10 Automatisierungsideen, die wiederkehrende Aufgaben überflüssig machen

Das Schwierigste an der Automatisierung ist häufig gar nicht die Technik, sondern die Entscheidung, was zuerst automatisiert werden soll. Gute Kandidaten sind langweilige Aufgaben, die häufig anfallen und einem vorhersehbaren Ablauf folgen. Hier stellen wir zehn wiederkehrende Tätigkeiten vor, mit denen viele Menschen unabhängig von ihrem Beruf zu tun haben, und geben jeweils Hinweise zur Automatisierung. Denken Sie an Ihren eigenen Arbeitstag und suchen Sie nach Aufgaben, bei denen Sie sagen: „Das mache ich auch.“

Automatisierung von Dateneingabe und -übertragung

Erstens das Kopieren und Einfügen von Daten zwischen Anwendungen. Aufgaben wie das Übernehmen von Zahlen aus einem Kernsystem in Excel gehören zu den größten Stärken aufgezeichneter Makros. Zweitens die wiederholte Eingabe in Webformulare. Wer immer wieder dieselbe Adresse oder festgelegte Werte eingeben muss, kann den Vorgang einmal aufzeichnen und künftig in Sekundenschnelle erledigen. Drittens das Veröffentlichen derselben Inhalte in mehreren Tools – etwa das gleichzeitige Eintragen eines Fortschrittsberichts in Slack, eine E-Mail und eine Verwaltungstabelle. Auch solche toolübergreifenden Abläufe lassen sich in einem einzigen Makro bündeln.

• • Daten zwischen Anwendungen kopieren und einfügen
• • Festgelegte Werte wiederholt in Webformulare eingeben
• • Dieselben Inhalte in mehreren Tools oder Chats veröffentlichen

Automatisierung rund um Dateien und Dokumente

Viertens das gebündelte Umbenennen heruntergeladener oder gescannter Dateien und deren Einsortierung in Ordner. Dateien nach festen Benennungsregeln umzubenennen und je nach Typ in unterschiedliche Ordner zu verschieben, wirkt unspektakulär, fällt aber häufig täglich an. Fünftens die Erstellung standardisierter Berichte. Der gesamte Ablauf – Zahlen aus festgelegten Quellen sammeln, in das übliche Format bringen und exportieren – lässt sich durch eine Kombination aus Aufzeichnung und Skript automatisieren. Sechstens eignen sich auch der Export als PDF und das Speichern in einem gemeinsamen Ordner hervorragend zur Automatisierung, sofern die Abfolge der Klicks feststeht.

• • Dateien gebündelt umbenennen und in Ordner einsortieren
• • Erstellung standardisierter Berichte aus festgelegten Quellen
• • Export als PDF und Speicherung in einem freigegebenen Ordner

Automatisierung täglicher Routineaufgaben

Siebtens: die standardmäßige Kontrolle gleich am Morgen. Die Anmeldung bei mehreren Verwaltungsoberflächen und die anschließende Prüfung ihres Status in einer festen Reihenfolge eignet sich ideal zur Automatisierung, da die Abfolge der Klicks feststeht. Achtens: Screenshots zu einer festgelegten Uhrzeit aufnehmen und speichern. Wenn diese Aufgabe zur Dokumentation oder Beweissicherung täglich zur gleichen Zeit ausgeführt wird, lässt sie sich in Kombination mit einer zeitgesteuerten Ausführung vollständig ohne menschliches Eingreifen erledigen.

Neuntens: Zahlen zwischen einer Tabellenkalkulation und einer anderen Anwendung übertragen. Auch wiederkehrende Aufgaben wie das Übertragen von Zahlen aus einer Buchhaltungssoftware in eine Tabelle lassen sich mit einer auf Aufzeichnung basierenden Lösung problemlos bewältigen. Und zehntens: all diese Aufgaben mit „jeden Morgen um 8 Uhr automatisch ausführen“ in einen Zeitplan aufnehmen. Wenn jedes einzelne Makro zu einer festgelegten Uhrzeit automatisch gestartet wird, entfällt sogar der Aufwand, es selbst auszuführen.

• • Anmeldung bei mehreren Oberflächen und standardmäßige Prüfung in festgelegter Reihenfolge
• • Screenshots zu einer festgelegten Uhrzeit aufnehmen und speichern
• • Übertragung von Zahlen zwischen einer Tabellenkalkulation und einer anderen Anwendung
• • Vollständige Automatisierung der oben genannten Aufgaben durch zeitgesteuerte Ausführung

So finden Sie Aufgaben, die sich automatisieren lassen

Die zehn Ideen sind lediglich Beispiele. Um in Ihrer eigenen Arbeit verborgene „automatisierbare Aufgaben“ zu finden, helfen einige Betrachtungsweisen. Fragen Sie sich zunächst am Ende des Tages: „Wie oft habe ich heute dasselbe getan?“ Wenn Sie mehrmals dieselbe Anwendung geöffnet, auf dieselbe Stelle geklickt und ähnliche Texte eingegeben haben, ist das ein vielversprechender Kandidat.

Denken Sie als Nächstes an Momente zurück, in denen Sie dachten: „Wie lästig“ oder „Nicht schon wieder“. Dieses Gefühl ist ein Anzeichen für wiederkehrende Arbeit. Übersehen Sie außerdem keine „Aufgaben, die zu festen Zeitpunkten immer anfallen“, etwa am Monatsende oder Wochenanfang. Regelmäßige Berichte erstellen, Daten periodisch sichern oder Auswertungen stets nach demselben Verfahren durchführen – solche „fest eingeplanten Wiederholungen“ eignen sich hervorragend für die zeitgesteuerte Ausführung. Wenn Sie nach Aufgaben suchen, achten Sie auf die drei Merkmale „hohe Häufigkeit“, „festgelegte Abläufe“ und „langweilige Ausführung“. So finden Sie Kandidaten mit besonders großem Automatisierungspotenzial.

Tipps für eine nachhaltige Automatisierung

Automatisierung ist nichts, was man einmal erstellt und dann abhakt, sondern etwas, das man schrittweise weiterentwickelt. Der Schlüssel zu ihrem langfristigen Erfolg liegt darin, nicht von Anfang an nach Perfektion zu streben. Erstellen Sie zunächst etwas, das funktioniert, auch wenn es noch etwas unausgereift ist, und beheben Sie dann beim praktischen Einsatz die Punkte, die Ihnen auffallen. Mit dieser Haltung des „Verbesserns während der Entwicklung“ gelangt man letztlich schneller zu einer praxistauglichen Lösung, als wenn man zu Beginn lange über das perfekte Design grübelt.

Ein weiterer Tipp besteht darin, automatisierte Aufgaben zu dokumentieren und weiterzugeben. Wenn Sie notieren, „welche Aufgabe mit welchem Makro automatisiert wurde“, können Sie später leichter darauf zurückkommen, Verbesserungen vornehmen oder die Aufgabe an ein anderes Teammitglied übergeben. In makuroku lassen sich Makros und Skripte mit verständlichen Namen und Beschreibungen speichern und bei Bedarf über die Exportfunktion mit anderen PC teilen. Lassen Sie Automatisierung nicht bei einem „geheimen Trick nur für mich“ enden, sondern bauen Sie sie als wiederverwendbares Kapital aus. Diese Gewohnheit lässt die Zeitersparnis wie einen Schneeball immer weiter wachsen.

Beispiele leicht automatisierbarer Aufgaben nach Berufsfeld

Welche Aufgaben sich leicht automatisieren lassen, hängt auch vom jeweiligen Berufsfeld ab. Damit Sie die Beispiele leichter auf Ihre eigene Arbeit übertragen können, betrachten wir einige Tätigkeitsbereiche. In Buchhaltung und Verwaltung eignen sich etwa das Erstellen und Speichern von Rechnungen als PDF, die Übertragung von Ausgabendaten oder die Vorbereitung standardisierter Zahlungsvorgänge. Da es hier viele routinemäßige Aufgaben mit Zahlen gibt und zugleich hohe Genauigkeit gefragt ist, treten Wirkung und Vorteile der Automatisierung besonders deutlich hervor.

In Vertrieb und Büroverwaltung bieten sich beispielsweise die Erstellung von Vorlagen für Angebote und Präsentationen, standardisierte Einträge in Kundenlisten sowie die Erstellung von Tages- und Wochenberichten an. Im Marketing oder in der Datenanalyse lassen sich Aufgaben wie das Sammeln von Daten aus verschiedenen Tools, die regelmäßige Berichtserstellung und standardisierte Beiträge in sozialen Netzwerken leicht automatisieren. Für Ingenieure und IT-Fachkräfte kommen etwa die Erstkonfiguration von Umgebungen, regelmäßige Protokollprüfungen und wiederkehrende Testabläufe infrage.

Trotz unterschiedlicher Berufsfelder gibt es eine Gemeinsamkeit: Bestimmte Abläufe werden zu bestimmten Zeiten wiederholt. Gehen Sie Ihren Arbeitstag noch einmal durch und schreiben Sie solche Aufgaben auf. Wahrscheinlich werden Sie mehr „automatisierbare Aufgaben“ finden, als Sie erwartet haben. Beginnen Sie mit der häufigsten und langweiligsten davon – das ist der kürzeste Weg zum Erfolg.

Wichtig ist, nicht vorschnell zu behaupten: „In meiner Arbeit gibt es nichts, was sich automatisieren ließe.“ In jedem Beruf gibt es wiederkehrende Routineaufgaben. Finden Sie sie und geben Sie sie eine nach der anderen an die Automatisierung ab. Diese kleinen Schritte werden Ihre Arbeitsweise nach und nach, aber zuverlässig verändern. Beginnen Sie noch heute damit, in Ihrer Arbeit eine Aufgabe zu finden, bei der Sie denken: „Das mache ich jedes Mal.“

So erkennen Sie, welche Aufgaben sich für die Automatisierung eignen

Bevor Sie eine Idee umsetzen, sollten Sie prüfen, ob sich die betreffende Aufgabe wirklich für die Automatisierung eignet. Gut geeignet sind Aufgaben, deren Ablauf fast immer gleich ist und die kaum Entscheidungen erfordern. Tätigkeiten, bei denen festgelegte Schaltflächen in einer festgelegten Reihenfolge betätigt werden, sind ideal für die Automatisierung. Aufgaben hingegen, deren Inhalt sich jedes Mal stark ändert oder die flexible Entscheidungen anhand der jeweiligen Situation erfordern, lassen sich in ihrer bestehenden Form möglicherweise nur schwer automatisieren.

Doch selbst Aufgaben, die zunächst „ungeeignet“ erscheinen, können mit der richtigen Aufteilung automatisierbar werden. Dabei handelt es sich um das Konzept der „Teilautomatisierung“: Menschen übernehmen nur die Teile, die Entscheidungen erfordern, während die standardisierten Abläufe davor und danach automatisiert werden. Der Versuch, alles vollständig zu automatisieren, kann schwierig wirken. Trennt man jedoch die „festgelegten Teile“ von den „entscheidungsabhängigen Teilen“, findet sich bei vielen Aufgaben Automatisierungspotenzial. Der erste Schritt zu mehr automatisierbaren Aufgaben besteht darin, sie aus dieser Aufteilungsperspektive zu betrachten.

Automatisierung mühelos zur Gewohnheit machen

Um die Wirkung der Automatisierung zu maximieren, sollte sie keine einmalige Maßnahme bleiben, sondern zur Gewohnheit werden. Dabei müssen Sie sich jedoch nicht unter Druck setzen. Statt sich vorzunehmen, „jeden Tag eine Sache zu automatisieren“, reicht die Einstellung: „Wenn mir etwas lästig erscheint, ist das ein Zeichen dafür, dass es automatisiert werden sollte.“ Greifen Sie im Arbeitsalltag jeden Moment, in dem Sie von Wiederholungen genervt sind, als Anlass zur Automatisierung auf. Mit dieser entspannten Haltung lässt sich die Gewohnheit mühelos beibehalten.

Auch das Dokumentieren automatisierter Aufgaben hilft dabei, Automatisierung zur Gewohnheit zu machen. Wenn Sie sichtbar machen, was Sie erreicht haben – etwa: „Diesen Monat habe ich diese Aufgaben automatisiert und insgesamt so viele Stunden gespart“ –, werden die Erfolge greifbar und motivieren zum Weitermachen. Mit makuroku können Sie Ihre Automatisierungen unter verständlichen Namen speichern und den Ausführungsverlauf aufzeichnen. So lässt sich der eigene „Weg der Automatisierung“ leicht nachvollziehen. Bauen Sie eine kleine Automatisierung nach der anderen auf. Langfristig wird diese Gewohnheit Ihre Arbeitsweise grundlegend verändern.

So maximieren Sie die Wirkung der Automatisierung

Wenn Sie schon automatisieren, sollten die Vorteile möglichst groß sein. Mit einigen Kniffen lässt sich selbst bei derselben Automatisierung eine deutlich größere Wirkung erzielen. Priorisieren Sie zunächst häufig ausgeführte Aufgaben. Wenn der Aufwand für die Automatisierung gleich ist, sparen Sie bei einer Aufgabe, die zehnmal täglich anfällt, zehnmal so viel Zeit wie bei einer Aufgabe, die nur einmal täglich ausgeführt wird. Achten Sie bei der Auswahl also nicht nur darauf, wie lästig eine Aufgabe ist, sondern auch auf ihre Häufigkeit.

Automatisieren Sie als Nächstes mehrere Aufgaben gebündelt. Statt einzelne Aufgaben getrennt zu automatisieren, können Sie zusammengehörige Tätigkeiten zu einem durchgängigen Ablauf verbinden. Dadurch reduzieren Sie zugleich den Zeit- und Arbeitsaufwand für Aufgabenwechsel. Wenn Sie beispielsweise „Daten abrufen → auswerten → Bericht erstellen → versenden“ in einer Automatisierung zusammenfassen, entfällt sogar der gedankliche Wechsel zwischen den Schritten – einschließlich der Frage: „Was muss ich als Nächstes tun?“

Drittens sollten Sie die Automatisierung mit einer zeitgesteuerten Ausführung verbinden. Erst wenn sogar das manuelle Starten entfällt, kommt ihre Wirkung vollständig zum Tragen. Wird sie täglich zu einer festgelegten Uhrzeit automatisch ausgeführt, müssen Sie nicht einmal mehr an die Aufgabe denken. Viertens sollten Sie Ihre Automatisierungen kontinuierlich verbessern. Integrieren Sie unnötige Schritte, die Ihnen bei der Nutzung auffallen, sowie neu hinzugekommene Aufgaben. So werden Ihre Automatisierungen immer intelligenter und zuverlässiger.

Keiner dieser Ansätze ist schwierig. Wenn Sie lediglich die vier Grundsätze „Häufiges zuerst“, „Aufgaben bündeln“, „Zeitgesteuert ausführen“ und „Kontinuierlich verbessern“ beachten, können Sie den Nutzen Ihrer Automatisierung vervielfachen. Selbst eine einzelne kleine Automatisierung kann, wenn Sie sie aus diesen Blickwinkeln weiterentwickeln, schließlich zu einem umfassenden System heranwachsen, das Ihre gesamte Arbeitsweise unterstützt.

Mehr innere Ruhe durch Automatisierung

Die Vorteile der Automatisierung beschränken sich nicht auf „messbare Effekte“ wie Zeitersparnis und höhere Genauigkeit. Ein häufig übersehener, tatsächlich aber noch größerer Vorteil ist die gewonnene innere Ruhe. Monotone, sich wiederholende Aufgaben rauben nicht nur Zeit, sondern zehren allmählich auch an Konzentration und Motivation. Der kleine Gedanke „Diese Aufgabe habe ich noch nicht erledigt“ bleibt den ganzen Tag im Hinterkopf hängen.

Wenn Sie solche Aufgaben automatisieren und abgeben, werden Sie von dieser mentalen Belastung befreit. Im Kopf entsteht Freiraum, sodass Sie sich unmittelbar auf die Arbeit konzentrieren können, die Ihre volle Aufmerksamkeit verdient. Automatisierung beschleunigt nicht nur Abläufe, sondern schützt auch Ihre begrenzte Aufmerksamkeit, damit sie für wertvolle Arbeit verfügbar bleibt. Diese innere Ruhe ist vielleicht der am wenigsten sichtbare und zugleich größte Wert der Automatisierung.

Achten Sie deshalb bei der Auswahl nicht nur auf „zeitaufwendige Aufgaben“, sondern auch auf solche, die Ihnen innerlich schwerfallen. Manche Aufgaben dauern zwar nicht lange, wirken aber so lästig, dass man sie immer wieder aufschiebt. Gerade wenn Sie solche Aufgaben automatisieren und abgeben, wird die mentale Belastung erheblich geringer. Zeitersparnis und innere Ruhe: Wenn Sie bei der Automatisierung beide Aspekte berücksichtigen, wird Ihr Alltag auf eine Weise bereichert, die weit über Zahlen hinausgeht.

Mit welcher Idee sollten Sie beginnen?

Nachdem Sie die zehn Ideen gesehen haben, dachten Sie vielleicht: „Sie treffen alle auf mich zu.“ Entscheidend ist jedoch, nicht alles auf einmal automatisieren zu wollen. Wählen Sie zunächst nur die eine Aufgabe aus, die Sie am lästigsten finden, und versuchen Sie, diese Woche ausschließlich sie zu automatisieren. Mit jeder Aufgabe, die Sie abgeben, gewinnen Sie mehr Aufmerksamkeit für Arbeiten, die nur Menschen erledigen können.

Mit makuroku lassen sich alle zehn hier vorgestellten Ideen umsetzen. Einfache Abläufe erledigen Sie per Aufzeichnung, etwas komplexere mit SCR-Skripten und täglich anfallende Aufgaben per Zeitplan – so können Sie die passende Methode entsprechend Ihren wachsenden Anforderungen wählen. Da Sie außerdem sämtliche Funktionen unter Windows kostenlos testen können, besteht die anfängliche Investition lediglich aus den „zehn Minuten zum Aufzeichnen Ihres ersten Makros“. Denken Sie an die Aufgabe, die heute am lästigsten war, und beginnen Sie genau damit. Sobald auch nur eine Aufgabe „ohne Ihr Zutun von selbst läuft“, beginnt sich Ihre Arbeitsweise schon ab morgen zu verändern.