Tekrarlanan işleri ortadan kaldıracak 10 otomasyon fikri

Otomasyonda en zor olan şey aslında çoğu zaman teknoloji değil, “önce neyin otomatikleştirileceğine karar vermektir”. İyi adaylar sıkıcı, sık gerçekleşen ve adımları öngörülebilen işlerdir. Burada mesleği ne olursa olsun birçok kişinin yaptığı 10 tekrarlanan işi sıraladık ve her birinin nasıl otomatikleştirilebileceğine dair ipuçları ekledik. Kendi gününüzü gözünüzün önüne getirerek “Bunu ben de yapıyorum” dediğiniz işleri bulmaya çalışın.

Veri girişi ve aktarımının otomatikleştirilmesi

Birincisi, uygulamalar arasında veri kopyalayıp yapıştırmaktır. Ana sistemden sayıları alıp Excel'e yapıştırmak gibi işler, kayıt tabanlı makroların en güçlü olduğu alanlardandır. İkincisi, Web formlarına tekrarlı veri girişidir. Aynı adresi veya sabit değerleri tekrar tekrar girmek, bir kez kaydedildikten sonra anında tamamlanabilir. Üçüncüsü, aynı içeriği birden fazla araca göndermektir. Örneğin ilerlemeyi aynı anda Slack'e, e-postaya ve yönetim tablosuna yazmak gibi araçlar arası işlemler de tek bir makroda birleştirilebilir.

• • Uygulamalar arasında veri kopyalayıp yapıştırma
• • Web formlarına sabit değerleri tekrar tekrar girme
• • Aynı içeriği birden fazla araca veya sohbete gönderme

Dosya ve belge işlemlerinin otomatikleştirilmesi

Dördüncüsü, indirilen veya taranan dosyaları toplu olarak yeniden adlandırmak ve klasörlere ayırmaktır. Dosyalara belirli adlandırma kurallarına göre yeniden ad vermek ve türlerine göre klasörlere taşımak pek dikkat çekmeyen, ancak çoğu zaman her gün yapılan bir iştir. Beşincisi, standart raporlar oluşturmaktır. Belirli kaynaklardan sayıları toplama, bunları her zamanki biçime getirme ve dışa aktarma sürecinin tamamı, kayıt ile betiğin birleştirilmesiyle otomatikleştirilebilir. Altıncısı, PDF olarak dışa aktarma ve ortak klasöre kaydetme işlemleri de tıklama sırası sabitse otomasyon için son derece uygundur.

• • Dosyaları toplu olarak yeniden adlandırma ve klasörlere ayırma
• • Belirli kaynaklardan standart raporlar oluşturma
• • PDF olarak dışa aktarma ve paylaşılan klasöre kaydetme

Günlük rutinlerin otomatikleştirilmesi

Yedincisi, sabah ilk iş yapılan standart kontrollerdir. Birden fazla yönetim ekranında oturum açıp durumları sırayla kontrol etme işlemi, tıklama akışı belli olduğu için otomasyon açısından son derece uygundur. Sekizincisi, belirli bir saatte ekran görüntüsü alıp kaydetmektir. Kayıt veya kanıt amacıyla her gün aynı saatte ekran görüntüsü alıp kaydetme işi, zamanlanmış çalıştırmayla birleştirildiğinde tamamen insansız hale getirilebilir.

Dokuzuncusu, bir elektronik tabloyla başka bir uygulama arasında sayısal veri aktarmaktır. Muhasebe yazılımındaki rakamları elektronik tabloya geçirmek gibi iki uygulama arasında gidip gelmeyi gerektiren işler de kayıt tabanlı bir araçla kolayca yapılabilir. Onuncusu ise bunların tümünü “her sabah saat 8’de otomatik çalıştır” şeklinde zamanlamaktır. Her makroyu belirli bir saatte otomatik çalışacak şekilde ayarlarsanız onları başlatma zahmeti bile ortadan kalkar.

• • Birden fazla ekranda oturum açma ve sırayla standart kontroller yapma
• • Belirli bir saatte ekran görüntüsü alma ve kaydetme
• • Elektronik tablo ile başka bir uygulama arasında sayısal veri aktarma
• • Yukarıdaki işleri zamanlanmış çalıştırmayla tamamen insansız hale getirme

Otomatikleştirilecek işler nasıl bulunur?

Bu on fikir yalnızca birer örnektir. Kendi işinizde gizli olan “otomatikleştirilebilir işleri” bulmak için birkaç farklı bakış açısından yararlanabilirsiniz. Öncelikle günün sonunda kendinize “Bugün aynı şeyi kaç kez yaptım?” diye sorun. Aynı uygulamayı açtığınız, aynı yere tıkladığınız ve benzer metinler girdiğiniz anlar birçok kez yaşandıysa bu iş güçlü bir otomasyon adayıdır.

Ardından, “Ne kadar zahmetli” veya “Yine mi bu?” diye düşündüğünüz anları hatırlayın. Bu duygu, tekrarlanan bir işin işaretidir. Ayrıca ay sonu ya da hafta başı gibi “belirli zamanlarda mutlaka ortaya çıkan işleri” de gözden kaçırmayın. Düzenli rapor hazırlama, periyodik veri yedekleme ve her defasında aynı adımlarla yapılan derleme işlemleri gibi “takvime yerleşmiş tekrarlar”, zamanlanmış çalıştırma için son derece uygundur. İş ararken “sık yapılıyor”, “adımları belli” ve “yapması sıkıcı” ölçütlerini ipucu olarak kullanırsanız etkisi büyük otomasyon adayları bulabilirsiniz.

Otomasyonu sürdürülebilir kılmanın ipuçları

Otomasyon, bir kez oluşturulup bitirilen değil, zaman içinde adım adım geliştirilen bir şeydir. Uzun ömürlü olmasını sağlamanın püf noktası, en başından kusursuzluğu hedeflememektir. Önce biraz kaba da olsa çalışan bir şey oluşturun, ardından gerçekten kullanırken dikkatinizi çeken noktaları düzeltin. “Oluştururken geliştirme” yaklaşımı, başlangıçta kusursuz bir tasarım üzerinde uzun uzun düşünmekten daha hızlı biçimde kullanışlı bir sonuca ulaşmanızı sağlar.

Bir başka ipucu da otomatikleştirdiğiniz işleri kaydetmek ve paylaşmaktır. “Hangi işin hangi makroyla otomatikleştirildiğini” not ederseniz daha sonra gözden geçirip geliştirmek veya ekipten birine devretmek kolaylaşır. makuroku ile makroları ve betikleri anlaşılır adlar ve açıklamalar ekleyerek kaydedebilir, gerektiğinde dışa aktarma özelliğiyle diğer PC cihazlarla paylaşabilirsiniz. Otomasyonu “yalnızca benim bildiğim gizli bir teknik” olarak bırakmayın; yeniden kullanılabilir bir varlık olarak biriktirin. Bu alışkanlık, zaman tasarrufunuzu kartopu gibi giderek büyütür.

Mesleklere göre otomatikleştirilmesi kolay iş örnekleri

Otomatikleştirilmesi kolay işler, mesleğe göre farklı özellikler gösterir. Kendi işinizle kolayca ilişkilendirebilmeniz için birkaç meslek grubundan örneklere bakalım. Muhasebe ve genel idari işlerde fatura düzenleme ve PDF olarak kaydetme, gider verilerini aktarma ve standart ödeme işlemlerini hazırlama iyi adaylardır. Sayılarla yapılan rutin işler çoktur ve doğruluk gerektiğinden otomasyonun etkisi ve faydaları açıkça görülür.

Satış ve ofis işlerinde teklif ve sunum şablonları hazırlama, müşteri listelerine standart bilgiler girme ve günlük ya da haftalık rapor oluşturma otomatikleştirilebilir. Pazarlama veya veri analiziyle ilgilenenler için çeşitli araçlardan veri toplama, düzenli rapor hazırlama ve sosyal medyada standart paylaşımlar yapma otomatikleştirilmesi kolay işlerdir. Mühendisler ve IT personeli için ortam kurulumunun ilk ayarları, günlük kayıtlarının düzenli kontrolü ve test işlemlerinin tekrarlanması aday olabilir.

Meslekler farklı olsa da ortak nokta, “belirli adımların belirli zamanlarda tekrarlanmasıdır”. Gününüzü gözden geçirin ve bu tür işleri yazın. Muhtemelen düşündüğünüzden çok daha fazla “otomatikleştirilebilir iş” bulacaksınız. Bunlar arasından en sık yapılan ve en sıkıcı olanıyla başlamak, başarıya giden en kısa yoldur.

Önemli olan, “Benim işimde otomatikleştirilebilecek hiçbir şey yok” diye peşinen karar vermemektir. Her meslekte tekrarlanan rutin işler mutlaka vardır. Bunları bulun ve birer birer otomasyona devredin. Bu adımların birikimi, çalışma biçiminizi yavaş yavaş ama kesin olarak değiştirecektir. Bugün, işlerinizin arasında “Bunu her seferinde yapıyorum” dediğiniz bir şeyi bulmakla başlayın.

Otomasyona uygun olan ve olmayan işler nasıl ayırt edilir?

Bir fikri uygulamaya geçirmeden önce, işin gerçekten otomasyona uygun olup olmadığını belirlemek de önemlidir. Her seferinde adımları neredeyse aynı olan ve hemen hiç karar vermeyi gerektirmeyen işler uygundur. Belirli düğmelere belirli bir sırayla basılan işler otomasyon için idealdir. Buna karşılık, içeriği her seferinde büyük ölçüde değişen veya mevcut duruma göre esnek kararlar gerektiren işleri mevcut hâliyle otomatikleştirmek zor olabilir.

Bununla birlikte, “uygun değil” gibi görünen bir iş bile doğru yöntemlerle otomasyon kapsamına alınabilir. Bu, yalnızca karar gerektiren kısmın insan tarafından yapıldığı, öncesindeki ve sonrasındaki rutin işlemlerin ise otomatikleştirildiği “yarı otomasyon” yaklaşımıdır. Her şeyi bütünüyle otomatikleştirmeye çalışmak zor görünebilir; ancak “belirlenmiş kısımlar” ile “karar gerektiren kısımlar” ayrıldığında birçok işte otomasyon fırsatı bulunabilir. İşleri bu şekilde ayırma bakış açısını kazanmak, otomatikleştirilebilir işlerin sayısını artırmanın ilk adımıdır.

Otomasyonu zorlanmadan alışkanlığa dönüştürmek

Otomasyonun etkisini en üst düzeye çıkarmak için bunu tek seferlik bir girişim olarak bırakmayıp alışkanlığa dönüştürmek önemlidir. Ancak kendinizi baskı altında hissetmenize gerek yok. “Her gün bir şeyi otomatikleştireceğim” diye zorlamak yerine, “Bir şey zahmetli geliyorsa bu, otomasyon işaretidir” diye düşünmek yeterlidir. Günlük işlerde tekrarlardan bıktığınız anları otomasyona başlama fırsatı olarak değerlendirin. Bu rahat yaklaşım, zorlanmadan devam etmenin püf noktasıdır.

Otomatikleştirdiğiniz işleri kaydetmek de bu alışkanlığın yerleşmesine yardımcı olur. “Bu ay şunları otomatikleştirdim ve toplam şu kadar saat kazandım” şeklinde sonuçları görünür hâle getirirseniz başarınızı somut olarak hisseder ve bir sonraki adım için motive olursunuz. makuroku ile oluşturduğunuz otomasyonları anlaşılır adlarla kaydedebilir ve çalıştırma geçmişini tutabilirsiniz; böylece kendi “otomasyon yolculuğunuzu” kolayca gözden geçirebilirsiniz. Küçük otomasyonları birer birer biriktirin. Bu alışkanlık, uzun vadede çalışma biçiminizi büyük ölçüde değiştirecektir.

Otomasyonun etkisini en üst düzeye çıkarma yöntemleri

Otomasyon yapacaksanız etkisini olabildiğince artırmak istersiniz. Birkaç yöntemi bilmek, aynı otomasyondan elde edilen sonucu bile değiştirebilir. Öncelikle sık yapılan işlere öncelik verin. Otomasyon için aynı çabayı harcayacaksanız günde bir kez yapılan iş yerine günde on kez yapılan işi otomatikleştirmek, on kat daha fazla zaman kazandırır. Otomatikleştirilecek işleri seçerken yalnızca “zahmetine” değil, “sıklığına” da dikkat edin.

İkinci olarak, birden fazla işi birlikte otomatikleştirin. Her birini ayrı ayrı otomatikleştirmek yerine ilişkili işleri tek bir akış hâlinde birleştirirseniz işler arasında geçiş için harcanan zamanı ve çabayı da azaltabilirsiniz. Örneğin “verileri alma → derleme → rapor oluşturma → gönderme” adımlarını tek bir otomasyonda birleştirdiğinizde, aralarda “Sırada ne vardı?” diye düşünerek bağlam değiştirmeniz bile gerekmez.

Üçüncü olarak, otomasyonu zamanlanmış çalıştırmayla birleştirin. Kendiniz başlatma zahmetini de ortadan kaldırdığınızda otomasyonun etkisi tamamlanır. Her gün belirli bir saatte otomatik olarak çalışacak şekilde ayarlarsanız artık o işin varlığını düşünmeniz bile gerekmez. Dördüncü olarak, oluşturduğunuz otomasyonları sürekli geliştirin. Kullanırken fark ettiğiniz gereksiz adımları ve sonradan eklenen işleri otomasyona dâhil ettikçe sistem giderek daha akıllı ve güvenilir hâle gelir.

Bu yöntemlerin hiçbiri zor değildir. “Sık yapılanlardan başlamak”, “birleştirmek”, “zamanlamak” ve “sürekli geliştirmek” şeklindeki dört noktayı göz önünde bulundurmanız, otomasyondan elde edeceğiniz faydayı kat kat artırır. Başlangıçta yalnızca tek bir küçük otomasyon olsa bile bu bakış açılarıyla geliştirdiğinizde, zamanla çalışma biçiminizi destekleyen büyük bir sisteme dönüşecektir.

Otomasyonun sağladığı zihinsel ferahlık

Otomasyonun avantajları, zaman tasarrufu ve iş doğruluğu gibi “sayılarla ölçülebilen etkilerle” sınırlı değildir. Genellikle gözden kaçan fakat aslında daha da büyük olan fayda, zihinsel ferahlıktır. Tekdüze ve tekrarlanan işler yalnızca zamanınızı almakla kalmaz, dikkatinizi ve motivasyonunuzu da yavaş yavaş tüketir. “O işi hâlâ yapmadım” şeklindeki küçük bir endişe bütün gün zihninizin bir köşesinde kalır.

Bu işleri otomatikleştirip elinizden bıraktığınızda söz konusu zihinsel yükten kurtulursunuz. Zihninizde alan açılır ve gerçekten odaklanmanız gereken işe doğrudan yönelebilirsiniz. Otomasyon yalnızca işleri hızlandırmakla kalmaz; sınırlı bir kaynak olan dikkatinizi daha değerli işler için korur. Bu zihinsel ferahlık, otomasyonun sağladığı en görünmez ama belki de en büyük değer olabilir.

Bu nedenle otomatikleştirilecek işleri seçerken yalnızca “zaman alan işlere” değil, “içinizi sıkan işlere” de dikkat edin. Fazla zaman almamasına rağmen yapmak istemediğiniz için sürekli ertelediğiniz işler olabilir. Tam da bu tür işleri otomatikleştirip elinizden bırakmak, zihinsel yükünüzü büyük ölçüde hafifletir. Otomasyonu hem zaman tasarrufunu hem de zihinsel ferahlığı gözeterek ilerletirseniz günlük yaşamınız rakamların gösterebileceğinden çok daha zengin bir hâle gelir.

Hangi fikirle başlamalısınız?

10 fikri gördükten sonra “Hepsi bana uyuyor” diye düşünmüş olabilirsiniz. Ancak önemli olan, her şeyi bir kerede otomatikleştirmeye çalışmamaktır. Önce en zahmetli bulduğunuz tek bir işi seçin ve bu hafta yalnızca onu otomatikleştirmeyi deneyin. Bir işi daha üzerinizden attığınız her seferde dikkatinizi yalnızca insanların yapabileceği işlere ayırmak için daha fazla alan açarsınız.

makuroku ile burada sıralanan 10 fikrin tamamını hayata geçirebilirsiniz. Basit işler için kayıt özelliğini, biraz daha karmaşık olanlar için SCR betiklerini, her gün tekrarlananlar içinse zamanlanmış çalıştırmayı kullanabilir; ihtiyaçlarınız geliştikçe uygun yöntemi seçebilirsiniz. Üstelik tüm özellikleri Windows’ta ücretsiz deneyebildiğiniz için başlangıçtaki tek yatırımınız “ilk makronuzu kaydetmek için ayıracağınız 10 dakika”dır. Bugün size en zahmetli gelen işi düşünün ve işe ondan başlayın. Tek bir iş bile “sizin müdahaleniz olmadan kendi kendine yürür” hâle geldiğinde, çalışma biçiminiz yarından itibaren değişmeye başlar.