis.

Transformar a automação em um hábito sem esforço excessivo

Para maximizar os benefícios da automação, é importante não tratá-la como uma iniciativa pontual, mas transformá-la em hábito. Ainda assim, não é preciso se pressionar. Em vez de se cobrar para “automatizar uma coisa por dia”, basta pensar: “Se achei trabalhoso, é sinal de que dá para automatizar”. Aproveite os momentos do dia a dia em que você se cansa das repetições como oportunidades para automatizar. Essa postura leve é o segredo para manter o hábito sem esforço excessivo.

Registrar as tarefas automatizadas também ajuda a consolidar o hábito. Ao visualizar os resultados — por exemplo, “neste mês automatizei estas tarefas e economizei tantas horas no total” —, você percebe melhor as conquistas e ganha motivação para continuar. Com o makuroku, é possível salvar as automações criadas com nomes claros e manter o histórico de execução, facilitando a revisão da sua própria “jornada de automação”. Acumule pequenas automações, uma após a outra. No longo prazo, esse hábito transformará profundamente a sua maneira de trabalhar.

Como maximizar os benefícios da automação

Se você vai automatizar, vale a pena obter o maior benefício possível. Conhecer algumas práticas pode mudar bastante o resultado de uma mesma automação. Primeiro, priorize as tarefas mais frequentes. Com o mesmo esforço de automação, automatizar uma tarefa realizada dez vezes por dia economiza dez vezes mais tempo do que automatizar outra feita apenas uma vez. Ao escolher o que automatizar, considere não só o quanto a tarefa é trabalhosa, mas também a sua frequência.

Em seguida, reúna várias tarefas em uma única automação. Em vez de automatizá-las separadamente, integre as tarefas relacionadas em um fluxo contínuo para reduzir também o tempo e o esforço gastos na troca de contexto. Por exemplo, ao transformar “obter dados → consolidar → criar relatório → enviar” em uma única automação, você elimina até a necessidade de pensar entre as etapas: “O que eu precisava fazer agora?”

Em terceiro lugar, combine a automação com a execução agendada. O efeito será completo quando você eliminar até a necessidade de iniciá-la manualmente. Se ela for executada automaticamente todos os dias em um horário definido, você nem precisará mais se lembrar de que a tarefa existe. Em quarto lugar, continue aprimorando as automações criadas. Ao incorporar os desperdícios percebidos durante o uso e as novas tarefas que surgirem, a automação se tornará cada vez mais inteligente e confiável.

Nenhuma dessas práticas é difícil. Basta ter em mente quatro princípios — “começar pelo que é frequente”, “agrupar”, “agendar” e “melhorar continuamente” — para multiplicar os benefícios da automação. Mesmo que no início seja apenas uma pequena automação, ao desenvolvê-la com essas perspectivas, ela acabará se tornando um grande sistema de apoio à sua maneira de trabalhar.

A tranquilidade mental proporcionada pela automação

Os benefícios da automação não se limitam a “efeitos mensuráveis”, como economia de tempo e maior precisão. Há outro benefício frequentemente ignorado, mas que talvez seja ainda maior: a tranquilidade mental. Tarefas monótonas e repetitivas não apenas consomem tempo, mas também desgastam aos poucos a concentração e a disposição. A pequena preocupação de que “aquela tarefa ainda não foi feita” permanece em um canto da mente durante todo o dia.

Ao automatizar essas tarefas e deixá-las de lado, você se liberta dessa preocupação. Sua mente ganha espaço, permitindo que você se concentre diretamente no trabalho que realmente merece atenção. A automação não apenas acelera as tarefas: ela também protege a sua atenção, um recurso limitado, para que seja dedicada ao trabalho de maior valor. Essa tranquilidade mental talvez seja o benefício menos visível e, ao mesmo tempo, o maior proporcionado pela automação.

Por isso, ao escolher o que automatizar, observe não apenas as tarefas demoradas, mas também aquelas que causam desânimo. Há tarefas que não levam muito tempo, mas parecem tão incômodas que acabam sendo adiadas repetidamente. São justamente elas que, quando automatizadas e deixadas de lado, reduzem bastante a carga mental. Ao promover a automação pensando nos dois aspectos — economia de tempo e tranquilidade mental —, seu dia a dia se tornará mais rico de uma forma que vai muito além dos números.

Por qual ideia começar?

Depois de conhecer as 10 ideias, talvez você tenha pensado: “Todas se aplicam a mim”. No entanto, o importante é não tentar automatizar tudo de uma só vez. Primeiro, escolha apenas a tarefa que você considera mais incômoda e tente automatizar somente ela nesta semana. A cada tarefa que deixa de fazer manualmente, você libera sua atenção para trabalhos que só as pessoas podem realizar.

Com o makuroku, todas as 10 ideias apresentadas aqui podem ser colocadas em prática. Para as tarefas simples, use a gravação; para as um pouco mais complexas, scripts SCR; e, para as que ocorrem diariamente, a execução agendada. Assim, você pode escolher o método mais adequado conforme evolui. Além disso, é possível testar gratuitamente todos os recursos no Windows, portanto o investimento inicial é apenas “10 minutos para gravar sua primeira macro”. Pense na tarefa que mais incomodou você hoje e comece por ela. Quando até mesmo uma única tarefa puder “funcionar sozinha, sem depender das suas mãos”, sua maneira de trabalhar começará a mudar já a partir de amanhã.