消除重复工作的10个自动化创意

自动化最难的部分，其实往往不是技术，而是“决定首先要自动化什么”。理想的候选工作通常枯燥、频繁发生，而且操作步骤可以预测。本文列出了不分职业、许多人都会遇到的10项重复性工作，并针对每一项提供了自动化提示。请一边回想自己每天的工作，一边找找哪些会让你觉得“这个我也在做”。

数据输入与转录自动化

第一，在应用程序之间复制粘贴数据。例如，从核心业务系统中读取数字并粘贴到Excel，这类工作正是录制型宏最擅长的。第二，重复填写Web表单。反复输入相同地址或固定值的工作，只需录制一次，瞬间就能完成。第三，将相同内容发布到多个工具——例如同时把进展写入Slack、电子邮件和管理表，这类跨工具操作也可以整合到一个宏中。

• • 在应用程序之间复制粘贴数据
• • 在Web表单中重复输入固定值
• • 将相同内容发布到多个工具或聊天应用中

文件与文档相关工作的自动化

第四，批量重命名下载或扫描的文件，并将它们分类到文件夹中。按照固定命名规则重新命名，再按类型移动到相应文件夹，这项工作虽然不起眼，却很容易每天都要做。第五，制作固定格式的报告。从指定来源收集数字、整理成惯用格式并导出的整套流程，可以通过结合录制操作与脚本实现完全自动化。第六，导出为PDF并保存到共享文件夹，只要点击顺序固定，也是非常适合自动化的工作。

• • 批量重命名文件并将其分类到文件夹中
• • 根据固定来源制作标准报告
• • 导出为 PDF 并保存到共享文件夹

自动化日常例行工作

第七，早晨第一件事进行的例行检查。登录多个管理界面并依次确认状态的工作，由于点击流程固定，非常适合自动化。第八，在固定时间截取并保存屏幕截图。为了记录或留存凭证，每天在同一时间截取并保存画面的工作，只要与计划执行结合起来，就能实现完全无人值守。

第九，在电子表格与其他应用之间传递数值。像把会计软件中的数字录入电子表格这样的往返操作，录制型工具也能轻松完成。第十，将这些任务加入计划，设置为“每天早上8点自动执行”。只要让每个宏在固定时间自动运行，连手动启动的麻烦也会消失。

• • 登录多个界面并按顺序进行例行检查
• • 在固定时间截取并保存屏幕截图
• • 在电子表格与其他应用之间转录数值
• • 通过计划执行让上述工作完全无人值守

如何发现适合自动化的工作

这 10 个想法终究只是示例。要找出隐藏在你自己工作中的“可自动化任务”，可以从几个角度入手。首先，请在一天结束时回顾一下：“今天，我把同一件事做了多少次？”打开同一个应用、点击同一个位置、输入类似的文字——如果这样的时刻反复出现，那么它就是一个很有潜力的候选任务。

接下来，试着回想一下你感到“真麻烦”或“怎么又是这个”的瞬间。这种情绪就是重复工作的信号。此外，也不要忽视月末、周初等“固定时间必然会发生的工作”。例行报告的制作、定期数据备份、每次都按相同步骤进行的汇总——这些“已被排入计划的重复工作”与计划执行非常契合。寻找任务时，可以将“频率高”“步骤固定”“做起来很无聊”这三点作为线索，从而找到成效显著的候选任务。

让自动化持续下去的诀窍

自动化并不是做一次就结束，而是需要逐步完善。让它长久发挥作用的诀窍，是不要从一开始就追求完美。先做出一个即使略显粗糙但能运行的版本，再在实际使用过程中修正发现的问题。与其一开始就反复琢磨完美的设计，这种“边做边改进”的态度反而能让成果更快投入实际使用。

另一个诀窍是记录并分享已自动化的工作。只要记下“用哪个宏自动化了什么工作”，之后就更容易回顾和改进，也便于移交给团队中的其他人。使用 makuroku，可以为宏和脚本添加易懂的名称与说明后保存，必要时还可通过导出功能与其他 PC 共享。不要让自动化停留在“只有自己知道的独门技巧”，而要将其积累为可重复利用的资产——养成这个习惯，会像滚雪球一样不断放大节省时间的效果。

按职业分类：易于自动化的工作示例

易于自动化的工作也会因职业而各具特点。为了方便你将其对应到自己的工作上，下面按几种职业列举一些例子。对于财务和总务人员，开具发票及保存为 PDF、转录费用数据、准备常规付款处理等都是很好的对象。这些工作通常涉及大量处理数字的固定流程，而且对准确性要求较高，因此自动化的效果和优势会十分明显。

对于销售和文职人员，可以自动化的工作包括创建报价单及提案模板、向客户名单中录入固定格式的信息，以及编写日报和周报。对于营销或数据分析人员，从各种工具中收集数据、定期制作报告、向社交媒体发布固定格式的内容等都是容易自动化的工作。对于工程师和 IT 人员，候选工作包括环境搭建时的初始设置、定期检查日志以及重复执行测试等。

尽管职业不同，共同点都是“在固定时间按照固定步骤重复执行”。请回顾自己的一天，把这类工作列出来。你很可能会发现，比预想中更多的工作其实都“可以自动化”。其中，从频率最高、最枯燥的一项开始着手，就是通往成功的捷径。

重要的是，不要断定“我的工作中根本没有可以自动化的事情”。无论什么职业，都必然存在重复的固定流程。找到它们，再逐一放手交给自动化。这样的积累会一点一点但切实地改变你的工作方式。今天就从自己的工作中找出一件让你觉得“这个每次都要做”的事，迈出第一步吧。

如何判断工作是否适合自动化

在将想法付诸实施之前，判断这项工作是否真的适合自动化也很重要。适合的是每次步骤几乎相同、基本不需要判断的工作。像按照固定顺序点击固定按钮这样的工作，最适合自动化。另一方面，每次内容变化很大，或需要根据现场情况灵活判断的工作，可能很难直接自动化。

不过，即使看似“不适合”的工作，通过巧妙拆分也可能成为自动化对象。这就是“半自动化”的思路：只由人负责需要判断的部分，将其前后的固定流程自动化。试图将所有工作彻底自动化会让人觉得困难，但只要区分“固定的部分”和“需要判断的部分”，就能在许多工作中找到自动化空间。首先学会从拆分的角度看问题，是增加可自动化工作的第一步。

轻松养成自动化的习惯

要最大限度地发挥自动化的效果，关键是不要把它当作一次性的行动，而要养成习惯。不过，也不必给自己太大压力。与其勉强要求自己“每天自动化一件事”，不如抱着“当我觉得麻烦时，那就是该自动化的信号”这样的想法。把日常工作中对重复操作感到厌烦的瞬间，当作启动自动化的契机。这种轻松的心态，正是自然坚持下去的诀窍。

此外，记录已经自动化的工作，也有助于养成习惯。如果将成果直观呈现出来，例如“这个月自动化了这些工作，总共节省了多少小时”，就能切实感受到成效，并增强继续行动的动力。使用 makuroku，可以用清晰易懂的名称保存创建的自动化，还能保留执行历史，因此很容易回顾自己的“自动化历程”。把一个个小型自动化不断积累起来。长远来看，这个习惯将大幅改变你的工作方式。

最大限度提升自动化效果的技巧

既然要实现自动化，自然希望尽可能放大其效果。掌握一些技巧，即使是同样的自动化，取得的成效也会有所不同。首先，要优先处理频率高的工作。如果自动化所需的投入相同，那么与每天一次的工作相比，将每天十次的工作自动化，可以节省十倍的时间。选择要自动化的工作时，不仅要关注“麻烦程度”，也要关注“频率”。

其次，将多项工作整合起来自动化。与其零散地逐项自动化，不如把相关工作整合成一个连续流程，这样也能减少切换工作所花费的时间和精力。例如，把“获取数据→汇总→制作报告→发送”整合为一条自动化流程，甚至连各步骤之间“接下来该做什么来着”的思维切换也可以省去。

第三，将自动化与计划执行相结合。连自己启动的步骤也省去，自动化的效果才算完整。如果设置为每天在固定时间自动执行，你甚至不必再意识到这项工作的存在。第四，持续改进已经创建的自动化。把使用过程中发现的浪费以及后来增加的新工作纳入其中，自动化就会不断成长，变得更智能、更可靠。

这些技巧都不难。只要牢记“从高频工作开始”“整合起来”“按计划执行”“持续改进”这四点，就能让自动化带来的效果提升数倍。即使一开始只是一个小型自动化，只要带着这些视角不断培育，最终也会成长为支撑你工作方式的重要系统。

自动化带来的心理余裕

自动化的好处，不仅是节省时间和提高工作准确性等“可以用数字衡量的效果”。有一点往往被忽视，但其实更为重要，那就是“心理余裕”。单调的重复工作不仅会夺走时间，也会一点点消磨专注力和干劲。“那项工作还没做呢”这种小小的牵挂，会一整天盘踞在脑海的一角。

将这些工作自动化并放手后，你就能从这种牵挂中解脱出来。大脑中有了余白，便能专心直面真正应该集中精力的工作。自动化不仅仅是让工作变快，它还能保护你的注意力这一有限资源，使其用于更有价值的工作。这种“心理余裕”，或许正是自动化带来的最不显眼、却又最大的价值。

正因如此，选择要自动化的工作时，请不仅关注“耗时的工作”，也关注“让人感到沉重的工作”。有些工作虽然不太花时间，却让人觉得麻烦，往往会一拖再拖。正是这样的工作，在自动化并放手之后，能大幅减轻心理负担。节省时间与获得心理余裕——如果同时关注这两点来推进自动化，你的每一天都会发生超越数字的丰富变化。

应该从哪个想法开始

看完这10个创意后，你也许会觉得“每一个都适合我”。但重要的是，不要试图一次性把它们全部自动化。请先只选择一项你觉得最烦琐的工作，并在本周尝试只将它自动化。每放下一项工作，你的注意力就能更多地投入到只有人才能完成的工作中。

使用 makuroku，这里介绍的10个创意都能实现。简单的任务可以通过录制完成，稍复杂的任务可以使用SCR脚本，而每天都要执行的任务则可以定时运行——你可以根据自身的成长选择合适的方式。而且，所有功能都可以在Windows上免费试用，因此最初的投入仅仅是“用10分钟录制第一个宏”。回想一下今天最让你头疼的工作，就从那一项开始吧。只要有一项工作能够“脱离你的双手自行运转”，你从明天起的工作方式就会开始改变。